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Die Collmex rechnung light - Tour
AllgemeinVerkauf |
DruckVerwaltung |
Allgemein
Einleitung
Mit Collmex rechnung light erstellen Sie Ihre Rechnungen in minimaler Zeit. Ideal geeignet ist das Programm für Einzelunternehmer, die hauptsächlich Dienstleistungen erbringen.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei sind alle wesentlichen Funktionen enthalten: Angebote, Rechnungen und Gutschriften.
Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.
Die Menüs
Die Programmoberfläche besteht aus zwei Menüs bzw. Seiten:
- Übersicht
- Verwaltung
Die einzelnen Menüs erreichen Sie über die Links im oberen Balken. Vom Menü gelangen Sie mit nur einem Klick in die jeweilige Funktion.
Wie bekomme ich Hilfe?
Zu jeder Funktion steht Ihnen im Programm eine Direkthilfe zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe führt. Die Hilfe wird angezeigt, wenn Sie auf den Link Hilfe im oberen Balken klicken. Die Hilfe ist direkt mit dem Handbuch verknüpft.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb eines Geschäftstages.
Verkauf
Einleitung
Zum Verkauf in Collmex rechnung light gehören:
- Angebote
- Rechnungen und Gutschriften
- Produkte und Kunden
In den Produkten hinterlegen Sie Preise und Beschreibungen für die Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. In den Kunden hinterlegen Sie die Adresse der Kunden sowie verkaufsspezifische Daten wie z.B. die Zahlungsbedingung des Kunden.
Beim Anlegen von Angebot, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Kunde
Im Kunden hinterlegen Sie Adresse, Bankverbindung, Steuernummer und Zahlungsbedingungen.
Produkt
Unter dem Menüpunkt Produkte verwalten Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit Namen, Mengeneinheit, Steuersatz und Preis.
Rabatte
Sie haben zwei Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
- Schluss-Rabatt: Der Schluss-Rabatt betrifft alle Rechnungspositionen und kann zusätzlich zur Rabattgruppe verwendet werden (Angebot bzw. Rechnung → Reiter 'Verkauf').
- Rabatt auf einzelne Positionen: Damit können einzelne Positionen rabattiert werden (Angebot bzw. Rechnung → Positions-Details). Die Rabattgruppe wird dabei übersteuert.
Angebot, Rechnung und Gutschrift
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Aus einem Angebot können Sie eine Rechnung erstellen.
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Anhand der Kunden- und Produktdaten ermittelt das Programm automatisch die Besteuerungsart (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung), fügt den entsprechenden Hinweis in das Dokument ein und verbucht den Umsatz korrekt auf die entsprechenden Konten.
Druck
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) zu hinterlegen oder ein Briefpapier einzubinden. Die Einstellungen nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Verwaltung
Firma
Die in der Firma eingegebenen Daten erscheinen als Absender (Adresse, Steuernummer bzw. UmsatzsteuerID, Bankverbindung) auf Angeboten, Rechnungen etc..
Geschäftsjahr
Im Geschäftsjahr legen Sie die Besteuerungsart fest und sperren oder entsperren einzelne Monate für die Buchung. Sie können mit dem Programm auch vergangene Geschäftsjahre buchen.
Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten.
Zahlungsbedingungen
Im Programm ist eine ganze Reihe von Zahlungsbedingungen bereits vorhanden. Sollten Ihnen diese nicht ausreichen, definieren Sie eigene.
Nummernvergabe
Die Nummervergabe für Rechnung, Angebot etc. beginnt immer mit "1". Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie hier ein, mit welcher Zahl bei Ihnen die Nummernvergabe beginnen soll.
Mengeneinheiten
Mengeneinheiten können selbst definiert werden. Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Wenn Sie selbst Mengeneinheiten anlegen, können Sie aber auf alle ISO Mengeneinheiten zurückgreifen.
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten (Rechnungsadresse, Mailadresse, Bankverbindung) im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern.