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| Online-Software für Unternehmen - Buchhaltung und ERP | |
Die Collmex rechnung plus - Tour
AllgemeinVerkauf
Offene Posten + MahnwesenWarenwirtschaft |
AuswertungenSchnittstellenDruck und MailVerwaltung |
Allgemein
Einleitung
Collmex rechnung plus umfasst die Bereiche Verkauf und Warenwirtschaft und deckt sowohl die Branchen Dienstleistung und Handel als auch das Handwerk ab.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der termingerechten Beschaffung über die stets aktuelle Verfügbarkeitsübersicht bis hin zur effizienten Abrechnung Ihrer Dienstleistungen kann Collmex rechnung plus alle Anforderungen erfüllen.
Von den Produktbeschreibungen über bestandsrelevante Informationen bis hin zu den Ein- und Verkaufspreisen finden Sie alle Angaben in der integrierten Produktverwaltung.
Collmex rechnung plus verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.
Die Adress- und Kontaktdaten hinterlegen Sie in den Kunden und Lieferanten sowie in der allgemeinen Adressverwaltung. Darüber hinaus pflegen Sie in den Kunden und Lieferanten die Zahlungs- und Lieferkonditionen. Standardformulierungen hinterlegen Sie einmalig in Textbausteinen.
Alle Bestandsveränderungen werden protokolliert. Die Bestände pflegen Sie zeitsparend mit Hilfe von Inventurlisten.
Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.
Die Menüs
Die Programmoberfläche besteht aus vier Menüs bzw. Seiten:
- Verkauf
- Warenwirtschaft
- Verwaltung
Über die Links im oberen Balken gelangen Sie jeweils zu den anderen Menüs.
Wie bekomme ich Hilfe?
Zu jeder Funktion steht Ihnen im Programm eine Direkthilfe zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe führt. Die Hilfe wird angezeigt, wenn Sie auf den Link Hilfe im oberen Balken klicken. Die Hilfe ist direkt mit dem Handbuch verknüpft.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb eines Geschäftstages.
Verkauf
Einleitung
Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:
| Warenkorb, Angebot |  | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe | ||
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| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
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| Periodische Rechnung |
Für Warenlieferungen verwenden Sie Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Beim Anlegen von Angebot, Kundenaufträge, Lieferung, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Verkaufsdokumente
Alle Verkaufsdokumente (Angebot, Kundenauftrag, Rechnung, Lieferung) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.
Angebote
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.
Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:
Kundenauftrag
Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.
Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.
Rechnung und Gutschrift
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.
Rechnung
Reguläre Rechnung.
Gutschrift
Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking bezahlen können.
| Kundenauftrag | | Gutschrift | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.
Barverkauf
Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des Zahlungseingangs entfällt.
Abschlagsrechnung
Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, ein Anzahlung zu leisten. Wenn Sie später nach erfolgerter Lieferung die eigentliche Rechnung erstellen, ordnen Sie die vom Kunden geleistete Anzahlung unter Anzahlungen zu.
| Abschlagsrechnung | | Offener Posten | | Mahnung | ||
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| 1. | Anzahlung | |||||
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| Kundenauftrag, Lieferung | 2. | Rechnung | | Offener Posten über Rest | | Mahnung, Zahlungseingang |
Periodische Abrechnung
Die periodische Rechnung ist für die Abrechnung von zeitabhängigen Leistungen gedacht, die in regelmäßigen Intervallen abgerechnet werden (z.B. Abonnements, Miete, Wartungsverträge).
Projekt
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen und ihre projektbezogenen Tätigkeiten selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer.
Kunde
Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.
In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.
Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.
Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.
Produkt
Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.
Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.
Preisgruppen
Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie verschiedenen Kunden unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten.
Beispiele:
- Sie berechnen Endverbrauchern Bruttopreise und Wiederverkäufern Nettopreise.
- Sie berechnen Einzelhandelskunden einen anderen Preis als Großhandelskunden.
Rabatte
Sie haben drei Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
Rabattgruppe
In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie dann beim Kunden oder direkt in Angebot, Kundenauftrag oder Rechnung.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen.
Schluss-Rabatt
Der Schluss-Rabatt betrifft alle Rechnungspositionen und kann zusätzlich zur Rabattgruppe verwendet werden (Angebot bzw. Rechnung → Reiter 'Verkauf').
Rabatt auf einzelne Positionen
Damit können einzelne Positionen rabattiert werden (Angebot bzw. Rechnung → Positions-Details). Die Rabattgruppe wird dabei übersteuert.
Preisgruppe
Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie verschiedenen Kunden unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten.
Beispiele:
- Sie berechnen Endverbrauchern Bruttopreise und Wiederverkäufern Nettopreise.
- Sie berechnen Einzelhandelskunden einen anderen Preis als Großhandelskunden.
Adressverwaltung und Mailing
Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.
Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.
Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.
Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype. In der Auftragsverwaltung werden dazu Telefonnummern und Skype-Teilnehmer als Links angezeigt. Mit einem Klick rufen Sie eine normale Telefonnummer oder den Skype-Teilnehmer über die Skype-Software an.
Offene Posten + Mahnwesen
Offene Posten
Im Menüpunkt Offene Posten im Menü Offene Posten + Mahnungen verschaffen Sie sich einen Überblick über alle bezahlten und noch nicht bezahlten Rechnungen.
Zahlungseingang
Unter dem Menüpunkt Zahlungseingang verwalten erfassen Sie, wann ein Kunde eine Rechnung bezahlt hat. Sie erscheint dann nicht mehr als offener Posten.
Mahnung
Eine Mahnung kann erzeugt werden, sobald eine Rechnung fällig ist. Die Voreinstellungen (Mahnstufen, Gebühren) für die Mahnungen legen Sie im Menü Verwaltung fest. In den Kundendaten bestimmen Sie die Zahlungsbedingungen und legen Empfänger und Medium für den Versand der Mahnung fest.
Warenwirtschaft
Einleitung
Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.
Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in Versand und Einkauf.
Lieferung
Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. D
Lieferantenauftrag
Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.
Gutschrift an Lieferant
Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).
Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.
Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).
Lieferant
Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.
In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.
Bestand
Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:
- Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
- Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
- Eine Inventur zu ermöglichen
Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.
Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.
Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.
Auswertungen
Ihnen stehen zwei Auswertungen zur Verfügung:
- Mit der Umsatzliste unter Verkauf --> Auswertungen verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Umsätze im Verkauf.
- Die Umsatzliste unter Warenwirtschaft --> Lieferantenauftrag zeigt Ihnen, wie viel Sie bei wem von welchen Waren eingekauft haben.
Umsatzliste Verkauf
Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Kunde, Produkt oder
Produktgruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben. In der Einzelumsatzliste
werden alle Rechnungspositionen ausgegeben. Über den CSV-Export können die Daten
in Excel übernommen werden.
Umsatzliste Einkauf
Diese Liste wird auf Basis der Lieferantenaufträge erstellt. Es wird nicht berücksichtigt, welche Waren Sie tatsächlich geliefert bekommen haben.
Schnittstellen
Es stehen folgende Schnittstellen zur Verfügung:
- Datev-Export: Zur Weiterbearbeitung durch den Steuerberater
- Excel-Export: Export aller Daten im CSV-Format zur Weiterverarbeitung in z.B. Adressen für Serienbriefe oder Etiketten oder zur Archivierung
- Html-Export: Export aller Daten zur eigenen Archivierung
- Online-Banking
- Excel-Import: Import von Kunden, Lieferanten, Produkten und Umsätzen im CSV-Format
- API: Für die Anbindung externer Programme
Druck und Mail
Ausgabemöglichkeiten
Die Ausgabe von Dokumenten wie Angebote, Rechnungen usw. kann einzeln oder als Sammelausgabe in verschiedene Medien erfolgen:
- Druck als Pdf-Datei
- Brief
- Fax
Welche Dokumentart in welches Medium ausgegeben werden soll, legen Sie im Kundenstamm unter Empfänger bzw. im Lieferantenstamm unter Einkauf fest.
Beispiel: Das Angebot geht per Mail an die Einkaufsabteilung. Die Rechnung wird gedruckt und an die Buchhaltung verschickt.
Druck
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Die Druckausgabe wird für jeden Dokumenttyp (z.B. Rechnung, Lieferung) und jede Firma separat bestimmt.
Mail und elektronische Signatur
Alle Dokumente mit Ausnahme des Lieferscheins können als Pdf-Datei direkt aus dem Programm heraus per Mail versendet werden. Die Einstellungen für den Mailversand nehmen Sie unter Druck und Mail → Mailtexte vor.
Außerdem ist es möglich Mails mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Das wird über unseren Partner Pixelletter erledigt und ist kostenpflichtig.
Ausführliche Informationen zum Thema "Elektronische Rechnung" finden Sie hier.
Brief und Fax
Sie können alle Dokumente mit Ausnahme des Lieferscheins über unseren Partner Pixelletter direkt als Brief oder Fax versenden. Rechnungen können auch als signierte Mail oder signiertes Fax versendet werden.
Verwaltung
Firma
Die in der Firma eingegebenen Daten erscheinen als Absender (Adresse, Steuernummer bzw. UmsatzsteuerID, Bankverbindung) auf Angeboten, Rechnungen etc..
Geschäftsjahr
Im Geschäftsjahr legen Sie die Besteuerungsart fest und sperren oder entsperren einzelne Monate für die Buchung. Sie können mit dem Programm auch vergangene Geschäftsjahre buchen.
Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten.
Textbausteine
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann.
Unter dem Menüpunkt Standard Textbausteine wählen Sie die Textbausteine aus, die immmer in Angeboten etc. erscheinen sollen. Die Texte für die Mahnungen werden unter einem eigenen Menüpunkt gepflegt.
Zahlungsbedingungen
Im Programm ist eine ganze Reihe von Zahlungsbedingungen bereits vorhanden. Sollten Ihnen diese nicht ausreichen, definieren Sie eigene.
Nummernvergabe
Die Nummervergabe für Rechnung, Angebot etc. beginnt immer mit "1". Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie hier ein, mit welcher Zahl bei Ihnen die Nummernvergabe beginnen soll.
Mahnungen
Sie können bis zu drei Mahnstufen definieren. Einstellbar sind die Mahnfristen, Gebühren und Texte.
Wechselkurse
Wenn Sie Rechnungen etc. in Fremdwährungen erstellen und direkt buchen möchten, müssen die Wechselkurstabelle pflegen.
Mengeneinheiten
Mengeneinheiten können selbst definiert werden. Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Wenn Sie selbst Mengeneinheiten anlegen, können Sie aber auf alle ISO Mengeneinheiten zurückgreifen.
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten (Rechnungsadresse, Mailadresse, Bankverbindung) im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern.