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| Online-Software für Unternehmen - Buchhaltung und ERP | |
Handbuch Collmex buchhaltung free und buchhaltung light
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Einleitung
Mit Collmex buchhaltung free und buchhaltung light erfassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben, erstellen die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Einnahme-Überschuss-Rechnung.
Das Programm ist für Nicht-Buchhalter ausgelegt, so dass Sie auch ohne Vorkenntnisse in Buchhaltung mit dem Programm arbeiten können.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der vorlagenbasierten Buchung bis hin zur elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfüllt die Buchhaltungssoftware alle Anforderungen von Einnahme-Überschuss-Pflichtigen Unternehmen.
Anlagegüter können in Collmex buchhaltung light nicht verwaltet werden. Sie können aber den Kauf und die Abschreibung von Anlagegütern buchen. Dafür stehen zwei Buchungsvorlagen in der Vorlagengruppe Ausgaben zur Verfügung. Wenn Sie eine Anlageverwaltung benötigen, verwenden Sie Collmex buchhaltung basic.
Ebenfalls nicht möglich ist die separate Verwaltung von Bank- und Kassenkonten. Das Konto Kasse ist das einzige Bestandskonto, das gebucht werden kann. Es repräsentiert die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun. Wenn Sie Bank- und Kassenkonten getrennt buchen möchten, verwenden Sie Collmex buchhaltung basic.
Collmex buchhaltung light enthält im Gegensatz zu Collmex buchhaltung free eine Export-Funktion im Datev- und CSV-Format. Das Anlegen eigener Konten ist nur in der Version Collmex buchhaltung light möglich.
Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.
Inhalt
Anmeldung und Testphase
Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.
Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.
Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.
Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.
Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version
Inhalt
Programmbedienung
Bedienelemente
Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:
| Element | Funktion |
|---|---|
| 1. Schaltflächen | Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden oder das Programm springt in die angezeigte Funktion. |
| 2. Link | Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms. |
| 3. Reiter | Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten. |
| 4. Eingabefeld | Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. |
| 5. Auswahlfeld | Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können. |
| 6. Kontrollfeld | Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet. |
| 7. Zusatzfunktion | Über die kleinen Bilder neben den Fensters werden zusätzliche Funktionen ausgeführt wie z.B. eine Suche (Fernglas). |
| 8. Statusinformation | Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'. |
| 8. Blättern | Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw.. |
Mehrere Fenster öffnen
Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.
Inhalt
Buchhaltung
Einführung
Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens, wobei das Programm speziell für Einnahme-Überschuss-Rechner ausgelegt ist.
Zur Buchhaltung gehören:
Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:
- Wählen Sie unter Firma → Firma anzeigen und ändern den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
- Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, stellen Sie die Besteuerungsart ein unter Firma → Geschäftsjahr anzeigen und ändern.
Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen.
| Siehe auch: | Belege buchen, Firma, Geschäftsjahr, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Einnahme-Überschuss-Rechnung |
Inhalt
Belege buchen
Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Stornieren: Zum Stornieren von Belegen gehen Sie in die Beleganzeige (Belege → Belege anzeigen), geben Sie die Belegnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Belegnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Belegnummer klicken. Sie gelangen in die Beleganzeige für den Beleg (Beleg anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Ändern | Speichert die Eingaben |
| Buchen | Bucht den Beleg. Nach der Buchung erscheint die Meldung Beleg x erfolgreich gebucht.
Wenn Sie auf die Belegnummer klicken, wird der Beleg angezeigt.
Es erfolgt eine vollständige Buchung im Sinne der doppelten Buchhaltung. Dies ermöglicht den problemlosen Wechsel auf eine höhere Programmversion. Die Gegenbuchung erfolgt dabei immer auf das Konto 'Kasse'. Das Konto 'Kasse' repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun. |
| als Vorlage speichern | Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Belege → Buchungsvorlagen. Dort können Sie eigene Vorlagen ändern oder löschen und Standard-Vorlagen ein- oder ausblenden. |
| Feld | Bedeutung |
| Belegdatum | Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Datum des Zahlungseingangs oder Zahlungsausgangs). Daraus ergibt sich das Geschäftsjahr, für das der Beleg gebucht wird. Das Datum springt jeweils um einen Tag weiter, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination Alt+Plus verwenden. |
| Belegtext | Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Belegsuche. |
| Betrag | Geben Sie hier den Betrag ein. |
| Buchen als | Wählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. |
| Steuer | Entspricht der angegebene Steuersatz nicht dem auf den Beleg, dann wählen Sie einen anderen Steuersatz aus.
Die Buchung von Einnahmen und Ausgaben mit 5% oder 9% Vor- bzw. Umsatzsteuer erfolgt in zwei Schritten:
|
| Konto | Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. Sie geben die Kontonummer entweder direkt ein oder Sie klicken auf das Fernglas, um nach einem passenden Konto zu suchen.
Ist ein Konto noch nicht vorhanden, legen Sie es unter Firma → Konto anlegen an. |
Zur schnelleren Belegerfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:
| Taste/n | Funktion |
|---|---|
| Enter | Ändern |
| Alt + Shift* + d | Datum |
| Alt + Shift* + + | Datum springt einen Tag weiter |
| Alt + Shift* + t | Textfeld |
| Alt + Shift* + b | Buchen |
Siehe auch: Belege suchen, Beleg anzeigen, Beleg stornieren
*Nicht in allen Browsern
Inhalt
Belege buchen - Erlaubte Konten
Collmex buchhaltung free und buchhaltung light sind speziell für Einnahme-Überschussrechner ausgelegt, die lediglich Einnahmen uns Ausgaben erfassen müssen. Bestandskonten wie z.B. Bankkonten müssen von Einnahme-Überschussrechnern nicht differenziert gebucht werden.
Das Konto Kasse ist das einzige Bestandskonto, das ebucht werden kann. Es repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.
Andere Bestandskonten wie z.B. Bankkonten oder ein anderes Kassenkonto können nicht gebucht werden. Wenn Sie andere Bestandskonten buchen möchten, wechseln Sie die Version auf Collmex buchhaltung basic.
Siehe auch: Belege buchen
Inhalt
Beleg suchen (Buchungsjournal/Primanota)
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Belegnummer klicken.
Achtung! Stornierte Belege sowie Stornobelege werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Beleg Nr | Belegnummer |
| Konto | Konto |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Zeitraum, für den die Belege angezeigt werden sollen. |
| Text | Es wird nach Text im Feld Bezeichnung gesucht. |
| Sortiert nach | Legt fest, ob die Liste nach Belegnummer oder Belegdatum sortiert werden soll. |
| Geschäftsjahr | Geschäftsjahr |
| Kontengruppe | Zeigt die Belege zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Einnahmen) an. |
| Stornos | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Belege mit angezeigt. |
| Betrag | Es werden alle Belege, die den angegebenen Betrag enthalten angezeigt. |
| Gebucht am | Zeigt alle Belege an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. alle heute gebuchten Belege noch einmal prüfen möchten. |
| Anzeigen | Sie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchhaltungsbelege
angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste.
Für die Primanota wählen Sie die Option Komplette Belege. |
Siehe auch: Belege buchen, Beleg anzeigen, Beleg stornieren
Inhalt
Beleg anzeigen
Hier werden alle Informationen zu einem Buchhaltungsbeleg angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Belegdatum | Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Zahlungseingang oder Zahlungsausgang). |
| Belegtext | Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichert die Belegsuche. |
| Soll/Haben | Ob das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde. |
| Konto | Das Konto, auf das die Belegposition gebucht wurde. |
| Betrag | Der Betrag, der auf das Konto gebucht wurde. |
Die Buchung ist vollständig im Sinne der doppelten Buchhaltung. Dies ermöglicht den problemlosen Wechsel auf eine höhere Programmversion. Die Gegenbuchung erfolgt dabei immer auf das Konto 'Kasse'. Das Konto 'Kasse' repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.
- Um den Beleg zu stornieren, Klicken Sie auf Stornieren.
- Der Stornobeleg wird dann angezeigt.
Siehe auch: Belege buchen, Beleg suchen, Beleg stornieren
Inhalt
Beleg stornieren
Buchhaltungsbelege können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Stornieren | Erzeugt einen Storno-Beleg. Beim Storno-Beleg sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich der ursprüngliche Beleg und der Storno-Beleg aus. |
| Feld | Bedeutung |
| Beleg Nr | Geben Sie Belegnummer, Geschäftsjahr und Firma des Belegs ein, den Sie stornieren möchten. Die drei Felder identifizieren den Beleg eindeutig. |
| Geschäftsjahr | |
| Firma |
Siehe auch: Belege buchen, Beleg suchen, Beleg anzeigen
Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern
Inhalt
Buchungsvorlagen
Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Belegtext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.
Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Belege buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeinen Beleg. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.
In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen,
Vorlagegruppen, Belege buchen
Verwandter Begriff: Buchungsvorlage anlegen |
Inhalt
Buchungsvorlagen
Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppe | Wählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten. |
| Ausgeblendet | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird. |
Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Belege buchen |
Inhalt
Buchungsvorlage bearbeiten
Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgeblendet | Ist das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt. |
| Bank-Konto fest | Enthält die Buchungsvorlage in der ersten Position das Standard-Bankkonto 1200/1800, wird das Standard-Bankkonto ersetzt durch das zuletzt verwendete Finanzkonto. Mit setzten dieser Option bleibt das Standard-Bankkonto erhalten. |
| Gruppe | Das ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll. |
| Name | Der Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt. |
| Belegtext | Text, der bei der Belegbuchung erscheint. |
| Pos usw. | Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern. |
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen |
Inhalt
Vorlage-Gruppen
Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.
- Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
- Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
- Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
- Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Belege buchen |
Inhalt
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der gebuchten Belege. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Belege nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.
Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung>* → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus.
Wenn Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung von mehreren Firmen zusammenfassen möchten>*, wählen Sie unter Verwaltung → Firma → Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma die Haupt-Firma aus, über welche die Voranmeldung zusammengefasst und versendet werden soll.
Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.
Korrigierte Voranmeldungen
Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Belege für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.
Dauerfristverlängerung
Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.
Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal).
Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.
| Siehe auch: | Umsatzsteuer-Voranmeldung anlegen, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung, Konto bearbeiten |
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen
Hier legen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlegen | Die Voranmeldung wird angelegt. Dabei werden die Buchhaltungsbelege nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und die Summe für jedes Feld in der Voranmeldung gespeichert. Sie gelangen direkt zu Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen. |
| Feld | Bedeutung |
| Jahr | Wählen Sie das Jahr aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll. |
| Monat/Quartal | Wählen Sie den Zeitraum aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen |
Inhalt
Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen
Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.
ACHTUNG! Wenn Sie Belege erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Belege NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| An Finanzamt senden | Die Voranmeldung wird über das Elster-Verfahren elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nach dem Senden können Sie über den Link Protokoll im Pdf-Format das Übertragungsprotokoll anzeigen und bei Bedarf ausdrucken.
Sofern für den gleichen Zeitraum schon eine alte gesendete Voranmeldung existiert, wird die neue Voranmeldung automatisch als korrigierte Voranmeldung markiert. Im Geschäftsjahr wird der Voranmeldungszeitraum automatisch gesperrt. Dies soll versehentliche Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten verhindern. Falls doch noch Buchungen notwendig sind, kann der Monat wieder entsperrt werden und Sie können die fehlenden Belege buchen. Danach erstellen Sie bei Bedarf eine neue Voranmeldung und senden diese an das Finanzamt. |
| Löschen | Die Voranmeldung wird gelöscht. |
Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Details für Feld, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen |
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen
Inhalt
Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld
Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Konto | Es werden alle Konten aufgelistet, die das Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars hinterlegt haben und die im Voranmeldungs-Zeitraum gebucht wurden. |
| Saldo | Der ursprüngliche Saldo des Kontos zum Zeitpunkt, als die Voranmeldung angelegt wurde. |
| Aktueller Saldo | Der aktuelle Saldo. Wenn der aktuelle Saldo vom ursprünglichen Saldo abweicht, wurden auf das Konto seit dem Anlegen der Voranmeldung weitere Belege gebucht. Legen Sie in diesem Fall eine neue Voranmeldung an. Beim Senden wird die neue Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung übermittelt. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung |
Inhalt
Umsatzsteuer Voranmeldung suchen
Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.
| Eingabe-Feld | Bedeutung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Status |
| ||||||
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. | ||||||
| Jahr | Geschäftsjahr. Zeigt nur Voranmeldungen für das angegebene Geschäftsjahr. | ||||||
| Monat/Quartal | Zeigt nur die Voranmeldungen für den gewählten Zeitraum. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer |
Inhalt
Umsatzsteuererklärung
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsatzsteuererklärung wird angezeigt. Zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung übertragen Sie die Felder in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden. Die Feldnummern stimmen mit denen des amtlichen Formulars überein.
Sofern Sie alle Voranmeldungen mit Collmex übermittelt haben, ermitteln Sie das Vorauszahlungssoll aus Zeile 108 wie folgt: Wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet. Zu der angezeigten Summe muss eine eventuell geleistete Sondervorauszahlung noch addiert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Jahr | Wählen Sie das Jahr aus, für das Umsatzsteuererklärung angezeigt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung
Inhalt
Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)
Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Monat | Wählen Sie dann einen Monat aus, wenn Sie die EÜR nur für einen Monat erstellen möchten |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Auswertung |
|
| Druckansicht | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Salden anzeigen
Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Salden für das angegebenen Geschäftsjahr an. |
| Konto | Zeigt den Saldo zu dem ausgewählten Konto. |
| Kontengruppe | Zeigt die Salden zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Einnahmen) an. |
Siehe auch: Posten
Inhalt
Posten anzeigen
Posten sind die Belegpositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Belegposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Belegposition.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten den Buchhaltungsbeleg anzuzeigen, klicken Sie auf die Belegnummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt. |
| Konto | Sucht Posten zu dem ausgewählten Konto. |
| Kontengruppe | Sucht nach Posten in der gewählten Kontengruppen (z.B. Einnahmen). |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Sucht nach Posten, deren Belegdatum in dem angegebenen Zeitraum liegt. |
| Stornos | Aktivieren Sie das Feld, wenn auch Posten zu bereits stornierten Belegen angezeigt werden sollen. |
Siehe auch: Salden
Inhalt
Datev-Export*
Der Datev-Export dient der Übergabe der Belege nach Datev. Üblicherweise werden die Belege am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.
Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das DATEV-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im DATEV-Inputformat KNE. Die Dateien haben die Namen EV01 und ED00001 – EDxxxxx. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Belege.
Bekannte Einschränkungen:
- In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden.
- In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto im Beleg direkt auf das Automatikkonto folgen. Beispiel:
Original Beleg Datev-Buchung Soll 1200 Bank 119,00 Haben 8400 Erlöse 100,00 Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00 Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 8400 1200 - Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:
Original Beleg Datev-Buchung Haben 1200 Bank 119,00 Soll 3200 Wareneingang 100,00 Soll 1576 Anrechenbare Vorsteuer 19 % 19,00 Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 09 1200 3200 - Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
- Aus einem Beleg werden beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Belege gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einem Beleg gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
- Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Daten an Steuerberater
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Buchhaltungsbelege exportieren*
Hier können Sie die Buchhaltungsbelege als CSV-Datei exportieren.
Die Datei kann in dieser Form in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GDPdU fordert, brennen Sie die CSV-Datei auf eine CD und übergeben dem Steuerprüfer die CD. Damit haben Sie die Anforderungen der GDPdU zur Datenträgerüberlassung erfüllt.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Das Geschäftsjahr, für das Sie die Belege herunter laden möchten. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Zeitraum, für den die Belege exportiert werden sollen. |
| Gebucht seit | Exportiert nur Belege, die seit dem angegebenen Datum gebucht wurden. |
| Stornos | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Belege mit exportiert. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Verwaltung
Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.
Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.
Inhalt
Verwaltung
Firma bearbeiten
Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontenrahmen | Mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten, hängt davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt. Bevor Sie die ersten Buchungen machen, sollten Sie dies abklären.
Haben Sie einmal Buchungen durchgeführt, kann der Kontenrahmen nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie löschen alle Belege (Verwaltung → Daten → löschen). |
| Finanzamt | Damit Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung online versenden können, geben
Sie hier die Nummer des Finanzamtes ein. Beachten Sie dabei folgendes:
|
| Adresse | Für die Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlich. |
| Bankverbindung | Zur internen Information. |
| Steuer | Die Steuernummer ist für die Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlich. Geben Sie die Steuernummer wie folgt ein: xxx/xxx/xxxxx. |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Finanzamtsnummer: vierstellige Nummer |
| Datev | Die Eingabe dieser Daten ist Voraussetzung für den Datev-Export. Beraternummer: Von DATEV an das Mitglied (Steuerberater) bei Eintritt in die Genossenschaft vergebene max. 7-stellige Nummer Mandatennummer: Vom Berater für den Mandanten vergebene max. 5-stellige Nummer. |
Inhalt
Geschäftsjahr
Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.
Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).
Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*
Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.
Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen. Wenn Sie den Jahresabschluss jedoch selbst machen, müssen Sie ein Rumpfgeschäftsjahr einlegen, damit das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.
Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Geschäftsjahr anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.
Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.
- Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
- Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*
In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Geschäftsjahr bearbeiten
Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer-Befreiung | Für z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus Angebot und Rechnung sowie aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuersätze entfernt.
Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits gebuchten Belege nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen. |
| Art der Ust. Besteuerung* | Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde. Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde. In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet. |
| Gesperrte/Abgeschlossene Monate | Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten. |
Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Geschäftsjahre anzeigen
Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Konto
Das Programm verfügt über die wichtigste Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen*, sollte ein Konto fehlen. Für diese Programmversion stehen Ihnen die Konten der Gruppen Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen zur Verfügung.
Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Konto anlegen*
Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.
Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.
Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.
Achtung! In dieser Version stehen Ihnen nur die Konten der Gruppen Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen zur Verfügung.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Konto anlegen | Das Konto wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Konto bearbeiten. Beachten Sie unbedingt, dass dort alle Steuerungsfelder korrekt ausgefüllt werden müssen, da es andernfalls zu falschen Auswertungen für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss kommen kann. |
| Feld | Bedeutung |
| Kontonummer | Die Kontonummer darf maximal vier Stellen haben. |
| Kontenrahmen | Wählen Sie den Kontenrahmen, in dem das Konto angelegt werden soll. |
Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Konto bearbeiten
Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, wenn noch keine Belege auf das Konto gebucht wurden.
Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Feldauswahl | Damit sind Felder gemeint, die bei der Belegbuchung zusätzlich angezeigt werden, wenn auf das Konto gebucht werden soll (Beispiel: Sie haben ein Konto für Benzinkosten angelegt, auf das Sie nur die Kosten eines PKW buchen möchten. Da der PKW zum Anlagevermögen gehört, wählen Sie das Feld Anlage aus.) |
| Abweichender Name | Nur bei Standardkonten: Geben Sie hier bei Bedarf einen eigenen Namen für das Konto ein. Beim Datev-Export wird der abweichende Name als 'Kontoüberschrift' exportiert. |
| Datev-Automatik-Konto | Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Sie die Daten im Datev-Format an Ihren
Steuerberater weitergeben möchten.
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto der Datev handelt. Beim Datev-Export wird die Automatik-Funktion der Automatik-Konten so weit wie möglich berücksichtigt. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, kann es zu Fehlern beim Import in Datev kommen. Bei welchen Konten das Kennzeichen erforderlich ist, entnehmen Sie den Kontenrahmen (SKR03, SKR04). Die Konten sind mit AV gekennzeichnet. |
| Steuersatz (nur bei Vor- und Umsatzsteuerkonten) | Geben Sie den Steuersatz in Prozent ein. Die Berechnung erfolgt bei der Buchung dann automatisch. |
| Tätigkeitsbereich | Nur bei der Vereins-Version: Wählen Sie hier den Tätigkeitsbereich aus, dem das Konto zugeordnet werden soll. |
| Gültig ab Jahr | Ab welchem Geschäftsjahr die Angaben gelten. Wenn leer, gelten die Angaben für alle Geschäftsjahre. |
| Name | Geben Sie einen Namen für das Konto ein. |
| USt VA Feld Nr: | Falls das Konto die Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer des jeweiligen Umsatzsteuer-Formulars ein. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.
Zusammenfassende Meldung (ZM): Sollen Umsätze eines Kontos in der ZM ausgewiesen werden, muss das Konto mit einem der folgenden Felder der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sein: 21, 41 oder 42. ACHTUNG! Nur relevant für Konten aus den Bereichen Einnahmen, Vorsteuer und zum Teil Verbindlichkeiten (nur bei Anzahlungen mit Umsatzsteuer). Bei allen anderen Konten muss das Feld leer bleiben! |
| USt Feld Nr: | Falls das Konto die Umsatzsteuererklärung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer der jeweiligen Umsatzsteuererklärung ein. Bei der Umsatzsteuererklärung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. |
| Automatik-Konto USt | Wenn Sie ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Erlöse anlegen, geben Sie hier das Umsatzsteuer-Konto ein. Es wird dann immer automatisch eingeblendet, wenn Sie das Konto in die Beleg-Erfassungsmaske eingeben. |
| VSt umgek. Steuerschuld | Werden auf das Konto Ausgaben mit umgekehrter Steuerschuld gebucht, geben Sie hier das dazugehörige Vorsteuerkonto ein. Verwenden Sie eines der Konten mit dem Titel Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG . |
| EÜR Feld Nr. | Geben Sie hier die Nummer des Feldes im EÜR-Formulars an, dem das Konto zugeordnet ist. Bei der EÜR-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Wird das Konto keinem Feld zugeordnet, geben Sie eine 0 ein.
Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Konto für die EÜR relevant ist. Nicht relevant für Konten aus dem Bereich Bank/Kasse. |
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen
Inhalt
Konto suchen
Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontonummer | Sucht nach einer bestimmten Kontonummer. |
| Kontoname | Sucht im Feld Kontoname. |
| Einschränkung | Die Suchergebnisse können Sie einschränken, in dem Sie sich:
|
| Kontengruppe | Sucht nur in der ausgewählten Kontengruppe (z.B. Ausgaben) |
| Kontenrahmen | Wählen Sie den Kontenrahmen aus, in dem Sie nach Konten suchen möchten. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
| USt VA Feld Nr | Nummer des Feldes im Umsatzsteuer-Voranmeldung-Formular, dem das Konto zugeordnet ist. |
| EÜR Feld Nr | Nummer des Feldes im Einnahme-Überschuss-Formular, dem das Konto zugeordnet ist. |
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten
Inhalt
Einführung Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.
Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.
Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.
Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.
Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Benutzer bearbeiten
Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Name und Vorname | Name des Benutzers |
| Mailadresse des Benutzers. | |
| Rolle | Die Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers. |
| Telefon-Anbindung* | Ist eine Telefonanbindung gewählt, wird hinter einer Telefonnummer ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei einem Klick auf das Telefonsymbol wird über die Telefonanbindung ein Gespräch aufgebaut. |
| Gesperrt | Ist das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen. |
| Mitarbeiter Nr.* | Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter. Darüber wird gewährleistet, dass der Benutzer des Mitarbeiter-Portals nur seine eigenen Tätigkeiten, Verbräuche und Reisen erfassen und anzeigen kann. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus, wenn Sie der Benutzer die Rolle Mitarbeiter hat. |
| Nur für API* | Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern
nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise
interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.
Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Benutzerrollen
Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.
| Rolle | Funktionen |
|---|---|
| Administrator | Alle Funktionen nutzbar. |
| Buchhaltung* | Alle Funktionen der Buchhaltung. |
| Warenwirtschaft* | Alle Funktionen der Warenwirtschaft. |
| Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Vertrieb* | Darf nur Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen. |
| Mitarbeiterportal* | Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen. |
| Webdesigner* | Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten. |
| Vereinsmitarbeiter* | Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung. |
| Steuerprüfer* | Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten. |
| Anzeiger* | Darf alles ansehen. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Benutzer suchen
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
- Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.
Inhalt
Kennwort ändern
Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
Inhalt
Service-Benutzer entsperren
Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.
Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.
Siehe auch: Einführung Benutzer
Inhalt
Daten löschen
Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).
Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zu löschende Daten | Löschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).
Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.). |
| Ja, wirklich löschen | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten. |
Inhalt
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.
Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version
Inhalt
Rechnungsadresse
Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version
Inhalt
Bankverbindung
Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank 8,66 €, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version
Inhalt
Version
Versionswechsel
Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.
Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.
Kündigung
Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.
Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!
Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung