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| Online-Software für Unternehmen - Buchhaltung und ERP | |
Die Collmex verein - Tour
Allgemein
Einleitung
Collmex verein eine Komplettlösung für Vereine. Sie beinhaltet die Bereiche Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Anlagenverwaltung und Mahnwesen.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.
Mehrere Personen können gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Beispiel: Sie verteilen die Arbeit auf mehrere Schultern: Die Buchhaltung erledigt eine Person, die Mitgliederverwaltung eine andere. Für den Jahresabschluss oder schwierige Buchungen kann der Steuerberater direkt auf das Programm zugreifen.
Mit Collmex verein erstellen Sie die Beitragsabrechnung voll automatisch. Für jedes Mitglied wird der Beitragssatz und die gewünschte Zahlungsweise hinterlegt. Im Abrechnungslauf werden für alle Mitglieder die Beitragsrechnungen erstellt und direkt in die Buchhaltung übernommen. Die Lastschriftanweisungen übertragen Sie per integriertem Online-Banking direkt an die Bank.
Die Menüs
Die Programmoberfläche besteht aus zwei Menüs bzw. Seiten:
- Übersicht
- Verwaltung
Die einzelnen Menüs erreichen Sie über die Links im oberen Balken. Vom Menü gelangen Sie mit nur einem Klick in die jeweilige Funktion.
Wie bekomme ich Hilfe?
Zu jeder Funktion steht Ihnen im Programm eine Direkthilfe zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe führt. Die Hilfe wird angezeigt, wenn Sie auf den Link Hilfe im oberen Balken klicken. Die Hilfe ist direkt mit dem Handbuch verknüpft.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb eines Geschäftstages.
Vereinsverwaltung
Mitglieder
Im Mitglied erfassen Sie Adresse, Bankverbindung und die abzurechnenden Beiträge.
Beiträge
Unter Beitragssatz/Produkt hinterlegen Sie die in Ihrem Verein üblichen Mitgliedsbeiträge. Bei Bedarf geben Sie beim Mitglied einen individuellen Beitragssatz ein. Erfolgt die Bezahlung per Überweisung steht für überfällige Beiträge das Mahnwesen zur Verfügung.
Abrechnung der Mitgliedsbeiträge
Im Abrechnunglauf rechnen Sie die Beiträge voll automatisch ab.
Abrechnung von Aufnahmegebühren, Kursgebühren o.ä.
Um einmalig zu zahlende Beträge wie z.B. Kurs- oder Aufnahmegebühren abzurechnen, erstellen Sie eine Einzelrechnung (Mitglied --> Link 'Einzelrechnung' bzw. Rechnung, Gutschrift). Mit der Rechnungsfunktion erstellen Sie auch Rechnungen oder Gutschriften an Kunden des Vereins.
Rabatte
Sie haben drei Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
- Rabattgruppe : In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Die Rabattgruppe
hinterlegen Sie dann beim Kunden oder direkt in der Rechnung.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen.
- Schluss-Rabatt: Der Schluss-Rabatt betrifft alle Rechnungspositionen und kann zusätzlich zur Rabattgruppe verwendet werden (Rechnung → Reiter 'Verkauf').
- Rabatt auf einzelne Positionen: Damit können einzelne Positionen rabattiert werden (Rechnung → Positions-Details). Die Rabattgruppe wird dabei übersteuert.
Produktgruppen
Mit Produktgruppen teilen Sie Ihre Beitragssätze bzw. Produkte in Gruppen ein (z.B. Getränke → Wein → Weißwein). Die Gruppierung kann auch hierarchisch erfolgen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Umsätze differenziert auswerten können.
Mailing
Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Mitglieder. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen (auch gruppenweise) im CSV-Format.
Ein Mailing kann entweder als reine Textmail versendet werden oder als Html-Mail. Die Html-Mail bietet die Möglichkeit den Text zu formatieren oder Graphiken, Töne und Bilder einzubinden.
Buchhaltung
Einleitung
Die Buchhaltung von Collmex verein umfasst:
- Belegerfassung
- Verwaltung offener Posten
- Mahnwesen
- Online-Banking
- Anlagenbuchhaltung
Belege
Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Belege anzeigen (Buchungsjournal)
Mit dieser Funktion können Sie sich Belege nach vielen Auswahlkriterien anzeigen lassen. Die Ausgabe erfolgt entweder als Kurz-Info-Liste oder es werden die vollständigen Belege anzeigt. Zum Drucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.
Buchungsvorlagen
Im Programm sind viele Buchungsvorlagen bereits anlegt. Bei Bedarf ergänzen Sie die Vorlagen durch eigene. Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus.
Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Belege → Buchungsvorlagen.
Offene Posten verwalten
Offene Posten sind alle noch nicht bezahlten Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn Sie offene Posten verwalten, haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Zur Buchung stehen im Programm die Vorlagengruppen Kunden und Lieferanten zur Verfügung.
Die Auswertung der offene Posten erfolgt im Menü Auswertungen.
Online-Banking
Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format (MT940 bzw. DTAus) zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.
Beim Zahlungsverkehr legen Sie Gutschriften und Lastschriften auf Basis der offenen Posten, d.h. der Eingangs- und Ausgangsrechnungen an. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).
Mahnung
Eine Mahnung wird erzeugt, sobald eine Rechnung fällig ist. Die Voreinstellungen (Mahnstufen, Gebühren) für die Mahnungen legen Sie im Menü Verwaltung fest.
Kostenstellen
Kostenstellen sind die Stellen im Verein, an denen Kosten entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.
Bei den Kostenstellen handelt es sich um reine Kostenstellen ohne Profit-Center-Funktion, d.h. Buchungen auf Erlöskonten können keinen Kostenstellen zugeordnet werden.
Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktion Posten anzeigen im Menü Buchhaltung (bzw. Verwaltung → Konto und Kostenstelle → Kostenstelle anzeigen, ändern).
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung bietet Ihnen folgende Funktionen:
- Anlagen mit Wertentwicklung verwalten
- Automatischer Abschreibungslauf wahlweise monatlich oder jährlich
- Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss
Mehr zum Thema Anlagen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Auswertungen
Posten
Unter dem Menüpunkt Belege finden Sie den Punkt Posten anzeigen.
Posten sind die Belegpositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Das Suchergebnis wird nach Konten sortiert angezeigt. Sie können sich einzelne Belege anzeigen lassen, in dem Sie auf die Belegnummer klicken.
Offene Posten
Im Menüpunkt Offene Posten im Menü Auswertungen verschaffen Sie sich einen Überblick über alle offenen Rechnungen an Kunden und von Lieferanten. Alternativ können Sie sich auch die bereits ausgeglichenen Posten mit anzeigen lassen.
Wie Sie offene Posten verwalten, erfahren Sie hier.
Salden
Unter dem Menüpunkt Belege finden Sie den Punkt Salden anzeigen.
Der Saldo eines Kontos ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Um sich die Einzelposten zu einem Saldo anzeigen lassen, klicken Sie auf den Betrag.
Summen-Salden-Liste
Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage
der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Vorjahresvergleich
- Entwicklungsübersicht
Umsatzauswertungen
Die Umsatzlisten werten die Ausgangsrechnungen nach verschiedenen Kriterien aus.
Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss stehen Ihnen folgende Auswertungen zur Verfügung:
- Einnahme-Überschuss-Rechnung
- Bilanz (für Kapital- und Nicht-Kapitalgesellschaften)
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umstatzsteuer-Voranmeldung (einzeln oder zusammengefasst für mehrere Firmen) erstellt Ihnen das Programm per Mausklick. Sie können diese dann direkt online an das Finanzamt senden.
Umsatzsteuer-Jahresauswertung
Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung ist eine Zusammenfassung aller Voranmeldungen eines Jahres und dient als Basis für die jährlich Umsatzsteuer-Erklärung.
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Schnittstellen
Es stehen folgende Schnittstellen zur Verfügung:
- Datev-Export: Zur Weiterbearbeitung durch den Steuerberater
- Excel-Export: Export aller Daten im CSV-Format zur Weiterverarbeitung in z.B. Adressen für Serienbriefe oder Etiketten oder zur Archivierung
- Html-Export: Export aller Daten zur eigenen Archivierung
- Online-Banking
- Excel-Import: Import von Kunden, Lieferanten, Produkten und Umsätzen im CSV-Format
- API: Für die Anbindung externer Programme
Druck und Mail
Ausgabemöglichkeiten
Die Ausgabe Rechnungen und Mahnungen kann einzeln oder als Sammelausgabe in verschiedene Medien erfolgen:
- Druck als Pdf-Datei
- Brief
- Fax
Druck
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) zu hinterlegen. Die Druckausgabe wird für jeden Dokumenttyp separat bestimmt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie unter Druck und Mail → Druckausgabe vor.
Rechnungen und Mahnungen können als Pdf-Datei direkt aus dem Programm heraus per Mail versendet werden. Die Einstellungen für den Mailversand nehmen Sie unter Druck und Mail → Mailtexte vor.
Brief und Fax
Sie können alle Dokumente über unseren Partner Pixelletter direkt als Brief oder Fax versenden. Rechnungen können auch als signierte Mail oder signiertes Fax versendet werden.
Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Pixelletter an.
- Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
- Hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief und Fax Ihre Anmeldedaten.
- Wählen Sie im Kundenstamm unter Empfänger das entsprechende Ausgabemedium.
Verwaltung
Firma (Verein)
Die hier eingegebenen Daten erscheinen als Absender (Adresse, Steuernummer bzw. UmsatzsteuerID, Bankverbindung) auf Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und auf der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Eingabe der Steuernummer und die Finanzamtsnummer ist erforderlich, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt senden zu können.
Geschäftsjahr
Im Geschäftsjahr legen Sie die Besteuerungsart fest und sperren oder entsperren einzelne Monate für die Buchung. Sie können mit dem Programm auch vergangene Geschäftsjahre buchen.
Hinterlegt sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Den bereits vorhandenen Konten können Sie einen eigenen Namen geben oder das Konto einem anderen Tätigkeitsbereich zuweisen. Daneben können Sie eigene Konten anlegen. Die Verwendung eines anderen Kontenrahmens ist nicht möglich.
Benutzer
Standardmäßig stehen Ihnen für Collmex die folgenden Benutzer zur Verfügung:
- Administrator: Kann alle Aktionen ausführen
- Buchhaltung: Darf buchen, aber Produkte usw. anlegen
- Steuerprüfer: Darf sich nur Inhalte anzeigen lassen.
- Servicebenutzer: Wird bei Bedarf vom Nutzer für Collmex-Mitarbeiter freigegeben. Entspricht dem normalen Benutzer.
- Vereins-Mitarbeiter (max. 20 Benutzer): Diese Benutzer haben nur Zugriff auf das Vereinsportal (siehe Bild unten), jedoch nicht auf die Buchhaltung. So kann ein Teil der Verwaltungsarbeit auf die Abteilungs- oder Gruppenleiter übertragen werden (siehe Bild unten).
Vereinsportal
Die Nummervergabe für Rechnungen beginnt immer mit "1". Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie hier ein, mit welcher Zahl bei Ihnen die Nummernvergabe beginnen soll.
Es werden alle Mahnungen angezeigt und können ausgedruckt werden. Eine Mahnung wird erzeugt, sobald eine Rechnung fällig ist.
Wenn Sie Rechnungen etc. in Fremdwährungen erstellen und direkt buchen möchten, müssen die Wechselkurstabelle pflegen.
Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Weitere können der Liste hinzugefügt werden.
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann.
Unter dem Menüpunkt Standard Textbausteine wählen Sie die Textbausteine aus, die immmer in den Rechnungen erscheinen sollen. Die Texte für die Mahnungen werden unter einem eigenen Menüpunkt gepflegt.
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern.