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Fragen & Antworten

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Fragen
Allgemeine Funktionen der Software
Buchhaltung
Online-Banking
Verkauf und Warenwirtschaft
Schnittstellen
Online-Shop

Allgemeine Fragen

Was benötige ich um Collmex zu benutzen?

Sie benötigen nur einen Computer mit Internet-Verbindung und einen Browser mit Acrobat Reader Plug-In zur Anzeige von PDF-Dateien.

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Brauche ich ein bestimmtes Betriebssystem?

Nein, Collmex ist unabhängig vom Betriebssystem.

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Welche Browser werden unterstützt?

Wir testen unsere Software mit Internet-Explorer und Firefox. Unsere Seiten sind bewusst einfach gehalten, damit sie mit möglichst vielen Browsern funktionieren.

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Mein Browser hat eine integrierte PDF-Anzeige. Kann ich diese nutzen?

Das kommt letztendlich darauf an, ob Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Unserer Erfahrung nach liefert der Acrobat Reader immer noch das beste Resultat. Zur Anzeige von PDF-Dateien aus dem Internet sind die integrierten Anzeigeprogramme sicher in Ordnung. Zum Druck von Dokumenten wie Rechnungen oder Angeboten sollten Sie jedoch Acrobat Reader verwenden. Hier geht's zum Download.

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Ich nutze Firefox. Wo kann ich einstellen, dass Acrobat Reader zur PDF-Anzeige verwendet werden soll?

In den Einstellungen von Firefox unter 'Anwendungen' wählen Sie für den Dateityp 'Portable Document Format (PDF)' die Einstellung 'Adobe Acrobat (in Firefox) verwenden'. s. Bild zur Einstellung. Sollten Sie Adobe Acrobat nicht wählen können, müssen Sie zuerst Acrobat Reader installieren (s. vorige Frage).

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Kann ich mit dem Programm arbeiten, wenn ich nicht im Internet bin?

Leider nicht. Um mit Collmex zu arbeiten, muss eine Internetverbindung bestehen.

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Wie kann ich das Programm herunterladen bzw. wie kann Collmex lokal installiert werden?

Collmex ist vollständig webbasiert und wird ausschließlich online über Webbrowser bedient (wie z.B. Online-Banking). Daher muss nichts herunter geladen oder installiert werden. Nachdem Sie den kostenlosen Testzugang angefordert haben, bekommen Sie eine Mail mit den Zugangsdaten. Damit können Sie sich auf der Collmex-Startseite anmelden und sofort loslegen. Eine lokale Installation ist nicht vorgesehen.

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Wie sicher ist Collmex?

Collmex läuft auf schnellen, ausfallsicheren Computern im Rechenzentrum. Die Daten werden doppelt gespeichert und zusätzlich täglich gesichert. Die Computer im Rechenzentrum sind vor unberechtigten Zugriffen geschützt, die Übertragung erfolgt verschlüsselt (https). Dies ist i.d.R. sicherer als die Daten lokal auf der Festplatte zu speichern. (Wann haben Sie zuletzt Ihre Daten gesichert?)

Mehr zum Thema Sicherheit finden Sie hier.

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Was passiert nach der Kündigung mit meinen Daten?

Wir bewahren Ihre Daten während der gesetzlich vorgeschriebenen Zeitspanne für Sie auf - auch nach der Kündigung. Sie können weiterhin lesend auf Ihre Daten zugreifen. Dieser Service ist kostenlos.

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Ist Collmex auch für andere Länder verfügbar?

Derzeit werden die Collmex-Produkte nur für Deutschland angeboten.

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Kann ich zwischen den verschiedenen Collmex-Produkten wechseln?

Unter 'Verwaltung → Vertrag → Version' (bei Collmex buchhaltung light: 'Verwaltung → Version' können Sie selbst die Version wechseln. Alle Daten werden automatisch in die entsprechende Version übernommen.

Sollten Sie zwischen einer anderen Version wechseln möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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Bleiben die Daten bei einem Versionswechsel erhalten?

Ja. Es bleiben grundsätzlich alle Daten erhalten. Bitte beachten Sie, dass beim Wechsel zu einer Version mit weniger Funktionen, unter Umständen nicht mehr auf alle Daten zugegriffen werden kann, da die Menüpunkte fehlen.

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Können die Daten, die ich während der Testphase eingegeben habe, übernommen werden?

Die Daten bleiben auch nach der Testphase erhalten. Sie können bei Bedarf aber auch gelöscht werden.

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Ich habe das Programm bestellt und dann getestet. Jetzt möchte ich richtig loslegen. Wie kann ich alle Belege löschen?

Unter 'Verwaltung → Daten → Löschen' können alle Daten gelöscht werden. Das ist aber nur dann möglich, wenn Sie noch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt gesendet haben.

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Ist Collmex vom Finanzamt zugelassen?

Die Finanzbehörden erteilen für Buchhaltungssoftware generell keine Zulassungen. Der Gesetzgeber stellt lediglich gewisse Anforderungen an Buchhaltungssysteme (GoBS, GDPdU), die von Collmex eingehalten werden. Bei gesetzlichen Änderungen passen wir die Software entsprechend an.

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Unterstützt Collmex eine elektronische Steuerprüfung (GDPdU)?

Ja, alle Versionen mit Buchhaltung außer die kostenlose Version Collmex buchhaltung free unterstützen eine elektronische Steuerprüfung.

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfordern es, dem Steuerprüfer sowohl den direkten Zugriff auf das Programm zu ermöglichen, als auch die Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger.

Für den direkten Zugriff steht ein eigener Benutzer mit der Rolle "Steuerprüfer" zur Verfügung. Zur Bereitstellung der Daten auf einem Datenträger nutzen Sie die Funktion 'Steuerprüfer-Export'.

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Gibt es eine Hotline?

Wir unterstützen Sie bei Support- und Vertriebsanfragen ausschließlich per Mail. Eine Antwort erhalten Sie normalerweise am gleichen oder spätestens am nächsten Arbeitstag. Bitte lesen Sie deshalb zuerst die Hilfe sowie dieses Dokument sorgfältig durch.

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Gibt es ein Benutzer-Forum?

Ein von Collmex betriebenes Forum gibt es nicht, wir beantworten Ihre Fragen jedoch gerne per Mail.

Fragen zur Buchhaltung beantwortet unsere Einführung in die Buchhaltung oder das Forum auf Rechnungswesen-Portal.de.

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Was ist die 'Frei zugängliche Testversion'?

Die frei zugängliche Testversion kann ohne Registrierung oder Anmeldung genutzt werden. Bei den Daten handelt es sich um reine Beispieldaten. Die Daten werden jede Nacht zurückgesetzt, d.h. alle Änderungen gehen über Nacht verloren.

Beachten Sie, dass Ihre Eingaben in der frei zugänglichen Testversion für andere Nutzer im Internet sichtbar sind. Wenn Sie mit Ihren eigenen Daten testen möchten, sollten Sie deshalb unbedingt einen eigenen Zugang anfordern.

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Bieten Sie Schulungen an?

Wir selbst führen keine Schulungen durch, jedoch bieten einige unserer Partner Schulungen an.

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Welche Angaben sollte ich machen, damit meine Service-Anfrage möglichst schnell beantwortet wird?

Bitte machen Sie folgende Angaben (sofern dies für Ihre Anfrage sinnvoll ist):

  • Eine möglichst genaue Problembeschreibung.
  • Geben Sie an, wie sich das Programm Ihrer Meinung nach verhalten sollte.
  • Entsperren Sie den Service-Benutzer und geben Sie an, wo das Problem genau auftritt (z.B. Belegnummer).
  • Geben Sie Ihre Kundennummer an.
  • Bei Kontierungsfragen beachten Sie bitte unsere Einführung in die Buchhaltung ab dem Kapitel Wie buche ich was?.

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Ich möchte den Service-Benutzer entsperren. Wie geht das?

Melden Sie sich am Programm an und wählen Sie Verwaltung → Benutzer → Service-Benutzer entsperren.

Der Collmex-Mitarbeiter kann sich jetzt bei Ihnen am Programm anmelden. Danach können Sie den Benutzer wieder sperren. Nach 5 Tagen wird der Benutzer automatisch gesperrt.

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Wenn ich versuche mich am Programm anzumelden, erhalte ich die Meldung, dass Kennwort oder Benutzer nicht korrekt sind. Was kann ich tun?

Hier gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Sie haben die Daten tatsächlich falsch eingegeben. Dann probieren Sie es noch einmal.
  2. Sie haben die Daten ganz sicher korrekt eingegeben: Sehr wahrscheinlich setzt Ihr Browser das Kennwort automatisch ein, hat es aber falsch gespeichert. In den meisten Browsern gibt es eine spezielle Funktion zum Speichern von Kennwörtern. Diese können Sie entweder deaktivieren oder dort das Kennwort korrekt eingeben.
  3. Sie haben Ihr Kennwort vergessen? Dann fordern Sie ein neues an. Klicken Sie auf dem Anmeldebildschirm auf den Link Fordern Sie ein neues an.

    Die Nutzer von Collmex Elster können kein neues Kennwort anfordern. Sie können sich aber die Anmeldedaten noch einmal zusenden lassen. Klicken Sie dazu auf den Link Kennwort vergessen.

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Wenn ich im Internet Explorer den Zurück-Knopf drücke, bekomme ich die Fehlermeldung 'Warning: Page has expired'. Was tun?

Sie sollten Ihre temporären Internet-Dateien löschen: Im Internet-Explorer im Menü 'Tools → Internet Options' im Abschnitt 'Temporary Internet Files' die Dateien löschen. Die Meldung wird ausgegeben, wenn der lokale Zwischenspeicher voll ist.

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Allgemeine Funktionen der Software

Welche Druckfunktionen bietet das Programm?

Prinzipiell kann alles (z.B. Belege, Posten- und Saldenlisten) über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Rechnungen, Angebote usw. werden auch als PDF-Datei ausgegeben.

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Wie kann ich eine Seite ausdrucken?

Es kann jede Seite über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Die Druckfunktion ist browserspezifisch, kann jedoch meist über das Browsermenü 'Datei → Drucken' erreicht werden.

Die Schriftgröße ist vom Programm nicht fest vorgegeben, so dass der Browser die Ausgabe an die Blattgröße anpassen kann. Sollte dies bei Ihrem Browser nicht automatisch passieren, ändern Sie vor dem Ausdruck die Schriftgröße (z.B. beim Internetexplorer unter 'Ansicht → Schriftgrad').

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Kann ich mein Logo oder Briefpapier hinterlegen?

Sie können zwei Logos im JPEG-Format und zusätzlich Ihr Briefpapier im PDF-Format hoch laden. Die Logos und das Briefpapier werden dann in die PDF-Seiten als Hintergrund eingebunden. Die Hinterlegung können Sie im Programm selbst vornehmen im Menü unter 'Verwaltung → Druck → Druckausgabe (bzw. Druck und Mail) → Briefpapier-Hintergrund'.

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Wie ist der Druck individualisierbar?

Inhalt und Aussehen können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Die Steuerung erfolgt im Menü unter 'Verwaltung → Druck (bzw. Druck und Mail) → Druckausgabe'.

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Ist es möglich, mehrere Pdf-Vorlagen für die verschiedenen Auftragstypen (Rechnung, Angebot usw.) zu hinterlegen?

Nein, das ist leider nicht möglich.

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Eine PDF-Datei öffnet sich nicht. Was kann ich tun?

Beenden Sie den Acrobat Reader und starten Sie Ihren Browser neu. Wenn das nicht hilft, starten Sie den Rechner neu. Der Acrobat Reader startet manchmal nicht, wenn über den Browser eine PDF-Datei geöffnet werden soll. Das Problem tritt unabhängig vom Browser und Collmex auf.

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Der PDF-Ausdruck enthält Zeichensalat. Woran liegt das?

Das Problem tritt mit Acrobat Reader 9 auf, wenn man während des Drucks im Browser die Zurück-Taste betätigt. Das Problem tritt unabhängig vom Browser und Collmex auf und ist ein Fehler im Acrobat-Reader. Als Lösung drücken Sie beim Drucken erst die Zurück-Taste, wenn der Druck beendet ist oder verwenden Sie eine niedrigere Version von Acrobat-Reader.

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Ist Collmex mandantenfähig?

Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex nicht. In Collmex pro und Collmex buchhaltung basic können aber bis zu fünf Unterfirmen angelegt werden. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. So können Sie Collmex z.B. nutzen, wenn Sie mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer angemeldet haben.

Alle Firmen teilen sich bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern und -bezeichnungen, Kunden- und Lieferantennummern und -adressen, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern. In dem Firmenverbund sind alle diese Objekte über Ihre Nummer eindeutig identifiziert. Bitte beachten Sie, dass damit auch die Anforderungen der fortlaufenden Nummernvergabe für Kundenrechnungen eingehalten werden, solange die Firmen zu einem Firmenverbund gehören.

Falls Sie Collmex für mehrere Firmen nutzen möchten, die nichts miteinander zu tun haben, müssen Sie Collmex für jede Firma einzeln bestellen.

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Gibt es Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen?

Collmex buchhaltung free, Collmex rechnung free, Collmex rechnung basic und Collmex rechnung plus

  1. Administrator: Alle Funktionen
  2. Service-Benutzer: Alle Funktionen. Ist für Collmex-Mitarbeiter zur Problemlösung vorgesehen.

Collmex basic, Collmex plus, Collmex buchhaltung basic:

  1. Administrator: Alle Funktionen
  2. Buchhaltung: Darf nur Buchhaltungs-Funktionen nutzen.
  3. Steuerprüfer: Darf sich nur Inhalte anzeigen lassen, kann aber keine Änderungen durchführen.
  4. Service-Benutzer: Alle Funktionen. Ist für Collmex-Mitarbeiter zur Problemlösung vorgesehen.

In Collmex pro können zusätzliche Benutzer mit folgenden Rollen angelegt werden:

  • Administrator
  • Buchhaltung
  • Warenwirtschaft
  • Verkauf + Warenwirtschaft
  • Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft
  • Vertrieb
  • Webdesigner
  • Anzeiger
  • Steuerprüfer
  • Mitarbeiter: Darf nur eigene Tätigkeiten und Reisen erfassen und bearbeiten

Die individuelle Vergabe von Berechtigungen ist nicht vorgesehen.

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Buchhaltung

Ich habe beim Finanzamt die Ist-Besteuerung beantragt. Ist das Programm darauf ausgelegt?

Ja! Bei der Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer erst mit dem Zahlungseingang fällig. Sie können für jedes Geschäftsjahr einzeln festlegen, ob Sie die Ist- oder die Soll-Besteuerung anwenden wollen. Die Buchungen erfolgen bei in beiden Fällen exakt gleich. Beim Anlegen der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird die Einstellung entsprechend berücksichtigt und im Fall von Ist-Besteuerung ein Umsatz erst nach erfolgtem Zahlungseingang in die Voranmeldung übernommen.

Ausnahme: Bei Collmex buchhaltung light und Collmex buchhaltung free ist nur die Ist-Besteuerung möglich.

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Ich bin nicht Umsatzsteuerpflichtig. Funktioniert Collmex auch bei Nullbesteuerung / Kleinunternehmerregelung?

Ja, dazu müssen Sie nur eine Einstellung beim Geschäftsjahr vornehmen. Vorsteuer- und Umsatzsteuerpositionen werden dann ausgeblendet. Die Nullbesteuerung kann für jedes Geschäftsjahr ein- oder ausgeschaltet werden.

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Ich habe keine Ahnung von Buchhaltung. Ist das Programm trotzdem für mich geeignet?

Ja! Allerdings bleibt es Ihnen nicht ganz erspart, sich mit dem Thema auseinander zu setzen. In ein bis zwei Tagen kann man sich das notwendige Wissen aneignen. Schauen Sie sich doch mal unsere Einführung in die Buchhaltung an.

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Wo finde ich die Kontenblätter?

Das Kontenblatt heißt in Collmex Postenliste (Belege → Posten anzeigen). In der Postenliste sind alle auf das Konto gebuchten Belege aufgeführt.

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Wo finde ich das Journal und die Primanota?

Das Journal heißt in Collmex einfach Beleganzeige (Belege → Belege anzeigen). Über die Auswahlfelder bestimmen Sie, welche Belege angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie ausgegeben werden.

Eine Primanota zeigt die Belege mit allen gespeicherten Informationen, exakt so wie sie gebucht wurden. Wählen Sie hierfür in der Beleganzeige die Option 'Anzeigen → Komplette Belege'.

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Gibt es in Collmex auch Buchungsstapel?

Nein, das ist nicht vorgesehen. Der Vorteil von Buchungsstapeln liegt bei herkömmlichen Programmen darin, dass die Belege vor dem eigentlichen buchen noch einmal kontrolliert werden können. Da in Collmex normalerweise der Bankauszug als Grundlage für die Buchungen dient, reduziert sich die Anzahl der Fehlbuchungen stark. Sollte doch einmal etwas falsch gebucht werden, lässt sich der Beleg auch einfach wieder Stornieren.

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Wie kann ich einen Beleg stornieren?

Gehen Sie in die Beleganzeige ('Belege → Belege anzeigen'), geben Sie die Belegnummer ein, klicken Sie auf 'Suchen' und danach auf Sie auf die Belegnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Belegnummer klicken. Sie gelangen in die Beleganzeige für den Beleg (Beleg anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link stornieren.

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Bei der Belegbuchung sind mehrere Eingabefelder für den Betrag. Was muss ich da eingeben?

(nicht bei Collmex buchhaltung light)

In der ersten Zeile steht normalerweise der Bruttobetrag. Es reicht, den Bruttobetrag einzugeben und dann auf "Buchen" zu klicken. Der Beleg wird dann direkt gebucht. Wenn Sie zuerst auf "Ändern" klicken, werden die fehlenden Beträge ergänzt und Sie können die Steuer und den Nettobetrag vor dem Buchen ansehen.

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Kann ich mit Collmex Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen?

Wir bieten selbst leider keine Lohn- und Gehaltsabrechnung an, empfehlen aber einfachLohn von Sage. In den Versionen Collmex buchhaltung basic und Collmex pro ist eine einfachLohn-Schnittstelle integriert, mit der Sie das FiBu-Journal von einfachLohn direkt in die Collmex-Buchhaltung importieren können.

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Hat Collmex ein Fahrtenbuch?

Leider nein.

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Warum stimmen Gewinn bzw. Verlust bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der Gewinn-Verlust-Rechnung (GuV) nicht überein?

GuV und EÜR sind zwei unterschiedliche Auswertungen. In die EÜR fließen Umsatz- und Vorsteuer ein, in die GuV nicht. Ein Erlös ist für die GuV bereits bei Rechnungsausgang relevant, bei der EÜR aber erst, nachdem die Rechnung bezahlt worden ist.

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Online-Banking: Der Saldo meines Bankkontos stimmt nicht mit dem Buchhaltungskonto für die Bank überein. Wie kann das passieren?

Als Fehler kommen folgende Möglichkeiten in Frage:

  • Sie haben, als Sie mit Collmex begonnen haben, den Kontostand Ihres Bankkontos nicht gebucht. Als Lösung buchen Sie den Saldenvortrag.
  • Sie haben einen Beleg als Bankumsatz gebucht, der kein Bankumsatz ist (z.B. eine bar bezahlte Tankrechnung). Stornieren Sie den Beleg und buchen Sie ihn neu.
  • Sie haben einen Bankumsatz nicht gebucht. Gehen Sie in die Funktion 'Kontoauszug anzeigen', aktivieren Sie dort das Feld 'nicht buchen' und klicken Sie dann auf 'Anzeigen'. Entfernen Sie bei dem betroffenen Umsatz das Kennzeichen 'nicht buchen' (über den Link 'ändern') und buchen Sie den Beleg.

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Den Jahresabschluss macht mein Steuerberater. Er will aber nicht online mit Collmex arbeiten. Was tun?

Sie haben die folgenden Möglichkeiten:

  • Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV. In diesem Fall exportieren Sie einfach am Jahresende die Belege über die DATEV-Schnittstelle und geben die Dateien Ihrem Steuerberater zum Import in sein DATEV-System. Falls der Steuerberater noch Buchungen im DATEV-System macht, wird er diese sicher gerne mit Ihnen durchsprechen. Diese Buchungen sollten Sie in Collmex eingeben, damit die Saldenvorträge für das nächste Geschäftsjahr stimmen.
  • Arbeitet der Steuerberater nicht mit DATEV, drucken Sie die Salden aller Konten aus und geben Ihrem Steuerberater die Ausdrucke. Damit kann der Steuerberater den Jahresabschluss machen. Auch in diesem Fall müssen nachträgliche Buchungen des Steuerberaters in Collmex übernommen werden.
  • Steuerberater sind meist nicht so flexibel, wie Buchführungsbüros. Wenn Sie den Jahrsabschluss nicht selbst machen wollen, können Sie alternativ auch ein Buchführungsbüro beauftragen. Diese arbeiten meist auch direkt mit den Programmen ihrer Mandanten.
  • Machen Sie den Jahresabschluss selbst. In vielen Fällen ist das nicht schwierig. Da bei Collmex die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden und auch keine Eröffnungsbuchungen im Folgejahr gemacht werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm. In den meisten Fällen reicht es, die Abschreibungen und Privatnutzungen zu buchen und die Bilanz, GuV bzw. Einnahme-Überschuss-Rechung auszudrucken. Für schwierige Steuerfragen haben Sie dann immer noch Ihren Steuerberater.

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Kann ich mit Collmex meine Einkommensteuererklärung erledigen?

Das ist leider nicht möglich.

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Kann ich auch die Umsatz- bzw. Vorsteuersätze wie z.B. 5,5% und 10,7% buchen?

Ja, das ist möglich. Dafür können Sie eigene Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten anlegen, für die Sie die Steuersätze selbst definieren (Menü Verwaltung). Die Berechnung bei der Buchung erfolgt dann automatisch.

Bei Collmex buchhaltung light verwenden Sie dafür die Konten 1570 (Vorsteuer) und 1770 (Umsatzsteuer). Bei Collmex buchhaltung light sind zwei Buchungen erforderlich: 1. Einnahme bzw. Ausgabe netto 2. Umsatz- bzw. Vorsteuer.

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Kann ich vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre buchen?

Das ist leider nicht möglich. Das Geschäftsjahr muss mit dem Kalenderjahr übereinstimmen.

Ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr wird häufig gewählt, um den Jahresabschluss nicht am Jahresanfang machen zu müssen. In Collmex ist das gleichzeitige buchen in mehreren Geschäftsjahren jedoch problemlos möglich, so dass Sie sich mit dem Jahresabschluss auch ohne abweichendes Geschäftsjahr Zeit lassen können. Mehr Infos.

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Kann ich meine Umsätze für vergangene Geschäftsjahre buchen?

Ja, das ist bis einschließlich 2004 möglich. Allerdings müssen Sie zuerst das Geschäftsjahr anlegen:

  • Collmex buchhaltung light: Firma → Geschäftsjahr anlegen
  • Andere Versionen: Verwaltung → Geschäftsjahr → anlegen

Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, da sich die Collmex-Gebühren auf den Nutzungszeitraum und nicht auf den Buchungszeitraum beziehen.

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Bei der Salden- und Postenanzeige bekomme ich negative Zahlen angezeigt. Warum?

Bei Collmex werden Buchungen im Soll positiv gerechnet und Buchungen im Haben negativ. Dies hat den Vorteil, dass die Beträge einfach aufaddiert werden können. Für erfahrene Buchhalter ist das am Anfang etwas ungewohnt. Buchhaltungsneulinge haben damit meist keine Probleme.

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Das Programm kennt ja nur ganz weinige Konten! Wie buche ich auf andere Konten?

Bei "Belege buchen" sehen Sie auf der linken Seite nicht die Konten, sondern die Buchungsvorlagen. Ein anderes Konto wählen Sie, indem Sie in der Spalte "Konto" auf  klicken. Das Programm basiert auf den DATEV-Kontenrahmen SKR03/SKR04 und enthält alle normalerweise benötigten Konten.

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Wie kann ich nach einem Konto suchen?

Klicken Sie auf das Fernglas neben dem Feld "Konto". Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel "Konto suchen". Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Kontonummer
  2. Kontoname: Hier geben Sie einen Namen ein. Beispiel: Sie suchen ein Konto für Werbekosten. Eingabe: werb. Sie bekommen nun eine Liste mit allen Konten angezeigt, die diese Buchstabenfolge enthalten. Diese verkürzte Form der Eingabe empfiehlt sich, da so bessere Suchergebnisse erzielt werden.
  3. Kontengruppe: Wählen Sie eine Kontengruppe aus und sie bekommen alle zugehörigen Konten angezeigt.

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Ich brauche spezielle Konten, die im SKR03/SKR04 nicht enthalten sind. Kann ich solche Konten anlegen?

Ja! Es können eigene Konten angelegt werden. Jedoch kann die Kontonummer nur aus einem festen Bereich gewählt werden, um mit dem DATEV-Kontenrahmen kompatibel zu bleiben.

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Ich möchte die Konten für das Geschäftsjahr abschließen. Die Abschlusskonten fehlen und ich kann auch keine anlegen. Warum?

Ein Abschluss der Konten und ein Saldovortrag in das nächste Jahr ist bei Collmex nicht notwendig und auch nicht vorgesehen. Da die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm und ermöglicht das gleichzeitige Buchen in mehreren Geschäftsjahren.

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Wie kann ich verhindern, dass in einen bereits abgeschlossenen Monat versehentlich gebucht wird?

Sperren Sie den Monat für Buchungen unter Verwaltung → Geschäftsjahr anzeigen und ändern. Bei Bedarf kann die Sperre auch wieder aufgehoben werden. Korrekturbuchungen wirken sich dann automatisch auch auf das nächste Jahr aus.

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Collmex buchhaltung light und buchhaltung free: Warum wird alles auf das Konto Kasse gebucht?

Collmex buchhaltung light und buchhaltung free sind speziell für Einnahme-Überschussrechner ausgelegt, die lediglich Einnahmen und Ausgaben erfassen müssen. Bestandskonten wie z.B. Bankkonten müssen von Einnahme-Überschussrechnern nicht differenziert gebucht werden.

Das Konto Kasse ist das einzige Bestandskonto, das in diesen Versionen gebucht werden kann. Es repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.

Andere Bestandskonten wie z.B. Bankkonten oder ein anderes Kassenkonto können nicht gebucht werden. Wenn Sie andere Bestandskonten buchen möchten, wechseln Sie die Version auf Collmex buchhaltung basic.

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Was mache ich, wenn ich meine Umsatzsteuer-Voranmeldung bereits verschickt habe, aber noch Belege nachbuchen muss?

Kein Problem. Buchen Sie die fehlenden Belege nach. Erstellen und versenden Sie dann eine neue Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung gekennzeichnet.

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Kann ich mit dem Programm die Umsatzsteuer-Erklärung machen?

Im Moment kann die Umsatzsteuer-Erklärung noch nicht mit dem Programm erstellt und versendet werden. Als Basis für die Erstellung der Umsatzsteuer-Erklärung steht aber die Umsatzsteuer-Jahresauswertung (Buchhaltung/Übersicht → Umsatzsteuer → Umsatzsteuer-Jahresauswertung).

Um die gesamten angemeldeten Beträge für das Jahr zu ermitteln, wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet.

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Gibt es wiederkehrende Buchungen in der Buchhaltung?

Nein. Dafür gibt es die Möglichkeit, den Kontoauszug zu importieren und als Grundlage für die Buchungen zu nehmen. Wiederkehrende Ausgaben erscheinen meist auf dem Kontoauszug, da ein Dauerauftrag existiert oder die Beträge per Lastschrift eingezogen werden.

Für Kundenrechnungen steht in Collmex rechnung plus, Collmex plus und Collmex pro die periodische Rechnungsstellung zur Verfügung.

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Online Banking

Mit welchen Banken funktioniert das Online-Banking?

Collmex verwendet das sog. HBCI Pin/Tan Verfahren. Dieses funktioniert z.B. bei Sparkassen, Volksbanken, der Deutschen Bank, Hypo-Vereinsbank und Postbank. Commerzbank, Citibank, Norisbank, Santander und 1822Direkt bieten kein HBCI mit Pin/Tan. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihre Bank.

Sollte Ihre Bank kein HBCI mit Pin/Tan unterstützen, verwenden Sie in Collmex den Kontoauszugs-Import im MT940-Format und exportieren Zahlungsanweisungen im Format DTAUS bzw. SEPA-XML. Alle Banken bieten für Firmenkunden eigene Software-Produkte (z.B. StarMoney Business, Multicash oder Multiweb), welche diese Formate liefern oder weiter verarbeiten können. Bei Fragen zu diesen Produkten wenden Sie sich bitte an Ihre Bank.

Alternativ zum Softwareangebot der Banken kann auch die Open-Source-Lösung Hibiscus verwendet werden. Hibiscus exportiert Kontoauszüge im MT940-Format (Umsätze aufsteigend sortieren!) und importiert die DTAUS-Dateien.

Wenn die Kontoauszüge im CSV-Format vorliegen, können diese mit Bank2Swift nach MT940 konvertiert werden.

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Kann ich Collmex auch mit Chipkarte oder Diskette als Sicherheitsmedium nutzen?

Leider nein. Mit Collmex ist nur das HBCI Pin/Tan Verfahren möglich.

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Funktioniert bei Collmex iTAN/mTAN/SmartTan/Sm@rtTAN plus/chipTAN/smsTAN?

Ja. Der allgemeine Begriff hierfür ist 'Zweischrittverfahren'. Es handelt sich dabei immer noch um HBCI mit PIN/TAN, jedoch mit mehr Schutz vor Missbrauch.

Bei iTAN fragt die Bank nach einer TAN mit einem bestimmten Index, bei mTAN und smsTAN wird eine TAN per SMS an Ihr Mobiltelefon gesendet, bei SmartTan und chipTAN wird die TAN über einen TAN-Generator erzeugt. Mehr Infos.

Collmex unterstützt alle oben genannten Zweischrittverfahren. Einzige Einschränkung: Das Einscannen von Bildinformationen in den TAN-Generator funktioniert nicht. Die Daten müssen deshalb in den TAN-Generator manuell eingegeben werden.

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Ich bekomme plötzlich Fehlermeldungen, obwohl früher alles funktioniert hat!

Synchronisieren Sie die Bankverbindung neu unter Verwaltung → Firma → HBCI Konfiguration und probieren Sie es dann noch einmal. Manche Banken ändern die Konfiguration oder stellen auf das Zweischrittverfahren (z.B. iTAN) um, was eine neue Synchronisation erforderlich macht.

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Verkauf und Warenwirtschaft

Gibt es Staffelpreise oder Rabattstaffeln?

Leider nein. Diese Funktion ist auch nicht vorgesehen.

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Ich möchte eine Rechnung löschen. Wie geht das?

Eine Rechnung kann nachträglich nicht mehr gelöscht werden, da Rechnungsnummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

  1. Sie verwenden die Rechnung für einen anderen Kunden. Ändern Sie dazu den Kunden und die Produkte der bestehenden Rechnung.
  2. Sie können die Rechnung als gelöscht markieren. Dazu gibt es in der Rechnung unter 'Verkauf' das Kennzeichen 'gelöscht'. Gelöschte Rechnungen werden nur angezeigt, wenn Sie bei der Suche das Kennzeichen 'Auch gelöschte' gewählt haben. Damit ist die Stornierung für den Fall einer Steuerprüfung dokumentiert.

Dies gilt sinngemäß auch für Kundenaufträge, Angebote, Lieferungen und Lieferantenaufträge.

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Wie kann ich einen Scanner zur Eingabe der EAN anbinden?

An jeder Stelle, an der in Collmex pro eine Produktnummer eingegeben wird, können Sie auch die EAN eingeben. Nach dem Drücken der Enter-Taste wird das Produkt über die EAN gesucht und eingefügt. Sofern der Barcodeleser die EAN über die Tastatur-Schnittstelle an den PC übermittelt und mit 'Enter' abschließt, ist die Eingabe über einen Barcodeleser problemlos möglich. Voraussetzung ist Collmex pro und dass Sie die EAN im Produkt hinterlegt haben.

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Der Barverkauf ist unter 'Posten' nicht zu sehen. Warum?

Rechnungen mit der Zahlungsbedingung 'Bar' werden auf das Konto Kasse gebucht statt auf das Konto 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen'. Buchungen auf 'Kasse' sind immer anonym, d.h. es kann keine Kundennummer mit angegeben werden. Eine offene Postenverwaltung mit Auswertung nach Kunden ist nur möglich beim Konto 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen', also nicht bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung 'Bar'.

Wenn Sie die Umsätze nach Kunden auswerten wollen, nutzen Sie die Umsatzliste unter 'Verkauf → Auswertungen → Umsatzliste'.

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Kann ich mit Collmex Briefe schreiben?

Nein, das ist nicht möglich. Textverarbeitungs-Funktionen sind in Collmex auch nicht geplant. Sie können aber Kunden, Lieferanten und Adressen als CSV-Datei exportieren (Verwaltung -→ Daten -→ exportieren) und diese Datei als Basis z.B. für Serienbriefe in Ihrem Textverarbeitungsprogramm verwenden.

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Datenimport, -export und Schnittstellen

Kann ich meine Daten herunterladen?

Ja. Es können alle Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Produkte, Kunden und Lieferanten im CSV-Format (Excel) herunter geladen werden.

Für den Offline-Zugriff besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle wichtigen Daten (Angebote, Rechnungen, Buchhaltungsbelege, usw) in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden.

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Können Daten aus meinem alten Programm übernommen werden?

Ja, das ist über eine CSV-Schnittstelle möglich. Übernommen werden können in:

  • Collmex buchhaltung basic und pro: Kunden und Lieferanten
  • Collmex plus und pro: Kunden, Lieferanten, Produkte, Preise und Adressen
  • Collmex basic: Kunden, Lieferanten, Produkte und Preise
  • Collmex verein: Mitglieder, Kunden, Lieferanten, Produkte und Preise
  • Collmex rechnung basic und plus: Kunden, Produkte und Preise

Die genaue Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren.

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Kann ich die Buchhaltungsbelege aus meinem alten Programm übernehmen?

Leider nein. Dies ist auch nicht erforderlich, da bei einem Programmwechsel das alte Programm als Archiv üblicherweise installiert bleibt. In einem solchen Fall übernehmen Sie lediglich die Stammdaten (Kunde, Lieferant, Produkt) und buchen die Anfangssalden.

Einnahme-Überschuss-Rechner müssen die Anfangssalden nur dann buchen, wenn Sie mit dem Programm mitten im Jahr starten.

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Wie kann ich die Stammdaten (Kunde, Lieferanten, Produkte) aus meinem alten Programm übernehmen?

Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
  2. Löschen Sie die Beispieldaten.
  3. Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
  4. Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.

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Ich benutze ein anderes Programm für die Rechnungsstellung. Wie kann ich Rechnungen in die Collmex-Buchhaltung übernehmen?

Benutzen Sie die Satzart "Erlös". Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Erlös.

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Gibt es eine Anbindung zu Shopsystemen?

Es gibt eine Import-Schnittstelle für Kundenaufträge. Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Kundenaufträge. Über die CSV-Datei können Shop-Bestellungen in Collmex importiert werden. Fragen Sie Ihren Shop-Anbieter, ob ein Export im Collmex-Format angeboten wird. Falls nicht, müssen Sie die Shop-Bestellungen vom Format Ihres Shop-Anbieters in das Collmex-Format umformen.

Zusätzlich gibt es eine Import-Schnittstelle für Erlöse. Dies setzt voraus, dass Sie die Rechnungen mit Ihrem Shopsystem erstellen. Die Rechnungen werden dann über die Satzart Erlös direkt in die Buchhaltung übernommen. Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Erlöse.

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Wie kann ich die Umsätze einer Kasse importieren (POS-Upload)?

Benutzen Sie die Satzart Umsatz. Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Umsätze. Das Feld 2 für die Kundennummer lassen Sie in diesem Fall leer und setzen dafür das Gegenkonto in Feld 15 auf 1000 (SKR03) bzw. 1600 (SKR04) für Kasse (oder ein beliebiges selbst angelegtes Kassen-Konto).

Fragen Sie Ihren Kassen-Anbieter, ob ein Export im Collmex-Format angeboten wird. Falls nicht, müssen Sie die Kassen-Umsätze vom Format Ihres Kassen-Anbieters in das Collmex-Format umformen.

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Gibt es eine Afterbuy-Schnittstelle?

Nein, die gibt es leider nicht mehr. Dafür ist es in Collmex pro jetzt möglich, eBay-Verkäufe direkt zu importieren.

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Kann ich meine exportierten Daten wieder hochladen?

Nein leider nicht, und zwar aus folgenden Gründen:

  1. Die CSV-Dateien sind vom Format für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle in Collmex gespeicherten Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.
  2. Bei Datenbankexporten mit allen Feldern besteht das Problem, dass sich die Datenstrukturen bei Programmupdates ändern. Nach einem Update kann ein Datenbankexport deshalb nicht mehr ohne weiteres wieder eingespielt werden.
  3. Wir betreiben die Anwendung für Sie. Dazu gehört auch, dass wir die nächtlichen Sicherungen für einen Monat aufbewahren. Sollten Sie z.B. durch einen Datenimport massenhaft fehlerhafte Daten erzeugt haben, oder haben Sie aus Versehen Daten gelöscht, können wir den alten Datenstand für Sie wieder einspielen. Sollten sich die Datenstrukturen in der Zwischenzeit geändert haben, sorgen wir für die Konvertierung. Für diesen Service berechnen wir pauschal EUR 20,-.

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Gibt es eine Programmier-Schnittstelle oder ein API?

Ja, in den Mehrbenutzer-Versionen Collmex buchhaltung basic und Collmex pro können Daten voll automatisch über das Collmex API ausgetauscht werden.

Zur Dokumentation von Collmex API.

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Ich habe einen Mac. Nach dem Import werden Umlaute nicht richtig dargestellt. Was tun?

Collmex erwartet die Daten im Zeichensatz ISO-8859-1 kodiert. Der Mac hat im Standard jedoch einen anderen Zeichensatz. Beim Speichern der Daten ermöglichen viele Mac-Programme eine Konvertierung in den Zeichensatz ISO-8859-1. Sollte dies bei Ihrem Programm nicht der Fall sein, müssen Sie ein Konvertierungsprogramm verwenden. Inzwischen stehen viele Konvertierungsprogramme online zur Verfügung. Googeln Sie nach "text encoding converter" und nutzen Sie ein Konvertierungsprogramm Ihrer Wahl.

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Excel-Export: Die Daten werden alle in einer Spalte angezeigt. Was kann ich tun?

Führen Sie die folgenden Aktionen aus:

  1. Öffnen Sie die Datei mit Excel
  2. Menü Daten → Text in Spalten → Klicken Sie auf "getrennt" und dann auf "Weiter"
  3. Markieren Sie das Feld "Semikolon" und klicken Sie dann auf "Fertig stellen".

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Online-Shop

Wo finde ich die Dokumentation zum Shop?

Im Programm unter Verwaltung → Shop und Webauftritt → Webauftritt anlegen → Hilfe → Einführung in den Shop und Webauftritt.

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Gibt es eine Einführung in den Online-Handel, analog zur Einführung in die Buchhaltung?

Wir selbst stellen keine solche Einführung zur Verfügung, wir empfehlen jedoch den Ratgeber für Shop-Einsteiger von shopanbieter.de.

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In welchen Sprachen ist der Shop verfügbar?

Der Shop ist generell sprachenunabhängig, da alle Texte in ein Template ausgelagert sind. Das Standard-Template ist allerdings nur in Deutsch verfügbar. Wenn Sie mehr Sprachen benötigen, erstellen Sie sich für jede Sprache jeweils ein eigenes Template und einen eigenen Webauftritt.

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Warum bleibt bei Verwendung des Sarfari-Browsers der Warenkorb leer?

Die Produkte im Warenkorb werden mit Hilfe eines Cookies gespeichert. Im Safari muss die Einstellung auf 'Cookies immer akzeptieren' stehen. 'Nur von Web-Sites, die ich besuche' reicht leider nicht aus, da der Collmex Warenkorb in einem Frame eingeblendet wird.

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Weitere Fragen?

Mir fehlt die Funktion XYZ. Was soll ich machen?

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Vielleicht ist die Funktion schon in der Entwicklung und steht demnächst zur Verfügung.

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Ihre Frage war nicht dabei?

Dann fragen Sie uns direkt!