Tour Collmex buchhaltung pro


Online-Software für Unternehmen - Buchhaltung und ERP

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Die Collmex buchhaltung pro - Tour

Allgemein

Einleitung

Collmex buchhaltung pro ist ein branchenneutrales Buchhaltungsprogramm.

Die Software ist auch für Nicht-Buchhalter geeignet, so dass Sie auch ohne Vorkenntnisse in Buchhaltung mit dem Programm arbeiten können. Die Anwendung ist für Einnahme-Überschuss-Rechner und bilanzierende Unternehmen gleichermaßen geeignet.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der vorlagenbasierten Buchung über das integrierte Online-Banking bis hin zur Datev-Schnittstelle erfüllt die Buchhaltungssoftware alle Anforderungen.

Bei Collmex buchhaltung pro erlaubt die uneingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit das gleichzeitige Arbeiten von bis zu 10 Benutzern sowie die parallele Nutzung des Collmex API.

Die Menüs

Die Programmoberfläche besteht aus zwei Menüs bzw. Seiten:

Buchhaltung
Verwaltung

Über die Links im oberen Balken gelangen Sie jeweils zu den anderen Menüs.

Wie bekomme ich Hilfe?

Zu jeder Funktion steht Ihnen im Programm eine Direkthilfe zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe führt. Die Hilfe wird angezeigt, wenn Sie auf den Link Hilfe im oberen Balken klicken. Die Hilfe ist direkt mit dem Handbuch verknüpft.

Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb eines Geschäftstages.

Buchhaltung

Einleitung

Die Buchhaltung von Collmex buchhaltung pro umfasst:

Belegerfassung
Verwaltung offener Posten
Mahnwesen
Online-Banking
Kostenstellen
Anlagenbuchhaltung
Reisekosten

Belege

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Belege anzeigen (Buchungsjournal)

Mit dieser Funktion können Sie sich Belege nach vielen Auswahlkriterien anzeigen lassen. Die Ausgabe erfolgt entweder als Kurz-Info-Liste oder es werden die vollständigen Belege anzeigt. Zum Drucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.

Buchungsvorlagen

Im Programm sind viele Buchungsvorlagen bereits anlegt. Bei Bedarf ergänzen Sie die Vorlagen durch eigene. Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus.

Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Belege → Buchungsvorlagen.

Offene Posten verwalten

Offene Posten sind alle noch nicht bezahlten Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn Sie offene Posten verwalten, haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Zur Buchung stehen im Programm die Vorlagengruppen Kunden und Lieferanten zur Verfügung.

Die Auswertung der offene Posten erfolgt im Menü Auswertungen.

Online-Banking

Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format (MT940 bzw. DTAus) zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.

Beim Zahlungsverkehr legen Sie Gutschriften und Lastschriften auf Basis der offenen Posten an, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).

Mahnung

Eine Mahnung wird erzeugt, sobald eine Rechnung fällig ist. Die Voreinstellungen (Mahnstufen, Gebühren) für die Mahnungen legen Sie im Menü Verwaltung fest.

Kostenstellen

Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.

Bei den Kostenstellen handelt es sich um reine Kostenstellen ohne Profit-Center-Funktion, d.h. Buchungen auf Erlöskonten können keinen Kostenstellen zugeordnet werden.

Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktion Posten anzeigen im Menü Buchhaltung (bzw. Verwaltung → Konto und Kostenstelle → Kostenstelle anzeigen, ändern).

Reisekosten

Bei der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. Sie geben nur Ihre Reisedaten und -belege ein und wählen das Land aus. Das Programm berechnet die einzelnen Beträge.

Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung bietet Ihnen folgende Funktionen:

Anlagen mit Wertentwicklung verwalten
Automatischer Abschreibungslauf wahlweise monatlich oder jährlich
Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss

Mehr zum Thema Anlagen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Auswertungen

Posten

Unter dem Menüpunkt Belege finden Sie den Punkt Posten anzeigen.

Posten sind die Belegpositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Das Suchergebnis wird nach Konten sortiert angezeigt. Sie können sich einzelne Belege anzeigen lassen, in dem Sie auf die Belegnummer klicken.

Offene Posten

Im Menüpunkt Offene Posten im Menü Auswertungen verschaffen Sie sich einen Überblick über alle offenen Rechnungen an Kunden und von Lieferanten. Alternativ können Sie sich auch die bereits ausgeglichenen Posten mit anzeigen lassen.

Wie Sie offene Posten verwalten, erfahren Sie hier.

Salden

Unter dem Menüpunkt Belege finden Sie den Punkt Salden anzeigen.

Der Saldo eines Kontos ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Um sich die Einzelposten zu einem Saldo anzeigen lassen, klicken Sie auf den Betrag.

Summen-Salden-Liste

Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:

Kurzfristige Erfolgsrechnung
Vorjahresvergleich
Entwicklungsübersicht

Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss stehen Ihnen folgende Auswertungen zur Verfügung:

Einnahme-Überschuss-Rechnung
Bilanz (für Kapital- und Nicht-Kapitalgesellschaften)
Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umstatzsteuer-Voranmeldung (einzeln oder zusammengefasst für mehrere Firmen) erstellt Ihnen das Programm per Mausklick. Sie können diese dann direkt online an das Finanzamt senden.

Umsatzsteuer-Jahresauswertung

Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung ist eine Zusammenfassung aller Voranmeldungen eines Jahres und dient als Basis für die jährlich Umsatzsteuer-Erklärung.

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Schnittstellen

Es stehen folgende Schnittstellen zur Verfügung:

Datev-Export: Zur Weiterbearbeitung durch den Steuerberater
Excel-Export: Export aller Daten im CSV-Format zur Weiterverarbeitung in z.B. Adressen für Serienbriefe oder Etiketten oder zur Archivierung
Html-Export: Export aller Daten zur eigenen Archivierung
Online-Banking
Excel-Import: Import von Kunden und Lieferanten im CSV-Format
API: Für die Anbindung externer Programme

Verwaltung

Firma

Die bei der Firma eingegebenen Daten erscheinen als Absender auf Mahnungen und werden für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendet. Die Eingabe der Steuernummer und die Finanzamtsnummer ist erforderlich, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt senden zu können.

Mit dem Programm können Sie bis zu fünf Firmen verwalten. Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex aber nicht. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. So können Sie Collmex z.B. für eine Vertriebs- und Produktionsgesellschaft oder für eine freiberufliche Tätigkeit zusammen mit einer GmbH nutzen.

Alle Firmen teilen sich bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern und -bezeichnungen, Kunden- und Lieferantennummern und -adressen, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern. In dem Firmenverbund sind alle diese Objekte über ihre Nummer eindeutig identifiziert. Bitte beachten Sie, dass damit auch die Anforderungen der fortlaufenden Nummernvergabe für Kundenrechnungen eingehalten werden, solange die Firmen zu einem Firmenverbund gehören.

Geschäftsjahr

Im Geschäftsjahr legen Sie die Besteuerungsart fest und sperren oder entsperren einzelne Monate für die Buchung. Sie können mit dem Programm auch vergangene Geschäftsjahre buchen.

Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten.

Konto

Hinterlegt sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Diese Konten können nicht geändert werden. Sie können sich aber eigene Konten anlegen. Die Hinterlegung eines anderen Kontenrahmens ist nicht möglich.

Zahlungsbedingungen

Im Programm ist eine ganze Reihe von Zahlungsbedingungen bereits vorhanden. Sollten Ihnen diese nicht ausreichen, definieren Sie eigene.

Mahnungen

Sie können bis zu drei Mahnstufen definieren. Einstellbar sind die Mahnfristen, Gebühren und Texte.

Nummernvergabe

Die Nummervergabe für Reisen beginnt immer mit "1". Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie hier ein, mit welcher Zahl bei Ihnen die Nummernvergabe beginnen soll. Bei den Lieferanten startet Sie bei 70.000.
Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Ihre Daten später in Datev übernehmen möchte, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht importiert werden.

Vertrag

Alle bei Collmex hinterlegten Daten (Rechnungsadresse, Mailadresse, Bankverbindung) im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern.