» Zurück zur Collmex-Startseite

Handbuch Collmex plus und pro

Einleitung Einleitung Anmeldung und Testphase Programmbedienung Verkauf Einführung Verkaufsdokumente Angebote Kundenaufträge Rechnungen und Gutschriften Periodische Rechnung Projekte Adressverwaltung und Mailing Kunden Gutscheine* Produkte Stücklisten* Auswertungen Warenwirtschaft Einführung Lieferungen Lieferantenaufträge Gutschrift an Lieferant Lieferanten Bestand Produktionsaufträge* Chargen*

Buchhaltung Einführung Belege buchen Eröffnungsbuchungen Belege anzeigen Belege stornieren Offene Posten Mahnung Buchungsvorlagen Online-Banking Anlagen Mitarbeiter Reisekosten Dokumentenverwaltung Kassenbuch Provisionsabrechnung* Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz BWA Einnahme-Überschuss-Rechnung Summen-Salden-Liste Offene Posten Umsatzsteuer Zusammenfassende Meldung Datev-Export Buchhaltungsbelege exportieren einfachLohn Import*

Webauftritt und Shop* Einführung Webauftritt Seiten Menüs Kategorien Templates eBay Amazon Rakuten Verwaltung Firma Geschäftsjahr Konto Kostenstelle* Textbausteine Druckausgabe Mail Brief Fax Signatur Bearbeiter Benutzer Mahnung Schnittstellen und Datenaustausch Daten löschen Lieferanten-Preisliste Nummernvergabe Wechselkurse Zahlungsbedingungen Mengeneinheiten Versandarten und -Gruppen Vertrag

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Einleitung

Collmex plus und Collmex pro umfassen als kaufmännische Komplettpakte die Bereiche Verkauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung.

Collmex plus deckt die Branchen Dienstleistung, Handel und Handwerk ab, während Collmex pro mit seinem integrierten Produktionsmodul auch für kleinere Hersteller geeignet ist.

Collmex plus ist für Einzelunternehmer ausgelegt. Collmex pro dagegen eignet sich für Firmen mit mehreren Mitarbeitern. Die uneingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit von Collmex pro erlaubt das gleichzeitige Arbeiten von bis zu 10 Benutzern, das Bestellen über den integrierten Shop sowie die parallele Nutzung des Collmex API.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.

---

Inhalt 

Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version

---

Inhalt 

Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Element	Funktion
1. Schaltflächen	Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden oder das Programm springt in die angezeigte Funktion.
2. Link	Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms.
3. Reiter	Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten.
4. Eingabefeld	Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion.
5. Auswahlfeld	Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können.
6. Kontrollfeld	Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet.
7. Zusatzfunktion	Über die kleinen Bilder neben den Fensters werden zusätzliche Funktionen ausgeführt wie z.B. eine Suche (Fernglas).
8. Statusinformation	Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'.
8. Blättern	Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw..

Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.

---

Inhalt 

Verkauf

Einführung

Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Für Warenlieferungen verwenden Sie Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Beim Anlegen von Angebot, Kundenaufträge, Lieferung, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Siehe auch:

Verkaufsdokumente, Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Adressverwaltung, Produkte, Kunden

---

Inhalt 

Verkaufsdokumente

Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.

• Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
• Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
• Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
• Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
• Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.

Siehe auch:

Verkauf

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Verkaufsdokumente für ausländische Kunden

Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.

Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).

Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.

Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Waren

	Firmenkunde EU	Privatkunde EU	Firmenkunde Drittland	Privatkunde Drittland
Steuer	mit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19%	7/19%	steuerfrei	steuerfrei
Voraussetzungen	Produktart ist Ware Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)	Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)	Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)	Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Sonstige Leistungen

- Leistung nach §3a Abs 2 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)

	Firmenkunde EU	Privatkunde EU	Firmenkunde Drittland	Privatkunde Drittland
Steuer	je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar	je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar	je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar	je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar
Voraussetzungen	Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden	Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden	Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden	Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Leistung nach §3a Abs 3/4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)

	Firmenkunde EU	Privatkunde EU	Firmenkunde Drittland	Privatkunde Drittland
Steuer	nicht steuerbar	7/19%	nicht steuerbar	nicht steuerbar
Voraussetzungen	Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden	Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden	Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden	Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Andere sonst. Leistungen gelten als am Firmensitz ausgeführt (§3a Abs 1)

	Firmenkunde EU	Privatkunde EU	Firmenkunde Drittland	Privatkunde Drittland
Steuer	7/19%	7/19%	7/19%	7/19%
Voraussetzungen	Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE)	Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE)	Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE)	Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE)

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe

---

Inhalt 

Rabatte in Verkaufsdokumenten

Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:

Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.

Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.

Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebote

Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.

Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Angebot senden*, Wikipedia: Angebot

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebot anlegen

Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Angebot anlegen	Das Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.
Feld	Bedeutung
Kunde	Kundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Kopieren von Angebot	Um ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe

---

Inhalt 

Angebot suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.

Feld	Bedeutung
Angebot	Angebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot.
Noch offene	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen, die nicht abgelehnt wurden oder zu denen es noch keinen Kundenauftrag* oder keine Rechnung gibt.
Kunde	Kundennummer.
Firma*	Wählen Sie die Firma aus.
Angebotsdatum von ... Angebotsdatum bis	Wenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Text	Sucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Angebote

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebot bearbeiten: Kopfdaten

Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Kunde	Der Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
Angebotsdatum	Das Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots.
Angebotstext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.
Firma	Absender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Angebots vom Kunden übernommen. Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebot bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Angebotsposition gemeint.
→ Normal	Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist: Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer. Geben Sie eine Bezeichnung ein. Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Speichern. Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Hiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
→ Alternativ	Alternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details

---

Inhalt 

Angebot bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Rabattgruppe*	Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*	Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*	Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Währung*	Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas. Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Preisgruppe*	Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*	Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet.
Gelöscht	Um das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-Sprache*	Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll.
Abweichender Empfänger	Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe am	Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*	Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Schlusstext	Der Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes Memo	Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebot bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Liefer/Leistungsdatum	Zur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
Versandkosten*	Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite.
Versandkosten manuell*	Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*	In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.
Nachnahme-Gebühr*	Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende Lieferadresse	Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen.
Übernehmen von Kunde Nr.	Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebot bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Schaltfläche	Funktion
Preise neu ermitteln	Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
Feld	Bedeutung
Pos	Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Typ	Positionstyp Normal: Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. Summe: Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. Text: Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. Kostenlos: Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Umsatzsteuer	Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet. Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein.
auch im Ausland	Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
Menge	Menge der Produkte
Einheit	Mengeneinheit
Preis manuell	Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein. leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %	Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein. leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand

---

Inhalt 

Angebot bearbeiten: Kalkulation

In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.

Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.

Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.

Siehe auch:

Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Angebot senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlage	Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere Anlagen	Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Angebot, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

---

Inhalt 

Angebot als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Angebot löschen, Angebot stornieren

---

Inhalt 

Kundenaufträge

Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Kundenauftrag anlegen, Kundenauftrag bearbeiten, Auftragsbestätigung senden, Kundenauftrag mit Vorkasse, Wikipedia: Kaufvertrag

Verwandte Begriffe: Auftragsbestätigung, Bestellung, Bestellschein

---

Inhalt 

Kundenauftrag mit Vorkasse oder Paypal

Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.

Sowohl bei Vorkasse als auch bei einer Anzahlung wird die Umsatzsteuer schon bei Erhalt der Zahlung fällig, und muss entsprechend als Anzahlung gebucht werden unter Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde.

Beim Buchen der Anzahlung zu einem Vorkasse-Kundenauftrag ordnen Sie der Anzahlung den Kundenauftrag zu. Der Kundenauftrag ändert damit seinen Status in 'Vorkasse bezahlt' und wird automatisch frei gegeben für die Belieferung unter Lieferung → Fällige anlegen*. So wird sichergestellt, dass nur bezahlte Kundenaufträge beliefert werden.

Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Auftragsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Kundenauftrag		2. Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
1. Anzahlung		3. Rechnung		ggfs. offener Posten über Differenz		Mahnung, Zahlungseingang oder Zahlungsausgang

In der Buchhaltung stellt eine Anzahlung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dar. Nachdem Sie geliefert und die Rechnung angelegt haben, wählen Sie in der Rechnung die vom Kunden geleistete Anzahlung unter Anzahlungen aus. Mit dem Buchen der Rechnung wird die Verbindlichkeit dann wieder aufgelöst.

Hat der Kunde mehr angezahlt, als in der Rechnung berechnet, wird der Endbetrag der Rechnung negativ. Nach dem Buchen der Rechnung bleibt eine Verbindlichkeit übrig, die über eine Zahlung ausgeglichen werden kann.

Die Zahlungsbedingung Paypal ist eine Sonderform von Vorkasse. Bezahlt der Kunde nach einem Kauf im Collmex shop* über Paypal, erfolgt die Buchung der Anzahlung automatisch über die Paypal IPN. Beim Anlegen von Kundenaufträgen zu eBay-Verkäufen* werden Paypal-Zahlungen ebenfalls automatisch gebucht, sofern der Käufer die Zahlung über die eBay-Kaufabwicklung auslöst. Wenn Sie den Collmex shop* oder die eBay-Schnittstelle* nicht verwenden, muss die Anzahlung dagegen manuell gebucht werden (s.o.).

Benötigt der Kunde schon für die Vorkasse eine Rechnung, legen Sie zum Verwalten der Anzahlung eine Abschlagsrechnung an (s. Rechnungsarten → Abschlagsrechnung).

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kundenauftrag anlegen

Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Kundenauftrag anlegen	Der Kundenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kundenauftrag weiter. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Kundenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.
Neuen Kunde anlegen	Wenn Sie einen Kundenauftrag für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie den Kundenauftrag anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie den Kundenauftrag erfasst haben.
Feld	Bedeutung
Kunde	Kundennummer des Kunden, für den der Kundenauftrag angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Angebot	Bezieht sich der Kundenauftrag auf ein Angebot, geben Sie in das Feld Angebot die Nummer des Angebots ein. Die Daten werden dann aus dem Angebot übernommen und der Kundenauftrag mit dem Angebot verknüpft.
Kopieren von Kundenauftrag	Um ein Kundenauftrag zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Kundenauftrag übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe

---

Inhalt 

Kundenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.

Eingabe-Feld	Bedeutung
Kundenauftrag	Auftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag.
Noch nicht	Optionen: Leer: Alle Kundenaufträge werden angezeigt. Abgerechnet: Es werden nur Kundenaufträge angezeigt, die noch nicht vollständig abgerechnet sind. Erledigt: Es werden nur Kundenaufträge angezeigt, die noch nicht vollständig abgerechnet und bezahlt wurden. Der Lieferstatus des Auftrags ist nicht relevant, da ein Kundenauftrag nicht zwingend beliefert werden muss.
Kunde	Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Kundenaufträgen gesucht.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.
Auftragsdatum von ... bis	Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Liefertermin von ... bis	Es werden nur Kundenaufträge gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt.
AuftragsNr. beim Kunden	Bestell- oder Lieferantenauftragsnummer des Kunden. Die Nummer, unter der bei Ihrem Kunden der Auftrag geführt wird.
Text	Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie in der Positionsbezeichnung.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Kundenaufträge die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Kundenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Status	Folgende Stati sind möglich: Neu: Der Auftrag ist neu Abschlag berechnet: Abschlagsrechnung wurde erstellt, der Zahlstatus der Abschlagsrechnung wird nicht berücksichtigt Neu, Vorkasse offen: Zahlungsbedingung ist Vorkasse, es wurde noch nicht gezahlt, der Auftrag wurde noch nicht ausgegeben Neu, Zahlung nicht bestätigt (nur wenn in der Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Noch nicht ausgegeben, Zahlung noch nicht erfolgt Bestätigt: Auftrag wurde ausgegeben. Bestätigt, Vorkasse offen: Auftrag wurde ausgegeben, Zahlungsbedingung Vorkasse, noch nicht bezahlt Auftrag bestätigt, Zahlung nicht bestätigt (nur wenn in der Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Auftrag wurde ausgegeben, Zahlung noch nicht erfolgt Vorkasse teilbezahlt: Teilweise bezahlt Teilbezahlt (nicht bei Vorkasse): Zahlung teilweise erfolgt, nicht beliefert Auftrag bestätigt, Zahlung bestätigt (nur wenn in Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich') Neu, Zahlung bestätigt (nur wenn in Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Noch nicht ausgegeben, bezahlt Vorkasse bezahlt Bezahlt: Auftrag wurde abgerechnet und bezahlt Geliefert: Komplett beliefert Teilgeliefert: Teilweise beliefert Abschlag: Abschlag berechnet Teilabgerechnet: Zum Teil abgerechnet Abgerechnet: Abgerechnet, noch nicht bezahlt Erledigt: Abgerechnet, beliefert, bezahlt Abgesagt: Kennzeichen Abgesagt gesetzt Gelöscht: Als gelöscht markiert Im Status werden die Nachfolgedokumente angezeigt.
Kunde	Der beauftragende Kunde. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
Auftragsdatum	Tag der Auftragserteilung.
Firma	Ihre Firma als Auftragnehmer. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags vom Vorgängerdokument übernommen oder vom Kunden, falls kein Vorgänger existiert. Sie erscheinen im gedruckten Kundenauftrag nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp 'Kundenauftrag' aktiviert haben unter Verwaltung → Einstellungen Druck. Für Kundenaufträge mit Zahlungsbedingung Vorkasse oder Paypal s. Kundenauftrag mit Vorkasse

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Auftragsposition gemeint.
→ Normal	Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist: Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer. Geben Sie eine Bezeichnung ein. Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Ändern. Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Hiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern).
Liefertermin	Zur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen. Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen)
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
AuftragsNr b. Kunde	Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt.
Endabgerechnet	Markieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Rechnungen mehr angelegt werden sollen.
Teil-Rechnungen erlaubt	Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Abrechnung fällig, wenn noch nicht alle Positionen beliefert wurden. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen.
Rabattgruppe	Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Auftrags vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*	Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*	Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Gutschein*	Die Rabatte des eingegebenen Gutscheins werden übernommen.
Währung	Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Kundenauftrag erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas. Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Preisgruppe	Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum	Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie den Kundenauftrag zu einem Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Angebot übernommen, damit im Auftrag dieselben Preise ermittelt werden wie im Angebot.
Gelöscht	Um den Kundenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Kundenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Abgesagt am	Tragen Sie das Datum ein, an dem der Kunde den Auftrag abgesagt hat. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, in der der Kundenauftrag gedruckt werden soll.
Abweichender Empfänger	Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Vermittler*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern der Kundenauftrag mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. Für Shop-Aufträge wird der Vermittler vom Webauftritt übernommen und für eBay-Aufträge vom eBay-Konto.
Bestätigungstext	Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Er erscheint unter dem Titel "Kundenauftrag". Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.. Neben eigenen Textbausteinen können Sie auch variable Textbausteine verwenden.
Letzte Ausgabe am	Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als	Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Schlusstext	Der Schlusstext wird am Ende des Kundenauftrags (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes Memo	Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Versandkosten	Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite.
Versandkosten manuell	Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*	In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.
Gesamtgewicht*	Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-Gebühr	Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Endgeliefert	Markieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Lieferungen mehr angelegt werden sollen.
Teil-Lieferungen erlaubt	Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Lieferung fällig, wenn nicht für alle Positionen ausreichend Bestand vorhanden ist. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen.
Abweichende Lieferadresse	Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Angebot übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.
Übernehmen von Kunde Nr.	Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Schaltfläche	Funktion
Preise neu ermitteln	Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Pos	Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Typ	Positionstyp Normal: Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. Summe: Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. Text: Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. Kostenlos: Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Produktnummer
Produktart	Damit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden. Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister").
Umsatzsteuer	Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet. Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.
auch im Ausland	Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
Lieferrelevant	Wenn markiert, wird die Kundenauftragsposition in Lieferungen übernommen.
Menge	Menge der Produkte
Einheit	Mengeneinheit
Preis manuell	Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein. leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %	Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein. leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand

---

Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Kalkulation

In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.

Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.

Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.

Siehe auch:

Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Auftragsbestätigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlage	Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere Anlagen	Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

---

Inhalt 

Kundenauftrag als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

---

Inhalt 

Auftragsbestand*

Der Auftragsbestand entspricht den noch nicht berechneten Kundenauftrags-Positionen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen, um den Auftragsbestand anzuzeigen.

Eingabe-Feld	Bedeutung
Kunde	Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Kundenauftrags-Positionen gesucht.
Adressgruppe	Wenn Sie nach den Kundenaufträgen mit Kunden einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten.
Auftragsdatum von ... bis	Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Liefertermin von ... bis	Es werden nur Kundenauftrags-Positionen gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Kundenauftrags-Positionen die das ausgewählte Produkt enthalten.
Produktgruppe	Um die Kundenauftrags-Positionen einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
Vermittler	Der im Kundenauftrag als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter.
Brutto-Netto	Wählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnungsarten, Rechnung bearbeiten, Rechnung senden, Abrechnungslauf, Sammelausgabe, Umsatzlisten,Sammelrechnung*,Wikipedia: Rechnung

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnungsarten

Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnung

Reguläre Rechnung.

Gutschrift

Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.

Kundenauftrag

Gutschrift

Offener Posten

Zahlungsausgang

Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.

Retourengutschrift*

Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.

Barverkauf*

Verwenden Sie diese Rechnungsart nur, wenn Sie auch Bestände verwalten. Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfallen.

Abschlagsrechnung*

Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.

Abschlagsrechnung		Offener Posten		Mahnung
1.		Anzahlung
Kundenauftrag, Lieferung	2.	Rechnung		Offener Posten über Rest		Mahnung, Zahlungseingang

Vorgehensweise

1. Legen Sie eine Rechnung mit der Rechnungsart Abschlagsrechnung an.
2. Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie unter dem Reiter Verkauf in das Feld Anzahlung einen Prozentsatz oder in das Feld Anzahlungsbetrag den Anzahlungsbetrag ein.
3. Bei Collmex plus und Collmex pro: Buchen Sie den Zahlungseingang und ordnen Sie dabei die Abschlagsrechnung zu (Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde).

   Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.

4. Legen Sie die Schlussrechnung mit der Rechnungsart Rechnung an und ordnen Sie alle relevanten Anzahlungen zu (Rechnung → Anzahlungen). Beim Buchen dieser Rechnung wird die Anzahlung automatisch aufgelöst.
5. Buchen bzw. erfassen Sie den Zahlungseingang zu der Restzahlung (Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung).

Verwandte Begriffe: Teilrechnung, Abschlagrechnung, Abschlagszahlung, Abschlag, Schlussrechnung

Proformarechnung*

Die Proformarechnung wird meistens verwendet, um den Wert einer Warensendung für den Zoll zu belegen. Eine Proformarechnung muss vom Kunden nicht bezahlt werden, wird nicht in der Buchhaltung gebucht und stellt auch keinen offenen Posten dar.

Siehe auch:

Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Periodische Rechnung

Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Um periodische Rechnungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Legen Sie einen Produkt an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Monat oder Jahr). Wählen Sie als Produktart Dienstleistung aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> in der Produktbezeichnung.
• Hinterlegen Sie das oder die Produkte unter Kunde → Verkauf.
• Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Abrechnungslauf).
• Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Sammelausgabe).
• Wenn Sie die Rechnung per Lastschrift* einziehen möchten, muss als Zahlungsbedingung beim Kunden Bankeinzug eingestellt und die Bankverbindung hinterlegt sein. Den Lastschrifteinzug führen Sie unter Buchhaltung → Überweisung, Lastschrift → Zahlung anlegen durch.

Leider kommt es gelegentlich vor, dass Lastschriften nicht ausgeführt werden, weil z.B. das Konto keine ausreichende Deckung aufweist. In diesem Fall bucht die Bank den Betrag zurück und berechnet in der Regel auch eine Gebühr. Wie Sie mit den Rücklastschriften umgehen, wird in unserem Kontierungslexikon beschrieben.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf

Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Abonnement, Abo, wiederholte Rechnung, wiederkehrende Rechnung, Dauerrechnung, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Periodische Rechnung suchen

Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
• Zum vollständigen Anzeigen oder zum Bearbeiten klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Feld	Bedeutung
Kunde Nr.	Kundennummer, wenn Sie nach der oder den periodischen Rechnungen eines einzelnen Kunden suchen möchten.
Produkt	Produktnummer, wenn Sie nur nach einem bestimmten Produkt suchen möchten.
Nur aktuell gültige	Ist das Feld aktiviert, werden nur die angezeigt, die momentan gültig sind.
Nächste Rechnung von ... bis	Periodische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum
Sortieren nach	Ergebnisliste kann sortiert werden nach Kunde, Produkt oder dem Datum der nächsten Rechnung.

Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf

---

Inhalt 

Rechnung/Gutschrift anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.

Schaltfläche	Bedeutung
Rechnungen anlegen	Die Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.
Neuen Kunde anlegen	Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben.
Feld	Bedeutung
Rechnungsart	Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten.
Kunde	Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Für Auftrag*	Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Nur offene Positionen*	Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind.
Basiert auf Angebot	Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Kopieren von Rechnung	Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten
Projekt, Datum von, Datum bis*	Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist. Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.

Feld	Bedeutung
Rechnung	Rechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung.
Rechnungsart	Wählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten.
Kunde	Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht.
Firma*	Wählen Sie die Firma aus.
Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bis	Wenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind.
Text	Sucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Projekt*	Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt.
Noch zu buchen*	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Sortierung	Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Verrechnen mit*	Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll.
Kunde	Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen.
Rechnungsdatum	Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel.
Rechnungstext	Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Firma	Absender der Rechnung.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint.
→ Normal	Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Rabattgruppe*	Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*	Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*	Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Anzahlung ... % (nur für Abschlagsrechnungen)*	Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein.
Anzahlungsbetrag (nur für Abschlagsrechnungen)*	Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis.
Währung*	Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas. Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Preisgruppe*	Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*	Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument.
Projekt*	Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken.
Tätigkeitsnachweis anhängen*	Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt.
Gelöscht	Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll.
Ausgabe erforderlich	Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde.
Abweichender Empfänger	Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe am	Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*	Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Schlusstext	Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes Memo	Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Liefer/Leistungsdatum	Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann.
Versandkosten*	Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite.
Versandkosten manuell*	Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*	In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.
Gesamtgewicht*	Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-Gebühr*	Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende Lieferadresse	Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt.
Übernehmen von Kunde Nr.	Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.
Berechnete Lieferungen*	Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Schaltfläche	Funktion
Preise neu ermitteln	Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Pos	Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Typ	Positionstyp Normal: Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. Summe: Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. Text: Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. Kostenlos: Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Produktnummer
Produktart	Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden. Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister").
Umsatzsteuer	Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet. Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.
auch im Ausland	Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
Menge	Menge der Produkte
Einheit	Mengeneinheit
Preis manuell	Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein. leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %	Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein. leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kalkulation

In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.

Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.

Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

• Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Rechnung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Rechnung buchen	Wenn markiert, wird die Rechnung mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlage	Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere Anlagen	Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck

---

Inhalt 

Rechnung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Rechnung löschen, Rechnung stornieren

---

Inhalt 

Abrechnungslauf

Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.

Schaltfläche	Bedeutung
Fällige anzeigen (Vorschau)	Wenn Sie sich nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre.
Abrechnungslauf starten	Legt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung.
Feld	Bedeutung
Rechnungsdatum	Das Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten.
Periodische Rechnungen	Es werden alle periodischen Rechnungen abgerechnet, bei denen das Feld Kunde → Verkauf → Periodische Rechnung → Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Kunde → Verkauf
Fällig in	Zur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist.
Belieferte Aufträge	Es werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Nur Collmex pro: Es werden keine Rechnungen für Kunden angelegt, die das Kennzeichen 'Sammelrechnung' im Reiter 'Verkauf' gesetzt haben. Um Sammelrechnungen anzulegen, nutzen Sie die Funtkion Sammelrechnung anlegen.
Fällig seit	Die Rechnungen für belieferte Aufträge werden erst eine bestimmte Anzahl von Tagen nach erfolgter Lieferung angelegt, d.h. die Differenz aus Rechnungsdatum und Lieferdatum muss größer oder gleich der hier eingegebenen Anzahl von Tagen sein.
Projekte	Es werden alle Projekte abgerechnet, für welche in dem angegebenen Zeitraum rechnungsrelevante Tätigkeiten erfasst wurden.

Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.

Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen

---

Inhalt 

Sammelrechnung anlegen*

In einer Sammelrechnung werden mehrere Kundenaufträge in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Nutzen Sie die Sammelrechnung, wenn Sie von einzelnen Kunden permanent mehrere Kundenaufträge bekommen und diese in periodischen Abständen gemeinsam abrechnen möchten.

Voraussetzung für eine Sammelrechnung ist, dass für den Kunden im Reiter Verkauf das Kennzeichen Sammelrechnung gesetzt ist. Damit werden diese Kunden gleichzeitig vom Abrechnungslauf für belieferte Kundenaufträge ausgeschlossen, um das vorzeitige Anlegen von unerwünschten Einzel-Rechnungen zu verhindern.

Beim Anlegen einer Sammelrechnung werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Dies ist die gleiche Logik wie beim Abrechnungslauf für belieferte Aufträge. Für periodische Rechnungen oder Projekt-Rechnungen können keine Sammelrechnungen angelegt werden.

Damit mehrere Kundenaufträge gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, müssen folgende Felder bei allen Kundenaufträgen gleich sein: Zahlungsbedingung, Währung, Preisgruppe, Rabattgruppe, Rabatt in Prozent, Vermittler, Versandart und Lieferadresse. Wenn sich die obengenannten Daten unterscheiden, wird für jede Variante eine eigene Rechnung angelegt.

Schaltfläche	Bedeutung
Fällige Aufträge suchen	Die zur Abrechnung fälligen Auftragspositionen werden ermittelt und angezeigt.
Rechnung anlegen	Die Rechnung(en) werden angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten.
Feld	Bedeutung
Kunde	Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Bis Lieferdatum	Es werden nur Lieferungen bis maximal zu diesem Lieferdatum berücksichtigt.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten

* Nur verfügbar in Version Collmex pro

---

Inhalt 

Sammelausgabe Rechnungen

Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.

1. Schritt: Selektion der Rechnungen

Feld	Bedeutung
Ausgabe erforderlich	Es werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzen Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden.
Kunde	Wenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Kundennummer ein.
Sortierung	Bestimmt die Sortierung der Ausgabe.
Rechnungsdatum von, bis	Schränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein.
Auch gelöschte	Es werden auch gelöschte Rechnungen ausgegeben. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.

2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen

Schaltfläche	Bedeutung
Ausgewählte Rechnungen ausgeben	Die in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzen	Setzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten.
Feld	Bedeutung
Rechnungen buchen	Wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden.
Selektierte Rechnungen
X	Markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten.
Medium	Wählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie bei Kunde → Empfänger. Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr.
An	Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger.

Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck

---

Inhalt 

Zahlungseingang zur Rechnung

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Projekt

In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.

Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.

Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.

Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.

Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten usw. selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen, ihre projektbezogenen Tätigkeiten sowie den Projektverbrauch selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer. Legen Sie dazu für jede Person einen Mitarbeiter (Buchhaltung → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen) sowie einen Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter an (Verwaltung → Benutzer → Benutzer anlegen). Den Mitarbeiter ordnen Sie dem Benutzer zu.

Siehe auch:

Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Projekte zum Festpreis, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen, Verbrauch erfassen*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Projekt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.

Schaltfläche	Bedeutung
Projekt anlegen	Das Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter.
Feld	Bedeutung
Projekt Nr	Die Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können.
Firma	Die Firma, für die das Projekt angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Projekt bearbeiten

Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.

Feld	Bedeutung
Kunde	Kundenprojekte: Geben Sie die Kundennummer an. Interne Projekte: Die Kundennummer ist dann Null. Das Projekt kann nicht abgerechnet werden.
Bezeichnung	Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet.
Abrechnung manuell*	Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an.
Abgeschlossen	Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen.
Reisekostenpauschale	Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen.
Mögliche Mitarbeiter*	Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet. Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können.
Währung	Standardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein. Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Projektsätze	Hier legen Sie die Tätigkeiten mit Sätzen und Einheiten fest. Für die einzelnen Tätigkeiten können Sie im Produktstamm Produkte anlegen (Verkauf bzw. Übersicht → Produkt). Das ist dann sinnvoll, wenn Sie dieselben Tätigkeiten bei mehreren Projekten durchführen. Geben Sie in das Feld Produkt die Produktnummer ein oder klicken Sie auf das Fernglas um danach zu suchen. Klicken Sie auf Speichern. Dann werden alle weiteren Felder ausgefüllt und es wird eine neue Zeile eingefügt. Möchten Sie aus dem Produktstamm alle Produkte übernehmen, die Tätigkeiten sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Projektsätze aus Produkten übernehmen. Wenn Sie die Tätigkeit nicht als Produkt angelegt haben, lassen Sie das Feld leer. Gehen Sie dann so vor, wie in den nächsten beiden Punkten beschrieben. Füllen Sie alle anderen Felder aus und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt. Im Feld Einheit sind nur die Einheiten Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) möglich. Ändern sich Projektsätze während des Projekts, erfassen Sie die Sätze neu und kennzeichnen die alten Sätze entsprechend (Feld Bezeichnung: z.B. nicht mehr verwenden.). Sofern Sie Produkte verwenden, legen Sie für die Sätze neue Produkte an.
Löschen	Zum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Projekt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.

Feld	Bedeutung
Projekt	Projektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bezeichnung	Name des Projekts
Status	aktiv: Es werden nur Projekte angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind. abgeschlossen: Es werden nur abgeschlossene Projekte angezeigt. alle: Zeigt aktive und abgeschlossene Projekte an.
Kunde	Kundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten.
Abrechnung manuell	Zeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Projekte mit Festpreis

Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

• Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
• Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
• Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
• Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.

Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte

---

Inhalt 

Tätigkeiten erfassen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

Feld	Bedeutung
Mitarbeiter	Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
Sortierung	optional auf- oder absteigend
Monat	Monat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen.
KW	Kalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge.
Jahr	Geschäftsjahr
Projekt	Projektnummer
Satz	Projektsatz. Wird im Projekt definiert.
Datum	Tag der Tätigkeit
Von ... Bis	Tätigkeitszeitszeitraum.
Pausen	Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
Beschreibung	Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde

• Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter Verkauf → Gelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst den Buchhaltungsbeleg*.
• Erfassen Sie die Tätigkeiten.
• Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen

Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Tätigkeit stoppen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.

Schaltfläche	Bedeutung
Beginn	Setzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
Ende	Setzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
Übernehmen	Die erfasste Tätigkeit wird gespeichert.
Feld	Bedeutung
Mitarbeiter	Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
Projekt	Projektnummer
Satz	Projektsatz. Wird im Projekt definiert.
Datum	Tag der Tätigkeit
Von ... Bis	Tätigkeitszeitszeitraum.
Pausen	Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
Beschreibung	Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen

---

Inhalt 

Tätigkeiten anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Feld	Bedeutung
Projekt	Das Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen.
Satz	Falls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden.
Nicht berechnet	Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde.
Rechnungsrelevant	Wenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist.
Mitarbeiter	Mitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer.
Datum von ... Datum bis	Zeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen.
Ausgabe-Sprache	Bestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll.
Beschreibung	Sucht nach Text im Feld Beschreibung.
Produkt	Zeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist.

Siehe auch: Einführung Projekte

---

Inhalt 

Verbrauch erfassen

Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.

Schaltfläche	Bedeutung
Ändern	Nachdem Sie die erste Zeile ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ändern. Es wird eine weitere Zeile eingefügt.
Buchen	Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie auf Buchen. Der Verbrauch wird dann mit dem Projekt verknüpft und bei Bedarf wird die Warenentnahme gebucht (wenn das Feld Bestand reduzieren aktiviert ist).
Feld	Bedeutung
Projekt	Projektnummer
Datum	Tag des Verbrauchs
Produkt	Nummer des Produktes.
Bezeichnung	Bezeichnung des Verbrauchs. Wird automatisch aus der Bezeichnung des Produkts übernommen, kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. Die Länge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Achtung: Bei Erstellung der Rechnung wird die Bezeichnung nicht übernommen, da alle Verbräuche für ein Produkt als Summe in der Rechnung ausgewiesen werden.
Menge	Anzahl der verbrauchten Produkte
Bestand reduzieren	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Buchung des Verbrauchs der Lagerbestand automatisch reduziert werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte

---

Inhalt 

Verbrauch anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Feld	Bedeutung
Projekt	Projektnummer. Es wird nur der Verbrauch zu dem ausgewählten Projekt angezeigt.
Produkt	Produktnummer. Es wird der Verbrauch zu dem gewählten Produkt angezeigt.
Datum von ... bis	Zeitraum des Verbrauchs
Nicht berechnet	Es werden alle Verbräuche angezeigt, für die noch keine Rechnung existiert.
Rechnungsrelevant	Es werden nur die Verbräuche für Kundenprojekt angezeigt.

Siehe auch: Einführung Projekte

---

Inhalt 

Adressverwaltung

Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.

Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.

Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.

Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype. In der Auftragsverwaltung werden dazu Telefonnummern und Skype-Teilnehmer als Links angezeigt. Mit einem Klick rufen Sie eine normale Telefonnummer oder den Skype-Teilnehmer über die Skype-Software an.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Adresse anlegen, Adresse bearbeiten, Mailing bearbeiten

---

Inhalt 

Adresse anlegen

Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.

Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.

Siehe auch: Adressverwaltung

---

Inhalt 

Adresse bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Adresse	Details zur Adresse
Gruppen	Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
Inaktiv	Wenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Verkauf, Adresse bearbeiten: Kontakte

---

Inhalt 

Adresse bearbeiten: Verkauf*

Verwalten Sie hier die Verkaufsdaten der Adresse.

Feld	Bedeutung
Vermittler	Die Mitarbeiternummer des Vermittlers, der die Adresse betreut. Beim Wandeln der Adresse in einen Kunden wird der Vermittler in den Kunden übernommen.
Firma	Die Firma des Vermittlers

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Kontakte

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Adresse bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.

Feld	Bedeutung
Wiedervorlage am	Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Adresse nochmals bearbeiten möchten. Über Adresse suchen finden Sie alle zur Wiedervorlage fällige Adressen.
Uhrzeit	Eine optionale Uhrzeit für die Wiedervorlage.
Bemerkung	Eine allgemeine Bemerkung zur Adresse.
Kontakte	Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie die Beschreibung zu dem Kontakt.
Ansprechpartner	Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf ändern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Verkauf,

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Ansprechpartner

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Adresse	Details zur Adresse
Gruppen	Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
Inaktiv	Wenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Adressverwaltung

---

Inhalt 

Adresse suchen

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Sucht nach Adressen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
Anlegen	Es wird direkt eine neue Adresse angelegt.
Exportieren	Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Adressen als CSV-Datei.
Feld	Bedeutung
Text	Freitextsuche. Das Programm durchsucht die folgenden Felder inklusive der Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Firma, Ort, Bemerkung, Telefon, Telefon2 und E-Mail-Adresse.
Gruppe	Gruppe, der die Adresse oder der Ansprechpartner zugeordnet ist.
Auch inaktive	Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Adressen anzuzeigen.
Firma	Wählen Sie die Firma aus. Lieferanten und Kunden sind einer oder mehreren Firmen zugeordnet. Adressen gelten für alle Firmen.
PLZ	Um Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlen-Bereich zu suchen, geben Sie mindestens die ersten Stellen der Postleitzahl ein.
Adresse Nr.	Nummer der Adresse, des Kunden oder Lieferanten.
Fällig zur Wiedervorlage	Wenn Sie sich nur Adressen anzeigen lassen möchten, die zur Wiedervorlage fällig sind.
Innerhalb ... Tagen	Anzahl der Tage.
Sortieren nach	Wählen Sie aus, ob Sie nach Adressen, Kunden oder Lieferanten suchen möchten. Gibt es keine Einschränkung, wählen Sie die leere Zeile aus.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte

---

Inhalt 

Adressgruppe

Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und somit Ihre Mailings und Newsletter gezielt adressieren.

Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.

• Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
• Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
• Newsletter*: Wenn Sie eine Homepage haben, möchten Sie den Besuchern Ihrer Homepage vielleicht die Möglichkeit bieten einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Wie das funktioniert, wird hier beschrieben.

Wenn ein Besucher Ihrer Homepage einen Newsletter abonniert, wird er als Adresse im Programm angelegt. Beachten Sie, dass der Abonnent die Möglichkeit haben muss den Newsletter wieder abzubestellen. Dazu geben Sie in Ihrem Mailing einen Link mit. Den Link finden Sie in der Hilfe zu der Funktion Mailing.

* Nicht in Collmex verein

---

Inhalt 

Adressgruppe Bedingungen*

Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Zuordnung von Adressen zur Adressgruppe nicht manuell, sondern durch das Programm erfolgen soll. Legen Sie hier die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit das Programm eine Adresse der Adressgruppe zuordnet.

Schaltfläche	Bedeutung
Adressen der Gruppe zuordnen	Die Adressen werden gemäß den Bedingungen der Adressgruppe zugeordnet. Die Zuordnung zur Adressgruppe wird aufgehoben, wenn die Bedingungen nicht alle erfüllt sind.
Feld	Bedeutung
Firma	Es werden nur Kunden dieser Firma berücksichtigt.
Datum von, Datum bis	Schränkt das Kriterium nach der Zeit ein (s. Beschreibung unter 'Bedingung').
Bedingung	Bedeutung
Umsatz größer als	Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum größer sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt.
Käufer von Produkt	Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum das Produkt mindestens einmal erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Käufer von Produktgruppe	Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal ein Produkt der angegebenen Produktgruppe erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Neukunde	Kunden, die im angegebenen Zeitraum angelegt wurden und zur angegebenen Preisgruppe gehören. Zeitraum und Preisgruppe sind optional. Wird kein Zeitraum angegeben, werden alle Kunden der Adressgruppe zugeordnet.

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Adressgruppe löschen

Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.

---

Inhalt 

Mailing anlegen

Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.

Siehe auch: Adressverwaltung

---

Inhalt 

Mailing bearbeiten

Schaltfläche	Bedeutung
Testmail senden	Die Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken.
Senden	Sendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe. Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um: das Mailing an Adressen zu senden, die Sie nachträglich einer Gruppe zugeordnet haben. das Mailing an mehrere Adressgruppen hintereinander zu senden. das Mailing noch einmal zu senden, falls der Sendevorgang unterbrochen wurde.
Löschen	Löscht das Mailing.
Feld	Bedeutung
Von	Wählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Konten → Feld 'Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist sowie die in der Firma hinterlegte Mailadresse.
Gruppe	Das Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden').
Sprache	Die Sprache wird verwendet für die Ersetzung der Anrede-Bausteine (s. u.).
Html-Mail	Standardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an.
Betreff	Geben Sie einen Titel für das Mailing ein. Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen.
Text	Folgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden: <<Anrede>>: Sehr geehrte bzw. Sehr geehrter passend zu der Anrede in den Adressdaten. <<Vorname>> und <<Nachname>>: wie in den Adressdaten <<Url>>: Das ist die Webadresse des Adressaten, die im Feld Web hinterlegt ist. <<GutenTag>>: Guten Tag Anrede Nachname <<AdressNr>>: Kunden-, Lieferanten bzw. Adressnummer <<Abbestellen>>: Html-Mail: z.B.: <p>Klicken Sie <a href="<<Abbestellen>>">hier</a> um den Newsletter abzubestellen.</p> Text-Mail: z.B.: Klicken Sie auf diesen Link <<Abbestellen>> um den Newsletter abzubestellen. Das Programm fügt dann automatisch die Url ein, über die der Adressat ausgetragen wird.
Anhang	Um einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'.

Siehe auch: Adressverwaltung

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Mailing suchen

Hier können Sie nach Mailings suchen.

Feld	Bedeutung
Mailing	Nummer des Mailings
Text	Sucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings.
Mailingdatum vom ... Mailingdatum bis	Sucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden.

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
• Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Adressverwaltung

---

Inhalt 

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.

Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Kunde anlegen, Kunde bearbeiten, Kundenvereinbarung, Rabattgruppen, Preisgruppen

Verwandter Begriff: Debitor = Kunde

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

Schaltfläche	Bedeutung
Kunde anlegen	Der Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter.
Feld	Bedeutung
Kunde Nr	Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich. Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt. Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports).
Firma*	Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll. Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
Vorlage Kunde Nr	Für den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen.
Adresse in Kunde wandeln	Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Siehe auch: Einführung Kunden

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kunde suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.

Feld	Bedeutung
Kunde Nr	Kundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer.
Auch inaktive	Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Kunden anzuzeigen.
Text	Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nach	Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer.
Rechnungs Nr	Sucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer
PLZ	Findet Kunden, deren Postleitzahl mit der eingegebenen Nummer beginnt. Beispiel: Geben Sie 66 ein, um alle Kunden zu finden, deren Postleitzahl mit 66 beginnt.
Adressgruppe*	Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden.
Fällig zur Wiedervorlage*	Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.
Preisgruppe*	Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden.
Rabattgruppe	Findet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden.
Vermittler*	Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden.

Siehe auch: Einführung Kunden

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kunde bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Adresse	Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge: Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung. Anrede Titel Vorname Nachname Abteilung Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Land Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Wenn Sie von dieser Adresse abweichende Adressaten für die verschiedenen Dokumenttypen erfassen möchten (z.B. abweichende Lieferanschrift), klicken Sie auf den Reiter Empfänger. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.
Bankverbindung	Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden und wird bei ausländischen Kunden auf die Dokumente gedruckt.
Steuer	Das Feld USt-IdNr. hat nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung. Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet. Auch bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber seit 2010 den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Das Kennzeichen Privatperson ist nur für vor 2010 erbrachte Dienstleistungen relevant. Mehr Informationen über Verkaufsdokumente für ausländische Kunden
Gruppen*	Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
Inaktiv	Wenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kunde bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Preisgruppe	Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise für den Kunden gelten.
Zahlungsbedingungen	Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Lief-Nr. bei Kunde	Die Lieferantennummer, unter der Ihre Firma beim Kunden geführt wird.
Kostenstelle*	Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht.
Rabattgruppe	Die Rabattgruppe bestimmt den dem Kunden gewährten Rabatt. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Rabattgruppe in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Liefersperre	Ist das Kennzeichen gesetzt, können keine Lieferungen mehr für diesen Kunden angelegt werden.
Teil-Lieferungen erlaubt	Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
Währung	Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Baudienstleister	Setzen Sie hier einen Haken, wenn Ihr Kunde Baudienstleister ist. Damit Baudienstleistungen, die Sie für Ihren Kunden z.B. als Subunternehmer erbringen (§ 13b Umgekehrte Steuerschuld), korrekt berechnet und verbucht werden können, legen Sie außerdem ein Produkt mit der Art Baudienstleistung an.
Teil-Rechnungen erlaubt	Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
eBay-Mitgliedsname*	Nur sichtbar, falls mindestens ein eBay-Konto existiert. Beim Anlegen von Kunden während des Imports von Kundenaufträgen wird der Mitgliedsname von eBay übernommen.
Sammelrechnung*	Der Kunde wird im Abrechnungslauf für 'Belieferte Aufträge' nicht berücksichtigt. Nutzen Sie statt dessen Sammelrechnung anlegen.
Mahnsperre*	Ist das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt.
Periodische Rechnung	Zur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge)
Gültig ab - bis	Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999.
Produkt	Die Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr oder Monat haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt.
Bezeichnung	Die Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt.
Indiv.Preis	Wurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen.
Intervall	Wählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später. Beispiel: Nächste Rechnung ist der 1.1.2010, das Intervall ist Jahr. Der Abrechnungszeitraum ist dann der 1.1.2009 - 31.12.2009. Ist das Intervall dagegen Jahr im Voraus, ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2010 - 31.12.2010.
Nächste Rechnung	Im Abrechnungslauf werden alle Zeilen abgerechnet, bei denen das Datum Nächste Rechnung früher oder gleich dem Heute-Datum ist. Das Feld bestimmt zusammen mit dem Intervall den Abrechnungszeitraum (s.o.). Beim Anlegen der Rechnung wird das Rechnungsdatum auf das Heute-Datum gesetzt. Das Rechnungsdatum hat keinen Einfluss auf den Abrechnungszeitraum, d.h. Sie können den Abrechnungslauf auch beliebig später als Nächste Rechnung machen - es wird trotzdem der gleiche Abrechnungszeitraum abgerechnet. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung im Abrechnungslauf wird das Feld um ein Intervall in die Zukunft gesetzt.

Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Kunde bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.

Feld	Bedeutung
Wiedervorlage am	Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Kunden nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Kunde suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Kunden anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind.
Kontakte	Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt.
Ansprechpartner	Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger

---

Inhalt 

Kunde bearbeiten: Empfänger

Feld	Bedeutung
Ausgabemedium	Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist.
Ausgabesprache	Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen.
CC	Ist als Ausgabemedium 'E-Mail' ausgewählt, wird beim Senden von Dokumenten die eingetragene E-Mailadresse als Kopie (CC) übernommen. Mehrere E-Mailadressen können durch Kommata getrennt werden.
Abweichende Empfänger
Dokument	Der Dokumenttyp, für den ein abweichendes Ausgabe-Medium oder ein abweichender Ansprechpartner festgelegt werden soll.
Medium	Das Ausgabe-Medium für diesen Dokumenttyp.
Ansprechpartner	Optional, falls das Dokument an einen abweichenden Empfänger adressiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte

---

Inhalt 

Kundenvereinbarung anlegen

In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.

Schaltfläche	Bedeutung
Kundenvereinbarung anlegen	Die Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter.
Feld	Bedeutung
Kunde Nr	Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.
Produkt	Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden

---

Inhalt 

Kundenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

Feld	Bedeutung
Kunde Nr	Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
Produkt	Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
Auch gelöschte	Findet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen.

Siehe auch: Einführung Kunden

---

Inhalt 

Kundenvereinbarung bearbeiten

Feld	Bedeutung
Gültig ab/bis	Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
Preis	Brutto- bzw. Nettopreis für das Produkt.
Gelöscht	Wenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden

---

Inhalt 

Gutscheine*

Bei den Gutscheinen handelt es sich um Rabattgutscheine. Rabattgutscheine werden hauptsächlich als Verkaufsfördermaßnahme eingesetzt. Im Webshop oder direkt im Kundenauftrag wird der Gutschein eingelöst. Beim Einlösen wird der im Gutschein hinterlegte Rabatt in den Kundenauftrag übernommen.

Typische Anwendungen sind:

• Rabattaktionen
• Erstkäufer-Rabatte
• Rabatt für die nächste Bestellung
• Treue-Rabatt

Die im Programm realisierten Rabattgutscheine sind nicht zu verwechseln mit Geschenkgutscheinen! Geschenkgutscheine werden gegen Bezahlung ausgegeben und müssen in der Buchhaltung als Verbindlichkeit gebucht werden. Beim Einlösen erhält der Käufer keinen Rabatt, sondern nutzt den Gutschein als Zahlungsmittel. Auf der Rechnung darf in diesem Fall kein Rabatt ausgewiesen werden, da dieser den Erlös schmälern würde. Geschenkgutscheine werden vom Programm nicht direkt unterstützt.

Siehe auch:

Verkauf, Gutschein anlegen, Gutschein bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschein anlegen*

Über diese Funktion legen Sie einen Gutschein an.

Schaltfläche	Bedeutung
Gutschein anlegen	Das Gutschein wird angelegt. Die Nummer des Gutscheins wird automatisch als Zufallszahl vergeben. Sie gelangen direkt zu Gutschein bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Gutschein weiter.
Feld	Bedeutung
Firma	Die Firma, für die der Gutschein angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Gutscheine

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschein bearbeiten*

Pflegen Sie hier die Eigenschaften des Gutscheins.

Feld	Bedeutung
Rabatt-Grund	Geben Sie einen Namen für den Gutschein bzw. einen Grund für den Rabatt ein. Der Rabatt-Grund wird in den Kundenauftrag übernommen.
Rabatt in %	Prozentualer Rabatt. Der Rabatt wird in den Kundenauftrag übernommen.
oder Rabatt als Betrag	Alternativ geben Sie hier einen absoluten Rabatt ein. Es kann nur entweder ein prozentualer oder ein absoluter Rabatt im Gutschein angegeben werden.
Gültig von..bis	Die Gültigkeit des Gutscheins. Ein Gutschein kann nur in einen Kundenauftrag übernommen werden, wenn das Auftragsdatum innerhalb der Gültigkeit liegt. Fehlt ein Datum, ist die Gültigkeit nicht beschränkt.
Mindestbestellwert	Damit der Gutschein ausgewählt werden kann, muss der hier angegebene Warenwert überschritten sein.
Erlaubte Verwendung	Legt fest, wie oft der Gutschein eingelöst werden kann. Nur einmal: Der Gutschein kann genau einmal eingelöst werden. Wählen Sie diese Option, wenn Sie einem bestimmten Kunden einen einmaligen Rabatt gewähren möchten. Teilen Sie nur diesem einen Kunden die Gutscheinnummer mit. Damit ist gewährleistet, dass nur dieser Kunde den Gutschein einlösen kann. Einmal pro Kunde: Jeder Kunde kann den Gutschein genau einmal einlösen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie z.B. für eine Rabattaktion einen Gutschein ausgeben wollen. Jeder Kunde bekommt den gleichen Gutschein (z.B. per Newsletter), kann ihn aber nur einmal einlösen. Diese Option eignet sich auch für Erstkäufer-Gutscheine in einem Online-Shop. Veröffentlichen Sie dazu einfach die Gutscheinnummer auf Ihren Webseiten. Beliebig oft: Jeder Kunde kann den Gutschein beliebig oft einlösen. Diese Option eignet sich z.B. für einen Rabatt auf die jeweils nächste Bestellung. Bei Online-Shops bietet es sich an, die Gutscheinnummer einfach in die Bestellbestätigungs-Mail aufzunehmen. So hat jeder Käufer einen zusätzlichen Anreiz, erneut im Online-Shop einzukaufen.
Vermittler	Der im Gutschein hinterlegte Vermittler wird in den Kundenauftrag übernommen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Vertriebsmitarbeiter die Gutscheine an potentielle Kunden verteilen und Sie die Vertriebsmitarbeiter über die Provisionsabrechnung an den Erlösen beteiligen wollen.

Siehe auch: Einführung Gutscheine

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschein suchen*

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Gutschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Gutscheinnummer klicken.

Feld	Bedeutung
Gutschein	Gutscheinnummer zur Anzeige eines einzelnen Gutscheins
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Rabatt-Grund	Zur Volltextsuche über den Rabatt-Grund
Eingelöst von	Nummer des Kunden. Zur Anzeige aller Gutscheine, die von einem bestimmten Kunden eingelöst wurden.
Vermittler	Nummer des Mitarbeiters.
Auch abgelaufene	Zeigt auch Gutscheine an, bei denen die Gültigkeit abgelaufen ist.

Siehe auch: Einführung Gutscheine

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Preisgruppe bearbeiten

Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer).

Für jede Preisgruppe hinterlegen Sie in jedem Produkt einen eigenen Preis. Beim Kunden unter dem Reiter Verkauf wählen Sie die Preisgruppe aus.

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe.
Bezeichnung	Wählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer".
Bruttopreise	Wenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer. Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis.
Währung	Die Währung, in der die Preise angegeben werden.
Inaktiv	Preisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist.
Löschen	Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv.

Siehe auch: Einführung Kunden

---

Inhalt 

Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe.
Bezeichnung	Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" )
Rabatt	Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.). Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe konfiguriert ist.
Drucken	Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen.
Inaktiv	Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer.
Gültige Produktgruppen*	Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen. Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gültige Produktgruppen zur Rabattgruppe

Feld	Bedeutung
Gültigkeit	Sie können wählen, ob der Rabatt nur für die angegebenen Produktgruppen gewährt wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen ein abweichender Rabatt gilt.
Produktgruppe	Wählen Sie die Produktgruppe, für welche der Rabatt einzeln festgelegt werden soll.
Auch Untergruppen	Wenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe.
Abweichender Rabatt	Der Rabatt, der für Produkte dieser Produktgruppe gewährt wird. Wenn für diese Produktgruppe kein Rabatt gewährt wird, tragen Sie eine Null ein.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen

---

Inhalt 

Produkte

Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.

Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.

Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.

Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Einführung Warenwirtschaft, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten, Lieferantenvereinbarung, Produktgruppen, Preisliste,Stücklisten*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.

Schaltfläche	Bedeutung
Produkt anlegen	Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter.
Feld	Bedeutung
Produkt Nr	Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt.
Firma*	Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können.
Kopieren von Produkt	Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Sucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
Exportieren	Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei.
Feld	Bedeutung
Produkt	Die Produktnummer des gesuchten Produkts.
Webauftritt	Wenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt.
Text	Zeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
Produktgruppe*	Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden.
auch inaktive	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist.
Firma	Findet nur Produkte der ausgewählten Firma.
Sortieren nach	Sortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung.
Preisgruppe*	Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
Nur mit Preis*	Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist.
Lieferant*	Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
Hersteller*	Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an.
Nicht verwendet*	Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt bearbeiten: Allgemein

Feld	Bedeutung
Mengeneinheit	Die Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche).
Produktart	Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf → Baudienstleister). Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten bei
Produktgruppe	Sie können jedes Produkt einer Produktgruppe zuordnen. Über die Produktgruppe sind z.B. Umsatzauswertungen möglich (Verkauf → Auswertungen → Umsatzlisten). Auch Rabatte und Provisionen* können in Abhängigkeit der Produktgruppe festgelegt werden.
Gewicht*	Das Gewicht ist erforderlich, wenn die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht automatisch berechnet werden sollen. Versandarten und -kosten definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Versandarten → Gewichtsstaffeln. Bei der Versandübergabe der Lieferungen an den Paketdienstleister wird das Gesamtgewicht der Lieferung aus dem Gewicht der einzelnen Produkte ermittelt.
EAN	International gültige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Sie besteht aus 8 oder 13 Stellen, die ohne Leerzeichen eingegeben werden. Die EAN kann im Feld Produkt statt der Produktnummer eingegeben werden. Geben Sie die Nummer immer an, wenn Sie das Programm mit einem Barcode-Lesegerät verbinden.
Hersteller	Name des Hersteller. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet.
Bezeichnung	Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen. Periodische Rechnung: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung die Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> einsetzen. Siehe Kunde bearbeiten: Verkauf → Periodische Rechnung.
Inaktiv	Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nicht mehr angezeigt und nicht mehr ausgewertet.
Bemerkung	Zur freien Verwendung für Anmerkungen. Bei der Text-Suche wird dieses Feld mit berücksichtigt.

Siehe auch:

Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*

Verwandter Begriff: Artikel

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Umsatzsteuer	Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet. Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein.
Auch im Ausland	Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden).
Preise pro	Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen.
Versandgruppe*	Die Versandgruppe legt fest, mit welchen Versandarten ein Produkt versendet werden darf. Die Versandgruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Wenn Sie keine spezielle Versandgruppe auswählen, kann das Produkt mit jeder Versandart versendet werden.
Verkaufspreis	Verkaufspreis in Abhängigkeit der Preisgruppe* und des Zeitraums
Preisgruppe	Den Preis legen Sie für jede Preisgruppe einzeln fest. Preisgruppen verwenden Sie, wenn unterschiedlichen Kundengruppen verschiedene Preise für dasselbe Produkt berechnet werden sollen (z.B. Endverbraucher Brutto- und Wiederverkäufer Nettopreise). Unter Verkauf → Kunde → Preisgruppe legen Sie die Preisgruppen an.
Gültig ab/bis	Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen.
Preis	Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie in der Preisgruppe. Preise haben immer genau zwei Nachkommastellen. Ist eine höhere Genauigkeit erforderlich, legen Sie den Preis pro einer bestimmten Menge fest (z.B. 100 St).

Siehe auch:

Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt bearbeiten: Warenwirtschaft

Feld	Bedeutung
Kostenermittlung und Kosten	Hier geben Sie an, wie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ermittelt werden. Bei der automatischen Ermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Für Produkte mit der Beschaffungsart → Produktion* werden die Herstellungskosten automatisch ermittelt aus den Kosten der in der Stückliste enthaltenen Komponenten und den Lohn- und Gemeinkosten (s.u.). Weicht der automatisch ermittelte Wert von den tatsächlichen Kosten ab, ändern Sie die Kostenermittlung auf 'manuell'. In diesem Fall geben Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Produktes pro Stückmenge direkt an. Die Kosten werden verwendet für die Bestandsbewertung unter Warenwirtschaft → Bestand → anzeigen.
Lieferrelevant*	Nur für Dienstleistungen: Wenn markiert, werden Kundenauftragspositionen mit diesem Produkt in Lieferungen übernommen.
Mindest-Bestand und Mindest-Beschaffungsmenge*	Ist die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) niedriger als der angegebene Mindest-Bestand, erzeugt die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen automatisch einen Lieferantenauftrag in Höhe der angegebenen Mindest-Beschaffungsmenge. Ist der aktuelle Bedarf (Kundenauftragsposition, Komponente eines Produktionsauftrags) größer als die Mindest-Beschaffungsmenge, wird der Lieferantenauftrag in Höhe der tatsächlichen Bedarfsmenge angelegt. Wenn Sie nur im Bedarfsfall beschaffen, d.h. die Ware normalerweise nicht auf Lager liegt, lassen Sie den Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge leer.
Lieferanten-Vereinbarungen	Es werden alle vorhanden Lieferanten-Vereinbarungen zu dem Produkt an gezeigt. Wenn Sie eine neue anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen. Lieferanten-Vereinbarungen verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Lieferantenvereinbarung.
Nur in Collmex pro	Die folgenden Felder werden nur in Collmex pro angezeigt.
Chargenpflicht*	Wenn gesetzt, erfordert jede Warenbewegung für das Produkt die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist. Die Chargenpflicht kann nur gesetzt werden, wenn es keinen Bestand gibt. Falls schon Bestände existieren, muss zuerst der Bestand auf null gesetzt, und dann die Bestände mit Angabe einer Charge neu erfasst werden.
Beschaffungsart*	Wählen Sie, ob das Produkt eingekauft oder selbst produziert wird. Für die Beschaffungsart Produktion werden die folgenden Felder eingeblendet:
Produktionsdauer*	Die Produktionsdauer in Arbeitstagen wird beim Anlegen eines Produktionsauftrags übernommen.
Lohn- und Gemeinkosten*	Die variablen Lohn- und Gemeinkosten werden zur Berechnung der Herstellungskosten verwendet (s.o.). Sollen neben den Lohnkosten noch weitere variable Kosten in die Berechnung der Herstellungskosten eingehen (z.B. Material- oder Fertigungsgemeinkosten) addieren Sie diese Kosten zu den Lohnkosten und tragen das Ergebnis in das Feld ein.
Stücklisten*	Es werden alle vorhanden Stücklisten-Versionen für das Produkt angezeigt. Wenn Sie eine neue Stückliste anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen. Stücklisten verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Stücklisten.

Siehe auch:

Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*, Lieferantenvereinbarung, Stücklisten*, Wikipedia: Herstellungskosten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.

Feld	Bedeutung
Ansicht	Verkauf: Es wird nur der tatsächlich vorhandene Bestand angezeigt sowie alle Bedarfe. Eine positive Menge entspricht der Menge, die noch verkauft werden kann. Einkauf: Zusätzlich werden der Mindestbestand sowie alle Zugänge angezeigt. Eine negative Menge entspricht der Menge, die eingekauft oder produziert werden muss.
Termin	Bedarfs- oder Zugangstermin (s.u.).
Typ	Typ Bedeutung Art Vorzeichen Termin Ansicht Bestand Nicht gesperrter Bestand Zugang + Einkauf+Verkauf Mindestbestand Mindestbestand aus Produkt Bedarf - Einkauf Knd.Aftr Kundenauftragsposition Bedarf - Liefertermin Einkauf+Verkauf Lief.Aftr Lieferantenauftragsposition Zugang + Liefertermin Einkauf Lieferung Lieferungsposition Bedarf - Liefertermin Einkauf+Verkauf Rechnung Barverkaufsrechnung Bedarf - Lieferdatum Einkauf+Verkauf Prod.Aftr Produktionsauftrag* Zugang + Endetermin Einkauf Komponente Komponente eines Produktionsauftrags* Bedarf - Bedarfstermin Einkauf+Verkauf
Nr	Die Nummer des Dokuments
Menge	Die für die Verfügbarkeit wirksame Menge des Dokuments. Ob die Menge positiv oder negativ gezählt wird, hängt vom Typ des Dokuments ab (s.o.)
Verfügbar	Zu diesem Termin verfügbare Menge. Ergibt sich aus Addition der Einzelmengen.

Vorkasse-Kundenaufträge: Noch nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge erscheinen nur in der Ansicht 'Verkauf', nicht jedoch in der Ansicht 'Einkauf'. So wird verhindert, dass die Ware im Einkauf beschafft wird, bevor der Kunde tatsächlich bezahlt hat. Liegt das Lieferdatum eines noch nicht bezahlten Kundenauftrags in der Vergangenheit, wird der Bedarfstermin in der Ansicht 'Verkauf' auf den morgigen Tag gesetzt.

Siehe auch:

Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft, Shop*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt bearbeiten: Shop

Schaltfläche	Bedeutung
Produkt hochladen	Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen. Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden.
Bildergrößen ermitteln	Für die Erzeugung der Produkt-Seite muss das Programm die Größe der Bilder kennen. Wenn Sie ein Bild eintragen, wird automatisch die Größe des Bildes ermittelt und intern gespeichert. Wenn Sie die Bilder auf Ihrem Webspace ändern, muss die Bildgröße neu ermittelt werden. Sie können auch die Größen aller Bilder Ihres Webauftritts in einem Schritt ermitteln über die Funktion Webauftritt → Weitere Funktionen → Bilder prüfen.
Feld	Bedeutung
Dateiname	Name der Datei für die Produkt-Seite auf Ihrem Webspace. Die Datei wird immer unter der Upload-URL abgelegt.
Keywords	Schlüsselworte für die Produkt-Seite. Die richtigen Schlüsselworte sind wichtig, damit Ihr Produkt in Suchmaschinen gefunden wird. Sie sollten darauf achten, nicht zu viele Schlüsselworte für eine Seite zu definieren und dass die Schlüsselworte auch in der Produktbeschreibung in ausreichender Zahl vorkommen (Keyword-Dichte).
Titel	Der Titel der Produkt-Seite. Die richtige Wahl des Titels ist wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen.
Abweichendes Template	Wenn für Generierung der Produkt-Seite ein abweichendes Template verwendet werden soll, geben Sie das Template hier an. Andernfalls wird das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template hinterlegte Template verwendet.
Bild-URL	Die URL auf das Produkt-Bild. Sie können entweder nur den Dateinamen angeben (z.B. bild4711.jpg), wenn sich die Bild-Datei in Ihrem Wurzelverzeichnis ihrer Basis-URL befindet oder einen absoluten Pfad (z.B. http://www.meine-bilder.de/bild4711.jpg). Die Bild-Dateien müssen Sie selbst auf Ihren Webspace übertragen, z.B. mit einem FTP-Programm. In der Software selbst können keine Bilder abgelegt oder hochgeladen werden.
Umrechnung für Grundpreis	Wenn Sie Waren an Endverbraucher verkaufen, müssen Sie die Preise nach den Richtlinien der Preisangabenverordnung angeben. Dazu gehört auch die Angabe des Grundpreises, also der Preis pro einer vom Gesetzgeber festgelegten Mengeneinheit (z.B. Preis pro Kg, Preis pro Liter). Geben Sie hier die Umrechnung in den Grundpreis an. Beim Hochladen wird der Grundpreis dann entsprechend errechnet.
Preis auf Anfrage	Wenn markiert, wird statt des Preises 'Preis auf Anfrage' angezeigt.
Inaktiv in diesem Shop	Wenn markiert, wird das Produkt nicht hoch geladen und kann nicht mehr bestellt werden. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie das Produkt nicht mehr im Shop anbieten möchten. Die Datei auf Ihrem Webspace bleibt in jedem Fall bestehen. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Webspace entfernen möchten, müssen Sie diese zusätzlich von Ihrem Webspace löschen.
Kategorien	Jedes Produkt kann in beliebig vielen Kategorien erscheinen. Wählen Sie hier die Kategorien aus.
Zusätzliche Bilder	Zusätzliche Bilder werden im Standard-Template in Form einer Slide-Show angezeigt. Wie bei der Bild-URL kann entweder der Dateiname oder die komplette URL angegeben werden.

Siehe auch:

Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produkt bearbeiten: Shop-Texte

Schaltfläche	Bedeutung
Produkt hochladen	Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen. Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden.
Feld	Bedeutung
Kurztext	Im Standard-Template erscheint der Kurztext in der Auflistung der in einer Kategorie enthaltenen Produkte sowie im Warenkorb.
Texte sind HTML	Markieren Sie diese Option, wenn der Kurz- und Langtext in HTML statt reinem Text formuliert ist. In diesem Fall werden HTML-eigene Zeichen (z.B. < oder >) beim Hochladen nicht maskiert. HTML ermöglicht die Verwendung von Auszeichnungen (z.B. Fett, Kursiv) und Strukturierungen (z.B. Tabellen, Grafiken). Verwenden Sie einen HTML-Editor Ihrer Wahl, um den HTML-Code zu erstellen und kopieren Sie das Ergebnis dann in den Kurz- oder Langtext. Statt HTML ist es auch möglich, Source-Code für Scriptsprachen wie z.B. PHP anzugeben.
Langtext	Der Langtext wird im Standard-Template als Produktbeschreibung in der Produkt-Seite verwendet.

Siehe auch:

Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Verkaufspreise ändern*

Mit dieser Funktion ändern Sie Ihre Verkaufspreise für viele Produkte in einem Schritt. Unter 'Produktauswahl' legen Sie die Kriterien fest, für welche Produkte der Preis geändert werden soll. Unter 'Aufschlag' bestimmen Sie, wie hoch der prozentuale Aufschlag auf welchen Preis (Verkaufspreis oder Produktkosten) erfolgen soll.

1. Schritt: Produkte selektieren und Aufschlag festlegen

Schaltfläche	Bedeutung
Weiter zur Vorschau	Es werden Produkte nach den eingegebenen Kriterien gesucht und der neue Preis berechnet. Sofern in der Auswahl weniger als 100 Produkte enthalten sind, können Sie im nächsten Schritt die Preise manuell noch einmal ändern.
Feld	Bedeutung
Produktgruppe	Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe selektiert.
Firma	Selektiert nur Produkte der ausgewählten Firma.
Preisgruppe	Selektiert nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
Lieferant	Selektiert nur Produkte, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
Text	Selektiert nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
Webauftritt	Selektiert nur Produkte an, die in dem angegebenen Webauftritt aktiv sind.
Nur mit Preis	Selektiert nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist.
Aufschlag
Aufschlag	Der neue Preis wird über einen prozentualen Aufschlag berechnet.
Auf	Wählen Sie hier, ob der Aufschlag zum Basispreis aus der Preisgruppe oder zu den Produktkosten erfolgen soll.
Runden auf	Geben Sie hier an, wie gerundet werden soll (z.B. 0,05 rundet zu den nächsten 5 Ct).
Preisdatum	Das Datum, für das der Basispreis ermittelt wird.

2. Schritt: Preise speichern

Schaltfläche	Bedeutung
Neue Preise speichern	Speichert die neuen Preise für die in der Tabelle aufgeführten Produkte. Achtung: Die Preisänderung kann nach dem Speichern nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Feld	Bedeutung
Preisgruppe	Geben Sie hier die Preisgruppe an, für welche die neuen Preise gesetzt werden sollen. Wenn Sie hier eine von der Produktauswahl abweichende Preisgruppe angeben, werden die Preise von einer Preisgruppe in die andere kopiert.
Gültig ab, Gültig bis	Die Gültigkeit des neuen Preises. Beim Speichern bleiben bestehende Preise erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.
Neuer Preis	Wenn Sie weniger als 100 Produkte selektiert haben, können Sie den Preis hier noch einmal vor dem Speichern überschreiben.

Siehe auch: Einführung Produkte

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produktgruppen

Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
Bezeichnung	Die Bezeichnung der Produktgruppe
Details	Klicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details

---

Inhalt 

Produktgruppe Details

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
Bezeichnung	Die Bezeichnung der Produktgruppe
Untergruppe von	Durch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden.
Untergruppen	Die Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen

---

Inhalt 

Stücklisten

Es wird zwischen Set-Stücklisten und Produktions-Stücklisten unterschieden.

Set-Stücklisten

Sets werden im Verkauf verwendet. Es sind Produkte, die aus mehreren Einzelprodukten bestehen. In der Set-Stückliste legen Sie fest, welche Produkte in welcher Menge in dem Set enthalten sind.

Sobald eine Set-Stückliste für ein Produkt existiert, wird das Produkt als Set-Produkt behandelt. Ein Set-Produkt kann nicht beschafft oder gelagert werden, sondern nur die im Set enthaltenen Produkte. Ein Set-Produkt hat wie ein normales Produkt einen eigenen Preis sowie eine eigene Beschreibung.

Ein Set-Produkt wird wie ein normales Produkt in Angebot, Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung aufgenommen. Allerdings wird bei Bestandsänderungen automatisch die im Set enthaltenen Produkte vom Bestand entnommen bzw. dazu gebucht. Für das Set-Produkt selbst kann es keinen Bestand geben.

Produktions-Stücklisten

In der Produktions-Stückliste legen Sie fest, welche Komponenten-Produkte bei der Herstellung des Produkts in welcher Menge verwendet werden.

Beim Anlegen eines Produktionsauftrags wird die Stückliste aufgelöst, d.h. die Komponenten aus der Stückliste werden in den Produktionsauftrag übernommen.

Zu einem Produkt kann es mehrere Stücklistenversionen geben. Beim Anlegen einer Produktions-Stückliste wird die Versionsnummer beginnend mit eins hoch gezählt. Jede Stücklistenversion hat ein Gültigkeitsdatum, ab dem sie verwendet werden kann. Nutzen Sie mehrere Stücklistenversionen wenn sich die Zusammensetzung des Endprodukts mit der Zeit ändert.

Siehe auch: Stückliste anlegen, Stückliste bearbeiten, Produktionsaufträge

Verwandte Begriffe: Verkaufs-Set, Verkaufsset, Verkaufset

---

Inhalt 

Stückliste suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Die Stückliste wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

Feld	Bedeutung
Produkt	Produktnummer des Sets bzw. des Endprodukts bei Produktions-Stücklisten.
Komponente	Findet nur Stücklisten, welche die eingegebene Komponente enthalten.
Verwendung	Wählen Sie, ob Stücklisten für Verkaufs-Set oder Produktions-Stücklisten gesucht werden sollen.

Siehe auch: Einführung Stücklisten

---

Inhalt 

Stückliste anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Stückliste an.

Schaltfläche	Bedeutung
Stückliste anlegen	Die Stückliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Stückliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Stückliste weiter. Existiert bei Produktions-Stücklisten bereits eine Stückliste, wird automatisch eine neue Version angelegt. Die Stücklistenpositionen der neuen Version werden aus der vorherigen Stücklistenversion übernommen und können dann bearbeitet werden.
Feld	Bedeutung
Produkt	Produkt, für das die Stückliste angelegt werden soll. Bei Set-Stücklisten darf für das Produkt kein Bestand existieren, da bei Sets nur für die im Set enthaltenen Produkte Bestand geführt wird.
Verwendung	Wählen Sie die Verwendung der Stückliste: Verkaufs-Set oder Produktion.
Kopieren von Stückliste	Soll die Stückliste kopiert werden, geben Sie hier die Produktnummer der Stückliste ein.

Siehe auch: Einführung Stücklisten

---

Inhalt 

Stückliste bearbeiten

In der Stückliste werden die in der Stückliste enthaltenen Komponenten-Produkte aufgelistet.

Feld	Bedeutung
Gültig ab	Nur bei Produktions-Stücklisten: Datum ab dem die Stücklistenversion zum Anlegen eines Produktionsauftrags verwendet werden kann.
Text	Nur bei Produktions-Stücklisten: Beschreibungstext für die Produktion. Der Text wird beim Anlegen des Produktionsauftrags übernommen.
Komponenten
Pos	Die Nummer der Stücklisten-Position kann frei vergeben werden.
Produkt	Produktnummer der Komponente
Menge	Menge des enthaltenen Produkts
Pro	Nur bei Produktionsstücklisten: Bezugsmenge. Enthalten sind Menge pro Bezugsmenge. Bei Verkaufssets ist die Bezugsmenge immer 1.

Siehe auch: Einführung Stücklisten

---

Inhalt 

Auswertungen Verkauf

Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.

Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.

Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Umsatzlisten Verkauf

Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Die Umsätze werden angezeigt.
Exportieren	Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
Feld	Bedeutung
Umsatzliste	Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten: Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet. Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben. Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben. Kunde: Umsätze werden kundenweise summiert ausgegeben. Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
Kunde	Geben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten.
Produkt	Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
Produktgruppe	Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
Adressgruppe	Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Rechnungsdatum von ... bis	Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum
Nur ausgeglichene	Gibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind.
Ausgeglichen von .. bis*	Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde.
Vermittler*	Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter.
Brutto-Netto	Wählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen.

Siehe auch: Auswertungen Verkauf

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Preisliste

Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Die Preisliste wird angezeigt.
Exportieren	Wenn Sie die Preisliste weiter verarbeiten möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
Feld	Bedeutung
Datum	Das Datum, mit dem der Preis ermittelt wird.
Sprache	Sprache für die Produktbezeichnungen
Produktgruppe	Um die Preisliste für Produkte einer bestimmten Produktgruppe anzuzeigen.
Sortieren nach	Sortiert nach Nummer oder Name des Produkts.

Siehe auch:

Auswertungen Verkauf

---

Inhalt 

Warenwirtschaft

Einführung

Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.

				Kunde
Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang
				Zu wenig Bestand?		Entnahme für Komponente*
				Lieferantenauftrag		Produktionsauftrag*
				Wareneingang		Lagerzugang*
				Lieferant

Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.

Siehe auch:

Lieferungen, Lieferantenaufträge, Gutschrift an Lieferanten, Bestand, Inventurliste, Produktionsaufträge*, Produkte, Kunden, Lieferanten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferungen

Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulegen und auszugeben.

Siehe auch:

Einführung Warenwirtschaft, Lieferung anlegen, Lieferung bearbeiten, Warenausgang, Fällige anlegen*, Sammelausgabe*, Versandübergabe

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.

Schaltfläche	Bedeutung
Lieferung anlegen	Die Lieferung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferung weiter. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Lieferung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.
Feld	Bedeutung
Kunde	Kundennummer
Kundenauftrag	Zum Anlegen einer Lieferung für einen Kundenauftrag.
Nur wenn Bestand verfügbar	Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder eine Teillieferung angelegt, wenn dies im Kundenauftrag erlaubt ist (Kundenauftrag → Versand → Teillieferungen erlaubt)* oder keine Lieferung angelegt, wenn das Feld Teillieferungen erlaubt* nicht aktiviert ist.

Siehe auch: Lieferung, Fällige anlegen*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.

Feld	Bedeutung
Lieferung	Lieferungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Lieferung.
Kunde	Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Lieferung gesucht.
Liefertermin von ... Liefertermin bis	Wenn Sie nur nach Lieferungen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Text	Sucht nach Worten in Positionsbezeichnung, Kopf- und Schlusstext sowie internem Memo.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Lieferungen, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferung anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Kopfdaten

Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Kunde	Der Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
Firma	Absender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Liefertermin	Geplanter Liefertermin.
Versandart	Die Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen.
Kopftext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden.
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details

---

Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.)	Siehe Kopfdaten
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Gesamtgewicht*	Das Gesamtgewicht wird automatisch ermittelt aus den Gewichten der Produkte zuzüglich des Verpackungsgewichts aus der Versandart.
Sendungsnummer	Die Nummer der Sendung. Die Sendungsnummer kann über die Variable <<Sendungsnummer>> angesprochen werden.
Gelöscht	Um den Lieferschein zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferschein wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. o
Ausgabe-Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, in der die Lieferung gedruckt werden soll.
Erledigt	Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der Warenausgang erledigt ist, auch wenn noch nicht für alle Positionen ein Warenausgang erfasst wurde.
Schlusstext	Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine verwalten.
Internes Memo	Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.

Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

---

Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.)	Siehe Kopfdaten
Pos	Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Auftrag-Pos	Die mit der Lieferposition verknüpfte Kundenauftragsposition. Beim Anlegen von weiteren Lieferungen oder von Rechnungen zu dem Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beliefert ist.
Produkt	Produktnummer
Bezeichnung	Name des Produktes
Menge	Menge der Produkte
Einheit	Mengeneinheit

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse

---

Inhalt 

Versand-Benachrichtigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Versand-Benachrichtigung an den Kunden zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlage	Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere Anlagen	Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

---

Inhalt 

Lieferung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

Lieferung löschen, Lieferung stornieren

---

Inhalt 

Fällige Lieferungen anlegen*

Über diese Funktion legen Sie für versandfällige Kundenaufträge mehrere Lieferungen in einem Schritt an. Ein Kundenauftrag ist zur Lieferung fällig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Vorkasse' die Zahlung in der Buchhaltung mit Bezug zum Kundenauftrag vollständig gebucht wurde.
2. Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Zahlungsdienstleister' mit 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' für den Kundenauftrag im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist.
3. Der Kundenauftrag nicht gelöscht, endgeliefert oder abgesagt ist.
4. Für den Kunden keine Liefersperre gesetzt ist.

Optional können Sie zusätzlich den verfügbaren Bestand berücksichtigen. In diesem Fall werden nur Lieferungen angelegt, für die ausreichend Bestand vorhanden ist.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Die zur Lieferung fälligen Kundenaufträge werden angezeigt.
Lieferungen anlegen	Die Lieferungen werden angelegt. Bei Bedarf können Sie vorher die Liefermenge verändern.
Feld	Bedeutung
Nur wenn Bestand verfügbar	Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder eine Teillieferung angelegt, wenn dies im Kundenauftrag erlaubt ist (Kundenauftrag → Versand → Teillieferungen erlaubt) oder keine Lieferung angelegt, wenn das Feld Teillieferungen erlaubt nicht aktiviert ist.
Kunde	Falls Sie nur Lieferungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Liefertermin bis	Es werden für alle Produkte in Kundenaufträgen Lieferungen angelegt, deren Liefertermin kleiner oder gleich dem eingegebenen Datum ist.

Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Warenausgang zur Lieferung

Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Die noch nicht komplett Warenausgang gebuchten Lieferungen werden angezeigt.
Warenausgang buchen	Die Bestandsentnahme mit Bezug zur Lieferung wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Entnahmemenge reduziert werden.
Feld	Bedeutung
Lieferung	Wenn Sie den Warenausgang nur zu einer bestimmten Lieferung buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
Kunde	Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden buchen möchten.
Produkt	Wenn Sie den Warenausgang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.
Liefertermin von ... bis	Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Siehe auch: Lieferung

---

Inhalt 

Sammelausgabe Lieferungen

Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Die Lieferungen werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht ausgeben, entfernen Sie das X.
Ausgewählte Lieferungen ausgeben	Es wird eine PDF-Datei mit allen Lieferscheinen erzeugt.
Feld	Bedeutung
Ausgabe erforderlich	Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferungen ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden.
Kunde	Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden ausdrucken möchten.
Liefertermin von ... bis	Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
Versand-Benachrichtigungen senden	Wenn diese Option markiert ist, wird an den Empfänger der Lieferung eine Versand-Benachrichtigung per Mail versendet. Voraussetzung ist, dass für den Empfänger eine Mailadresse angegeben ist und dass für die Lieferung noch keine Versand-Benachrichtigung gesendet wurde. In der Lieferung unter 'Verwaltung → Verwaltung → Benachrichtigt am' ist das Datum angegeben, an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde.

Siehe auch: Lieferung

---

Inhalt 

Versandübergabe Lieferungen

Die Versandübergabe erzeugt CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung im Programm Ihres Paketdienstleisters.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Feld	Bedeutung
Versandübergabe erforderlich	Ist das Feld aktiviert, werden nur für die Lieferungen exportiert, für die noch kein Export erfolgt ist. Sollte Ihnen z.B. eine Exportdatei abhanden gekommen sein, können Sie die Lieferdaten noch einmal exportieren, indem Sie das Feld deaktivieren.
Versandübergabe	Im Moment sind folgende Arten möglich: Universal CSV-Export DHL Online Frankierung Fulfillment-Dienstleister und DHL-Intraship In der Versandart der Lieferung muss die ausgewählte Versandübergabe hinterlegt sein.
Kunde	Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferdaten eines Kunden exportieren möchten.
Liefertermin von ... bis	Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Wenn Sie einzelne Lieferdaten nicht ausgeben möchten, entfernen Sie das x. Um die Daten zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferungen übergeben. Es wird dann eine CSV-Datei erzeugt, die Sie in das Programm Ihres Versenders importieren können.

Siehe auch: Lieferung, Versandart, Einstellungen Versandübergabe

---

Inhalt 

Lieferantenaufträge

Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.

Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.

Zu wenig Bestand?		Lieferantenauftrag		Wareneingang
				Lieferantenrechnung		Offener Posten		Zahlungsausgang

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Belege buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.

Siehe auch:

Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenauftrag anlegen, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen, Wareneingang, Lieferantenauftrag auswerten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.

Schaltfläche	Bedeutung
Lieferantenauftrag anlegen	Der Lieferantenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferantenauftrag weiter.
Feld	Bedeutung
Lieferant	Lieferant, für den der Lieferantenauftrag angelegt werden soll.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.

Feld	Bedeutung
Lieferantenauftrag	Lieferantenauftrags-Nummer. Zur Suche nach einem einzelnen Lieferantenauftrag.
Lieferant	Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht.
Firma*	Wählen Sie die Firma aus.
Auftragsdatum von ... Auftragsdatum bis	Wenn Sie nur nach Lieferantenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Text	Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Lieferantenaufträge, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferantenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Lieferant	Der beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
Auftragsdatum	Tag der Auftragserteilung.
Firma*	Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
Kopftext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

Siehe auch:

Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Liefertermin	Tag, an dem die Anlieferung erfolgen soll.
Wert	Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch:

Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Währung	Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Lieferantenauftrag erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden. Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Gelöscht	Um den Lieferantenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferantenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Erledigt	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Lieferant nur einen Teil der beauftragten Menge geliefert hat und keine weitere Lieferung erfolgt. Der Lieferantenauftrag erscheint dann nicht mehr unter Wareneingang zum Lieferantenauftrag.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, in der der Lieferantenauftrag gedruckt werden soll.
Letzte Ausgabe am	Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als	Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Bestätigungs- und Schlusstext	Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

Siehe auch:

Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.

Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen

Siehe auch:

Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Position	Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen.
Typ	Art der Auftragsposition
Produkt	Produktnummer
ProdNr d. Lieferanten	Produktnummer des Lieferanten: Diese Nummer ersetzt im Ausdruck die Collmex-Produktnummer
Liefertermin	Datum der gewünschten Anlieferung
Lieferzeit	Voraussichtliche Lieferzeit in Tagen
Menge	Anzahl und Mengeneinheit
Verp.Einh	Verpackungseinheit
Einzelpreis	Preis pro x Stück
Umsatzsteuer	Die für die Position anfallende Umsatzsteuer
Preis	Der Gesamtpreis für die Position
Bezeichnung	Produktbezeichnung

Siehe auch:

Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Lieferadresse

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlage	Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere Anlagen	Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Lieferantenauftrag löschen, Lieferantenauftrag stornieren

---

Inhalt 

Fällige Lieferantenaufträge anlegen

Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Die zur Beschaffung fälligen Produkte und Menge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Positionen nicht anlegen, entfernen Sie das X. Damit fällige Produkte gefunden werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Für das Produkt muss eine aktuell gültige Lieferantenvereinbarung existieren. Gibt es für ein Produkt mehr als eine Lieferantenvereinbarung, wählt das Programm die Lieferantenvereinbarung nach der Priorität, bei gleicher Priorität die günstigste. Ist auch der Preis identisch, wird die Lieferantenvereinbarung mit der kürzeren Lieferzeit gewählt. Die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) muss kleiner sein als der Mindestbestand, d.h. es muss eine Unterdeckung vorliegen. Wenn Sie das Produkt nur im Bedarfsfall beschaffen, setzen Sie den Mindestbestand einfach auf null. Der Zeitpunkt der Unterdeckung liegt innerhalb der in der Lieferantenvereinbarung angegebenen Lieferzeit. Es werden nur Bedarfe berücksichtigt, die innerhalb der Lieferzeit liegen, damit die Ware nicht unnötig früh bestellt wird.
Lieferantenauftrag anlegen	Sind die Bedingungen für ein Produkt alle erfüllt, dann: Legt das Programm ein Lieferantenauftrag an. Produkte, die vom gleichen Lieferant beschafft werden, kommen in den gleichen Lieferantenauftrag, d.h. es wird pro Lieferant nur ein Lieferantenauftrag angelegt. Die beschaffte Menge ist gleich der Unterdeckungsmenge am Liefertermin (Heute + Lieferzeit). Ist die Unterdeckungsmenge kleiner als die Beschaffungsmenge unter Produkt → Warenwirtschaft → Beschaffungsmenge, wird die Beschaffungsmenge in den Lieferantenauftrag übernommen.
Feld	Bedeutung
Produkt	Beschränken Sie die Funktion auf ein einzelnes Produkt.
Lieferant	Beschränken Sie den Lauf auf einen einzelnen Lieferant.

Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.

Siehe auch:

Lieferantenauftrag allgemein, Lieferantenvereinbarung, Sammelausgabe

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Sammelausgabe Lieferantenaufträge

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Es werden die den Suchkriterien entsprechenden Lieferantenaufträge angezeigt.
Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben	Die Aufträge werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzen	Bei allen markierten Aufträgen wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Lieferantenaufträge drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist.
Feld	Bedeutung
Ausgabe erforderlich	Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferantenaufträge ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden.
Lieferant	Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferantenaufträge eines Lieferanten ausgeben möchten.
Auftragsdatum von ... bis	Die Eingabe des Auftragsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
X	Soll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld.
Medium	Medium, über das der Auftrag ausgegeben wird.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein

---

Inhalt 

Lieferantenauftrag auswerten

Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Die Umsätze werden angezeigt.
Exportieren	Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
Feld	Bedeutung
Umsatzliste	Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten: Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet. Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben. Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben. Lieferant: Umsätze werden pro Lieferant summiert ausgegeben. Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
Lieferant	Geben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten ein, wenn Sie nach den Umsätzen bei einem bestimmten Lieferanten suchen möchten.
Produkt	Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
Produktgruppe	Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
Adressgruppe	Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Auftragsdatum von ... bis	Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Wareneingang zum Lieferantenauftrag

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Die noch nicht komplett Wareneingang gebuchten Lieferantenaufträge werden angezeigt.
Wareneingang buchen	Der Bestandszugang mit Bezug zum Lieferantenauftrag wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Zugangsmenge reduziert werden.
Feld	Bedeutung
Lieferantenauftrag	Wenn Sie den Warenausgang nur zu einem bestimmten Lieferantenauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
Lieferant	Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Ware angekommen ist.
Produkt	Wenn Sie den Wareneingang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.
Liefertermin von ... bis	Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein

---

Inhalt 

Gutschrift an Lieferant

Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).

Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.

Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Siehe auch:

Einführung Warenwirtschaft, Gutschrift anlegen, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschrift an Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.

Schaltfläche	Bedeutung
Gutschrift anlegen	Die Gutschrift wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Gutschrift bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Gutschrift weiter. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.
Feld	Bedeutung
Lieferant	Lieferant, für den die Gutschrift angelegt werden soll.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschrift an Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.

Feld	Bedeutung
Gutschrift	Gutschrifts-Nummer. Zur Suche nach einer einzelnen Gutschrift.
Lieferant	Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht.
Firma*	Wählen Sie die Firma aus.
Gutschriftsdatum von ... bis	Wenn Sie nur nach Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Text	Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Noch nicht gebucht*	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Gutschriften, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Lieferant	Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
Gutschriftsdatum	Datum der Gutschrift
Firma*	Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
Gutschriftstext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort.
Menge	Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Preis	Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Positions-Details

---

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Liefer/Leistungsdatum	Das Datum, an dem die Lieferung erfolgt ist bzw. die Leistung erbracht wurde. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
Währung	Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Gutschrift erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.
Gelöscht	Um die Gutschrift zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Gutschrift wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, in der die Gutschrift gedruckt werden soll.
Letzte Ausgabe am	Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als	Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Schlusstext	Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes Memo	Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Positions-Details

---

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Position	Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen.
Typ	Art der Auftragsposition
Produkt	Produktnummer
ProdNr d. Lieferanten	Produktnummer des Lieferanten. Wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen.
Menge	Anzahl und Mengeneinheit
Verp.Einh	Verpackungseinheit
Einzelpreis	Preis pro x Stück
Bezeichnung	Produktbezeichnung

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf,

---

Inhalt 

Gutschrift an Lieferant senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt.
Gutschrift buchen	Wenn markiert, wird die Gutschrift mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Gutschrift noch nicht gebucht ist.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlagen	Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch:

Einführung Gutschrift, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

---

Inhalt 

Gutschrift als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Gutschrift löschen, Gutschrift stornieren

---

Inhalt 

Lieferanten

Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.

In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.

Siehe auch:

Einführung Warenwirtschaft, Lieferant anlegen, Lieferant bearbeiten, Lieferantenvereinbarung

Verwandter Begriff: Kreditor = Lieferant

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.

Schaltfläche	Bedeutung
Lieferant anlegen	Der Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter.
Feld	Bedeutung
Lieferant Nr	Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich. Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports).
Firma*	Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll. Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
Vorlage Lieferant Nr	Für den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen.
Adresse in Lieferant wandeln	Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

Feld	Bedeutung
Lieferant Nr	Lieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer.
Auch inaktive	Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Lieferanten anzuzeigen.
Text	Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nach	Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer.
PLZ	Findet Lieferanten, deren Postleitzahl mit der eingegebenen Nummer beginnt. Beispiel: Geben Sie 66 ein, um alle Lieferanten zu finden, deren Postleitzahl mit 66 beginnt.
Fällig zur Wiedervorlage*	Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Adresse	Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge: Firma Anrede Titel Vorname Nachname Abteilung Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Land Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.
Bankverbindung	Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden.
Steuer	Die Felder USt-IdNr. und Steuernummer sind für die korrekte Erstellung von Gutschriften an Lieferanten erforderlich.
Gruppen*	Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
Inaktiv	Wenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Zahlungsbedingungen	Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Lieferbedingung	International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
KundeNr bei Lief.	Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird.
Währung	Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Ausgabemedium	Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist.
Ausgabesprache	Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.

Feld	Bedeutung
Wiedervorlage am	Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Lieferanten nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Lieferant suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Lieferanten anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind.
Kontakte	Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt.
Ansprechpartner	Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung

---

Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Buchhaltung

Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Zahlungsbedingungen	Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Aufwandskonto	Geben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein.
Vorsteuer	Wählen Sie den Steuersatz aus.
Belegtext	Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Belegsuche.
Kostenstelle*	Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Lieferantenvereinbarung

In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferant erforderlichen Daten. Diese sind neben Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.

Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.

Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.

Siehe auch:

Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenvereinbarung anlegen, Lieferantenvereinbarung bearbeiten, Einführung Lieferant, Einführung Produkt, Lieferanten-Preisliste importieren

---

Inhalt 

Lieferantenvereinbarung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.

Schaltfläche	Bedeutung
Lieferantenvereinbarung anlegen	Die Lieferantenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferantenvereinbarung weiter.
Feld	Bedeutung
Lieferant Nr	Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll.
Produkt	Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten

---

Inhalt 

Lieferantenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

Feld	Bedeutung
Lieferant Nr	Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll.
Produkt	Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll.
ProdNr d.Lieferanten	Sucht nach der Produktnummer des Lieferanten.
ProdNr d.Lieferanten anzeigen	Zeigt die Produktnummer des Lieferanten sowie die Bezeichnung des Produkts beim Lieferanten in der Ergebnisliste an.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung

---

Inhalt 

Lieferantenvereinbarung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Steuer	Umsatzsteuer-Satz für das Produkt im Einkauf.
ProdNr d. Lieferanten	Produktnummer des Lieferanten: Wird im Lieferantenauftrag gedruckt. In der Eingabemaske wird aber die eigene Produktnummer angezeigt.
Priorität	Wenn mehr als eine Lieferantenvereinbarung für ein Produkt existiert, bestimmt die Priorität die Rangfolge der Lieferantenvereinbarungen.
Verp.Einh	Verpackungseinheit: Verkauft Ihr Lieferant die Produkte nicht einzeln, sondern in bestimmten Verpackungseinheiten, geben Sie hier die Menge ein, die in einer Verpackung enthalten ist. Beim Anlegen des Lieferantenauftrages rundet das Programm dann entsprechend auf. Ist die Verpackungseinheit ein Vielfaches von 1.000, und ist die Mengeneinheit gr, kg, mm oder m, ändert das Programm die Mengeneinheit entsprechend ab. Beispiel 1: Ihr Lieferant verkauft Wein im Karton zu 6 Stück. Sie legen einen Lieferantenauftrag über 2 Stück an. Das Programm rundet das Programm automatisch auf 6 Stück auf. Beispiel 2: Ihr Lieferant verkauft Sand nur kiloweise. Da Sie den Sand grammweise im Lager führen, ist Ihre Mengeneinheit gr mit einer Verpackungseinheit von 1.000 gr. Sie legen einen Lieferantenauftrag an. Das Programm ändert die Mengeneinheit automatisch auf kg.
Bezeichnung	Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie im Lieferantenauftrag einen von der Produktbezeichnung abweichenden Bestelltext benötigen. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Programm den im Produkt hinterlegten Text.
Gültig ab/bis	Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
Nettopreis	Preis ohne Umsatzsteuer pro Einheit. Der Preis ist in der Währung, die beim Lieferanten unter dem Reiter Einkauf festgelegt ist.
Menge	Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen.
Lieferzeit	Lieferzeit in Tagen. Wird nur in Collmex pro verwendet für das Anlegen von fälligen Lieferantenaufträgen (Lieferantenauftrag → Fällige anlegen).

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung

---

Inhalt 

Bestand

Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:

• Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
• Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
• Eine Inventur zu ermöglichen

Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.

Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.

Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.

Siehe auch:

Warenwirtschaft, Bestand anzeigen, Wareneingang zum Lieferantenauftrag, Warenausgang zur Lieferung, Bestand buchen allgemein, Bestandsänderung, Inventurliste bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Bestand anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.

Feld	Bedeutung
Standort	Firma
Produkt	Produktnummer. Es wird nur der Bestand dieses Produkts angezeigt.
Text	Zeigt nur Bestand für Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, EAN, oder Hersteller.
Produktgruppe	Produktgruppe. Es wird nur der Bestand dieser Produktgruppe angezeigt.
Typ	Wählen Sie hier den Bestandstyp, der angezeigt werden soll.
Nullbestand anzeigen	Wenn markiert, werden auch Produkte ohne Bestand angezeigt.

Ergebnis

Ausgabe-Feld	Bedeutung
Produkt	Produktnummer
Bezeichnung	Produkt-Bezeichnung
Typ	Frei: Der Bestand ist verfügbar Gesperrt: Der Bestand ist nicht verfügbar (z.B. beschädigt oder unverkäuflich).
Menge	Menge
ME	Mengeneinheit
Wert	Wert = Menge x Kosten (Feld Produkt → Warenwirtschaft → Kosten). Die Kosten entsprechen den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Bei der automatischen Kostenermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Der Wert entspricht damit den aktuellen Wiederbeschaffungskosten. Eine Bewertung nach gleitendem Durchschnittspreis ist nicht vorgesehen.

Siehe auch: Einführung Bestand

---

Inhalt 

Bestandsänderung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.

Feld	Bedeutung
Nr	Nummer der Bestandsänderung: Jedes Mal, wenn Sie eine Bestandsveränderung buchen, vergibt das Programm eine fortlaufende Nummer.
Pos	Position der Bestandsänderung. In einer Bestandsänderung können mehr als eine Bestandsbewegung enthalten sein.
Produkt	Produktnummer
Bezeichnung	Produktbezeichnung
Menge	Bei einer Entnahme ist die Menge negativ, bei einem Zugang positiv.
Bezug / Art	Art der Bestandsänderung oder das Dokument, auf das sich die Bestandsänderung bezieht.
Kunde / Lieferant	Sofern die Bestandsänderung einen Bezug zu einem Lieferanten oder Kunden hat, wird dieser hier angezeigt.
Typ	Bestandstyp: Freier oder gesperrter Bestand.
Charge	Die Charge
Gebucht am	Datum und Uhrzeit, an dem die Bestandsänderung gebucht wurde.

Siehe auch: Einführung Bestand

---

Inhalt 

Bestand buchen allgemein

Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.

Schaltfläche	Bedeutung
Ändern	Nach Eingabe von Produkt und Menge erscheint eine weitere leere Zeile, die bei Bedarf ausgefüllt werden kann.
Buchen	Die eingegebenen Warenbewegungen werden gebucht und unter einer Bestandsänderung protokolliert.
Feld	Bedeutung
Bewegungsart	Grund für die Bestandsänderung Entnahme: z.B. zum privaten Verbrauch oder bei Diebstahl Zugang: Mehrung des Bestandes ohne Bestellung Umbuchung: von Gesperrt in Frei oder umgekehrt (z.B. wenn Teile des Bestandes unbrauchbar geworden sind) Bestandsaufnahme: z.B. bei Inventur
Produkt	Produktnummer
Menge	Menge
Von-Typ	Frei: Bestand ist verfügbar Gesperrt: Bestand wird bei der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt.

Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung

Verwandte Begriffe: Bestand ändern, Bestand eingeben, Bestand erfassen, Bestand löschen, Bestand übernehmen

---

Inhalt 

Inventurliste anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.

Schaltfläche	Bedeutung
Inventurliste anlegen	Die Inventurliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Inventurliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Inventurliste weiter.
Feld	Bedeutung
Standort	Der Firmenstandort, für den die Inventurliste angelegt werden soll.
Produktgruppe	Wenn Sie nur eine bestimmte Produktgruppe inventarisieren möchten, geben Sie diese hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte dieser Produktgruppe aufgenommen.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten

---

Inhalt 

Inventurliste suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.

Feld	Bedeutung
Produkt	Findet Inventurlisten, in denen das angegebene Produkt enthalten ist.
Bezeichnung	Zur Suche nach der Inventurlisten-Bezeichnung

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten

---

Inhalt 

Inventurliste bearbeiten

Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.

Schaltfläche	Bedeutung
Speichern	Speichert den neuen Bestand vorläufig in der Inventurliste.
Neuen Bestand übernehmen	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mit der Inventur fertig sind. Der neue Bestand wird dann als Bestandsaufnahme gebucht. Erst danach ist der Bestand im Programm geändert.
Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Eine sprechende Bezeichnung für die Inventurliste.
Sortierung	Legt fest, ob die Sortierung der Liste nach Produkt oder Produktbezeichnung erfolgt.
Datum	Das Datum, zu dem der Bestandswert ermittelt wird.
Wert anzeigen	Markieren Sie diese Option, wenn der Bestandswert angezeigt werden soll. Der Bestandswert wird ermittelt aus den Produktkosten multipliziert mit der neuen Bestandsmenge.
Abgeschlossen	Markieren Sie diese Option, wenn die Inventur abgeschlossen ist. Die Eingabefelder werden dann ausgeblendet um versehentliches Überschreiben der Bestände zu verhindern.
Bestand neu	Geben Sie hier den physischen Bestand nach der Inventarisierung ein.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen

---

Inhalt 

Produktionsaufträge*

Produktionsaufträge werden verwendet, um die Herstellung von Produkten zu verwalten.

Ein Produktionsauftrag enthält neben dem Produkt das hergestellt werden soll, auch Angaben über Menge und Termine sowie eine Liste der benötigten Komponenten-Produkte.

In der Verfügbarkeitsliste des Endprodukts erscheint der Produktionsauftrag als positive Menge. Die Komponenten dagegen werden in der Verfügbarkeitsliste des jeweiligen Komponenten-Produkts als negative Menge aufgelistet. Dies ermöglicht die einfache und effiziente Beschaffungs-Planung der Komponenten über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen.

Der typische Lebenszyklus eines Produktionsauftrags sieht wie folgt aus:

Status	Bedeutung
Neu	Der Produktionsauftrag wurde neu angelegt. Das Anlegen von Produktionsaufträgen muss manuell erfolgen über die Funktion Produktionsauftrag anlegen.
Freigegeben	Wenn der Produktionsauftrag der Fertigung übergeben wurde, setzen Sie zur Dokumentation der Freigabe das Kennzeichen 'Freigegeben'. Vor der Freigabe wird üblicherweise geprüft, ob die Komponenten in ausreichender Menge verfügbar sind. Klicken Sie dazu im Produktionsauftrag auf die jeweilige Komponente, um zur Verfügbarkeitsliste für die Komponenten zu gelangen.
Teilrückgemeldet	Als nächstes werden die Warenbewegungen, d.h. Bestands-Entnahmen für die Komponenten sowie die Zugänge für das produzierte Produkt erfasst. Wenn ein Teil der Produktionsmenge als Zugang erfasst ist, bekommt der Produktionsauftrag automatisch den Status 'Teilrückgemeldet'.
Abgeschlossen	Sobald die Produktionsmenge komplett als Zugang erfasst ist, gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen. Wurde nicht die geplante Menge produziert (z.B. bei ungeplantem Ausschuss), setzen Sie das Kennzeichen 'Abgeschlossen'. Auch dann gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen und es können keine Warenbewegungen mehr erfasst werden.

Siehe auch:

Produktionsauftrag anlegen, Produktionsauftrag bearbeiten, Warenbewegung zum Produktionsauftrag, Stücklisten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Produktionsauftrag anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Produktionsauftrag an.

Schaltfläche	Bedeutung
Produktionsauftrag anlegen	Der Produktionsauftrag wird angelegt. Damit ein Produktionsauftrag angelegt werden kann, muss eine zum Start-Termin gültige Stücklistenversion existieren. Sie gelangen direkt zu Produktionsauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Produktionsauftrag weiter.
Feld	Bedeutung
Produkt	Produkt, das produziert werden soll.
Menge	Die zu produzierende Menge. Die Menge kann auch später noch geändert werden.
Start	Der Start-Termin des Auftrags. Über den Start-Termin wird die zu diesem Zeitpunkt gültige Stücklisten-Version ermittelt.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge, Stücklisten

---

Inhalt 

Produktionsauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Produktionsauftrag wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

Feld	Bedeutung
Produktionsauftrag	Nummer des gesuchten Produktionsauftrags.
Produkt	Produktnummer des produzierten Produkts.
Text	Zur Volltextsuche im Beschreibungstext des Auftrags.
Komponente	Findet nur Aufträge, welche die eingegebene Komponente enthalten.
Datum	Findet Produktionsaufträge, bei denen das eingegebene Datum im Produktionszeitraum, d.h. zwischen Start- und Ende-Datum liegt.
Offene	Findet nur Produktionsaufträge, die nicht abgeschlossen sind.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge

---

Inhalt 

Produktionsauftrag bearbeiten

Feld	Bedeutung
Produktionsdauer	Die Produktionsdauer in Tagen. Beim Ändern der Produktionsdauer wird das Ende-Datum neu errechnet. Dabei wird die Produktionsdauer zum Start-Datum addiert, wobei Samstage und Sonntage als Nichtarbeitstage berücksichtigt werden.
Start	Das Startdatum des Produktionsauftrags. Beim Ändern des Startdatums wird es in die Komponenten übernommen, sofern das Bedarfsdatum der Komponente mit dem ursprünglichen Startdatum identisch ist.
Ende	Der Endtermin des Produktionsauftrags. Solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist, erscheint der Auftrag in der Verfügbarkeits-Liste des zu produzierenden Produkts zu diesem Termin mit positiver Menge.
Menge	Die Produktionsmenge. Beim Ändern der Menge werden die Mengen der Komponenten proportional angepasst.
Freigegeben	Dient zur Kennzeichnung, dass der Produktionsauftrag für die Fertigung frei gegeben ist. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. Sonst hat das Feld keine Auswirkungen.
Abgeschlossen	Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls die Menge nicht komplett produziert werden konnte und keine weiteren Warenbewegungen mehr geplant sind. Für den Produktionsauftrag kann dann keine Warenbewegung mehr gebucht werden.
Text	Freitext zur Beschreibung des Produktionsvorgangs oder für Hinweise für die Fertigung.
Komponenten
Produkt	Produktnummer der Komponente
Menge	Menge des enthaltenen Produkts bezogen auf eine Mengeneinheit des zu produzierenden Produkts
Bedarfstermin	Datum, an dem die Komponente für die Fertigung benötigt wird. Der Auftrag erscheint in der Verfügbarkeits-Liste des Komponenten-Produkts zu diesem Termin mit negativer Menge.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge

---

Inhalt 

Warenbewegung zum Produktionsauftrag

Nutzen Sie diese Funktion um die Entnahme der Komponenten sowie den Zugang für das Endprodukt zu buchen.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Die noch nicht abgeschlossenen Produktionsaufträge werden angezeigt.
Warenbewegung buchen	Der Zugang und die Entnahmen mit Bezug zum Produktionsauftrag werden gebucht. Vor dem Buchen können bei Bedarf die Zugangsmenge und die Entnahmemengen angepasst werden.
Feld	Bedeutung
Produktionsauftrag	Wenn Sie die Warenbewegung nur zu einem bestimmten Produktionsauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
Produkt	Wenn Sie die Warenbewegung nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge

---

Inhalt 

Chargen*

Eine Charge ist eine Teilmenge eines bestimmten Produkts, die einheitlich beschafft oder produziert wurde.

In verschiedenen Branchen ist es erforderlich, durchgängig mit Chargen zu arbeiten. Hierfür kann es u. a. folgende Gründe geben:

• Gesetzliche Anforderungen (z.B. in der Lebensmittel- oder Medizintechnik-Branche)
• Mängelverfolgung, Rückrufaktionen, Regresspflicht
• Notwendigkeit einer differenzierten Bestandsverwaltung

Die Chargenverwaltung wird im Produkt mit Setzen der Chargenpflicht im Reiter 'Warenwirtschaft' aktiviert. Für chargenpflichtige Produkte erfordert jede Warenbewegung die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.

In den Bestandsänderungen kann mit der Chargennummer gesucht werden, so dass jederzeit ermittelt werden kann, welche Lieferungen und Produktionsaufträge aus der Charge bedient bzw. welche Lieferantenaufträge oder Produktionsaufträge die Charge befüllt haben.

Siehe auch:

Charge anlegen, Charge bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Charge anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Charge an.

Schaltfläche	Bedeutung
Charge anlegen	Der Charge wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Charge bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Charge weiter.
Feld	Bedeutung
Produkt	Produkt, für welches die Charge angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Chargen

---

Inhalt 

Charge suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Charge wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

Feld	Bedeutung
Charge	Nummer der gesuchten Charge.
Produkt	Produktnummer der Charge.
Text	Zur Volltextsuche im Bezeichnung der Charge.

Siehe auch: Einführung Chargen

---

Inhalt 

Charge bearbeiten

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Freitext. Geben Sie Eigenschaften der Charge ein, wie z.B. Mindesthaltbarkeitsdatum Seriennummer Materialbeschaffenheit Gewicht ...

Siehe auch: Einführung Chargen

---

Inhalt 

Buchhaltung

Einführung

Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:

Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einem Beleg beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. Anhand der Kontoauszüge können die Belege halbautomatisch gebucht werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt.

Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich (siehe auch Bilanz und Einnahme-Überschuss-Rechnung).

Zur Buchhaltung gehören:

• Belegerfassung
• Verwaltung offener Posten
• Mahnwesen
• Online-Banking
• Anlagenbuchhaltung
• Reisekosten

Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:

• Wählen Sie unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
• Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, wählen Sie den Grund für die Steuerbefreiung aus unter Verwaltung → Geschäftsjahr.
• Wählen Sie die Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) aus unter Verwaltung → Geschäftsjahr.

Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.

Siehe auch:

Belege buchen, Eröffnungsbuchungen, Offene Posten, Mahnungen, Online-Banking, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten, Firma, Geschäftsjahr *

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Belege buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus.

Stornieren: Zum Stornieren von Belegen gehen Sie in die Beleganzeige (Belege → Belege anzeigen), geben Sie die Belegnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Belegnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Belegnummer klicken. Sie gelangen in die Beleganzeige für den Beleg (Beleg anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.

Schaltfläche	Funktion
Vorlagengruppe	Wählen Sie eine Vorlagengruppe (Einnahmen, Ausgaben, Kunden, usw.) aus und klicken Sie dann auf die gewünschte Buchungsvorlage (z.B. Kunden → Kundenrechnung).
Ändern	Ergänzt den Beleg um fehlende Beträge und prüft die Eingaben. Alternativ drücken Sie die Enter-Taste.
Buchen	Bucht den Beleg. Der Beleg kann danach nicht mehr geändert, sondern nur noch storniert werden. Alternativ drücken Sie je nach Browser ALT+B oder ALT+Shift+B.
Neue Position	Fügt eine weitere Position in die Buchungsmaske ein, so dass Sie die Belege splitten können. Ein Beleg kann beliebig viele Positionen enthalten.
Als Vorlage speichern	Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Die neue Buchungsvorlage erscheint direkt rechts in der aktuellen Vorlagengruppe. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Belege → Buchungsvorlagen.
Soll ↔ Haben	Tauscht in allen Positionen Soll und Haben aus.
Später buchen**	Ändert den Status des Bankumsatzes auf Später buchen. Der Umsatz wird dann erst wieder zur Buchung vorgeschlagen, wenn Sie die Option Später buchen im Feld Bankumsatz-Status gewählt haben.
Feld	Bedeutung
Firma	Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
Belegdatum	Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Rechnungsdatum). Aus dem Belegdatum ergibt sich das Geschäftsjahr sowie der Monat bzw. das Quartal für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können beim Datum jeweils einen Tag weiter springen, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination ALT+Plus bzw. ALT+Shift+Plus verwenden.
Belegtext	Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Belegsuche.
Rechnungsnummer**	Bei Kundenrechnungen geben Sie die eigene Rechnungsnummer ein. Bei Lieferantenrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten. Die Nummern werden verwendet für Zahlungen, Mahnungen sowie für den Datev-Export.
Zahlungsbedingung**	Beim Auswählen des Kunden bzw. Lieferanten wird die Zahlungsbedingung automatisch vom Kunden bzw. vom Lieferanten übernommen. Sie kann geändert werden, wenn das Feld Rechnungsnummer gefüllt ist. Andernfalls bleibt die Änderung unberücksichtigt. Die Zahlungsbedingung wird für Zahlungen und Mahnungen verwendet.
Soll/Haben	Die Auswahl von Soll oder Haben entscheidet darüber, wie auf das Konto gebucht wird.
Konto	Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll.
Betrag	Bei der Verwendung von Buchungsvorlagen geben Sie in der Regel den Bruttobetrag ein. Klicken Sie auf ändern, werden die übrigen Beträge automatisch ergänzt. Bei manchen Vorlagen (z.B. Gehaltszahlung) ist keine automatische Berechnung möglich. Dann müssen alle Beträge eingegeben werden.
Kunde/Lieferant**	Geben Sie die Nummer des Kunden oder Lieferanten an. Auch wenn keine Kunden- und/oder Lieferantenverwaltung erfolgt, muss mindestens ein Kunde bzw. Lieferant angelegt werden.
Anlage**	Geben Sie die Nummer der Anlage ein.
Kostenstelle* **	Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein, wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe einer Kostenstelle zuordnen möchten.
Zuordnung**	Das Feld zeigt die offenen Posten zu einem Kunden bzw. Lieferanten. Es wird nur eingeblendet, wenn es diesem Kunden oder Lieferanten offene Posten gibt. Wie Sie offene Posten verwalten wird hier beschrieben. Vorlagen Kunden/Lieferanten → Zahlung Rechnung und Zahlung mit Skonto: In diesen Vorlagen wird ein weiteres Feld eingeblendet, in das Sie die Rechnungsnummern direkt eingeben können. Sie können entweder eine einzelne Rechnungsnummer oder mehrere mit Leerzeichen getrennt eingeben oder aber per copy-and-paste einfügen. Die Nutzung dieses Feldes empfiehlt sich, wenn Ihr Kunde in einer Zahlung mehrere Rechnungen bezahlt oder wenn es sehr viele offene Posten gibt und die Zuordnung über das Auswahlfeld zu mühsam wäre. Haben Sie die Nummer/n eingegeben, drücken Sie auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird dann für jeden offenen Posten eine eigene Position eingefügt und die Rechnung zugeordnet.
Bankumsatz-Auswahl**	Wenn Sie Bankauszüge importiert haben und die Umsätze noch nicht gebucht wurden, wird Ihnen der nächste zu buchende Umsatz angezeigt. Über die Statusauswahl können Sie wählen ob und wenn ja welche Umsätze Sie buchen möchten. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen. Zu buchen: Neue Bankumsätze. Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben. Siehe Bankumsatz buchen

Zur schnelleren Belegerfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

Taste/n	Funktion
Enter	Ändern
Alt + Shift (nicht in allen Browsern) 1, 2 ...	Der Cursor springt in die Position 1, 2 ..
Alt + Shift*** + d	Datum
Alt + Shift*** + +	Datum springt einen Tag weiter
Alt + Shift*** + t	Textfeld
Alt + Shift*** + b	Buchen

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege suchen, Beleg stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten

* Nicht in allen Versionen

**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen

***Nicht in allen Browsern

---

Inhalt 

Fehlermeldungen: Belege buchen

Beleg enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein.

Beleg enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht einen Beleg ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein.

Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie den Beleg so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung.

Beleg x hat Nachfolgebelege. Beleg kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die Nachfolgebelege stornieren.: Zu einem Beleg, mit dem andere Belege verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst den Beleg mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Belege.

---

Inhalt 

Eröffnungsbuchungen

Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Belege → Belege buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten.

In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.

Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Belege gebucht haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.

Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.

Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:

• Grundstücke, Bauten, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Erfassen Sie vorher eine Anlage.
• Vorräte
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Kasse
• Bankguthaben

Alles andere wird im Haben gebucht:

• Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
• Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Sonstige Verbindlichkeiten

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto des zugeordneten Rechnungsbelegs im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.

Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr

1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.

S/H	SKR03	SKR04	Name	Betrag
Soll	1400	1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	119,00
Haben	8400	4400	Erlöse 19 % Ust.	100,00
Haben	1776	3806	Umsatzsteuer 19 %	19,00

2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen

S/H	SKR03	SKR04	Name	Betrag
Soll	8400	4400	Erlöse 19 % Ust.	1.000,00
Soll	1776	3806	Umsatzsteuer 19 %	190,00
Haben	9000	9000	Saldenvorträge	1.190,00

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen

Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte

---

Inhalt 

Beleg suchen (Buchungsjournal/Primanota)

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Belegnummer klicken.

Achtung! Stornierte Belege sowie Stornobelege werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.

Feld	Bedeutung
Beleg Nr	Belegnummer
Konto	Konto
Kunde	Kundennummer. Um Belege zu einem bestimmten Kunden anzuzeigen.
Belegdatum von ... Belegdatum bis	Zeitraum, für den die Belege angezeigt werden sollen.
Text	Es wird nach Text im Feld Bezeichnung gesucht.
Sortiert nach	Legt fest, ob die Liste nach Belegnummer oder Belegdatum sortiert werden soll.
Geschäftsjahr	Geschäftsjahr
Kontengruppe	Standardmäßig Keine. Es werden nur Belege der ausgewählten Kontengruppe angezeigt.
Lieferant	Lieferantennummer. Um Belege zu einem bestimmten Lieferanten anzuzeigen.
Reise Nr	Reisenummer. Zum Suchen von Belegen zu einer bestimmten Reise.
Stornos	Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Belege mit angezeigt.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Betrag	Es werden nur die Belege, die den angegebenen Betrag enthalten, angezeigt.
Anlage	Anlagennummer. Sucht Belege zu einer Anlage.
Gebucht am	Zeigt alle Belege an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. alle heute gebuchten Belege noch einmal prüfen möchten.
Rechnung	Rechnungsnummer. Sucht alle Belege zu einer Rechnung.
Anzeigen	Sie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchhaltungsbelege angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste. Für die Primanota wählen Sie die Option Komplette Belege.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen, Beleg anzeigen, Beleg stornieren

---

Inhalt 

Beleg anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einem Buchhaltungsbeleg angezeigt.

Feld	Bedeutung
Firma	Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
Belegdatum	Datum des Belegs.
Belegtext	Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Belegsuche.
Soll/Haben	Ob das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde.
Konto	Das Konto, auf das die Belegposition gebucht wurde.
Betrag	Der Betrag, der auf das Konto gebucht wurde.
Weitere Angaben	Sie sind abhängig von den Konten, auf die gebucht wird (z.B. Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Sie stellen eine Verbindung zwischen dem Beleg und z.B. einem Kunden oder Lieferanten her.
Kunde/Lieferant/Anlage	Nummer des Kunden, des Lieferanten oder der Anlage

• Um den Beleg zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.
• Der Stornobeleg wird dann angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Beleg suchen, Beleg stornieren

---

Inhalt 

Beleg stornieren

Buchhaltungsbelege können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.

Schaltfläche	Bedeutung
Stornieren	Erzeugt einen Storno-Beleg. Beim Storno-Beleg sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich der ursprüngliche Beleg und der Storno-Beleg aus.
Feld	Bedeutung
Beleg Nr	Geben Sie Belegnummer, Geschäftsjahr und Firma des Belegs ein, den Sie stornieren möchten. Die drei Felder identifizieren den Beleg eindeutig.
Geschäftsjahr
Firma

Siehe auch: Belege buchen, Beleg suchen, Beleg anzeigen

Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern

---

Inhalt 

Offene Posten

Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten.

Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:

1. Zuerst wird die Rechnung gebucht mit Belegdatum gleich dem Rechnungsdatum. Dabei wird ein offener Posten erzeugt.
2. Im zweiten Schritt wird die Zahlung gebucht mit Belegdatum gleich dem Datum des Zahlungseingangs. Dabei wird der offene Posten ausgeglichen.

Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:

Konto Skr 03/04	Bezeichnung	Erforderliche Zusatzangabe	Zuordnung
1400/1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	Kunde	1. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird nichts zugeordnet. 2. Beim Ausgleich des offenen Postens wird der offene Posten zugeordnet.
1600/3300	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	Lieferant

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Belege buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung.

Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Anlegen des Zahlungsbelegs ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um.

Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste

Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?

Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde. Stornieren Sie deshalb den Zahlungsbeleg und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu. Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).

Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht den Zahlungsbeleg sondern den Beleg zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie den Zahlungsbeleg zu.

Forderungsverluste

Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.

Siehe auch:

Offene Posten: Sonderfälle, Belege buchen, Offene-Posten-Liste

Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen

---

Inhalt 

Offene Posten verwalten: Sonderfälle

Gutschriften an Kunden

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Lieferanten-Gutschriften

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Abschlagsrechungen*

Siehe Rechnungsarten

Siehe auch: Offene Posten buchen, Belege buchen, Offene-Posten-Liste

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

Schaltfläche	Bedeutung
Drucken: einzelne Pdf-Dokumente*	Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen.
Drucken: eine Pdf-Datei*	Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst.
Mahnungen anlegen und ausgeben*	Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u).
Feld	Bedeutung
Kunde	Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Fällig seit ... Tagen	Geben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist.
Mahnstufe	Wenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein.
Medium*	Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger.
Mahndatum	Datum der Mahnung
Frist	Zahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt.
Gebühr	Mahngebühr.
Rechnungsnummer	Rechnungsnummer

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Feld	Bedeutung
Kunde	Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten.
Datum von ... Datum bis	Geben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen.
Nur offene	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind.
Mahnstufe	Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten

---

Inhalt 

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
An	Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
Anlagen	Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Belegtext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.

Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Belege buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeinen Beleg. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.

In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen Verwandter Begriff: Buchungsvorlage anlegen

---

Inhalt 

Buchungsvorlagen

Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.

Feld	Bedeutung
Gruppe	Wählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten.
Ausgeblendet	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird.

Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Belege buchen

---

Inhalt 

Buchungsvorlage bearbeiten

Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.

Feld	Bedeutung
Ausgeblendet	Ist das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt.
Bank-Konto fest	Enthält die Buchungsvorlage in der ersten Position das Standard-Bankkonto 1200/1800, wird das Standard-Bankkonto ersetzt durch das zuletzt verwendete Finanzkonto. Mit setzten dieser Option bleibt das Standard-Bankkonto erhalten.
Gruppe	Das ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll.
Name	Der Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt.
Belegtext	Text, der bei der Belegbuchung erscheint.
Pos usw.	Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen

---

Inhalt 

Vorlage-Gruppen

Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.

• Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
• Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
• Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
• Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Belege buchen

---

Inhalt 

Online-Banking

Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.

Kontoauszüge

Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand bei der Belegerfassung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.

Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940.

Zahlungsverkehr

Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus.

Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über einen einzigen Buchhaltungsbeleg ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Die Sammel-Überweisungen oder Sammel-Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie im standardisierten DTAUS-Format.

Siehe auch:

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, FAQ Online-Banking

---

Inhalt 

Import von Kontoauszügen

Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand bei der Belegerfassung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.

Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen

Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.

Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei

Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.

Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Sprechen Sie bei Bedarf mit Ihrer Bank.

Siehe auch:

Online-Banking*, HBCI Konfiguration, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940), Bankumsatz buchen

Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)

Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bankkonto	Wählen Sie das Bankkonto aus, für das der Auszug abgeholt werden soll.
PIN	Geben Sie Ihre Online-PIN ein.
Abholen ab Datum	Sie übertragen zum ersten Mal Kontoumsätze für dieses Konto. Geben Sie hier das Datum an, ab wann die Kontoumsätze in die Buchhaltung übertragen werden sollen. Achtung: Jeder Bankumsatz muss in der Buchhaltung auch gebucht, oder als 'nicht zu buchen' markiert werden. Sie sollten deshalb nur die Umsätze abholen, die sie auch wirklich buchen möchten.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, HBCI Konfiguration

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug

---

Inhalt 

Bankkonto-Auszug importieren (MT940)

Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Sprechen Sie bei Bedarf mit Ihrer Bank.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bankkonto	Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug importiert werden soll.
Datei	Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die lokal gespeicherte Datei aus, die Sie importieren möchten.

Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug

---

Inhalt 

Bankumsatz buchen

Importierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Belege buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Belegtext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.

• Wählen Sie die passende Buchungsvorlage aus, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen (z.B. am Belegtext) vor und klicken Sie dann auf Buchen.
• Soll ein Umsatz erst später gebucht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Später buchen. Sie können diese Umsätze über die Auswahlbox Bankumsatz-Auswahl bei Bedarf wieder einblenden.

Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:

• Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
• Zu buchen: Neue Bankumsätze.
• Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.

Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben.
Alternativ fügen Sie für jeden offenen Posten eine Position ein (Schaltfläche Neue Position) und wählen den offenen Posten manuell aus.

Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt.

Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit.

BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen.

Buchung Bankumsatz Konto Postbank

S/H	Name	Betrag
Soll	Geldtransit	100,00
Haben	Postbank	100,00

Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse

S/H	Name	Betrag
Soll	Sparkasse	100,00
Haben	Geldtransit	100,00

Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben.

Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen!
Diese Meldung weist darauf hinein, dass ein oder mehrere Umsätze zwischen zwei Bankumsätzen fehlen. Buchen Sie die fehlenden Umsätze manuell. Vergleichen Sie dazu den Bankauszug der Bank mit den in Collmex importierten Umsätzen.

Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:

1. Es wurden einzelne Bankumsätze in Collmex gelöscht.
2. Die Bank hat nicht mehr alle Umsätze zum Abholen zur Verfügung gestellt. Das ist dann der Fall, wenn Sie nur alle paar Monate die Umsätze importieren.
3. Sie haben die Umsätze manuell als MT940-Datei importiert und haben dabei einen Zeitraum vergessen zu importieren.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Bankkonto-Auszug anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Konto	Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug angezeigt werden soll.
Status	Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde. Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden. Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden. Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt. Gebucht: Der Umsatz wurde bereits gebucht. Leere Zeile: Wenn Sie das Auswahlfeld leer lassen, werden alle Belege angezeigt. Um den Status zu ändern, klicken Sie auf 'Anzeigen'.
Datum von ... bis	Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Bankumsätze anzeigen möchten. Standardmäßig wird im ersten Feld automatisch das Datum von vor 14 Tagen vorgeschlagen. Dieser Wert kann überschrieben werden.
Betrag	Zeigt nur Umsätze mit dem eingegebenen Betrag.
Text	Geben Sie einen Suchbegriff ein. Durchsucht wird der Verwendungszweck, Name, Kontonummer und Bankleitzahl.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

---

Inhalt 

Bankumsatz

Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.

Feld	Bedeutung
Status	Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde. Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden. Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden. Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt.
Bemerkung	Dient zu Ihrer Information. Geben Sie z.B. den Grund ein, warum der Umsatz nicht gebucht wurde.
Beleg	Wird unter Beleg eine Belegnummer angezeigt, wurde dieser Umsatz bereits gebucht. Um den mit dem Umsatz verknüpften Beleg anzuzeigen, klicken Sie auf die Belegnummer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen

---

Inhalt 

Abweichung Saldo von Kontoauszug und Bank

Wenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Belege anzeigen nach den falsch gebuchten Belegen suchen.

Funktionsweise:

Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt.

Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Belegen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert.

Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein.

Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.

• Wählen Sie das Bankkonto aus und klicken Sie dann auf Abweichungen anzeigen.

Häufige Ursachen für Abweichungen:

• Der Anfangsbestand des Bankkontos wurde nicht gebucht. In diesem Fall tritt die Abweichung direkt zu Anfang auf. Buchen Sie den Anfangsbestand mit der Buchungsvorlage Bank in der Vorlagengruppe Eröffnung.
• Es wurden Belege auf das Konto Bank gebucht, die nicht mit einem Bankumsatz verknüpft sind. Sie finden diese Belege unter Belege → Belege suchen, wenn Sie im Feld Anzeigen die Option Komplette Belege auswählen. Stornieren Sie diese Belege bei Bedarf und buchen Sie sie auf das korrekte Konto.
• Bankumsätze wurden mit Nicht buchen oder Später buchen gekennzeichnet. Buchen Sie diese Belege bei Bedarf nach.
• Bei der Buchung des Bankumsatzes wurde ein vom Bankumsatz abweichendes Datum und/oder ein abweichender Betrag gebucht. Vergleichen Sie die Buchungen mit dem Bankumsatz, in dem Sie sich in dem betroffenen Zeitraum, die Buchungen zu den Umsätzen anschauen. Gehen Sie dazu in die Funktion Kontoauszug anzeigen und klicken Sie jeweils auf die als Link gekennzeichnete Belegnummer. Stornieren Sie gegebenenfalls den Beleg und buchen Sie Ihn neu.

Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo

---

Inhalt 

Bankkonto-Auszug löschen

Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchhaltungsbelege werden nicht storniert.

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Zeigt die Bankumsätze gemäß den Selektionskriterien an.
Löschen	Nur sichtbar, wenn Bankumsätze angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die markierten Bankumsätze zu löschen.
Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bankkonto	Wählen Sie das Konto aus, bei dem Sie Umsätze löschen möchten.
Angelegt ab Datum/Uhrzeit	Es werden nur die Umsätze gelöscht, die seit dem angegebenen Datum/Uhrzeit angelegt wurden. Wenn Sie z.B. Ihren letzten Import löschen möchten, geben Sie hier den Zeitpunkt des Imports ein. Wann ein Bankumsatz angelegt wurde, sehen Sie in den Details des Kontoumsatzes im Abschnitt 'Verwaltung'.
Buchungsdatum von ... Buchungsdatum bis	Es werden nur die Umsätze im angegebenen Zeitraum gelöscht.

Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

---

Inhalt 

Zahlungsverkehr

Überweisungen und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).

Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden:

1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle

Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Export als DTAUS-Datei

Das DTAUS-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede deutsche Bank kann Zahlungsanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die DTAUS-Datei weiter verarbeiten können.

Siehe auch:

Online-Banking, HBCI Konfiguration, Zahlung anlegen, Zahlung bearbeiten

---

Inhalt 

Zahlungen anlegen

Nutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Offene Posten suchen	Das Programm sucht nach fälligen offenen Posten und noch nicht bezahlten Reisen. Bei Gutschriften wird Fälligkeit über die Zahlungsbedingung des Buchhaltungsbelegs ermittelt. Für Lastschriften ist die Zahlungsbedingung 'Lastschrift' erforderlich. Taucht ein Posten nicht auf, prüfen Sie, ob er auch in den Offenen Posten enthalten ist. Bei Reisen muss die Reise auf das Konto 'Sonstige Verbindlichkeiten' gebucht worden sein, damit die Reise erscheint.
Zahlungen anlegen + bearbeiten	Für die markierten offenen Posten werden Zahlungen als Vorschlag angelegt. Sie gelangen direkt zu Zahlung bearbeiten, wo Sie die Zahlung prüfen und weiter verarbeiten.
Feld	Bedeutung
Typ	Sammel-Überweisung: Zur Zahlung von Lieferantenrechnungen oder Gutschriften an Kunden. Sammel-Lastschrift Inland: Zum Einzug von Lastschriften. Damit der Betrag einer Rechnung per Lastschrift eingezogen werden kann, muss bei der Rechnung als Zahlungsbedingung Bankeinzug ausgewählt sein.
Lieferant und Kunde	Wenn Sie eine Überweisung oder Lastschrift zu einem einzelnen Kunden oder Lieferanten anlegen möchten, geben Sie die Kunden- bzw. Lieferantennummer ein. Möchten Sie alle offenen Posten begleichen, lassen Sie diese Felder leer.
Fällig in Tagen/Fällig seit Tagen	Diese Felder verwenden Sie, wenn Überweisungen oder Lastschriften nicht am Fälligkeitstermin ausgeführt werden sollen. Beispiel Lastschrift: Rechnungen mit Zahlungsbedingung 'Lastschrift' sind in Collmex immer sofort fällig. Sie ziehen die Beträge aber generell erst nach sieben Tagen ein. Geben Sie dazu in das Feld Fällig seit eine 7 ein. Beispiel Gutschrift: Eine Rechnung ist in erst in 10 Tagen eine andere in 12 Tagen fällig, Sie möchten Sie aber sofort bezahlen. Sie geben in das Feld Fällig in eine 12 ein.

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlungsverkehr, Zahlung bearbeiten

---

Inhalt 

Zahlung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.

Schaltfläche	Bedeutung
Buchen + exportieren als DTAus Buchen + an Bank senden (Hbci)	Beim Export liefert das Programm eine Zip-Datei mit der DTAUS-Datei als Inhalt. Beim Senden werden die Zahlungsanweisungen direkt über HBCI an die Bank übermittelt. Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über einen einzigen Buchhaltungsbeleg ausgeglichen. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass bei einem Sammelauftrag, mehrere Posten auf einmal ausgeglichen werden. Unter Zahlungen anzeigen ist über die Nummer des Buchhaltungsbelegs erkennbar, welche Posten in einer Zahlung enthalten sind. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde - also im Kontoauszug erscheint, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Dazu gibt es unter Belege buchen → Finanzen zwei Buchungsvorlagen: Sammelüberweisung und Sammellastschrift.
Feld	Bedeutung
PIN	Ihre PIN für das Online-Banking. Die PIN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim DTAus-Export kann das Feld leer gelassen werden.
TAN	Eine TAN für das Online-Banking. Die TAN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim DTAus-Export kann das Feld leer gelassen werden.
Verwendungszweck-Zusatz	Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf"). Unter Verwaltung → Mahnungen und Zahlungen → Verwendungszweck-Zusatz legen Sie einen Standardtext für das Feld fest.
Empfänger	Kontoinhaber des Empfängerkontos
Konto Nr	Kontonummer
BLZ	Bankleitzahl
Verwendungszweck	Dieses Feld plus den Verwendungszweck-Zusatz erscheint beim Geschäftspartner als Verwendungszweck.
Abzug %	Wenn Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag belasten oder bezahlen erscheint der Prozentsatz, um den die Rechnung gemindert wird, wenn Sie den Betrag reduziert eingeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und einen Prozentsatz eingeben. Dann wird der Betrag um diesen Prozentsatz gemindert. Siehe auch Feld Grund.
Grund	Wählen Sie hier einen Grund aus, wenn Sie den Betrag verändert haben. Skonto: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Skonto gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus. Rabatt: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Rabatt gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus. Teilzahlung: Es wird nur ein Teil der Forderung bzw. Verbindlichkeit ausgeglichen. Der Restbetrag bleibt als offener Posten bestehen. Mahngebühr: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag erhöht haben, wird als Mahngebühr gebucht
Betrag	Der zu zahlende oder einzuziehende Betrag. Wenn Sie den Betrag reduzieren, wählen Sie den Grund aus, damit der Betrag korrekt verbucht wird.
	Möchten Sie eine Zahlung noch nicht ausführen, klicken Sie auf den Mülleimer rechts neben der entsprechenden Position. Der offene Posten wird dann aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Zahlung wieder ausgegeben.

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, Verwendungszweck-Zusatz

---

Inhalt 

Zahlung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen.

Feld	Bedeutung
Text	Zur Freitextsuche in Verwendungszweck, Kontoinhaber, Kontonummer und BLZ
Kunde	Es werden nur Zahlungen für diesen Kunden angezeigt.
Lieferant	Es werden nur Zahlung für diesen Lieferant angezeigt.
Beleg Nr	Der mit der Zahlung verknüpfte Buchhaltungsbeleg
Belegdatum von, bis	Datum des mit der Zahlung verknüpften Buchhaltungsbelegs
Jahr	Geschäftsjahr des mit der Zahlung verknüpften Buchhaltungsbelegs

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlungsverkehr

---

Inhalt 

Verwendungszweck-Zusatz für Zahlungen

Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf") und kann für Lastschriften und Gutschriften separat festgelegt werden.

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlung bearbeiten

---

Inhalt 

Anlagen

In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.

Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:

1. Anlage anlegen.
2. Anlagenkauf bzw. - übernahme buchen.
3. Die Abschreibung buchen bei abnutzbaren Anlagegütern zum Jahresabschluss.

Bei Bedarf:

• außerplanmäßige Abschreibung buchen (Belege buchen → Anlagen → außerplanmäßige Abschreibung)
• Abgang oder Verkauf der Anlage buchen (Belege buchen → Anlagen → Abgang .../ Verkauf ...)

Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf

1. Anlage anlegen
2. Anlagenkauf als Verbindlichkeit buchen. Dazu tauschen Sie in der Buchungsvorlage Anlagenkauf das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
3. Kreditaufnahme buchen: Dabei den offenen Posten ganz oder zum Teil ausgleichen, in Abhängigkeit davon, ob die Verbindlichkeit voll oder nur teilweise durch den Kredit beglichen wird. Dazu tauschen Sie in der Vorlage Kreditaufnahme (Vorlagengruppe Finanzen) ebenfalls das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
4. Bei Bedarf eigene Zahlungen buchen, dabei anteilig den offenen Posten ausgleichen (Buchungsvorlage Zahlung Rechnung in der Vorlagengruppe Lieferanten).

Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Anlage anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Änderungen an Anlagen, Anlagenverzeichnis, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten, Sammelposten GWG anlegen

Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa

---

Inhalt 

Anlage anlegen

Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Anlage anlegen	Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
Feld	Bedeutung
Anlage	Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.

Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Sammelposten anlegen

---

Inhalt 

Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurden

Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:

Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).

Eingabe

• Anschaffungsdatum: 1.1.2006
• Anschaffungskosten: 35.000
• Abschreibungsdauer: Sie geben hier die gesamte Abschreibungsdauer ein.
• Den Abschreibungsbetrag ermittelt das Programm automatisch aus Anschaffungskosten und Abschreibungsdauer.
• Buchung als Saldenvortrag (Vorlage Anlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung). Gebucht wird der Buchwert der Anlage zu Zeitpunkt des Programmwechsels (26.250).

Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlage anlegen, Eröffnungsbuchungen Verwandte Begriffe: Altanlagen, alte Anlagen

---

Inhalt 

Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegen

Für geringwertige Wirtschaftsgüter, die in den Jahren 2008 und 2009 angeschafft oder hergestellt wurden und deren Anschaffungskosten zwischen 150 € und 1.000 € Netto betragen, muss ein Sammelposten angelegt.

Schaltfläche	Bedeutung
Anlage anlegen	Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
Feld	Bedeutung
Anlage	Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.
Jahr	Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das der Sammelposten angelegt werden soll. Alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter werden zu einem Sammelposten zusammengefasst. Pro Jahr kann nur genau ein Sammelposten angelegt werden.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten

Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool

---

Inhalt 

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwalten

Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.

• Legen Sie zuerst den Sammelposten an Anlage → Anlage anlegen → Sammelposten anlegen.
• Buchen Sie den Kauf des/der Wirtschaftsgutes/güter mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
• Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Belegen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller zu dem Sammelposten gebuchten Belege.
• Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Belegen ermitteln klicken.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Sammelposten GWG anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf

---

Inhalt 

Anlage bearbeiten

Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Firma	Eigentümer der Anlage
Name	Bezeichnung der Anlage (z.B. Toshiba Laptop)
Konto	Nummer des Kontos, auf das die Anlage gebucht wird. Passende Konten finden Sie in der Kontengruppe Anlagen. Sollten Sie die Anlage versehentlich auf das falsche Konto gebucht haben, klicken Sie auf den Link Umbuchen, um die Anlage auf ein anderes Konto zu buchen.
Anschaffungsdatum	Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Anschaffungskosten	Kaufpreis netto + Anschaffungsnebenkosten (z.B. Montagekosten) - Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonti) Bei normalen Anlagen: Klicken Sie auf den Link Anschaffung buchen und den Anlagenkauf zu buchen. Bei Sammelposten: Wenn Sie neue Anlagenkäufe für den Sammelposten gebucht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Belegen ermitteln. Das Programm ermittelt dann an Hand der Belege die Anschaffungskosten neu.
Abschreibungsdauer	Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage (Beachten Sie hierbei die AfA-Tabellen). Dient u.a. zur Berechnung des Abschreibungssatzes.
Abschreibungsart	Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden. Bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft worden sind, ist nur noch die lineare Abschreibung möglich.
→ linear	Gleichmäßige Verteilung der Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Anzahl der Nutzungsjahre = jährlicher Abschreibungsbetrag).
→ degressiv	Ein fester Abschreibungssatz (in Prozent) bestimmt die Höhe der Abschreibung. Da der Abschreibungssatz jeweils auf den aktuellen Buchwert angewendet wird, sinkt von Jahr zu Jahr die Höhe der jährlichen Abschreibung.
→ degressiv, dann linear	Dabei wird die Anlage solange degressiv abgeschrieben, bis der degressive Betrag niedriger wäre als der lineare. Dann erfolgt der Wechsel auf die lineare Abschreibung. Das hat den Vorteil, dass immer der höchstmögliche Betrag abgeschrieben wird.
→ keine	Diese Option verwenden Sie, wenn es sich um ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut handelt (z.B. Finanzanlage, Grundstück).
Jährlicher Abschreibungs-Betrag	Betrag, der pro Jahr abgeschrieben werden soll. Er errechnet sich bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, wie folgt: Netto-Anschaffungskosten : Abschreibungsdauer.
Jährlicher Abschreibungssatz	Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
Abschreibungsintervall	Sie können auswählen, ob die Anlage monatlich oder jährlich abgeschrieben wird. Wenn Sie die Abschreibungen lieber manuell buchen möchten, wählen Sie die Option Keine automatische Abschreibung.
Abschr.Konto	Das Abschreibungskonto, auf das die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
Kostenstelle*	Die Kostenstelle, auf welche die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
Inaktiv	Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Anlage nur noch angezeigt, wenn dies explizit gewünscht wird.

Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als

• Anlagenkauf buchen: Link Anschaffung buchen
• Saldenvortrag, wenn die Anlage vor der Collmex-Nutzung angeschafft wurde.

Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchhaltungsbelege zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchhaltungsbelege und verwenden die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage anlegen, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Abschreibungslauf

Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.

Schaltfläche	Bedeutung
Vorschau	Es werden die Anlagen und Abreibungen aufgelistet, die für eine Abschreibung fällig sind.
Abschreibungslauf durchführen	Bucht die Abschreibungen für die fälligen Anlagen.
Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr und Zeitraum	Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Abschreibungslauf durchführen möchten. Einen monatlichen Abschreibungslauf brauchen Sie nur zu machen, wenn Sie die Abschreibungen in unterjährige Auswertungen (z.B. BWA) berücksichtigen wollen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe machen die Abschreibung nur einmal im Jahr am Jahresende.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlagenverzeichnis

---

Inhalt 

Änderungen an Anlagen und Verkauf

Abschreibungen

Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.

Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.

Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Wirtschaftsgut erweitern

Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.

In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 500 € (netto) eingebaut.

• Buchen Sie den Anlagenkauf des Navigationssystems zum 1.5.2008.
• Ordnen Sie dabei die Anlagenummer des Pkw zu.
• Passen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag an.

Wirtschaftsgut verkaufen

Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

• Buchen Sie die anteilige Abschreibung manuell (Buchungsvorlage Abschreibung).
• Buchen Sie den Anlagenverkauf (Buchungsvorlage Verkauf mit Buchgewinn bzw. Verkauf mit Buchverlust). Wie Sie den Buchgewinn bzw. -verlust ermitteln, wird in der Hilfe beschrieben, die unter den Vorlagen eingeblendet ist.
• Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchgewinn bzw. Abgang mit Buchverlust).

Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zerstörtes Wirtschaftsgut

Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

• Sofern die Anlage noch nicht vollständig abgeschrieben ist, buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe des Restbuchwertes. Wie Sie den Restbuchwert ermitteln, wird in der Buchungsvorlage Außerplanmäßige Abschreibung beschrieben.
• Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchverlust). Bei bereits vollständig abgeschriebenen Anlagen sind dies 1,00€.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust

---

Inhalt 

Anlage suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.

Feld	Bedeutung
Anlage	Nummer der Anlage. Zur Suche nach einer einzelnen Anlage.
Name	Sucht im Beschreibungstext der Anlage.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten

---

Inhalt 

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.

Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn ein Buchhaltungsbeleg zu dieser Anlage existiert.

Feld	Bedeutung
Frist	Anzahl der Tage seit der letzten Rechnung bzw. Mahnung
Konto	Name des Kontos, auf das der Kauf, die Abschreibung usw. der Anlage gebucht wird.
Anlage	Name und Nummer der Anlage
Ansch.Datum (Anschaffungsdatum)	Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Ansch.Kosten (Anschaffungskosten)	Kaufpreis
Nutz.Dauer (Nutzungsdauer)	Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage
Abschr.Art (Abschreibungsart)	Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
Abschr.Satz (Abschreibungssatz)	Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
Jährl.Abschr. (Jährliche Abschreibung)	Betrag der voraussichtlichen Abschreibung pro Jahr.
Abg.Datum (Abgangsdatum)	Tag, an dem die Anlage aus dem Eigentum der Firma entfernt wurde.
Wert 01.01.aktuelles Geschäftsjahr	Das ist der Restwert des Wirtschaftsgutes nach den Abschreibungen der Vorjahre.
Zugänge	Damit sind neu angeschaffte Wirtschaftsgüter oder die Ergänzung/Erweiterung des vorhandenen Inventars gemeint (z. B. Anhängerkupplung für das Betriebsfahrzeug).
Abschr. (Abschreibung)	Absoluter Abschreibungsbetrag des abgeschlossenen Jahres
Abgänge	Wert von Wirtschaftsgütern, die im selben Jahr aus dem Anlagevermögen entfernt wurden.
Wert 31.12.aktuelles Geschäftsjahr	Verbleibender Buchwert am Jahresende.

Siehe auch:

Anlagenbuchhaltung, Anlage bearbeiten, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf

---

Inhalt 

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für:

• die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung
• die Reisekostenerfassung
• die Verwaltung des zuständigen Bearbeiters in den Dokumenten*
• die Provisionsabrechnung*

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten, Reisekosten, Provisionsabrechnung*

*Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

Feld	Bedeutung
Mitarbeiter Nr	Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
Firma	Wählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten,

---

Inhalt 

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

Feld	Bedeutung
Mitarbeiter Nr	Nummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll.
Firma	Firma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist.
Name	Der Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten.
Auch ausgeschiedene	Wenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten

---

Inhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Schaltfläche	Bedeutung
Löschen	Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
Feld	Bedeutung
Art des Mitarbeiters	Die Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden. Unternehmer: Die Kosten werden auf das Konto Reisekosten Unternehmer gebucht, Übernachtungspauschalen werden nicht berechnet. Angestellter: Die Buchung erfolgt auf das Konto Reisekosten Arbeitnehmer. Externer Mitarbeiter: Reisen können nicht in die Buchhaltung übernommen werden.
Adresse und Bankverbindung	Zur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet.
Eingetreten am, Ausgeschieden am	Zur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen ausgetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen

---

Inhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Provisionsabrechnung*

Schaltfläche	Bedeutung
Löschen	Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
Feld	Bedeutung
Provisionsgruppe	Die Provisionsgruppe bestimmt die Provision, die der Mitarbeiter bekommt.
Abrechnungs-Intervall	Wählen Sie Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr als Abrechnungs-Intervall.
Nächste Abrechnung am	Datum, für das die nächste Abrechnung im Abrechnungslauf erstellt werden soll. Der Abrechnungs-Zeitraum beginnt ein Abrechnungs-Intervall vor diesem Datum und endet einen Tag davor. Beispiel: Nächste Abrechnung am ist der 1.1.2009. Dann ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2008 bis zum 31.12.2008.
Lieferant für Gutschrift	Nur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Zusammen mit der Provisionsabrechnung wird eine Lieferanten-Gutschrift angelegt. Damit die Lieferanten-Gutschrift angelegt werden kann, muss für den Mitarbeiter ein Lieferant hinterlegt sein.
Abrechnung an Gutschrift anhängen	Nur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Legt fest, ob die Provisionsabrechnung an die Lieferanten-Gutschrift angehängt werden soll.

Abzüge und Zuschläge für die nächste Abrechnung

In einigen Fällen müssen manuelle Zu- oder Abschläge in die Provisionsabrechnung aufgenommen werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Forderungsverlust entsteht, ein Vorschuss gezahlt oder ein bereits bezahlter Vorschuss wieder verrechnet werden soll. Beim Anlegen der nächsten Provisionsabrechnung werden die Zu- und Abschläge in die Provisionsabrechnung übernommen und aus der Liste entfernt.

Feld	Bedeutung
Art	Bestimmt, ob es sich um einen Zu- oder Abschlag handelt.
Grund	Ein Beschreibungstext als Information für den Mitarbeiter. Der Text wird in die Provisionsabrechnung übernommen.
Betrag	Der Betrag, der abgerechnet werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Einführung Mitarbeiter, Einführung Provisionsabrechnng*

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Reisekosten

Als Reisekosten werden Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Reisekosten stellen Betriebsausgaben dar, sofern die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden. Arbeitnehmern werden die Reisekosten üblicherweise erstattet.

Für getätigte Geschäftsreisen legen Sie Reisen an. Reisen werden für jeden Mitarbeiter einzeln erfasst. Über das Mitarbeiterportal* kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben.

In der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. An Hand der Reisedaten und -belege berechnet und das Programm automatisch den Erstattungsbetrag.

Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die erfassten Reisetage für Kundenprojekte können Sie pauschal über die Projektabrechnung an Ihren Kunden weiterberechnen.

Nach erfolgter Abrechnung und Buchung der Reise überweisen Sie den Erstattungsbetrag direkt mit der Zahlungsfunktion des Online-Bankings*.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Reise anlegen, Reise bearbeiten, Reise suchen, Wikipedia: Reisekosten

Verwandte Begriffe: Verpflegungskosten, Verpflegungspauschale, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Reise anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Reise an. Geben Sie die Mitarbeiternummer und die Firma an, für die die Reise angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf Reise anlegen

Schaltfläche	Bedeutung
Reise anlegen	Die Reise wird angelegt. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Reise. Sie gelangen direkt zu Reise bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Reise weiter.
Feld	Bedeutung
Mitarbeiter	Geben Sie die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters ein, der die Reise getätigt hat.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen, Mitarbeiter bearbeiten

---

Inhalt 

Reise bearbeiten

Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt. Es ist nicht möglich, über die Reisekostenabrechnung Belege abzurechnen, die direkt vom Unternehmen bezahlt worden sind. Diese Belege erfassen Sie in der Funktion Belege buchen.

Schaltfläche	Bedeutung
Buchen	Um die Reise zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Die automatische Buchung erfolgt bei Mitarbeitern der Art 'Angestellter' auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten. Angestellte bekommen den Betrag in den meisten Fällen überwiesen. Durch die Überweisung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Zur Durchführung der Überweisung nutzen Sie die Zahlungsverkehrs-Funktion des integrierten Online-Bankings*. Bei Mitarbeitern der Art 'Unternehmer' erfolgt die automatische Buchung auf das Konto Privateinlage. Eine Überweisung ist hier nicht erforderlich.
Feld	Bedeutung
Mitarbeiter	Mitarbeiter-Nummer
Beginn/Ende	Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende. Daraus wird die Verpflegungspauschale berechnet (ab 8 h = 6 €; ab 12 h = 12 €, 24 h = 24 € bei Inlandsreisen). Pauschalen
Ziel	Orte der Geschäftstätigkeit
Land	Die Angabe des Landes hat Einfluss auf die Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale.
Grund	Der Grund der Reise muss eindeutig geschäftlich sein.
Projekt*	Projektnummer. Die Eingabe ist optional. Wenn für das Projekt eine Reisepauschale hinterlegt ist, wird die Reise in der Projektabrechnung mit abgerechnet.
Anz. pauschale Übernachtg.	Anzahl der Übernachtungen, die nicht nach Beleg, sondern pauschal abgerechnet werden (20 € je Nacht bei Inlandsreisen). Pauschalen Achtung! Diese Möglichkeit besteht NICHT für Unternehmer. Ab 2008 ist es für Unternehmer grundsätzlich nicht mehr möglich Übernachtungen pauschal abzurechnen. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer angelegt, berechnet das Programm keine pauschalen Übernachtungen, auch wenn diese angegeben sind.
Keine Verpflegungspauschale	Ist das Feld aktiviert, wird keine Verpflegungspauschale für die Reise berechnet. Dies ist relevant, wenn eine Auswärtstätigkeit länger als drei Monate dauert.
Nutzung Privat-PKW	Aus der Anzahl der mit dem privaten PKW gefahrenen KM berechnet sich die Kilometerpauschale: Ohne Mitfahrer: 0,30 € je KM Ein bis drei Mitfahrer: 0,02 € je KM und je Mitfahrer
Belege	Reisekosten, für die Rechnungen oder Eigenbelege vorhanden sind. Bewirtungsrechnungen: Wenn die Reise auch in die Buchhaltung übernommen wird, geben Sie keine Bewirtungsrechnungen ein. Verwenden Sie dafür die Vorlage Bewirtung aus der Vorlagengruppe Ausgaben.
Belegart	z.B. Hotel, Bahn ..
Belegdatum	Das ist das Rechnungsdatum.
Betrag	Bruttobetrag in Euro. Sie die Belege in einer Fremdwährung, rechnen Sie zuerst in Euro um.
Steuer	Daraus ergibt sich der abzugsberechtigte Vorsteuerbetrag. Bei Auslandsbelegen wählen Sie 0 %.
Frühstk (Frühstück)	Sind in der Hotelrechnung die Kosten für das Frühstück nicht separat ausgewiesen, geben Sie hier die Anzahl der Frühstücke an. Daraus wird der Frühstücksabzug berechnet (bei Inlandsreisen: 4,50 € je Frühstück; ab 2008 4,80 €; bei Auslandsreisen: 20 % der vollen Verpflegungspauschale).
Beschreibung	Dieses Feld ist für ergänzende Angaben gedacht (z.B. wenn bei der Belegart Sonstiges gewählt wurde).

Siehe auch:

Reisekosten

* Nicht in allen Versionen

---

Inhalt 

Reise als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld Auch gelöschte markieren.

Schaltfläche	Bedeutung
Ok, Löschkennzeichen setzen	Die Reise wird als gelöscht gekennzeichnet. Unter Reise suchen wird die Reise nur noch angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Auch gelöschte markieren.
Ok, Löschkennzeichen entfernen	Das Löschkennzeichen wird entfernt. Sofern die Reise bereits gelöscht ist, kann sie wieder hergestellt werden.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen

---

Inhalt 

Reise suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf