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Handbuch Collmex buchhaltung light

Einleitung

Mit Collmex buchhaltung light erfassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben, erstellen die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Das Programm ist für Nicht-Buchhalter ausgelegt, so dass Sie auch ohne Vorkenntnisse in Buchhaltung mit dem Programm arbeiten können.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der vorlagenbasierten Buchung über die integrierte Datev-Schnittstelle bis hin zur elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfüllt die Buchhaltungssoftware alle Anforderungen von Einnahme-Überschuss-Pflichtigen Unternehmen.

Anlagegüter können in Collmex buchhaltung light nicht verwaltet werden. Sie können aber den Kauf und die Abschreibung von Anlagegütern buchen. Dafür stehen zwei Buchungsvorlagen in der Vorlagengruppe Ausgaben zur Verfügung. Wenn Sie eine Anlageverwaltung benötigen, verwenden Sie Collmex buchhaltung basic.

Ebenfalls nicht möglich ist die separate Verwaltung von Bank- und Kassenkonten. Das Konto Kasse ist das einzige Bestandskonto, das gebucht werden kann. Es repräsentiert die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.
Wenn Sie Bank- und Kassenkonten getrennt buchen möchten, verwenden Sie Collmex buchhaltung basic.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.

Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version

Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.

Buchhaltung

Einführung

Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens, wobei das Programm speziell für Einnahme-Überschuss-Rechner ausgelegt ist.

Zur Buchhaltung gehören:

• Belegerfassung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Einnahme-Überschuss-Rechnung

Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:

• Wählen Sie unter Firma → Firma anzeigen und ändern den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
• Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, stellen Sie die Besteuerungsart ein unter Firma → Geschäftsjahr anzeigen und ändern.

Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen.

Belege buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Zur schnelleren Belegerfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

Siehe auch: Belege suchen, Beleg anzeigen, Beleg stornieren

Belege buchen - Erlaubte Konten

Collmex buchhaltung light ist speziell für Einnahme-Überschussrechner ausgelegt, die lediglich Einnahmen uns Ausgaben erfassen müssen. Bestandskonten wie z.B. Bankkonten müssen von Einnahme-Überschussrechnern nicht differenziert gebucht werden.

Das Konto Kasse ist das einzige Bestandskonto, das in Collmex buchhaltung light gebucht werden kann. Es repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.

Andere Bestandskonten wie z.B. Bankkonten oder ein anderes Kassenkonto können nicht gebucht werden. Wenn Sie andere Bestandskonten buchen möchten, wechseln Sie die Version auf Collmex buchhaltung basic.

Siehe auch: Belege buchen

Beleg suchen (Buchungsjournal/Primanota)

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Belegnummer klicken.

Achtung! Stornierte Belege sowie Stornobelege werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.

Siehe auch: Belege buchen, Beleg anzeigen, Beleg stornieren

Beleg anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einem Buchhaltungsbeleg angezeigt.

Die Buchung ist vollständig im Sinne der doppelten Buchhaltung. Dies ermöglicht den problemlosen Wechsel auf eine höhere Programmversion. Die Gegenbuchung erfolgt dabei immer auf das Konto 'Kasse'. Das Konto 'Kasse' repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.

• Um den Beleg zu stornieren, Klicken Sie auf Stornieren.
• Der Stornobeleg wird dann angezeigt.

Siehe auch: Belege buchen, Beleg suchen, Beleg stornieren

Beleg stornieren

Buchhaltungsbelege können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.

Siehe auch: Belege buchen, Beleg suchen, Beleg anzeigen

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Belegtext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.

Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Belege buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeinen Beleg. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.

In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.

Buchungsvorlagen

Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.

Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.

Buchungsvorlage bearbeiten

Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.

Vorlage-Gruppen

Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.

• Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
• Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
• Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
• Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der gebuchten Belege. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Belege nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.

Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung basiert auf der gleichen Logik wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung, nur dass sich der Auswertungszeitraum auf das ganze Jahr erstreckt. Sie dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte aus der Umsatzsteuer-Jahresauswertung in das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung>* → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus.

Wenn Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung von mehreren Firmen zusammenfassen möchten>*, wählen Sie unter Verwaltung → Firma → Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma die Haupt-Firma aus, über welche die Voranmeldung zusammengefasst und versendet werden soll.

Dauerfristverlängerung: Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal). Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldungen: Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Belege für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.

Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Umsatzsteuererklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen

*Nicht in allen Versionen

Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen

Hier legen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt.

Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen

Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.

ACHTUNG! Wenn Sie Belege erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Belege NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.

Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen

Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld

Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.

Umsatzsteuer Voranmeldung suchen

Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.

Umsatzsteuer-Jahresauswertung

Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung dient als Basis für die jährliche Umsatzsteuer-Erklärung.

Um die gesamten angemeldeten Beträge für das Jahr zu ermitteln, wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Erklärung

Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)

Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Salden anzeigen

Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kummulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.

Siehe auch: Posten

Posten anzeigen

Posten sind die Belegpositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Belegposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Belegposition.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten den Buchhaltungsbeleg anzuzeigen, klicken Sie auf die Belegnummer.

Siehe auch: Salden

Datev-Export

Der Datev-Export dient der Übergabe der Belege nach Datev. Üblicherweise werden die Belege am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.

Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das DATEV-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im DATEV-Inputformat KNE. Die Dateien haben die Namen EV01 und ED00001 – EDxxxxx. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Belege.

Bekannte Einschränkungen:

1. In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden.
2. In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto im Beleg direkt auf das Automatikkonto folgen. Beispiel:

   Original Beleg	Datev-Buchung
   Soll 1200 Bank 119,00 Haben 8400 Erlöse 100,00 Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00	Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 8400 1200

3. Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:

   Original Beleg	Datev-Buchung
   Haben 1200 Bank 119,00 Soll 3200 Wareneingang 100,00 Soll 1576 Anrechenbare Vorsteuer 19 % 19,00	Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 09 1200 3200

4. Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
5. Aus einem Beleg werden beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Belege gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einem Beleg gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
6. Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Buchhaltungsbelege exportieren

Hier können Sie die Buchhaltungsbelege als CSV-Datei exportieren.

Die Datei kann in dieser Form in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GDPdU fordert, brennen Sie die CSV-Datei auf eine CD und übergeben dem Steuerprüfer die CD. Damit haben Sie die Anforderungen der GDPdU zur Datenträgerüberlassung erfüllt.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.

Verwaltung

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen. Wenn Sie den Jahresabschluss jedoch selbst machen, müssen Sie ein Rumpfgeschäftsjahr einlegen, damit das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

• Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
• Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung light, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

Konto

Das Programm verfügt über die wichtigste Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen. Für diese Programmversion stehen Ihnen die Konten der Gruppen Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen zur Verfügung.

Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen

Konto anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.

Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.

Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.

Achtung! In dieser Version stehen Ihnen nur die Konten der Gruppen Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen zur Verfügung.

Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen

Konto bearbeiten

Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, wenn noch keine Belege auf das Konto gebucht wurden.

Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen

Konto suchen

Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadresse des Hauptbenutzers immer aktuell ist. Sollten Sie einmal Ihr Kennwort vergessen haben oder der Hauptbenutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, können Sie ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Hauptbenutzer wieder freigeschaltet und Sie bekommen ein neues Kennwort für den Hauptbenutzer und die hinterlegte E-Mailadresse zugeschickt.

Wurde ein anderer Benutzer wegen Fehleingaben gesperrt, können Sie diesen Benutzer mit einem anderen Benutzer der Rolle Administrator wieder freischalten.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

Benutzer suchen

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
• Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer

Daten löschen

Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).

Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.

Vertrag

Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.

Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version

Rechnungsadresse

Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version

Bankverbindung

Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank 8,66 €, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version

Version

Versionswechsel

Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.

Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.

Kündigung

Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.

Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung