Einstellungen Belegverwaltung
Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang.
Gebuchte Mails verbleiben in Ihrem Postfach. Es erfolgt keine Speicherung der Belege in Collmex. Zur Anzeige von Belegen in Collmex erfolgt ein erneuter Abruf der Mail aus dem Postfach.
| Feld | Bedeutung
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| Firma | Die Firma, für welche die Einstellungen hinterlegt werden sollen. |
| Mail-Konto | Das Mail-Konto mit den IMAP-Zugangsdaten für Ihr Postfach. Legen Sie ggfs. ein Mail-Konto an unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Konten'. |
| Mailordner | Wählen Sie hier den Ordner, aus dem die noch nicht gebuchten Mails abgerufen werden. Der Posteingang heißt üblicherweise 'INBOX'. Gebuchte Mails werden in den Unterordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. |
| Papierkorb | Die Mail wird in diesen Order verschoben, wenn ein Beleg gelöscht wird. Bei den meisten IMAP-Servern heißt der Ordner 'Trash'. |
| Keine Prüfung auf Unveränderbarkeit | Normalerweise stellt das Programm über einen Hash-Wert sicher, dass Mails nach dem Buchen nicht verändert werden. Manche Mail-Provider (z.B. Microsoft Office365) ändern die Header-Daten in den Mails, ohne dass darauf Einfluss genommen werden kann. In so einem Fall deaktivieren Sie die Prüfung auf Unveränderbarkeit. Sie müssen dann organisatorisch sicherstellen, dass die für die Besteuerung relevanten Teile der Mail nicht nachträglich verändert werden. |
| Kundenrechnungen automatisch buchen | Mit einem externen Rechnungsprogramm erzeugte E-Rechnungen werden beim Abrufen neuer Mails automatisch gebucht, wenn die Absender-Mailadresse hier angegeben ist.
Konfigurieren Sie Ihr Rechnungsprogramm so, dass ausgehende E-Rechnungs-Mails per BCC an Ihren Ablageort gesendet werden. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen von praktisch allen Rechnungsprogrammen automatisch in die Buchhaltung übernehmen.
Damit die automatische Buchung funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Absender- oder Antwort-Adresse der von Ihnen per Mail versendeten E-Rechnungen stimmt mit der hier angegebenen Absender-Mailadresse überein.
- Die Empfänger-Mailadresse ist nicht die Mailadresse des Ablageorts, d.h. weitergeleitete Mails müssen manuell bearbeitet werden.
- Die unter 'Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Steuer' angegebene USt-IdNr muss übereinstimmen mit der USt-IdNr des Verkäufers in der E-Rechnung (Feld BT-31).
- Wenn in der E-Rechnung keine USt-IdNr angegeben ist, muss die Steuernummer (Feld BT-32) übereinstimmen mit der in der Firma angegebenen Steuernummer.
- Die E-Rechnung enthält keine Fehler gemäß dem Schema des Normungsgebers 'Official Schematron eInvoicing-EN16931 artefacts for CEN/TC 434'.
Hinweise:
- Die Funktion ist für eine kleine Anzahl von Rechnungen vorgesehen. Ab 10 Rechnungen pro Tag, ist der Erlösimport besser geeignet.
- Die Funktion ist für extern erstellte Rechnungen gedacht. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem Collmex Komplettpaket erstellen, können die Rechnungen hierüber nicht eingelesen werden, da die Rechnungen unter der Rechnungsnummer bereits im System vorhanden sind.
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* Nicht in allen Versionen
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