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Rechnung per E-Mail in der Praxis

Wenn Sie als Unternehmer Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, ist einiges zu beachten. Im schlimmsten Fall droht dem Rechnungsempfänger nach aktueller Gesetzeslage die Streichung des Vorsteuerabzugs.

Allerdings wird sich die Gesetzeslage wohl bald ändern, denn die EU Kommission hat im Rahmen ihrer e-Invoicing Initiative neue Vorschläge erarbeitet, welche die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichstellt. Bis diese umgesetzt sind, gelten aber die aktuellen Vorschriften:

Anforderungen an den Versender der Rechnung (= Lieferant)

  • Die Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
  • Dazu brauchen Sie ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
  • Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um das Dokument zu signieren.
  • Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, damit nicht für jede Rechnung die PIN eingegeben werden muss.
  • Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
  • Es kann auch ein Dienstleister bevollmächtigt werden, die Rechnung mit der Signatur zu versehen. Die mit Collmex verschickten Rechnungen werden z.B. von unserem Partner Pixelletter signiert.
  • Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein.

Das ist gerade für kleine Firmen ein ganz schöner Aufwand. Während einfache Signaturlösungen schon für unter 100,- EUR zu haben sind, schlagen massensignaturfähige Anwendungen mit mehreren tausend Euro zu Buche. Von den Kosten für die Abwicklung und den möglichen technischen Problemen mal ganz abgesehen.

Trotzdem ist das für viele noch machbar, insbesondere wenn die Rechnung von einem Dienstleister signiert wird. Was aber die wenigsten kennen, sind die:

Anforderungen an den Empfänger der Rechnung (= Kunde)

Die elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II.1). Es reicht nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften, sondern:

  • Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
  • Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
  • Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden
  • Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.

Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage in einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend. Ohne ein ordnungsgemäß betriebenes Archiv droht dem Empfänger genau so die Streichung des Vorsteuerabzugs, wie bei einer unsignierten Mail.

Handhabung in der Praxis

Um eine praktikable Lösung für steuerehrliche Unternehmen zu finden, sollte folgendes berücksichtigt werden:

  • Bei Verstoß gegen die Regelungen, droht theoretisch die Streichung des Vorsteuerabzugs für den Kunden. Der Lieferant ist nicht betroffen.
  • Dies wird jedoch in der Praxis praktisch nie angewandt, denn Steuerprüfer interessieren sich normalerweise für Steuerhinterziehung und nicht für die Art der Rechnungsübermittlung.
  • Solange eine Rechnung in Papierform abgeheftet wird, kann ein Steuerprüfer nicht erkennen, ob die Rechnung beim Lieferant gedruckt und per Post versendet wurde, oder erst beim Kunden ausgedruckt wurde.
  • Sollte ein Steuerprüfer die elektronische Übermittlung beanstanden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Rechnungen per Post vom Lieferant nochmals anzufordern und bei einer Nachprüfung vorzulegen.

Steuerehrliche Unternehmen gehen in der Praxis häufig wie folgt vor:

1. Die Rechnung wird ohne Signatur per Mail verschickt, der Kunde druckt die Rechnung aus und heftet sie ab

Sofern der Ausdruck beim Kunden exakt gleich aussieht wie der Ausdruck beim Lieferant (z.B. bei PDF-Rechnungen), kann ein Prüfer nicht erkennen, wo die Rechnung gedruckt wurde. Er interessiert sich auch nicht dafür. Sofern der Prüfer von der Übermittlung per E-Mail Kenntnis bekommt, könnte er theoretisch den Vorsteuerabzugs streichen. Für diesen seltenen Fall, reicht der Lieferant die Rechnungen einfach per Post nach. Der Lieferant sichert diese Möglichkeit dem Kunden für den Bedarfsfall zu.

Die E-Mail sollte auf jeden Fall trotzdem aufbewahrt werden. Sollte der Prüfer nämlich erfahren, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wurde, besteht laut GDPdU zusätzlich die Pflicht zur Aufbewahrung des Originals.

2. Die Rechnung wird per Fax verschickt

Große Unternehmen akzeptieren meist keine Rechnungen per E-Mail - egal ob mit oder ohne Signatur. Dort wird der Posteingang gescannt und elektronisch weiterverarbeitet. Die Archive sind meist nicht auf die Verarbeitung von signierten Mails ausgelegt und das Ausdrucken nicht im Prozess vorgesehen. Faxe dagegen werden direkt als Datei gespeichert und der Kunde spart sich das scannen.

Der Kunde muss sich bewusst sein, dass nur die Übertragung von Standard-Telefax zu Standard-Telefax zulässig ist und sowohl Kunde als auch Lieferant den Ausdruck in Papierform aufbewahren müssen. Sobald ein Computer-Fax im Spiel ist, muss auch das Fax signiert sein. Solche Lösungen gibt es in der Praxis aber gar nicht. Vom Risiko der Streichung des Vorsteuerabzugs aus gesehen, besteht also kein Unterschied zu einer per E-Mail übermittelten Rechnung.

3. Die Rechnung wird per signierter E-Mail verschickt, der Kunde druckt die Rechnung aus und heftet sie ab

Manche Kunden fordern einfach eine signierte E-Mail. Sie sind sich der Anforderungen auf der Empfänger-Seite aber nicht bewusst. Wenn der Lieferant die Rechnung signiert, befriedigt er die Anforderung des Kunden. Es sieht natürlich auch "gut aus", wenn ein Lieferant diesen Service anbietet. Solange der Kunde aber kein geeignetes Archiv betreibt, kann man auf die Signatur genau so gut verzichten.

Collmex-Kunden können direkt mit dem Programm signierte Rechnungen verschicken. Dabei wird die PDF-Datei von unserem Partner Pixelletter signiert und per E-Mail an den Kunden weiter geliefert.

4. Die Rechnung wird per Post verschickt

Diese Lösung ist natürlich unbedenklich.

5. Die Rechnung wird per signierter E-Mail verschickt, der Kunde betreibt ein geeignetes Archiv

Diese Lösung ist ebenfalls unbedenklich, aber in vielen Fällen für den Kunden die teuerste. Insbesondere kleine Unternehmen können sich in seltenen Fällen ein GDPdU-taugliches Archiv leisten.

Fazit:

Viele Unternehmen gehen das Risiko ein und akzeptieren Rechnungen per Mail.

Kaum ein Prüfer wird eine per E-Mail übermittelte Rechnung beanstanden, solange sonst alles in Ordnung ist.

Falls es doch passiert, werden die Rechnungen per Post nachgeschickt.

Hintergrund

Ausgangspunkt der Regelungen ist die EU Richtlinie 2001/115/EG zu den mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Richtlinie legt die Mindestanforderungen fest, lässt den Mitgliedsstaaten jedoch Freiraum bei der Umsetzung. Leider hat der Deutsche Gesetzgeber seinen Spielraum voll ausgeschöpft, und stellt besonders hohe Anforderungen an die Unternehmen.

Mit Hilfe der Regelungen sollte der Umsatzsteuerbetrug effizienter bekämpft werden können. Eine Nachfrage bei einem Mitglied des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages hat dies bestätigt: "Der deutsche Gesetzgeber hat vor dem Hintergrund der Notwendigkeit der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs bei der Umsetzung der Rechnungsrichtline entschieden, von der den Mitgliedsstaaten eingeräumten Optionsmöglichkeit Gebrauch zu machen und zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten zu verlangen, dass eine elektronisch übermittelte Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss".

Dabei wurde offensichtlich nicht berücksichtigt, dass ein Umsatzsteuerbetrüger in krimineller Absicht handelt und sich ohne Probleme auch ein Zertifikat besorgen kann - schließlich hat er ja auch ein Unternehmen angemeldet, ein Bankkonto eröffnet, fälscht Rechnungen, tätigt Scheingeschäfte. Mit Hilfe einer Signatur kann ein Prüfer die Umsatzsteuerbetrüger jedenfalls nicht leichter erkennen.

Inzwischen hat die EU Kommision die Probleme erkannt und neue Vorschriften für die Rechnungsstellung vorgeschlagen, welche die Übermittlung von Rechnungen ohne Signatur explizit erlauben werden. Es ist also nur noch eine Frage der Zeit, bis die Vorschläge in eine neue Richtlinie und in nationales Recht umgesetzt werden. Mehr Informationen finden Sie auf den Seiten der EU zur e-Invoicing Initiative.

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