Rechnungs-Mails exportieren
In Collmex werden keine Belege der versandten Rechnungen gespeichert. Statt dessen ist vorgesehen, dass abgesandte Mails als Kopie in einem Mail-Postfach archiviert werden (s. 'Blindkopie senden an' unter Dokument-Einstellungen).
Nutzen Sie die Funktion 'Rechnungs-Mails exportieren', um in Collmex erstellte Rechnungen aus diesem Archiv-Postfach zu exportieren: Das Programm liest dazu sämtliche Mails der Reihe nach aus, die sich im angegebenen Ordner des Mail-Postfachs befinden. Enthält eine Mail einen Anhang mit dem Dateinamen 'RechnungNNNN.pdf' oder 'RechnungNNNN.xml', wobei NNNN eine in Collmex gültige Rechnungsnummer des angegebenen Geschäftsjahres ist, wird dieser Anhang der exportierten ZIP-Datei hinzugefügt. Befindet sich in der ZIP-Datei bereits eine Rechnung mit gleichem Dateinamen, wird diese ersetzt, d.h. die ZIP-Datei enthält am Ende immer die zuletzt exportierte Rechnung.
| Feld | Bedeutung
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| Firma | Die Firma, für welche die Rechnungen exportiert werden sollen. |
| Mail-Konto | Das Mail-Konto, aus dem die Rechnungen exportiert werden sollen. Für das Mail-Konto müssen die IMAP-Zugangsdaten hinterlegt sein, da der Zugriff über die IMAP-Schnittstelle erfolgt. |
| Ordner | Der Ordner des Mail-Kontos, aus dem die Rechnungen exportiert werden. |
| Aufsetzpunkt | Die Nummer der Mail, mit der der Export beginnt (s. Hinweise unten). |
Hinweise:
- In einem IMAP-Mailordner werden Mails immer in der Reihenfolge angeordnet, in der sie angelegt wurden. In dieser Reihenfolge findet auch der Export statt. Diese Reihenfolge kann in einem Mailprogramm anders angezeigt werden, da sich Mails in den meisten Mailprogrammen beliebig sortieren lassen. Wenn Sie Ihr Archiv nach eigenen Kriterien ordnen (z.B. nach Geschäftsjahren), achten Sie beim Kopieren der Mails darauf, dass immer die älteren Mails zuerst kopiert werden, damit die chronologische Reihenfolge erhalten bleibt.
- Befinden sich sehr viele Mails in dem Ordner und soll nur ein Teil der Rechnungen exportiert werden, können Sie entweder die zu exportierenden Mails in einen eigenen Ordner kopieren und den Export für diesen Ordner ausführen oder über den Aufsetzpunkt an einer bestimmten Stelle mit dem Export beginnen.
- Der Export kann jederzeit beendet werden, z.B. weil bekannt ist, dass keine relevanten Mails mehr folgen werden.
- Sollte der Export wegen eines Fehlers abbrechen, laden Sie sich die bisher exportierten Rechnungen herunter und starten einen neuen Export mit entsprechendem Aufsetzpunkt. Die exportierten ZIP-Dateien müssen dann manuell zusammen geführt werden.
Es gibt verschiedene Hilfs-Programme auf dem Markt, mit denen Anhänge über IMAP massenhaft herunter geladen werden können. Nutzen Sie eines dieser Programme, falls Sie neben den aus Collmex versendeten Rechnungen noch andere Anhänge herunter laden wollen.
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