Rechnung per E-Mail jetzt zulässig

Pflicht zur elektronischen Signatur von Rechnungen zum 1.7.2011 entfallen

Die Änderungen an der EU-Mehrwertsteuerdirektive wurden vom deutschen Gesetzgeber zum 1.7.2011 umgesetzt. Die Pflicht zur Signatur von elektronischen Rechnungen ist damit entfallen. Die Rechnungsprüfung kann bei elektronischen Rechnungen genau so erfolgen, wie schon immer bei Rechnungen auf Papier. Elektronische Rechnungen und Rechnungen auf Papier sind jetzt gleichgestellt.

Auszug aus Artikel 233 der EU Richtlinie 2006/112/EC:

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden.

Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.

Die Echtheit und Unversehrtheit kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, z.B. durch die Angabe der Kunden-, Vertrags- oder Auftragsnummer auf der Rechnung. Es muss lediglich nachweisbar sein, dass die Rechnung für eine tatsächlich erhaltene Lieferung oder Dienstleistung ausgestellt wurde. Wie dieser Nachweis zu erbringen ist, schreibt der Gesetzgeber in Zukunft nicht mehr vor. Die Pflicht zur elektronischen Signatur von Rechnungen entfällt, eine Signatur kann aber optional weiterhin eingesetzt werden.

Dem Versand von Rechnungen per Mail steht damit nichts mehr im Wege. Weitere Einsparungen lassen sich realisieren, wenn Standards für die Übermittlung von Rechnungen per Mail wie z.B. rechnungsmail.de eingesetzt werden.