Verfahrensverzeichnis gemäß Datenschutzgesetz

Name der verantwortlichen Stelle

Collmex GmbH

Geschäftsführer und Leiter der Datenverarbeitung

Bastian Wetzel

Anschrift der verantwortlichen Stelle

Bismarckstr. 106
66121 Saarbrücken

Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Collmex ist Hersteller und Betreiber von Online-Software für betriebliche Anwendungen. Collmex erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten soweit sie für die Vertragserfüllung und -abwicklung sowie zu Abrechnungszwecken erforderlich sind.

Die betrieblichen Daten der Kunden werden durch die Kunden selbst mit Hilfe der von Collmex zur Verfügung gestellten Software erhoben, auf fachlicher Ebene verarbeitet und genutzt. Collmex erhebt oder nutzt diese Daten nicht. Eine Verarbeitung der Kundendaten durch Collmex erfolgt lediglich auf technischer Ebene und ausschließlich im Auftrag der Kunden.

Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Verwaltungsdaten: Kundenstamm- und Bewegungsdaten zur Abwicklung und Abrechnung; Adressdaten von Interessenten, Mitarbeitern sowie Bewerberdaten; Daten von Lieferanten, soweit sie für die Vertragserfüllung und -abwicklung erforderlich sind.

Kundendaten: Die betrieblichen Daten der Kunden. Den Kreis der Betroffenen bestimmt der Kunde selbst, da die Erhebung der Kundendaten ausschließlich durch den Kunden erfolgt.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Verwaltungsdaten: Öffentliche und externe Stellen aufgrund einer Rechtsvorschrift sowie Vertragspartnern zur Erfüllung der oben genannten Zwecke.

Kundendaten: Kundendaten werden grundsätzlich nicht weiter gegeben, es sei denn der Kunde erteilt den Auftrag dazu.

Regelfristen für die Löschung der Daten

Verwaltungsdaten: Kundenstamm- und Bewegungsdaten, Adressdaten von Interessenten, Mitarbeitern, Bewerberdaten sowie Daten von Lieferanten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und gesetzliche Regelungen nicht eine längere Speicherung erfordern.

Kundendaten: Der Kunde hat über die Löschfunktion der Software jederzeit die Möglichkeit, Daten selbst zu löschen. Nach Beendigung des Vertrags löscht Collmex die Daten erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder auf Anweisung des Kunden. Bis die Daten gelöscht sind, sorgt Collmex ebenso für die Einhaltung des Datenschutzes, wie während der Vertragslaufzeit.

Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten findet nicht statt.

Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit sind in einem umfassenden Dokument beschrieben.