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| Online-Software für Unternehmen - Buchhaltung und ERP | |
Die Collmex basic - Tour
Allgemein
Einleitung
Mit Collmex basic schreiben Sie Ihre Rechnungen und erledigen die komplette Buchhaltung in minimaler Zeit.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei sind alle wesentlichen Funktionen enthalten: Angebote, Rechnungen und Gutschriften, eine offene Posten Verwaltung mit Mahnwesen sowie eine komplette Buchhaltung mit Reisekostenabrechnung und Anlagenverwaltung.
Collmex basic ist für Nicht-Buchhalter ausgelegt, so dass Sie auch ohne Vorkenntnisse in Buchhaltung mit dem Programm arbeiten können. Das Programm ist für Einnahme-Überschuss-Rechner und Bilanzierer gleichermaßen geeignet.
Collmex basic verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.
Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.
Die Programm-Tour gibt Ihnen einen Überblick über alle wichtigen Programmfunktionen. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen sowie Schritt-für-Schrittanleitungen finden Sie im Collmex basic-Handbuch.
Die Menüs
Die Programmoberfläche besteht aus zwei Menüs bzw. Seiten:
- Übersicht
- Verwaltung
Die einzelnen Menüs erreichen Sie über die Links im oberen Balken. Vom Menü gelangen Sie mit nur einem Klick in die jeweilige Funktion.
Wie bekomme ich Hilfe?
Zu jeder Funktion steht Ihnen im Programm eine Direkthilfe zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe führt. Die Hilfe wird angezeigt, wenn Sie auf den Link Hilfe im oberen Balken klicken. Die Hilfe ist direkt mit dem Handbuch verknüpft.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb eines Geschäftstages.
Buchhaltung
Einleitung
Die Buchhaltung von Collmex basic umfasst:
- Belegerfassung
- Verwaltung offener Posten
- Mahnwesen
- Anlagenbuchhaltung
- Reisekosten
Belege
Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Import von Kontoauszügen und Buchung
In Collmex importieren Sie Ihre Kontoauszüge. Das reduziert den Zeitaufwand bei der Belegerfassung und vermeidet Fehler durch falsche Eingaben.
Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:
- Über die Hbci-Schnittstelle - das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.
- Als MT940-Datei - das ist etwas umständlicher: Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.
Belege anzeigen (Buchungsjournal)
Mit dieser Funktion können Sie sich Belege nach vielen Auswahlkriterien anzeigen lassen. Die Ausgabe erfolgt entweder als Kurz-Info-Liste oder es werden die vollständigen Belege anzeigt.
Buchungsvorlagen
Im Programm sind viele Buchungsvorlagen bereits anlegt. Bei Bedarf ergänzen Sie die Vorlagen durch eigene. Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus.
Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Belege → Buchungsvorlagen.
Offene Posten verwalten
Offene Posten sind alle noch nicht bezahlten Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn Sie offene Posten verwalten, haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Zur Buchung stehen im Programm die Vorlagengruppen Kunden und Lieferanten zur Verfügung.
Die Auswertung der offene Posten erfolgt im Menü Auswertungen.
Mahnung
Eine Mahnung wird erzeugt, sobald eine Rechnung fällig ist. Die Voreinstellungen (Mahnstufen, Gebühren) für die Mahnungen legen Sie im Menü Verwaltung fest.
Reisekosten
Bei der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. Sie geben nur Ihre Reisedaten und -belege ein und wählen das Land aus. Das Programm berechnet die einzelnen Beträge.
Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung bietet Ihnen folgende Funktionen:
- Anlagen mit Wertentwicklung verwalten
- Automatischer Abschreibungslauf wahlweise monatlich oder jährlich
- Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss
Mehr zum Thema Anlagen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Auswertungen
Posten
Unter dem Menüpunkt Belege finden Sie den Punkt Posten anzeigen.
Posten sind die Belegpositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Das Suchergebnis wird nach Konten sortiert angezeigt. Sie können sich einzelne Belege anzeigen lassen, in dem Sie auf die Belegnummer klicken.
Offene Posten
Im Menüpunkt Offene Posten im Menü Auswertungen verschaffen Sie sich einen Überblick über alle offenen Rechnungen an Kunden und von Lieferanten. Alternativ können Sie sich auch die bereits ausgeglichenen Posten mit anzeigen lassen.
Wie Sie offene Posten verwalten, erfahren Sie hier.
Salden
Unter dem Menüpunkt Belege finden Sie den Punkt Salden anzeigen.
Der Saldo eines Kontos ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Um sich die Einzelposten zu einem Saldo anzeigen lassen, klicken Sie auf den Betrag.
Summen-Salden-Liste
Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage
der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umstatzsteuer-Voranmeldung (einzeln oder zusammengefasst für mehrere Firmen) erstellt Ihnen das Programm per Mausklick. Sie können diese dann direkt online an das Finanzamt senden.
Umsatzsteuer-Jahresauswertung
Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung ist eine Zusammenfassung aller Voranmeldungen eines Jahres und dient als Basis für die jährlich Umsatzsteuer-Erklärung.
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Vorjahresvergleich
- Entwicklungsübersicht
Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss stehen Ihnen folgende Auswertungen zur Verfügung:
- Einnahme-Überschuss-Rechnung
- Bilanz (für Kapital- und Nicht-Kapitalgesellschaften)
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung
Verkauf
Einleitung
Zum Verkauf in Collmex basic gehören:
- Angebote
- Rechnungen und Gutschriften
- Projektverwaltung mit Tätigkeitserfassung
- Produkte und Kunden
In den Produkten hinterlegen Sie Preise und Beschreibungen für die Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. In den Kunden hinterlegen Sie die Adresse der Kunden sowie verkaufsspezifische Daten wie z.B. die Zahlungsbedingung oder die Rabattgruppe des Kunden.
Beim Anlegen von Angebot, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Wenn Sie Ihren Kunden geleistete Stunden in Rechnung stellen, erfassen Sie Ihre Tätigkeiten im Programm und erstellen mit einem Knopfdruck die Rechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten inklusive einem Tätigkeitsnachweis.
Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen sowie Lieferungen sind in Collmex basic nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf Collmex plus unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Kunde
Im Kunden hinterlegen Sie Adresse, Bankverbindung, Steuernummer, Zahlungsbedingungen und bei Bedarf die Rabattgruppe.
Produkt
Unter dem Menüpunkt Produkte verwalten Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit Namen, Mengeneinheit, Steuersatz und Preis.
Kundenspezifische Preise
In der Kundenvereinbarungen werden Preise für einzelne Produkte verwaltet, die mit dem Kunden ausgehandelt worden sind. Jeder Preis erhält eine bestimmte Gültigkeitsdauer.
Rabatte
Sie haben drei Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
- Rabattgruppe: In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Die Rabattgruppe
hinterlegen Sie dann beim Kunden oder direkt in Angebot oder Rechnung.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen.
- Schluss-Rabatt: Der Schluss-Rabatt betrifft alle Rechnungspositionen und kann zusätzlich zur Rabattgruppe verwendet werden (Angebot bzw. Rechnung → Reiter 'Verkauf').
- Rabatt auf einzelne Positionen: Damit können einzelne Positionen rabattiert werden (Angebot bzw. Rechnung → Positions-Details). Die Rabattgruppe wird dabei übersteuert.
Angebot, Rechnung und Gutschrift
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Aus einem Angebot können Sie eine Rechnung erstellen.
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Anhand der Kunden- und Produktdaten ermittelt das Programm automatisch die Besteuerungsart (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung), fügt den entsprechenden Hinweis in das Dokument ein und verbucht den Umsatz korrekt auf die entsprechenden Konten.
Projekte
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Schnittstellen
Es stehen folgende Schnittstellen zur Verfügung:
- Datev-Export: Zur Weiterbearbeitung durch den Steuerberater
- Excel-Export: Export aller Daten im CSV-Format zur Weiterverarbeitung in z.B. Adressen für Serienbriefe oder Etiketten oder zur Archivierung
- Html-Export: Export aller Daten zur eigenen Archivierung
- Import von Kontoauszügen (HBCI)
- Excel-Import: Import von Kunden, Lieferanten, Produkten und Umsätzen im CSV-Format
Verwaltung
Firma
Die hier eingegebenen Daten erscheinen als Absender (Adresse, Steuernummer bzw. UmsatzsteuerID, Bankverbindung) auf Angeboten, Rechnungen etc. und auf der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Eingabe der Steuernummer und die Finanzamtsnummer ist erforderlich, um die Umsatzsteuer- Voranmeldung an das Finanzamt senden zu können.
Mit dem Programm können Sie bis zu fünf Firmen verwalten. Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex aber nicht. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. So können Sie Collmex z.B. für eine Vertriebs- und Produktionsgesellschaft oder für eine freiberufliche Tätigkeit zusammen mit einer GmbH nutzen.
Alle Firmen teilen sich bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern und -bezeichnungen, Kunden- und Lieferantennummern und -adressen, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern. In dem Firmenverbund sind alle diese Objekte über ihre Nummer eindeutig identifiziert. Bitte beachten Sie, dass damit auch die Anforderungen der fortlaufenden Nummernvergabe für Kundenrechnungen eingehalten werden, solange die Firmen zu einem Firmenverbund gehören.
Geschäftsjahr
Im Geschäftsjahr legen Sie die Besteuerungsart fest und sperren oder entsperren einzelne Monate für die Buchung. Sie können mit dem Programm auch vergangene Geschäftsjahre buchen.
Konto
Hinterlegt sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Diese Konten können nicht geändert werden. Sie können sich aber eigene Konten anlegen. Die Hinterlegung eines anderen Kontenrahmens ist nicht möglich.
Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Collmex basic verfügt zusätzlich über einen Benutzer mit der Rolle Buchhaltung und einen Benutzer mit der Rolle Steuerprüfer.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten.
Nummernvergabe
Die Nummervergabe für Rechnung, Angebot etc. beginnt immer mit "1". Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie hier ein, mit welcher Zahl bei Ihnen die Nummernvergabe beginnen soll.
Druck
Inhalt und Aussehen der Angebote, Rechnungen etc. können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) zu hinterlegen. Die Druckausgabe wird für jeden Auftragsart (z.B. Rechnung, Lieferung) separat bestimmt.
Einstellungen Mahnungen
Für die Mahnungen bestimmen Sie die Mahnfristen, Gebühren sowie die Texte der Mahnung selbst. Sie können bis zu drei Mahnstufen definieren.
Wechselkurse
Wenn Sie Rechnungen etc. in Fremdwährungen erstellen und direkt buchen möchten, müssen die Wechselkurstabelle pflegen. Sie können dann z.B. eine Rechnung in US-Dollar stellen, bei der Buchung wird der Betrag in Euro umgerechnet und in die Buchhaltung übernommen.
Mengeneinheiten
Mengeneinheiten können selbst definiert werden. Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Wenn Sie selbst Mengeneinheiten anlegen, können Sie aber auf alle ISO Mengeneinheiten zurückgreifen.
Textbausteine
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann.
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten (Rechnungsadresse, Mailadresse, Bankverbindung) im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern.