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Die Collmex rechnung - Tour
AllgemeinVerkaufOffene Posten + Mahnwesen |
DruckSchnittstellenVerwaltung |
Allgemein
Einleitung
Mit Collmex rechnung basic erstellen Sie Ihre Rechnungen in minimaler Zeit. Ideal geeignet ist das Programm für Einzelunternehmer, die hauptsächlich Dienstleistungen erbringen.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei sind alle wesentlichen Funktionen enthalten: Angebote, Rechnungen und Gutschriften sowie eine offene Posten Verwaltung mit Mahnwesen.
Collmex rechnung basic verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.
Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.
Die Menüs
Die Programmoberfläche besteht aus vier Menüs bzw. Seiten:
- Übersicht
- Verwaltung
Über die Links im oberen Balken gelangen Sie jeweils zu den anderen Menüs.
Wie bekomme ich Hilfe?
Zu jeder Funktion steht Ihnen im Programm eine Direkthilfe zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe führt. Die Hilfe wird angezeigt, wenn Sie auf den Link Hilfe im oberen Balken klicken. Die Hilfe ist direkt mit dem Handbuch verknüpft.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb eines Geschäftstages.
Verkauf
Zum Verkauf in Collmex rechnung basic gehören:
- Angebote
- Rechnungen und Gutschriften
- Projektverwaltung mit Tätigkeitserfassung
- Produkte und Kunden
In den Produkten hinterlegen Sie Preise und Beschreibungen für die Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. In den Kunden hinterlegen Sie die Adresse der Kunden sowie verkaufsspezifische Daten wie z.B. die Zahlungsbedingung oder die Rabattgruppe des Kunden.
Beim Anlegen von Angebot, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Wenn Sie Ihren Kunden geleistete Stunden in Rechnung stellen, erfassen Sie Ihre Tätigkeiten im Programm und erstellen mit einem Knopfdruck die Rechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten inklusive einem Tätigkeitsnachweis.
Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen sowie Lieferungen sind in Collmex basic nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf Collmex plus unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Kunde
Im Kunden hinterlegen Sie Adresse, Bankverbindung, Steuernummer, Zahlungsbedingungen und bei Bedarf die Rabattgruppe.
Produkt
Unter dem Menüpunkt Produkte verwalten Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit Namen, Mengeneinheit, Steuersatz und Preis.
Kundenspezifische Preise
In der Kundenvereinbarungen werden Preise für einzelne Produkte verwaltet, die mit dem Kunden ausgehandelt worden sind. Jeder Preis erhält eine bestimmte Gültigkeitsdauer.
Rabatte
Sie haben drei Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
- Rabattgruppe: In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Die Rabattgruppe
hinterlegen Sie dann beim Kunden oder direkt in Angebot oder Rechnung.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen.
- Schluss-Rabatt: Der Schluss-Rabatt betrifft alle Rechnungspositionen und kann zusätzlich zur Rabattgruppe verwendet werden (Angebot bzw. Rechnung → Reiter 'Verkauf').
- Rabatt auf einzelne Positionen: Damit können einzelne Positionen rabattiert werden (Angebot bzw. Rechnung → Positions-Details). Die Rabattgruppe wird dabei übersteuert.
Angebot, Rechnung und Gutschrift
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Aus einem Angebot können Sie eine Rechnung erstellen.
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Anhand der Kunden- und Produktdaten ermittelt das Programm automatisch die Besteuerungsart (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung), fügt den entsprechenden Hinweis in das Dokument ein.
Projekt
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Offene Posten + Mahnung
Offene Posten
Offene Posten sind alle noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen bzw. Gutschriften. Sobald Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift angelegt haben, erscheint diese in der Auswertung Offene Posten. In der Funktion Zahlungseingang verwalten vermerken Sie, wann eine Rechnung bezahlt wurde. Sie erscheint dann nicht mehr in der Offene-Posten-Liste.
Mahnung
Eine Mahnung wird erzeugt, sobald eine Rechnung fällig ist. Die Voreinstellungen (Mahnstufen, Gebühren) für die Mahnungen legen Sie im Menü Verwaltung fest.
Druck
Druckausgabe
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) zu hinterlegen oder ein Briefpapier einzubinden. Die Einstellungen nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Textbausteine
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann.
Schnittstellen
Es stehen folgende Schnittstellen zur Verfügung:
- Excel-Export: Export der Kunden und Rechnungen im CSV-Format zur Weiterverarbeitung in z.B. in der Buchhaltung
- Html-Export: Export aller Daten zur eigenen Archivierung
- Excel-Import: Import von Kunden, Produkten und Produktpreisen im CSV-Format
Verwaltung
Firma
Die in der Firma eingegebenen Daten erscheinen als Absender (Adresse, Steuernummer bzw. UmsatzsteuerID, Bankverbindung) auf Angeboten, Rechnungen und Gutschriften.
Geschäftsjahr
Im Geschäftsjahr steuern Sie, ob in den Dokumenten die Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder nicht (nur bei Nullbesteuerung).
Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten.
Mahnungen
Für die Mahnungen bestimmen Sie die Mahnfristen, Gebühren sowie die Texte der Mahnung selbst. Sie können bis zu drei Mahnstufen definieren.
Nummernvergabe
Die Nummervergabe für Rechnung, Angebot etc. beginnt immer mit "1". Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie hier ein, mit welcher Zahl bei Ihnen die Nummernvergabe beginnen soll.
Zahlungsbedingungen
Im Programm ist eine ganze Reihe von Zahlungsbedingungen bereits vorhanden. Sollten Ihnen diese nicht ausreichen, können Sie eigene definieren.
Mengeneinheiten
Mengeneinheiten können selbst definiert werden. Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Wenn Sie selbst Mengeneinheiten anlegen, können Sie aber auf alle ISO Mengeneinheiten zurückgreifen.
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten (Rechnungsadresse, Mailadresse, Bankverbindung) im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern.