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| Online-Software für Unternehmen - Buchhaltung und ERP | |
Handbuch Collmex rechnung plus
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Verwaltung |
Inhalt
Einleitung
Collmex rechnung plus umfasst die Bereiche Verkauf und Warenwirtschaft und deckt sowohl die Branchen Dienstleistung und Handel als auch das Handwerk ab.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der termingerechten Beschaffung über die stets aktuelle Verfügbarkeitsübersicht bis hin zur effizienten Abrechnung Ihrer Dienstleistungen kann Collmex rechnung plus alle Anforderungen erfüllen.
Von den Produktbeschreibungen über bestandsrelevante Informationen bis hin zu den Ein- und Verkaufspreisen finden Sie alle Angaben in der integrierten Produktverwaltung.
Collmex rechnung plus verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.
Die Adress- und Kontaktdaten hinterlegen Sie in den Kunden und Lieferanten sowie in der allgemeinen Adressverwaltung. Darüber hinaus pflegen Sie in den Kunden und Lieferanten die Zahlungs- und Lieferkonditionen. Standardformulierungen hinterlegen Sie einmalig in Textbausteinen.
Alle Bestandsveränderungen werden protokolliert. Die Bestände pflegen Sie zeitsparend mit Hilfe von Inventurlisten.
Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.
Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.
Inhalt
Anmeldung und Testphase
Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.
Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.
Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.
Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.
Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version
Inhalt
Programmbedienung
Bedienelemente
Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:
| Element | Funktion |
|---|---|
| 1. Schaltflächen | Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden oder das Programm springt in die angezeigte Funktion. |
| 2. Link | Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms. |
| 3. Reiter | Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten. |
| 4. Eingabefeld | Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. |
| 5. Auswahlfeld | Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können. |
| 6. Kontrollfeld | Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet. |
| 7. Zusatzfunktion | Über die kleinen Bilder neben den Fensters werden zusätzliche Funktionen ausgeführt wie z.B. eine Suche (Fernglas). |
| 8. Statusinformation | Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'. |
| 8. Blättern | Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw.. |
Mehrere Fenster öffnen
Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.
Inhalt
Verkauf
Einführung
Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:
| Warenkorb, Angebot |  | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
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| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Für Warenlieferungen verwenden Sie Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Beim Anlegen von Angebot, Kundenaufträge, Lieferung, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
| Siehe auch: | Verkaufsdokumente, Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Adressverwaltung, Produkte, Kunden |
Inhalt
Verkaufsdokumente
Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.
- Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
- Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
- Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
- Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
- Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.
| Siehe auch: | Verkauf |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Verkaufsdokumente für ausländische Kunden
Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.
Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).
Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.
Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Waren
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | mit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19% | 7/19% | steuerfrei | steuerfrei |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Ware Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Sonstige Leistungen
- Leistung nach §3a Abs 2 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Leistung nach §3a Abs 3/4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | 7/19% | nicht steuerbar | nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Andere sonst. Leistungen gelten als am Firmensitz ausgeführt (§3a Abs 1)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | 7/19% | 7/19% | 7/19% | 7/19% |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) | Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) | Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) | Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) |
Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Hinweise zur Positionsnummerierung
Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):
In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.
Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
Inhalt
Rabatte in Verkaufsdokumenten
Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.
Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.
Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Angebote
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.
Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
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| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
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| Periodische Rechnung |
Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Angebot senden*, Wikipedia: Angebot |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Angebot anlegen
Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot anlegen | Das Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Kopieren von Angebot | Um ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
Inhalt
Angebot suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot | Angebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot. |
| Noch offene | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
|
| Kunde | Kundennummer. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Angebotsdatum von ... Angebotsdatum bis | Wenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Angebote
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Angebot bearbeiten: Kopfdaten
Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Angebotsdatum | Das Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots. |
| Angebotstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas  . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
| Firma | Absender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des
Angebots vom Kunden übernommen. Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Angebot bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Angebotsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und -
falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| → Alternativ | Alternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
 Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
Inhalt
Angebot bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. |
| Gelöscht | Um das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
| Ausgabe-Sprache* | Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Angebot bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Liefer/Leistungsdatum | Zur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.
Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
Nicht in allen Versionen
Inhalt
Angebot bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
Inhalt
Angebot senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail. |
Siehe auch: Einführung Angebot, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Inhalt
Angebot als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Angebot löschen, Angebot stornieren
Inhalt
Kundenaufträge
Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
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| Periodische Rechnung |
Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Kundenauftrag anlegen, Kundenauftrag bearbeiten, Auftragsbestätigung senden, Kundenauftrag mit Vorkasse, Wikipedia: Kaufvertrag |
Verwandte Begriffe: Auftragsbestätigung, Bestellung, Bestellschein
Inhalt
Kundenauftrag mit Vorkasse oder Paypal
Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.
In den Rechnungsprogrammen, ist es nicht möglich, den Zahlungseingang zu Kundenaufträgen zu verwalten
Inhalt
Kundenauftrag anlegen
Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenauftrag anlegen | Der Kundenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kundenauftrag weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Kundenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie einen Kundenauftrag für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie den Kundenauftrag anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie den Kundenauftrag erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den der Kundenauftrag angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Angebot | Bezieht sich der Kundenauftrag auf ein Angebot, geben Sie in das Feld Angebot die Nummer des Angebots ein. Die Daten werden dann aus dem Angebot übernommen und der Kundenauftrag mit dem Angebot verknüpft. |
| Kopieren von Kundenauftrag | Um ein Kundenauftrag zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Kundenauftrag übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe
Inhalt
Kundenauftrag suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenauftrag | Auftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag. |
| Noch nicht |
Optionen:
Der Lieferstatus des Auftrags ist nicht relevant, da ein Kundenauftrag nicht zwingend beliefert werden muss. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Kundenaufträgen gesucht. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Auftragsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Liefertermin von ... bis | Es werden nur Kundenaufträge gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt. |
| AuftragsNr. beim Kunden | Bestell- oder Lieferantenauftragsnummer des Kunden. Die Nummer, unter der bei Ihrem Kunden der Auftrag geführt wird. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie in der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Kundenaufträge die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Kundenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status |
Folgende Stati sind möglich:
|
| Kunde | Der beauftragende Kunde. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Auftragsdatum | Tag der Auftragserteilung. |
| Firma | Ihre Firma als Auftragnehmer. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags vom Vorgängerdokument übernommen oder vom Kunden, falls kein Vorgänger existiert. Sie erscheinen im gedruckten Kundenauftrag nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp 'Kundenauftrag' aktiviert haben unter Verwaltung → Einstellungen Druck. Für Kundenaufträge mit Zahlungsbedingung Vorkasse oder Paypal s. Kundenauftrag mit Vorkasse |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Auftragsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern). |
| Liefertermin | Zur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen. Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen) |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| AuftragsNr b. Kunde | Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. |
| Endabgerechnet | Markieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Rechnungen mehr angelegt werden sollen. |
| Teil-Rechnungen erlaubt | Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Abrechnung fällig, wenn noch nicht alle Positionen beliefert wurden. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen. |
| Rabattgruppe | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Auftrags vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Gutschein* | Die Rabatte des eingegebenen Gutscheins werden übernommen. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Kundenauftrag erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie den Kundenauftrag zu einem Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Angebot übernommen, damit im Auftrag dieselben Preise ermittelt werden wie im Angebot. |
| Gelöscht | Um den Kundenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Kundenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Abgesagt am | Tragen Sie das Datum ein, an dem der Kunde den Auftrag abgesagt hat. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der der Kundenauftrag gedruckt werden soll. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern der Kundenauftrag mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. Für Shop-Aufträge wird der Vermittler vom Webauftritt übernommen und für eBay-Aufträge vom eBay-Konto. |
| Bestätigungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Er erscheint unter dem Titel "Kundenauftrag". Sie können ihn entweder manuell eingeben
oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung →
Textbaustein
können Sie Textbausteine anlegen und ändern..
Neben eigenen Textbausteinen können Sie auch variable Textbausteine verwenden. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende des Kundenauftrags (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Versandkosten | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. |
| Versandkosten manuell | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis
Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.
Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt. |
| Nachnahme-Gebühr | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Endgeliefert | Markieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Lieferungen mehr angelegt werden sollen. |
| Teil-Lieferungen erlaubt | Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Lieferung fällig, wenn nicht für alle Positionen ausreichend Bestand vorhanden ist. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Angebot übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Produkt | Produktnummer | ||||||||
| Produktart | Damit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart
zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister"). | ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis
enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Lieferrelevant | Wenn markiert, wird die Kundenauftragsposition in Lieferungen übernommen. | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
Inhalt
Auftragsbestätigung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail. |
Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Inhalt
Kundenauftrag als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Inhalt
Rechnungen und Gutschriften
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnungsarten, Rechnung bearbeiten, Rechnung senden, Abrechnungslauf, Sammelausgabe, Umsatzlisten,Sammelrechnung*,Wikipedia: Rechnung |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnungsarten
Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.
Rechnung
Reguläre Rechnung.
Gutschrift
Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.
| Kundenauftrag | | Gutschrift | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.
Retourengutschrift*
Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.
Barverkauf*
Verwenden Sie diese Rechnungsart nur, wenn Sie auch Bestände verwalten. Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfallen.
Abschlagsrechnung*
Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.
| Abschlagsrechnung | | Offener Posten | | Mahnung | ||
|
| ||||||
| 1. | Anzahlung | |||||
|
| ||||||
| Kundenauftrag, Lieferung | 2. | Rechnung | | Offener Posten über Rest | | Mahnung, Zahlungseingang |
Vorgehensweise
- Legen Sie eine Rechnung mit der Rechnungsart Abschlagsrechnung an.
- Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie unter dem Reiter Verkauf in das Feld Anzahlung einen Prozentsatz oder in das Feld Anzahlungsbetrag den Anzahlungsbetrag ein.
- Bei Collmex plus und Collmex pro: Buchen Sie den Zahlungseingang und ordnen Sie dabei die Abschlagsrechnung
zu (Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde).
Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.
- Legen Sie die Schlussrechnung mit der Rechnungsart Rechnung an und ordnen Sie alle relevanten Anzahlungen zu (Rechnung → Anzahlungen). Beim Buchen dieser Rechnung wird die Anzahlung automatisch aufgelöst.
- Buchen bzw. erfassen Sie den Zahlungseingang zu der Restzahlung (Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung).
Verwandte Begriffe: Teilrechnung, Abschlagrechnung, Abschlagszahlung, Abschlag, Schlussrechnung
Proformarechnung*
Die Proformarechnung wird meistens verwendet, um den Wert einer Warensendung für den Zoll zu belegen. Eine Proformarechnung muss vom Kunden nicht bezahlt werden, wird nicht in der Buchhaltung gebucht und stellt auch keinen offenen Posten dar.
| Siehe auch: | Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Periodische Rechnung
Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Um periodische Rechnungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie einen Produkt an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Monat oder Jahr). Wählen Sie als Produktart Dienstleistung aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> in der Produktbezeichnung.
- Hinterlegen Sie das oder die Produkte unter Kunde → Verkauf.
- Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Abrechnungslauf).
- Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Sammelausgabe).
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf
Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Abonnement, Abo, wiederholte Rechnung, wiederkehrende Rechnung, Dauerrechnung, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Periodische Rechnung suchen
Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
- Zum vollständigen Anzeigen oder zum Bearbeiten klicken Sie auf den Link Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr. | Kundennummer, wenn Sie nach der oder den periodischen Rechnungen eines einzelnen Kunden suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, wenn Sie nur nach einem bestimmten Produkt suchen möchten. |
| Nur aktuell gültige | Ist das Feld aktiviert, werden nur die angezeigt, die momentan gültig sind. |
| Nächste Rechnung von ... bis | Periodische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum |
| Sortieren nach | Ergebnisliste kann sortiert werden nach Kunde, Produkt oder dem Datum der nächsten Rechnung. |
Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf
Inhalt
Rechnung/Gutschrift anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungen anlegen | Die Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungsart | Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten. |
| Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Für Auftrag* | Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Nur offene Positionen* | Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind. |
| Basiert auf Angebot | Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Kopieren von Rechnung | Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten |
| Projekt, Datum von, Datum bis* | Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.
Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Rechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung. |
| Rechnungsart | Wählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bis | Wenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind. |
| Text | Sucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Projekt* | Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt. |
| Noch zu buchen* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Sortierung | Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten
Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Verrechnen mit* | Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll. |
| Kunde | Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen. |
| Rechnungsdatum | Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel. |
| Rechnungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Firma | Absender der Rechnung. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint. |
| → Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein. |
| Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige
Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument. |
| Projekt* | Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken. |
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt. |
| Gelöscht | Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll. |
| Ausgabe erforderlich | Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Liefer/Leistungsdatum | Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis
Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.
Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
| Berechnete Lieferungen* | Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Produkt | Produktnummer | ||||||||
| Produktart | Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister"). | ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*
Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.
- Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Rechnung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Rechnung buchen | Wenn markiert, wird die Rechnung mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck |
Inhalt
Rechnung als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Rechnung löschen, Rechnung stornieren
Inhalt
Abrechnungslauf
Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Fällige anzeigen (Vorschau) | Wenn Sie sich nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre. |
| Abrechnungslauf starten | Legt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungsdatum | Das Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten. |
| Periodische Rechnungen | Es werden alle periodischen Rechnungen abgerechnet, bei denen das Feld Kunde → Verkauf → Periodische Rechnung → Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Kunde → Verkauf |
| Fällig in | Zur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. |
| Belieferte Aufträge | Es werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt.
Nur Collmex pro: Es werden keine Rechnungen für Kunden angelegt, die das Kennzeichen 'Sammelrechnung' im Reiter 'Verkauf' gesetzt haben. Um Sammelrechnungen anzulegen, nutzen Sie die Funtkion Sammelrechnung anlegen. |
| Fällig seit | Die Rechnungen für belieferte Aufträge werden erst eine bestimmte Anzahl von Tagen nach erfolgter Lieferung angelegt, d.h. die Differenz aus Rechnungsdatum und Lieferdatum muss größer oder gleich der hier eingegebenen Anzahl von Tagen sein. |
| Projekte | Es werden alle Projekte abgerechnet, für welche in dem angegebenen Zeitraum rechnungsrelevante Tätigkeiten erfasst wurden. |
Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.
Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen
Inhalt
Sammelrechnung anlegen*
In einer Sammelrechnung werden mehrere Kundenaufträge in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Nutzen Sie die Sammelrechnung, wenn Sie von einzelnen Kunden permanent mehrere Kundenaufträge bekommen und diese in periodischen Abständen gemeinsam abrechnen möchten.
Voraussetzung für eine Sammelrechnung ist, dass für den Kunden im Reiter Verkauf das Kennzeichen Sammelrechnung gesetzt ist. Damit werden diese Kunden gleichzeitig vom Abrechnungslauf für belieferte Kundenaufträge ausgeschlossen, um das vorzeitige Anlegen von unerwünschten Einzel-Rechnungen zu verhindern.
Beim Anlegen einer Sammelrechnung werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Dies ist die gleiche Logik wie beim Abrechnungslauf für belieferte Aufträge. Für periodische Rechnungen oder Projekt-Rechnungen können keine Sammelrechnungen angelegt werden.
Damit mehrere Kundenaufträge gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, müssen folgende Felder bei allen Kundenaufträgen gleich sein: Zahlungsbedingung, Währung, Preisgruppe, Rabattgruppe, Rabatt in Prozent, Vermittler, Versandart und Lieferadresse. Wenn sich die obengenannten Daten unterscheiden, wird für jede Variante eine eigene Rechnung angelegt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Fällige Aufträge suchen | Die zur Abrechnung fälligen Auftragspositionen werden ermittelt und angezeigt. |
| Rechnung anlegen | Die Rechnung(en) werden angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Bis Lieferdatum | Es werden nur Lieferungen bis maximal zu diesem Lieferdatum berücksichtigt. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten
* Nur verfügbar in Version Collmex pro
Inhalt
Sammelausgabe Rechnungen
Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.
1. Schritt: Selektion der Rechnungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgabe erforderlich | Es werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzen Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden. |
| Kunde | Wenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Kundennummer ein. |
| Sortierung | Bestimmt die Sortierung der Ausgabe. |
| Rechnungsdatum von, bis | Schränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein. |
| Auch gelöschte | Es werden auch gelöschte Rechnungen ausgegeben. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgewählte Rechnungen ausgeben | Die in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Setzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungen buchen | Wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden. |
| Selektierte Rechnungen | |
| X | Markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten. |
| Medium | Wählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie bei Kunde → Empfänger. Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger. |
Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck |
Inhalt
Offene Posten
Die Liste zeigt Ihnen offene und bei Bedarf auch bezahlte Rechnungen an.
Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten |
nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt. auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Zahlungseingang verwalten, Mahnung
Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste
Inhalt
Zahlungseingang verwalten
Hier verwalten Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden.
- Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Weiter.
- Erfassen Sie die Zahlungseingänge und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten |
nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt. auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an. |
| Bezahlt am | Datum des Zahlungseingangs |
| Bezahlt | Gezahlter Betrag. Wurde nicht der volle Betrag gezahlt, erstellen Sie bei Bedarf eine Mahnung über den Restbetrag. |
| Erledigt | Aktivieren Sie das Feld, wenn der Posten noch nicht ausgeglichen ist und Sie keinen Zahlungseingang des Kunden mehr erwarten. |
Siehe auch: Offene Posten, Mahnung
Inhalt
Zahlungsverkehr
Der Zahlungsverkehr steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Mahnung
Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.
Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.
Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.
Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.
Siehe auch: Einführung Verkauf, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung
Inhalt
Mahnungen anlegen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Drucken: einzelne Pdf-Dokumente* | Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen. |
| Drucken: eine Pdf-Datei* | Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst. |
| Mahnungen anlegen und ausgeben* | Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u). |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Fällig seit ... Tagen | Geben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist. |
| Mahnstufe | Wenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein. |
| Medium* | Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger. |
| Mahndatum | Datum der Mahnung |
| Frist | Zahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt. |
| Gebühr | Mahngebühr. |
| Rechnungsnummer | Rechnungsnummer |
Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Mahnungen anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten. |
| Datum von ... Datum bis | Geben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen. |
| Nur offene | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind. |
| Mahnstufe | Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten
Inhalt
Mahnung senden*
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Projekt
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.
Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten usw. selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen, ihre projektbezogenen Tätigkeiten sowie den Projektverbrauch selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer. Legen Sie dazu für jede Person einen Mitarbeiter (Buchhaltung → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen) sowie einen Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter an (Verwaltung → Benutzer → Benutzer anlegen). Den Mitarbeiter ordnen Sie dem Benutzer zu.
| Siehe auch: | Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Projekte zum Festpreis, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen, Verbrauch erfassen* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Projekt anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt anlegen | Das Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt Nr | Die Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. |
| Firma | Die Firma, für die das Projekt angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Projekt bearbeiten
Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde |
|
| Bezeichnung | Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet. |
| Abrechnung manuell* | Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an. |
| Abgeschlossen | Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen. |
| Reisekostenpauschale | Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen. |
| Mögliche Mitarbeiter* | Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.
Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können. |
| Währung | Standardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.
Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Projektsätze | Hier legen Sie die Tätigkeiten mit Sätzen und Einheiten fest. Für die einzelnen Tätigkeiten können Sie im Produktstamm Produkte anlegen (Verkauf bzw. Übersicht → Produkt). Das ist dann sinnvoll, wenn Sie dieselben Tätigkeiten bei mehreren Projekten durchführen.
Wenn Sie die Tätigkeit nicht als Produkt angelegt haben, lassen Sie das Feld leer. Gehen Sie dann so vor, wie in den nächsten beiden Punkten beschrieben.
Ändern sich Projektsätze während des Projekts, erfassen Sie die Sätze neu und kennzeichnen die alten Sätze entsprechend (Feld Bezeichnung: z.B. nicht mehr verwenden.). Sofern Sie Produkte verwenden, legen Sie für die Sätze neue Produkte an. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Projekt suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bezeichnung | Name des Projekts |
| Status |
|
| Kunde | Kundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten. |
| Abrechnung manuell | Zeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Projekte mit Festpreis
Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:
- Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
- Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
- Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
- Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.
Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte
Inhalt
Tätigkeiten erfassen
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Sortierung | optional auf- oder absteigend |
| Monat | Monat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen. |
| KW | Kalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde
- Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter Verkauf → Gelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst den Buchhaltungsbeleg*.
- Erfassen Sie die Tätigkeiten.
- Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.
Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen
Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Tätigkeit stoppen
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Beginn | Setzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners. |
| Ende | Setzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners. |
| Übernehmen | Die erfasste Tätigkeit wird gespeichert. |
| Feld | Bedeutung |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen
Inhalt
Tätigkeiten anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Das Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen. |
| Satz | Falls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden. |
| Nicht berechnet | Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde. |
| Rechnungsrelevant | Wenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer. |
| Datum von ... Datum bis | Zeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen. |
| Ausgabe-Sprache | Bestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll. |
| Beschreibung | Sucht nach Text im Feld Beschreibung. |
| Produkt | Zeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist. |
Siehe auch: Einführung Projekte
Inhalt
Verbrauch erfassen
Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ändern | Nachdem Sie die erste Zeile ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ändern. Es wird eine weitere Zeile eingefügt. |
| Buchen | Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie auf Buchen. Der Verbrauch wird dann mit dem Projekt verknüpft und bei Bedarf wird die Warenentnahme gebucht (wenn das Feld Bestand reduzieren aktiviert ist). |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt | Projektnummer |
| Datum | Tag des Verbrauchs |
| Produkt | Nummer des Produktes. |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Verbrauchs. Wird automatisch aus der Bezeichnung des Produkts übernommen, kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. Die Länge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Achtung: Bei Erstellung der Rechnung wird die Bezeichnung nicht übernommen, da alle Verbräuche für ein Produkt als Summe in der Rechnung ausgewiesen werden. |
| Menge | Anzahl der verbrauchten Produkte |
| Bestand reduzieren | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Buchung des Verbrauchs der Lagerbestand automatisch reduziert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
Inhalt
Verbrauch anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer. Es wird nur der Verbrauch zu dem ausgewählten Projekt angezeigt. |
| Produkt | Produktnummer. Es wird der Verbrauch zu dem gewählten Produkt angezeigt. |
| Datum von ... bis | Zeitraum des Verbrauchs |
| Nicht berechnet | Es werden alle Verbräuche angezeigt, für die noch keine Rechnung existiert. |
| Rechnungsrelevant | Es werden nur die Verbräuche für Kundenprojekt angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Projekte
Inhalt
Mitarbeiter
Mitarbeiter werden benötigt für die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung.
Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.
Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Mitarbeiter anlegen
Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten,
Inhalt
Mitarbeiter suchen
Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Nummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll. |
| Firma | Firma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist. |
| Name | Der Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten. |
| Auch ausgeschiedene | Wenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten
Inhalt
Mitarbeiter bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde. |
| Feld | Bedeutung |
| Art des Mitarbeiters | Die Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
|
| Adresse und Bankverbindung | Zur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet. |
| Eingetreten am, Ausgeschieden am | Zur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen ausgetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen
Inhalt
Adressverwaltung
Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.
Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.
Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.
Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype. In der Auftragsverwaltung werden dazu Telefonnummern und Skype-Teilnehmer als Links angezeigt. Mit einem Klick rufen Sie eine normale Telefonnummer oder den Skype-Teilnehmer über die Skype-Software an.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Adresse anlegen, Adresse bearbeiten, Mailing bearbeiten |
Inhalt
Adresse anlegen
Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.
Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.
Siehe auch: Adressverwaltung
Inhalt
Adresse bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Details zur Adresse |
| Gruppen | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Verkauf, Adresse bearbeiten: Kontakte
Inhalt
Adresse bearbeiten: Verkauf*
Verwalten Sie hier die Verkaufsdaten der Adresse.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Vermittler | Die Mitarbeiternummer des Vermittlers, der die Adresse betreut. Beim Wandeln der Adresse in einen Kunden wird der Vermittler in den Kunden übernommen. |
| Firma | Die Firma des Vermittlers |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Kontakte
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Adresse bearbeiten: Kontakte
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Adresse nochmals bearbeiten möchten. Über Adresse suchen finden Sie alle zur Wiedervorlage fällige Adressen. |
| Uhrzeit | Eine optionale Uhrzeit für die Wiedervorlage. |
| Bemerkung | Eine allgemeine Bemerkung zur Adresse. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf ändern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Verkauf,
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Ansprechpartner
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Details zur Adresse |
| Gruppen | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Adressverwaltung
Inhalt
Adresse suchen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Adressen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Anlegen | Es wird direkt eine neue Adresse angelegt. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Adressen als CSV-Datei. |
| Feld | Bedeutung |
| Text | Freitextsuche. Das Programm durchsucht die folgenden Felder inklusive der Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Firma, Ort, Bemerkung, Telefon, Telefon2 und E-Mail-Adresse. |
| Gruppe | Gruppe, der die Adresse oder der Ansprechpartner zugeordnet ist. |
| Auch inaktive | Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Adressen anzuzeigen. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. Lieferanten und Kunden sind einer oder mehreren Firmen zugeordnet. Adressen gelten für alle Firmen. |
| PLZ | Um Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlen-Bereich zu suchen, geben Sie mindestens die ersten Stellen der Postleitzahl ein. |
| Adresse Nr. | Nummer der Adresse, des Kunden oder Lieferanten. |
| Fällig zur Wiedervorlage | Wenn Sie sich nur Adressen anzeigen lassen möchten, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Innerhalb ... Tagen | Anzahl der Tage. |
| Sortieren nach | Wählen Sie aus, ob Sie nach Adressen, Kunden oder Lieferanten suchen möchten. Gibt es keine Einschränkung, wählen Sie die leere Zeile aus. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte
Inhalt
Adressgruppe
Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und somit Ihre Mailings und Newsletter gezielt adressieren.
Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.
- Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
- Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
- Newsletter*: Wenn Sie eine Homepage haben, möchten Sie den Besuchern Ihrer Homepage vielleicht die Möglichkeit bieten einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Wie das funktioniert, wird hier beschrieben.
Wenn ein Besucher Ihrer Homepage einen Newsletter abonniert, wird er als Adresse im Programm angelegt. Beachten Sie, dass der Abonnent die Möglichkeit haben muss den Newsletter wieder abzubestellen. Dazu geben Sie in Ihrem Mailing einen Link mit. Den Link finden Sie in der Hilfe zu der Funktion Mailing.
* Nicht in Collmex verein
Inhalt
Adressgruppe löschen
Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.
Inhalt
Mailing anlegen
Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.
Siehe auch: Adressverwaltung
Inhalt
Mailing bearbeiten
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Testmail senden | Die Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken. |
| Senden | Sendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe.
Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um:
|
| Löschen | Löscht das Mailing. |
| Feld | Bedeutung |
| Von | Wählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Konten → Feld 'Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist sowie die in der Firma hinterlegte Mailadresse. |
| Gruppe | Das Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden'). |
| Sprache | Die Sprache wird verwendet für die Ersetzung der Anrede-Bausteine (s. u.). |
| Html-Mail | Standardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an. |
| Betreff | Geben Sie einen Titel für das Mailing ein.
Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen. |
| Text | Folgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden:
|
| Anhang | Um einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'. |
Siehe auch: Adressverwaltung
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Mailing suchen
Hier können Sie nach Mailings suchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mailing | Nummer des Mailings |
| Text | Sucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings. |
| Mailingdatum vom ... Mailingdatum bis | Sucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden. |
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
- Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.
Siehe auch: Adressverwaltung
Inhalt
Kunden
Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.
In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.
Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.
Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Kunde anlegen, Kunde bearbeiten, Kundenvereinbarung, Rabattgruppen, Preisgruppen |
Verwandter Begriff: Debitor = Kunde
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kunde anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde anlegen | Der Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt. Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports). |
| Firma* | Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Kunde Nr | Für den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen. |
| Adresse in Kunde wandeln | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kunde suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Kundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer. |
| Auch inaktive | Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Kunden anzuzeigen. |
| Text | Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer. |
| Rechnungs Nr | Sucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer |
| PLZ | Findet Kunden, deren Postleitzahl mit der eingegebenen Nummer beginnt. Beispiel: Geben Sie 66 ein, um alle Kunden zu finden, deren Postleitzahl mit 66 beginnt. |
| Adressgruppe* | Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden. |
| Fällig zur Wiedervorlage* | Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden. |
| Rabattgruppe | Findet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden. |
| Vermittler* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden. |
Siehe auch: Einführung Kunden
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kunde bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung. Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Wenn Sie von dieser Adresse abweichende Adressaten für die verschiedenen Dokumenttypen erfassen möchten (z.B. abweichende Lieferanschrift), klicken Sie auf den Reiter Empfänger.Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden und wird bei ausländischen Kunden auf die Dokumente gedruckt. |
| Steuer | Das Feld USt-IdNr. hat nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.
Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet. Auch bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber seit 2010 den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Das Kennzeichen Privatperson ist nur für vor 2010 erbrachte Dienstleistungen relevant. Mehr Informationen über Verkaufsdokumente für ausländische Kunden |
| Gruppen* | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kunde bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise für den Kunden gelten. |
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lief-Nr. bei Kunde | Die Lieferantennummer, unter der Ihre Firma beim Kunden geführt wird. |
| Kostenstelle* | Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht. |
| Rabattgruppe | Die Rabattgruppe bestimmt den dem Kunden gewährten Rabatt. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Rabattgruppe in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Liefersperre | Ist das Kennzeichen gesetzt, können keine Lieferungen mehr für diesen Kunden angelegt werden. |
| Teil-Lieferungen erlaubt | Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen. |
| Währung | Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Baudienstleister | Setzen Sie hier einen Haken, wenn Ihr Kunde Baudienstleister ist. Damit Baudienstleistungen, die Sie für Ihren Kunden z.B. als Subunternehmer erbringen (§ 13b Umgekehrte Steuerschuld), korrekt berechnet und verbucht werden können, legen Sie außerdem ein Produkt mit der Art Baudienstleistung an. |
| Teil-Rechnungen erlaubt | Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen. |
| eBay-Mitgliedsname* | Nur sichtbar, falls mindestens ein eBay-Konto existiert. Beim Anlegen von Kunden während des Imports von Kundenaufträgen wird der Mitgliedsname von eBay übernommen. |
| Sammelrechnung* | Der Kunde wird im Abrechnungslauf für 'Belieferte Aufträge' nicht berücksichtigt. Nutzen Sie statt dessen Sammelrechnung anlegen. |
| Mahnsperre* | Ist das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt. |
| Periodische Rechnung | Zur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge) |
| Gültig ab - bis | Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999. |
| Produkt | Die Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr oder Monat haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt. |
| Indiv.Preis | Wurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen. |
| Intervall | Wählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später.
Beispiel: Nächste Rechnung ist der 1.1.2010, das Intervall ist Jahr. Der Abrechnungszeitraum ist dann der 1.1.2009 - 31.12.2009. Ist das Intervall dagegen Jahr im Voraus, ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2010 - 31.12.2010. |
| Nächste Rechnung | Im Abrechnungslauf werden alle Zeilen abgerechnet, bei denen das Datum Nächste Rechnung früher oder gleich dem Heute-Datum ist. Das Feld bestimmt zusammen mit dem Intervall den Abrechnungszeitraum (s.o.).
Beim Anlegen der Rechnung wird das Rechnungsdatum auf das Heute-Datum gesetzt. Das Rechnungsdatum hat keinen Einfluss auf den Abrechnungszeitraum, d.h. Sie können den Abrechnungslauf auch beliebig später als Nächste Rechnung machen - es wird trotzdem der gleiche Abrechnungszeitraum abgerechnet. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung im Abrechnungslauf wird das Feld um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kunde bearbeiten: Kontakte
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Kunden nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Kunde suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Kunden anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger
Inhalt
Kunde bearbeiten: Empfänger
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgabemedium | Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist. |
| Ausgabesprache | Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen. |
| CC | Ist als Ausgabemedium 'E-Mail' ausgewählt, wird beim Senden von Dokumenten die eingetragene E-Mailadresse als Kopie (CC) übernommen. Mehrere E-Mailadressen können durch Kommata getrennt werden. |
| Abweichende Empfänger | |
| Dokument | Der Dokumenttyp, für den ein abweichendes Ausgabe-Medium oder ein abweichender Ansprechpartner festgelegt werden soll. |
| Medium | Das Ausgabe-Medium für diesen Dokumenttyp. |
| Ansprechpartner | Optional, falls das Dokument an einen abweichenden Empfänger adressiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte
Inhalt
Kundenvereinbarung anlegen
In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenvereinbarung anlegen | Die Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Inhalt
Kundenvereinbarung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Auch gelöschte | Findet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Inhalt
Kundenvereinbarung bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Preis | Brutto- bzw. Nettopreis für das Produkt. |
| Gelöscht | Wenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Inhalt
Preisgruppe bearbeiten
Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer).
Für jede Preisgruppe hinterlegen Sie in jedem Produkt einen eigenen Preis. Beim Kunden unter dem Reiter Verkauf wählen Sie die Preisgruppe aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe. |
| Bezeichnung | Wählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer". |
| Bruttopreise | Wenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer.
Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis. |
| Währung | Die Währung, in der die Preise angegeben werden. |
| Inaktiv | Preisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist. |
| Löschen | Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Inhalt
Rabattgruppen bearbeiten
In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.
Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" ) |
| Rabatt | Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).
Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe konfiguriert ist. |
| Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen. | |
| Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer. |
| Gültige Produktgruppen* | Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.
Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Gültige Produktgruppen zur Rabattgruppe
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültigkeit | Sie können wählen, ob der Rabatt nur für die angegebenen Produktgruppen gewährt wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen ein abweichender Rabatt gilt. |
| Produktgruppe | Wählen Sie die Produktgruppe, für welche der Rabatt einzeln festgelegt werden soll. |
| Auch Untergruppen | Wenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe. |
| Abweichender Rabatt | Der Rabatt, der für Produkte dieser Produktgruppe gewährt wird. Wenn für diese Produktgruppe kein Rabatt gewährt wird, tragen Sie eine Null ein. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen
Inhalt
Produkte
Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.
Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.
Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.
Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Einführung Warenwirtschaft, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten, Lieferantenvereinbarung, Produktgruppen, Preisliste,Stücklisten* |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt anlegen | Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt Nr | Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt. |
| Firma* | Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können. |
| Kopieren von Produkt | Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Die Produktnummer des gesuchten Produkts. |
| Webauftritt | Wenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt. |
| Text | Zeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe* | Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden. |
| auch inaktive | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist. |
| Firma | Findet nur Produkte der ausgewählten Firma. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte. |
| Nur mit Preis* | Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist. |
| Lieferant* | Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert. |
| Hersteller* | Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an. |
| Nicht verwendet* | Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt bearbeiten: Allgemein
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mengeneinheit | Die Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche). |
| Produktart | Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.
Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf → Baudienstleister). Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten bei |
| Produktgruppe | Sie können jedes Produkt einer Produktgruppe zuordnen. Über die Produktgruppe sind z.B. Umsatzauswertungen möglich (Verkauf → Auswertungen → Umsatzlisten). Auch Rabatte und Provisionen* können in Abhängigkeit der Produktgruppe festgelegt werden. |
| Gewicht* | Das Gewicht ist erforderlich, wenn die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht automatisch berechnet werden sollen. Versandarten und -kosten definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Versandarten → Gewichtsstaffeln. Bei der Versandübergabe der Lieferungen an den Paketdienstleister wird das Gesamtgewicht der Lieferung aus dem Gewicht der einzelnen Produkte ermittelt. |
| EAN | International gültige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Sie besteht aus 8 oder 13 Stellen, die ohne Leerzeichen eingegeben werden.
Die EAN kann im Feld Produkt statt der Produktnummer eingegeben werden. Geben Sie die Nummer immer an, wenn Sie das Programm mit einem Barcode-Lesegerät verbinden. |
| Hersteller | Name des Hersteller. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet. |
| Bezeichnung | Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen.
Periodische Rechnung: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung die Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> einsetzen. Siehe Kunde bearbeiten: Verkauf → Periodische Rechnung. |
| Inaktiv | Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nicht mehr angezeigt und nicht mehr ausgewertet. |
| Bemerkung | Zur freien Verwendung für Anmerkungen. Bei der Text-Suche wird dieses Feld mit berücksichtigt. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte* |
Verwandter Begriff: Artikel
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein. |
| Auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden). |
| Preise pro | Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen. |
| Versandgruppe* | Die Versandgruppe legt fest, mit welchen Versandarten ein Produkt versendet werden darf. Die Versandgruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Wenn Sie keine spezielle Versandgruppe auswählen, kann das Produkt mit jeder Versandart versendet werden. |
| Verkaufspreis | Verkaufspreis in Abhängigkeit der Preisgruppe* und des Zeitraums |
| Preisgruppe | Den Preis legen Sie für jede Preisgruppe einzeln fest. Preisgruppen verwenden Sie, wenn unterschiedlichen Kundengruppen verschiedene Preise für dasselbe Produkt berechnet werden sollen (z.B. Endverbraucher Brutto- und Wiederverkäufer Nettopreise). Unter Verkauf → Kunde → Preisgruppe legen Sie die Preisgruppen an. |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen. |
| Preis | Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie in der Preisgruppe.
Preise haben immer genau zwei Nachkommastellen. Ist eine höhere Genauigkeit erforderlich, legen Sie den Preis pro einer bestimmten Menge fest (z.B. 100 St). |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt bearbeiten: Warenwirtschaft
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kostenermittlung und Kosten | Hier geben Sie an, wie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ermittelt werden. Bei der automatischen Ermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt.
Für Produkte mit der Beschaffungsart → Produktion* werden die Herstellungskosten automatisch ermittelt aus den Kosten der in der Stückliste enthaltenen Komponenten und den Lohn- und Gemeinkosten (s.u.). Weicht der automatisch ermittelte Wert von den tatsächlichen Kosten ab, ändern Sie die Kostenermittlung auf 'manuell'. In diesem Fall geben Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Produktes pro Stückmenge direkt an. Die Kosten werden verwendet für die Bestandsbewertung unter Warenwirtschaft → Bestand → anzeigen. |
| Lieferrelevant* | Nur für Dienstleistungen: Wenn markiert, werden Kundenauftragspositionen mit diesem Produkt in Lieferungen übernommen. |
| Mindest-Bestand und Mindest-Beschaffungsmenge* | Ist die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) niedriger als der angegebene Mindest-Bestand, erzeugt die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen automatisch einen Lieferantenauftrag in Höhe der angegebenen Mindest-Beschaffungsmenge. Ist der aktuelle Bedarf (Kundenauftragsposition, Komponente eines Produktionsauftrags) größer als die Mindest-Beschaffungsmenge, wird der Lieferantenauftrag in Höhe der tatsächlichen Bedarfsmenge angelegt. Wenn Sie nur im Bedarfsfall beschaffen, d.h. die Ware normalerweise nicht auf Lager liegt, lassen Sie den Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge leer. |
| Lieferanten-Vereinbarungen | Es werden alle vorhanden Lieferanten-Vereinbarungen zu dem Produkt an gezeigt. Wenn Sie eine neue anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.
Lieferanten-Vereinbarungen verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Lieferantenvereinbarung. |
| Nur in Collmex pro | Die folgenden Felder werden nur in Collmex pro angezeigt. |
| Chargenpflicht* | Wenn gesetzt, erfordert jede Warenbewegung für das Produkt die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.
Die Chargenpflicht kann nur gesetzt werden, wenn es keinen Bestand gibt. Falls schon Bestände existieren, muss zuerst der Bestand auf null gesetzt, und dann die Bestände mit Angabe einer Charge neu erfasst werden. |
| Beschaffungsart* | Wählen Sie, ob das Produkt eingekauft oder selbst produziert wird. Für die Beschaffungsart Produktion werden die folgenden Felder eingeblendet: |
| Produktionsdauer* | Die Produktionsdauer in Arbeitstagen wird beim Anlegen eines Produktionsauftrags übernommen. |
| Lohn- und Gemeinkosten* | Die variablen Lohn- und Gemeinkosten werden zur Berechnung der Herstellungskosten verwendet (s.o.). Sollen neben den Lohnkosten noch weitere variable Kosten in die Berechnung der Herstellungskosten eingehen (z.B. Material- oder Fertigungsgemeinkosten) addieren Sie diese Kosten zu den Lohnkosten und tragen das Ergebnis in das Feld ein. |
| Stücklisten* | Es werden alle vorhanden Stücklisten-Versionen für das Produkt angezeigt. Wenn Sie eine neue Stückliste anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.
Stücklisten verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Stücklisten. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*, Lieferantenvereinbarung, Stücklisten*, Wikipedia: Herstellungskosten |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ansicht | Verkauf: Es wird nur der tatsächlich vorhandene Bestand angezeigt sowie alle Bedarfe. Eine positive Menge entspricht der Menge, die noch verkauft werden kann.
Einkauf: Zusätzlich werden der Mindestbestand sowie alle Zugänge angezeigt. Eine negative Menge entspricht der Menge, die eingekauft oder produziert werden muss. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Termin | Bedarfs- oder Zugangstermin (s.u.). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Typ |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Nr | Die Nummer des Dokuments | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Menge | Die für die Verfügbarkeit wirksame Menge des Dokuments. Ob die Menge positiv oder negativ gezählt wird, hängt vom Typ des Dokuments ab (s.o.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Verfügbar | Zu diesem Termin verfügbare Menge. Ergibt sich aus Addition der Einzelmengen. |
Vorkasse-Kundenaufträge: Noch nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge erscheinen nur in der Ansicht 'Verkauf', nicht jedoch in der Ansicht 'Einkauf'. So wird verhindert, dass die Ware im Einkauf beschafft wird, bevor der Kunde tatsächlich bezahlt hat. Liegt das Lieferdatum eines noch nicht bezahlten Kundenauftrags in der Vergangenheit, wird der Bedarfstermin in der Ansicht 'Verkauf' auf den morgigen Tag gesetzt.
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft, Shop*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt bearbeiten: Shop
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt hochladen | Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.
Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden. |
| Bildergrößen ermitteln | Für die Erzeugung der Produkt-Seite muss das Programm die Größe der Bilder kennen. Wenn Sie ein Bild eintragen, wird automatisch die Größe des Bildes ermittelt und intern gespeichert. Wenn Sie die Bilder auf Ihrem Webspace ändern, muss die Bildgröße neu ermittelt werden. Sie können auch die Größen aller Bilder Ihres Webauftritts in einem Schritt ermitteln über die Funktion Webauftritt → Weitere Funktionen → Bilder prüfen. |
| Feld | Bedeutung |
| Dateiname | Name der Datei für die Produkt-Seite auf Ihrem Webspace. Die Datei wird immer unter der Upload-URL abgelegt. |
| Keywords | Schlüsselworte für die Produkt-Seite. Die richtigen Schlüsselworte sind wichtig, damit Ihr Produkt in Suchmaschinen gefunden wird. Sie sollten darauf achten, nicht zu viele Schlüsselworte für eine Seite zu definieren und dass die Schlüsselworte auch in der Produktbeschreibung in ausreichender Zahl vorkommen (Keyword-Dichte). |
| Titel | Der Titel der Produkt-Seite. Die richtige Wahl des Titels ist wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen. |
| Abweichendes Template | Wenn für Generierung der Produkt-Seite ein abweichendes Template verwendet werden soll, geben Sie das Template hier an. Andernfalls wird das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template hinterlegte Template verwendet. |
| Bild-URL | Die URL auf das Produkt-Bild. Sie können entweder nur den Dateinamen angeben (z.B. bild4711.jpg), wenn sich die Bild-Datei in Ihrem Wurzelverzeichnis ihrer Basis-URL befindet oder einen absoluten Pfad (z.B. http://www.meine-bilder.de/bild4711.jpg).
Die Bild-Dateien müssen Sie selbst auf Ihren Webspace übertragen, z.B. mit einem FTP-Programm. In der Software selbst können keine Bilder abgelegt oder hochgeladen werden. |
| Umrechnung für Grundpreis | Wenn Sie Waren an Endverbraucher verkaufen, müssen Sie die Preise nach den Richtlinien der Preisangabenverordnung angeben. Dazu gehört auch die Angabe des Grundpreises, also der Preis pro einer vom Gesetzgeber festgelegten Mengeneinheit (z.B. Preis pro Kg, Preis pro Liter). Geben Sie hier die Umrechnung in den Grundpreis an. Beim Hochladen wird der Grundpreis dann entsprechend errechnet. |
| Preis auf Anfrage | Wenn markiert, wird statt des Preises 'Preis auf Anfrage' angezeigt. |
| Inaktiv in diesem Shop | Wenn markiert, wird das Produkt nicht hoch geladen und kann nicht mehr bestellt werden. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie das Produkt nicht mehr im Shop anbieten möchten. Die Datei auf Ihrem Webspace bleibt in jedem Fall bestehen. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Webspace entfernen möchten, müssen Sie diese zusätzlich von Ihrem Webspace löschen. |
| Kategorien | Jedes Produkt kann in beliebig vielen Kategorien erscheinen. Wählen Sie hier die Kategorien aus. |
| Zusätzliche Bilder | Zusätzliche Bilder werden im Standard-Template in Form einer Slide-Show angezeigt. Wie bei der Bild-URL kann entweder der Dateiname oder die komplette URL angegeben werden. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produkt bearbeiten: Shop-Texte
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt hochladen | Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.
Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Kurztext | Im Standard-Template erscheint der Kurztext in der Auflistung der in einer Kategorie enthaltenen Produkte sowie im Warenkorb. |
| Texte sind HTML | Markieren Sie diese Option, wenn der Kurz- und Langtext in HTML statt reinem Text formuliert ist. In diesem Fall werden HTML-eigene Zeichen (z.B. < oder >) beim Hochladen nicht maskiert.
HTML ermöglicht die Verwendung von Auszeichnungen (z.B. Fett, Kursiv) und Strukturierungen (z.B. Tabellen, Grafiken). Verwenden Sie einen HTML-Editor Ihrer Wahl, um den HTML-Code zu erstellen und kopieren Sie das Ergebnis dann in den Kurz- oder Langtext. Statt HTML ist es auch möglich, Source-Code für Scriptsprachen wie z.B. PHP anzugeben. |
| Langtext | Der Langtext wird im Standard-Template als Produktbeschreibung in der Produkt-Seite verwendet. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop* |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Produktgruppen
Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
| Details | Klicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details
Inhalt
Produktgruppe Details
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
| Untergruppe von | Durch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden. |
| Untergruppen | Die Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen
Inhalt
Stücklisten
Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Auswertungen Verkauf
Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.
Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.
Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Umsatzlisten Verkauf
Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsätze werden angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Umsatzliste | Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
|
| Kunde | Geben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen. |
| Produktgruppe | Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden). |
| Rechnungsdatum von ... bis | Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum |
| Nur ausgeglichene | Gibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind. |
| Ausgeglichen von .. bis* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde. |
| Vermittler* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter. |
| Brutto-Netto | Wählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen. |
Siehe auch: Auswertungen Verkauf
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Preisliste
Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Preisliste wird angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Preisliste weiter verarbeiten möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Datum | Das Datum, mit dem der Preis ermittelt wird. |
| Sprache | Sprache für die Produktbezeichnungen |
| Produktgruppe | Um die Preisliste für Produkte einer bestimmten Produktgruppe anzuzeigen. |
| Sortieren nach | Sortiert nach Nummer oder Name des Produkts. |
| Siehe auch: | Auswertungen Verkauf |
Inhalt
Warenwirtschaft
Einführung
Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.
| Kunde | ||||||
|
| ||||||
| Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang | ||
|
| |||||
| Zu wenig Bestand? |  | Entnahme für Komponente* | |||
| |
| ||||
| Lieferantenauftrag | Produktionsauftrag* | |||||
|
| |||||
| Wareneingang | Lagerzugang* | |||||
|
| ||||||
| Lieferant |
Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.
| Siehe auch: | Lieferungen, Lieferantenaufträge, Gutschrift an Lieferanten, Bestand, Inventurliste, Produktionsaufträge*, Produkte, Kunden, Lieferanten |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferungen
Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulegen und auszugeben.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferung anlegen, Lieferung bearbeiten, Warenausgang, Fällige anlegen*, Sammelausgabe*, Versandübergabe |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferung anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferung anlegen | Die Lieferung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Lieferung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer |
| Kundenauftrag | Zum Anlegen einer Lieferung für einen Kundenauftrag. |
| Nur wenn Bestand verfügbar | Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
|
Siehe auch: Lieferung, Fällige anlegen*
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferung | Lieferungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Lieferung. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Lieferung gesucht. |
| Liefertermin von ... Liefertermin bis | Wenn Sie nur nach Lieferungen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten in Positionsbezeichnung, Kopf- und Schlusstext sowie internem Memo. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Lieferungen, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferung anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Lieferung
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferung bearbeiten: Kopfdaten
Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Firma | Absender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Liefertermin | Geplanter Liefertermin. |
| Versandart | Die Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen. |
| Kopftext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferung bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details
Inhalt
Lieferung bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch ermittelt aus den Gewichten der Produkte zuzüglich des Verpackungsgewichts aus der Versandart. |
| Sendungsnummer | Die Nummer der Sendung. Die Sendungsnummer kann über die Variable <<Sendungsnummer>> angesprochen werden. |
| Gelöscht | Um den Lieferschein zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferschein wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. o |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Lieferung gedruckt werden soll. |
| Erledigt | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der Warenausgang erledigt ist, auch wenn noch nicht für alle Positionen ein Warenausgang erfasst wurde. |
| Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine verwalten. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferung bearbeiten: Lieferadresse
Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.
Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
Inhalt
Lieferung bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. |
| Auftrag-Pos | Die mit der Lieferposition verknüpfte Kundenauftragsposition. Beim Anlegen von weiteren Lieferungen oder von Rechnungen zu dem Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beliefert ist. |
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Name des Produktes |
| Menge | Menge der Produkte |
| Einheit | Mengeneinheit |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse
Inhalt
Versand-Benachrichtigung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Versand-Benachrichtigung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail. |
Siehe auch: Einführung Lieferung, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Inhalt
Lieferung als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
Lieferung löschen, Lieferung stornieren
Inhalt
Fällige Lieferungen anlegen*
Über diese Funktion legen Sie für versandfällige Kundenaufträge mehrere Lieferungen in einem Schritt an. Ein Kundenauftrag ist zur Lieferung fällig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Vorkasse' die Zahlung in der Buchhaltung mit Bezug zum Kundenauftrag vollständig gebucht wurde.
- Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Zahlungsdienstleister' mit 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' für den Kundenauftrag im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist.
- Der Kundenauftrag nicht gelöscht, endgeliefert oder abgesagt ist.
- Für den Kunden keine Liefersperre gesetzt ist.
Optional können Sie zusätzlich den verfügbaren Bestand berücksichtigen. In diesem Fall werden nur Lieferungen angelegt, für die ausreichend Bestand vorhanden ist.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die zur Lieferung fälligen Kundenaufträge werden angezeigt. |
| Lieferungen anlegen | Die Lieferungen werden angelegt. Bei Bedarf können Sie vorher die Liefermenge verändern. |
| Feld | Bedeutung |
| Nur wenn Bestand verfügbar | Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
|
| Kunde | Falls Sie nur Lieferungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Liefertermin bis | Es werden für alle Produkte in Kundenaufträgen Lieferungen angelegt, deren Liefertermin kleiner oder gleich dem eingegebenen Datum ist. |
Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe
Siehe auch: Lieferung
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Warenausgang zur Lieferung
Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht komplett Warenausgang gebuchten Lieferungen werden angezeigt. |
| Warenausgang buchen | Die Bestandsentnahme mit Bezug zur Lieferung wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Entnahmemenge reduziert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferung | Wenn Sie den Warenausgang nur zu einer bestimmten Lieferung buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden buchen möchten. |
| Produkt | Wenn Sie den Warenausgang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Siehe auch: Lieferung
Inhalt
Sammelausgabe Lieferungen
Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die Lieferungen werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht ausgeben, entfernen Sie das X. |
| Ausgewählte Lieferungen ausgeben | Es wird eine PDF-Datei mit allen Lieferscheinen erzeugt. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferungen ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden ausdrucken möchten. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| Versand-Benachrichtigungen senden | Wenn diese Option markiert ist, wird an den Empfänger der Lieferung eine Versand-Benachrichtigung per Mail versendet. Voraussetzung ist, dass für den Empfänger eine Mailadresse angegeben ist und dass für die Lieferung noch keine Versand-Benachrichtigung gesendet wurde. In der Lieferung unter 'Verwaltung → Verwaltung → Benachrichtigt am' ist das Datum angegeben, an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde. |
Siehe auch: Lieferung
Inhalt
Versandübergabe Lieferungen
Die Versandübergabe von Lieferungen steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Lieferantenaufträge
Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.
Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.
| Zu wenig Bestand? | | Lieferantenauftrag | | Wareneingang | ||||
|
| ||||||||
 | | Lieferantenrechnung | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.
Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Belege buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenauftrag anlegen, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen, Wareneingang, Lieferantenauftrag auswerten |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenauftrag anlegen | Der Lieferantenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferantenauftrag weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Lieferant, für den der Lieferantenauftrag angelegt werden soll. |
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenauftrag | Lieferantenauftrags-Nummer. Zur Suche nach einem einzelnen Lieferantenauftrag. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Auftragsdatum von ... Auftragsdatum bis | Wenn Sie nur nach Lieferantenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Lieferantenaufträge, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferantenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant | Der beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt. |
| Auftragsdatum | Tag der Auftragserteilung. |
| Firma* | Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen. |
| Kopftext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt,
kann dieses Feld leer gelassen werden.
ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Liefertermin | Tag, an dem die Anlieferung erfolgen soll. |
| Wert | Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Einkauf
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Lieferantenauftrag erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Gelöscht | Um den Lieferantenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferantenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Erledigt | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Lieferant nur einen Teil der beauftragten Menge geliefert hat und keine weitere Lieferung erfolgt. Der Lieferantenauftrag erscheint dann nicht mehr unter Wareneingang zum Lieferantenauftrag. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der der Lieferantenauftrag gedruckt werden soll. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Bestätigungs- und Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Lieferadresse
Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.
Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Position | Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen. |
| Typ | Art der Auftragsposition |
| Produkt | Produktnummer |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten: Diese Nummer ersetzt im Ausdruck die Collmex-Produktnummer |
| Liefertermin | Datum der gewünschten Anlieferung |
| Lieferzeit | Voraussichtliche Lieferzeit in Tagen |
| Menge | Anzahl und Mengeneinheit |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit |
| Einzelpreis | Preis pro x Stück |
| Umsatzsteuer | Die für die Position anfallende Umsatzsteuer |
| Preis | Der Gesamtpreis für die Position |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Lieferadresse |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenauftrag senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Inhalt
Lieferantenauftrag als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Lieferantenauftrag löschen, Lieferantenauftrag stornieren
Inhalt
Fällige Lieferantenaufträge anlegen
Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die zur Beschaffung fälligen Produkte und Menge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Positionen nicht anlegen, entfernen Sie das X.
Damit fällige Produkte gefunden werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
|
| Lieferantenauftrag anlegen | Sind die Bedingungen für ein Produkt alle erfüllt, dann:
|
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Beschränken Sie die Funktion auf ein einzelnes Produkt. |
| Lieferant | Beschränken Sie den Lauf auf einen einzelnen Lieferant. |
Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.
| Siehe auch: | Lieferantenauftrag allgemein, Lieferantenvereinbarung, Sammelausgabe |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Sammelausgabe Lieferantenaufträge
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Es werden die den Suchkriterien entsprechenden Lieferantenaufträge angezeigt. |
| Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben | Die Aufträge werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Bei allen markierten Aufträgen wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Lieferantenaufträge drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferantenaufträge ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| Lieferant | Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferantenaufträge eines Lieferanten ausgeben möchten. |
| Auftragsdatum von ... bis | Die Eingabe des Auftragsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| X | Soll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld. |
| Medium | Medium, über das der Auftrag ausgegeben wird. |
Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein
Inhalt
Lieferantenauftrag auswerten
Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsätze werden angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Umsatzliste | Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
|
| Lieferant | Geben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten ein, wenn Sie nach den Umsätzen bei einem bestimmten Lieferanten suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen. |
| Produktgruppe | Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden). |
| Auftragsdatum von ... bis | Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum |
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Wareneingang zum Lieferantenauftrag
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht komplett Wareneingang gebuchten Lieferantenaufträge werden angezeigt. |
| Wareneingang buchen | Der Bestandszugang mit Bezug zum Lieferantenauftrag wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Zugangsmenge reduziert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferantenauftrag | Wenn Sie den Warenausgang nur zu einem bestimmten Lieferantenauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Lieferant | Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Ware angekommen ist. |
| Produkt | Wenn Sie den Wareneingang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein
Inhalt
Gutschrift an Lieferant
Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).
Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.
Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).
In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.
Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Gutschrift anlegen, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Gutschrift an Lieferant anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschrift anlegen | Die Gutschrift wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Gutschrift bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Gutschrift weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Lieferant, für den die Gutschrift angelegt werden soll. |
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Gutschrift an Lieferant suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschrift | Gutschrifts-Nummer. Zur Suche nach einer einzelnen Gutschrift. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Gutschriftsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Noch nicht gebucht* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Gutschriften, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant | Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt. |
| Gutschriftsdatum | Datum der Gutschrift |
| Firma* | Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen. |
| Gutschriftstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort. |
| Menge | Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Preis | Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Positions-Details |
Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Einkauf
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Liefer/Leistungsdatum | Das Datum, an dem die Lieferung erfolgt ist bzw. die Leistung erbracht wurde. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Gutschrift erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden. |
| Gelöscht | Um die Gutschrift zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Gutschrift wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Gutschrift gedruckt werden soll. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Positions-Details |
Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Position | Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen. |
| Typ | Art der Auftragsposition |
| Produkt | Produktnummer |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten. Wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. |
| Menge | Anzahl und Mengeneinheit |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit |
| Einzelpreis | Preis pro x Stück |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, |
Inhalt
Gutschrift an Lieferant senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt. |
| Gutschrift buchen | Wenn markiert, wird die Gutschrift mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Gutschrift noch nicht gebucht ist. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur |
Inhalt
Gutschrift als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Gutschrift löschen, Gutschrift stornieren
Inhalt
Lieferanten
Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.
In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferant anlegen, Lieferant bearbeiten, Lieferantenvereinbarung |
Verwandter Begriff: Kreditor = Lieferant
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferant anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant anlegen | Der Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports). |
| Firma* | Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Lieferant Nr | Für den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen. |
| Adresse in Lieferant wandeln | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferant suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Lieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer. |
| Auch inaktive | Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Lieferanten anzuzeigen. |
| Text | Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer. |
| PLZ | Findet Lieferanten, deren Postleitzahl mit der eingegebenen Nummer beginnt. Beispiel: Geben Sie 66 ein, um alle Lieferanten zu finden, deren Postleitzahl mit 66 beginnt. |
| Fällig zur Wiedervorlage* | Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist. |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferant bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden. |
| Steuer | Die Felder USt-IdNr. und Steuernummer sind für die korrekte Erstellung von Gutschriften an Lieferanten erforderlich. |
| Gruppen* | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferant bearbeiten: Einkauf
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| KundeNr bei Lief. | Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird. |
| Währung | Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Ausgabemedium | Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist. |
| Ausgabesprache | Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferant bearbeiten: Kontakte
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Lieferanten nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Lieferant suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Lieferanten anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung
Inhalt
Lieferant bearbeiten: Buchhaltung
Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.
ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.
Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Aufwandskonto | Geben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein. |
| Vorsteuer | Wählen Sie den Steuersatz aus. |
| Belegtext | Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Belegsuche. |
| Kostenstelle* | Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Lieferantenvereinbarung
In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferant erforderlichen Daten. Diese sind neben Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.
Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.
Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenvereinbarung anlegen, Lieferantenvereinbarung bearbeiten, Einführung Lieferant, Einführung Produkt, Lieferanten-Preisliste importieren |
Inhalt
Lieferantenvereinbarung anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenvereinbarung anlegen | Die Lieferantenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferantenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten
Inhalt
Lieferantenvereinbarung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll. |
| ProdNr d.Lieferanten | Sucht nach der Produktnummer des Lieferanten. |
| ProdNr d.Lieferanten anzeigen | Zeigt die Produktnummer des Lieferanten sowie die Bezeichnung des Produkts beim Lieferanten in der Ergebnisliste an. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
Inhalt
Lieferantenvereinbarung bearbeiten
Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Steuer | Umsatzsteuer-Satz für das Produkt im Einkauf. |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten: Wird im Lieferantenauftrag gedruckt. In der Eingabemaske wird aber die eigene Produktnummer angezeigt. |
| Priorität | Wenn mehr als eine Lieferantenvereinbarung für ein Produkt existiert, bestimmt die Priorität die Rangfolge der Lieferantenvereinbarungen. |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit: Verkauft Ihr Lieferant die Produkte nicht einzeln, sondern in bestimmten Verpackungseinheiten, geben Sie hier die Menge ein, die in einer Verpackung enthalten ist. Beim Anlegen des Lieferantenauftrages rundet das Programm dann entsprechend auf. Ist die Verpackungseinheit ein Vielfaches von 1.000, und ist die Mengeneinheit gr, kg, mm oder m, ändert das Programm die Mengeneinheit entsprechend ab.
Beispiel 1: Ihr Lieferant verkauft Wein im Karton zu 6 Stück. Sie legen einen Lieferantenauftrag über 2 Stück an. Das Programm rundet das Programm automatisch auf 6 Stück auf. Beispiel 2: Ihr Lieferant verkauft Sand nur kiloweise. Da Sie den Sand grammweise im Lager führen, ist Ihre Mengeneinheit gr mit einer Verpackungseinheit von 1.000 gr. Sie legen einen Lieferantenauftrag an. Das Programm ändert die Mengeneinheit automatisch auf kg. |
| Bezeichnung | Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie im Lieferantenauftrag einen von der Produktbezeichnung abweichenden Bestelltext benötigen. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Programm den im Produkt hinterlegten Text. |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Nettopreis | Preis ohne Umsatzsteuer pro Einheit. Der Preis ist in der Währung, die beim Lieferanten unter dem Reiter Einkauf festgelegt ist. |
| Menge | Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen. |
| Lieferzeit | Lieferzeit in Tagen. Wird nur in Collmex pro verwendet für das Anlegen von fälligen Lieferantenaufträgen (Lieferantenauftrag → Fällige anlegen). |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
Inhalt
Bestand
Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:
- Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
- Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
- Eine Inventur zu ermöglichen
Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.
Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.
Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.
| Siehe auch: | Warenwirtschaft, Bestand anzeigen, Wareneingang zum Lieferantenauftrag, Warenausgang zur Lieferung, Bestand buchen allgemein, Bestandsänderung, Inventurliste bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Bestand anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standort | Firma |
| Produkt | Produktnummer. Es wird nur der Bestand dieses Produkts angezeigt. |
| Text | Zeigt nur Bestand für Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe | Produktgruppe. Es wird nur der Bestand dieser Produktgruppe angezeigt. |
| Typ | Wählen Sie hier den Bestandstyp, der angezeigt werden soll. |
| Nullbestand anzeigen | Wenn markiert, werden auch Produkte ohne Bestand angezeigt. |
Ergebnis
| Ausgabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Produkt-Bezeichnung |
| Typ | Frei: Der Bestand ist verfügbar Gesperrt: Der Bestand ist nicht verfügbar (z.B. beschädigt oder unverkäuflich). |
| Menge | Menge |
| ME | Mengeneinheit |
| Wert | Wert = Menge x Kosten (Feld Produkt → Warenwirtschaft → Kosten).
Die Kosten entsprechen den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Bei der automatischen Kostenermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Der Wert entspricht damit den aktuellen Wiederbeschaffungskosten. Eine Bewertung nach gleitendem Durchschnittspreis ist nicht vorgesehen. |
Siehe auch: Einführung Bestand
Inhalt
Bestandsänderung anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Nummer der Bestandsänderung: Jedes Mal, wenn Sie eine Bestandsveränderung buchen, vergibt das Programm eine fortlaufende Nummer. |
| Pos | Position der Bestandsänderung. In einer Bestandsänderung können mehr als eine Bestandsbewegung enthalten sein. |
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Menge | Bei einer Entnahme ist die Menge negativ, bei einem Zugang positiv. |
| Bezug / Art | Art der Bestandsänderung oder das Dokument, auf das sich die Bestandsänderung bezieht. |
| Kunde / Lieferant | Sofern die Bestandsänderung einen Bezug zu einem Lieferanten oder Kunden hat, wird dieser hier angezeigt. |
| Typ | Bestandstyp: Freier oder gesperrter Bestand. |
| Charge | Die Charge |
| Gebucht am | Datum und Uhrzeit, an dem die Bestandsänderung gebucht wurde. |
Siehe auch: Einführung Bestand
Inhalt
Bestand buchen allgemein
Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ändern | Nach Eingabe von Produkt und Menge erscheint eine weitere leere Zeile, die bei Bedarf ausgefüllt werden kann. |
| Buchen | Die eingegebenen Warenbewegungen werden gebucht und unter einer Bestandsänderung protokolliert. |
| Feld | Bedeutung |
| Bewegungsart | Grund für die Bestandsänderung
|
| Produkt | Produktnummer |
| Menge | Menge |
| Von-Typ |
|
Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung
Verwandte Begriffe: Bestand ändern, Bestand eingeben, Bestand erfassen, Bestand löschen, Bestand übernehmen
Inhalt
Inventurliste anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Inventurliste anlegen | Die Inventurliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Inventurliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Inventurliste weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Standort | Der Firmenstandort, für den die Inventurliste angelegt werden soll. |
| Produktgruppe | Wenn Sie nur eine bestimmte Produktgruppe inventarisieren möchten, geben Sie diese hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte dieser Produktgruppe aufgenommen. |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten
Inhalt
Inventurliste suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Findet Inventurlisten, in denen das angegebene Produkt enthalten ist. |
| Bezeichnung | Zur Suche nach der Inventurlisten-Bezeichnung |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten
Inhalt
Inventurliste bearbeiten
Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Speichern | Speichert den neuen Bestand vorläufig in der Inventurliste. |
| Neuen Bestand übernehmen | Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mit der Inventur fertig sind. Der neue Bestand wird dann als Bestandsaufnahme gebucht. Erst danach ist der Bestand im Programm geändert. |
| Feld | Bedeutung |
| Bezeichnung | Eine sprechende Bezeichnung für die Inventurliste. |
| Sortierung | Legt fest, ob die Sortierung der Liste nach Produkt oder Produktbezeichnung erfolgt. |
| Datum | Das Datum, zu dem der Bestandswert ermittelt wird. |
| Wert anzeigen | Markieren Sie diese Option, wenn der Bestandswert angezeigt werden soll. Der Bestandswert wird ermittelt aus den Produktkosten multipliziert mit der neuen Bestandsmenge. |
| Abgeschlossen | Markieren Sie diese Option, wenn die Inventur abgeschlossen ist. Die Eingabefelder werden dann ausgeblendet um versehentliches Überschreiben der Bestände zu verhindern. |
| Bestand neu | Geben Sie hier den physischen Bestand nach der Inventarisierung ein. |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen
Inhalt
Produktionsaufträge
Produktionsaufträge stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Warenbewegung zum Produktionsauftrag
Produktionsaufträge stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Charge
Chargen stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Verwaltung
Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.
Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.
Inhalt
Firma bearbeiten
Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Die Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. |
| Bankverbindung | Die Bankverbindung wird in den Dokumenten verwendet. |
| Steuer | Die Steuernummer ist zur Erstellung der Rechnung erforderlich. Geben Sie die Steuernummer wie folgt ein: xxx/xxx/xxxxx. Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt. |
Verwandter Begriff: umsatzsteueridentifikationsnummer
Inhalt
Geschäftsjahr
Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.
Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).
Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*
Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.
Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen. Wenn Sie den Jahresabschluss jedoch selbst machen, müssen Sie ein Rumpfgeschäftsjahr einlegen, damit das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.
Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Geschäftsjahr anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.
Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.
- Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
- Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*
In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Geschäftsjahr bearbeiten
Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer-Befreiung | Für z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus Angebot und Rechnung sowie aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuersätze entfernt.
Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits gebuchten Belege nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen. |
| Art der Ust. Besteuerung* | Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde. Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde. In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet. |
| Gesperrte/Abgeschlossene Monate | Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten. |
Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Geschäftsjahre anzeigen
Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Textbausteine
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.
Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Textbaustein anlegen
Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.
Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Textbaustein bearbeiten
Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.
Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Variable Textbausteine
Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:
| Feldname | Wird ersetzt durch ... | Verwendet bei ... |
|---|---|---|
| <<GutenTag>> |
Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname' Englisch: 'Dear Anrede Nachname' | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Anrede>> |
Deutsch: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und
Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind. Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist. | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Vorname>> | Vornamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Nachname>> | Nachnamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<AdressNr>> | Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder Adressnummer | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer>> | Der Name des aktuell angemeldeten Benutzers | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Zahlungsbedingung>> | Zahlungsbedingung | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung |
| <<Gesamtbetrag>> | Endbetrag | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant. |
| <<Waehrung>> | Währung | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<Bearbeiter>> | Name des Bearbeiters | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<AngebotNr>>* | Nummer des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<Angebotsdatum>>* | Datum des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<RechnungsNr>> | Nummer der Rechnung | Rechnung |
| <<Rechnungsdatum>> | Rechnungsdatum | Rechnung |
| <<rechnungsmail.de>> | Angaben laut rechnungsmail.de | Mailtext für Rechnung |
| <<ProjektNr>>* | Nummer des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBezeichnung>>* | Bezeichnung des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektVon>>* | Beginn des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBis>>* | Ende des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<LieferantenauftragNr>>* | Nummer des Lieferantenauftrags | Lieferantenauftrag |
| <<KundenauftragNr>>* | Nummer des Kundenauftrags | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<GutschriftNr>>* | Nummer der Gutschrift an Lieferant | Gutschrift an Lieferant |
| <<Gutschriftsdatum>>* | Datum der Gutschrift an Lieferant | Gutschrift an Lieferant |
| <<Auftragsdatum>>* | Auftragsdatum | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferantenauftrag |
| <<Mahndatum>>* | Datum der Mahnung | Mahnung |
| <<eBayVerkauf>>* | eBay-Artikelnummer | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<eBayMitgliedsname>>* | eBay-Mitgliedsname des Käufers | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<AuftragsnummerBeimKunden>>* | Auftragsnummer beim Kunden | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung |
| <<LieferungNr>>* | Nummer der Lieferung | Lieferung |
| <<GewichtInKg>>* | Gewicht der Lieferung | Lieferung |
| <<Sendungsnummer>>* | Sendungsnummer der Lieferung | Lieferung, Rechnung |
| <<VersandartInfo>>* | Die Versandart-Info aus der Versandart | Lieferung |
| <<Telefon>> | Telefonnummer | Alle Druckdokumente |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Textbausteine
Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Standard-Textbausteine bearbeiten
Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Kopftext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll. |
| Kopftext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
| Schlusstext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll. |
| Schlusstext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen
Inhalt
Druckausgabe
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.
In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.
Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung
Inhalt
Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen
Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Schriftgröße allgemein | Schriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften |
| Schriftgröße Absender | Schriftgröße des Absenders über dem Brieffenster |
| Schrift | Derzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich. |
| Absender drucken |
|
| Absender in Brief-Fenster drucken | Absender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt. |
| Steuernummer drucken | Steuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt. |
| Anrede drucken | In die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist. |
| Leerzeile zw. Strasse+Ort | Fügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein. |
| Abweichende Lieferadresse | Hier legen Sie fest, an welche Stelle die Abweichende Lieferadresse gedruckt werden soll.
|
| Falzmarken drucken | Falzmarken werden an den linken Rand gedruckt. |
| Empf.Fax Nr drucken | Empfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt. |
| Abgrenzungslinien nicht drucken | Die einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen. |
| Abstände vom Rand | Siehe Bilder unterhalb der Eingabemaske |
Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Inhalt
Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund
Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.
Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.
Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Hintergrund-Pdf | Das Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Verwendung | Steuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll. |
| Hintergrund-Pdf ab Seite zwei | Bei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Nicht verwenden | Wenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet. |
| Hintergrund-Logo 1 und 2 | Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile). |
| Abstand linker Rand | Abstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes |
| Abstand oberer Rand | Abstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes |
| Breite | Definieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu. |
| Verwendung | Steuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll. |
| Hintergrund-Verwendung | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben. |
Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Inhalt
Einstellungen Druck: Dokument-Einstellungen
Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.
| Feld | Bedeutung | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bankverbindung drucken | Fügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Bearbeiter drucken* | Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Gesamtgewicht drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeiten nach Satz gruppieren* | Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Spalten-Zwischenraum | Abstand zwischen den Spalten | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Spalte | Bestimmt, an welcher Stelle jede Spalte erscheint. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Inhalt | Achtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Breite | Spaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Überschrift | Spaltenüberschrift in Deutsch | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Englisch | Spaltenüberschrift in Englisch |
Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau
Inhalt
Einstellungen Druck: Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.
| Siehe auch: | Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen |
Inhalt
Einstellungen Mail: Mail-Texte
Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.
Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Blindkopie senden an | Damit Sie Ihren Mailversand besser verwalten können, wird pro versendetes Dokument jeweils eine Blindkopie versendet. Geben Sie die Mailadresse ein, an die die Blindkopie versendet werden soll. Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben. |
| Absender-Adresse | Geben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll. |
| Signatur | Wählen Sie aus, ob der Text für signierte oder unsignierte Dokumente erfasst werden soll. |
| Betreff | Betreffzeile der Mail |
| Text | Geben Sie den Mail-Text ein.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder. |
| Anhang | Neben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung).
Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. |
Siehe auch: Mail-Konten
Inhalt
Einstellungen Mail: Mail-Konten
Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten. |
| Postausgangs-Server | Tragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein, wenn Sie Ihren eigenen SMTP-Server für das Versenden von Mails verwenden möchten. Damit ist es weniger wahrscheinlich ist, dass Ihre Mails vom Empfänger als Spam eingestuft werden. Wenn Sie hier keine Eingabe machen, wird der Collmex-SMTP-Server verwendet. |
| Benutzer und Kennwort | Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider. |
| TLS-Verschlüsselung | Aktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich. |
| Abweichender Port | Der SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein. |
| Absender-Adresse für Mailings | Tragen Sie hier die E-Mailadresse ein, die als Absender für Mailings verwendet werden soll. Ohne diese Angabe, wird als Absender für Mailings die E-Mailadresse der Firma verwendet. |
| Mail-Konten | Für jede im Programm verwendete Absender-E-Mailadresse hinterlegen Sie hier optional zusätzliche Informationen. |
| E-Mailadresse | Die Absender-E-Mailadresse |
| Name | Der 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger statt der E-Mailadresse angezeigt. |
| Antwortadresse | Geben Sie hier die E-Mailadresse an, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll. |
Siehe auch: Mail-Texte
Inhalt
Einstellungen Brief, Fax und Signatur
Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.
Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.
Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Pixelletter an.
- Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
- Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
- Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (signierte EMail, Brief, Fax).
Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bei Pixelletter hinterlegte Mailadresse | |
| Kennwort | Bei Pixelletter hinterlegtes Kennwort |
| Farbdruck bei Briefen | Briefe werden von Pixelletter farbig gedruckt |
| Prüfprotokoll im Anhang bei signierter Mail | Ist dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit. |
| Einseitiger Druck bei Briefen | Die Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt. |
Siehe auch: Mailtexte
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Bearbeiter
Die Verwaltung des Bearbeiters im Dokument steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Inhalt
Einführung Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.
Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.
Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.
Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.
Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Benutzer bearbeiten
Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Name und Vorname | Name des Benutzers |
| Mailadresse des Benutzers. | |
| Rolle | Die Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers. |
| Telefon-Anbindung* | Ist eine Telefonanbindung gewählt, wird hinter einer Telefonnummer ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei einem Klick auf das Telefonsymbol wird über die Telefonanbindung ein Gespräch aufgebaut. |
| Gesperrt | Ist das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen. |
| Mitarbeiter Nr.* | Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter. Darüber wird gewährleistet, dass der Benutzer des Mitarbeiter-Portals nur seine eigenen Tätigkeiten, Verbräuche und Reisen erfassen und anzeigen kann. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus, wenn Sie der Benutzer die Rolle Mitarbeiter hat. |
| Nur für API* | Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern
nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise
interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.
Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Benutzerrollen
Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.
| Rolle | Funktionen |
|---|---|
| Administrator | Alle Funktionen nutzbar. |
| Buchhaltung* | Alle Funktionen der Buchhaltung. |
| Warenwirtschaft* | Alle Funktionen der Warenwirtschaft. |
| Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Vertrieb* | Darf nur Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen. |
| Mitarbeiterportal* | Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen. |
| Webdesigner* | Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten. |
| Vereinsmitarbeiter* | Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung. |
| Steuerprüfer* | Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten. |
| Anzeiger* | Darf alles ansehen. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Benutzer anlegen
Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.
Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Benutzer | Geben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein. |
| Rolle | Wählen Sie eine Rolle aus. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Kennwort ändern
Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
Inhalt
Service-Benutzer entsperren
Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.
Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.
Siehe auch: Einführung Benutzer
Inhalt
Benutzer suchen
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
- Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.
Inhalt
Einstellungen Mahnung
Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung variabler Felder möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frist | Zahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso). |
| Gebühr | Mahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden. |
| Mahntext | Geben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte
Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt) Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung. |
Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen
Inhalt
Schnittstellen und Datenaustausch
In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.
Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).
Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.
Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.
Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchhaltungsbelege können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).
Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).
Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.
| Siehe auch: | Daten importieren, Daten exportieren, Buchhaltungsbelege exportieren, Datev-Export, Collmex API* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
Daten importieren
Inhalt
- Allgemeines
- Produkte und Produktpreise
- Bestand*
- Kunden, Abweichende Empfängeradresse, Periodische Rechnung
- Lieferanten
- Adressen, Ansprechpartner und Kontakte
- Angebote
- Kundenaufträge
- Rechnungen
- Tätigkeiten
| Siehe auch: | Schnittstellen für den Datenaustausch |
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Daten importieren: Einführung
Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.
Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.
Anpassung der zu importierenden Dateien
Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
- Löschen Sie die Beispieldaten.
- Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
- Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.
Alternativ bieten wir die Datenübernahme als Dienstleistung an. Das kostet 20 € je angefangene Viertelstunde.
Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Daten importieren: CSV-Format
Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:
- Trennzeichen ist das Semikolon (;).
- Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
- Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
- Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
- Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.
Der Verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen (z.B. Mac), müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.
Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV
Inhalt
Daten importieren: Datentypen für Felder
In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:
| Kürzel | Bemerkung | Nicht ändern | Beispiel |
|---|---|---|---|
| C | Alphanumerisch | (NULL) | Kunde Müller |
| I | Numerisch, ganze Zahlen | (NULL) oder leer | 5 |
| N | Numerisch mit max. drei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 5,25 |
| D | Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ | (NULL) | 20091021 oder 21.01.2009 |
| M | Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 2056,34 |
| T | Uhrzeit im Format HHMMSS | (NULL) | 1234 |
Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Daten importieren: Nummernvergabe
Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.
Externe Nummernvergabe
Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.
Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;10000;10;... CMXINV;10000;20;... CMXINV;10001;10;... CMXINV;10001;20;...
Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.
Interne Nummernvergabe
Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:
Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;... CMXKND; ;1;Frau;...
Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;-10000;10;... CMXINV;-10000;20;... CMXINV;-10001;10;... CMXINV;-10001;20;...
Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert NEW_OBJECT_ID | |
| 2 | Neue Nummer | I | 8 | Die neu vergebene Nummer für das Objekt |
| 3 | Temporäre Nummer | I | 8 | Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null) |
| 4 | Zeile | I | 8 | Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht. |
Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:
Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1 NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3
Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Produkt
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRD | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes |
| 4 | Bezeichnung Eng | C | 10.000 | Optional. Englische Bezeichnung des Produktes |
| 5 | Basismengeneinheit | C | 3 | ISO-Codes |
| 6 | Produktgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe.
Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer. |
| 7 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 8 | Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt. |
| 9 | Gewicht | N | 18 | |
| 10 | Gewicht Mengeneinheit | C | 3 | ISO-Codes |
| 11 | Preismenge | N | 18 | Preise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 12 | Produktart | I | 18 | 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 13 | Inaktiv | I | 18 | 0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen |
| 14 | Preisgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist. |
| 15 | Verkaufs-Preis | M | 18 | Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden. |
| 16 | EAN | C | 20 | Optional. EAN Code des Produkts |
| 17 | Hersteller | C | 40 | Optional. Hersteller des Produkts |
| 18 | Versandgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Versandgruppe. |
| 19 | Mindestbestand | N | 18 | |
| 20 | Bestellmenge | N | 18 | |
| 21 | Chargenpflicht | I | 8 | 1 = Produkt ist chargenpflichtig |
| 22 | Beschaffungsart | I | 8 | 0 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion |
| 23 | Produktionsdauer | I | 8 | |
| 24 | Lohnkosten | M | 18 | |
| 25 | Lohnkosten-Bezugsmenge | N | 18 | Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt. |
| 26 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 27 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 28 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 29 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 30 | EK-Lieferant | I | 8 | Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert. |
| 31 | EK-Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt. |
| 32 | EK-ProdNr d.Lieferanten | C | 20 | Produktnummer des Lieferanten |
| 33 | EK-Verpackungseinheit | N | 18 | Menge, die in einer Verpackung enthalten ist. |
| 34 | EK-Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes für den Einkauf |
| 35 | EK-Preis | M | 18 | Einkaufspreis |
| 36 | EK-Preismenge | N | 18 | Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 37 | EK-Lieferzeit | I | 18 | |
| 38 | EK-Währung | C | 3 | Nur für Export: Währung des Lieferanten |
| 39 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 40 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 41 | Webauftritt-Nr | I | 8 | Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt.
Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra. |
| 42 | Shop-Kurztext | C | 255 | |
| 43 | Shop-Langtext | C | - | |
| 44 | Texte-Sind-HTML | I | 8 | 1 = Texte sind im HTML-Format |
| 45 | Dateiname | C | 80 | |
| 46 | Keywords | C | 255 | |
| 47 | Titel | C | 255 | |
| 48 | Abweichendes Template Nr | I | 8 | |
| 49 | Bild-URL | C | 255 | |
| 50 | Grundpreis-Menge-1 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts |
| 51 | Grundpreis-Menge-2 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit |
| 52 | Grund-Mengeneinheit | I | 8 | 0 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück |
| 53 | Preis auf Anfrage | I | 8 | |
| 54 | Inaktiv | I | 8 | |
| 55 | Shop-Kategorien | I | 8 | interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Produkt-Preise
Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.
Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRI | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Preisgruppe | I | 3 | Interne Nummer der Preisgruppe |
| 5 | gueltigAb | D | 8 | |
| 6 | gueltigBis | D | 8 | |
| 7 | Preis | M | 18 |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Produktgruppen
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRDGRP | |
| 2 | Produktgruppe Nr | I | 8 | Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Die Produktgruppen Nr identifiziert die Produktgruppe eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Bezeichnung | C | 255 | Bezeichnung der Produktgruppe |
| 4 | Untergruppe von | I | 8 | Nummer der übergeordneten Produktgruppe |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Bestand*
Der Bestands-Import wird hauptsächlich verwendet, um die Anfangsbestände zu übernehmen. Jeder Satz führt beim Import zu einer Bestandsbuchung mit der Bewegungsart 'Bestandsaufnahme', d.h. die bisherige Bestandsmenge wird durch die übergebene Menge ersetzt. Ein Bestandsobjekt wird eindeutig identifiziert durch Produktnummer, Firma, Bestandstyp und Charge.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXSTK | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Menge | N | 18 | Neue Bestandsmenge |
| 5 | Bestandstyp | I | 8 | Optional. 0 oder leer = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand |
| 6 | Chargennummer | I | 8 | Optional. |
| 7 | Wert | M | 18 | Nur für Export. Der Bestandswert berechnet aus Produktkosten mal Menge. |
Siehe auch: Daten importieren
* Nicht in allen Versionen
Inhalt
Satzbeschreibung Kunde
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKND | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 20 | |
| 13 | Bemerkung | C | 255 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefax | C | 20 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonr | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Rabattgruppe | I | 8 | interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 28 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS |
| 29 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 30 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief |
| 31 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 32 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | eBay-Mitgliedsname | C | 80 | Der eBay-Mitgliedsname des Kunden |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 35 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 36 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 37 | Kostenstelle | C | 10 | |
| 38 | Wiedervorlage am | D | 6 | |
| 39 | Liefersperre | I | 8 | 1 = Liefersperre |
| 40 | Baudienstleister | I | 8 | 1 = Baudienstleister |
| 41 | Lief-Nr. bei Kunde | C | 20 | Die eigene Lieferantennummer beim Kunden |
| 42 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
| 43 | CC | C | 255 | Kopie der E-Mails an diese Adresse senden |
| 44 | Telefon2 | C | 20 |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Kunde - Abweichende Empfängeradresse
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXEPF | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Dokument-Typ | I | 8 | als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung |
| 5 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 80 | |
| 11 | Abteilung | C | 80 | |
| 12 | Strasse | C | 80 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 20 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefon2 | C | 20 | |
| 18 | Telefax | C | 20 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 255 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | C | 50 | 1 = Keine Mailings |
| 24 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Kunde - Periodische Rechnung
Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.
Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodische Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXABO | |
| 2 | Kunden-Nr | I | 8 | Kundennummer |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Gültig von | D | 8 | Beginn der Gültigkeit |
| 5 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit |
| 6 | Produkt Nr | C | 20 | Die Produktnummer. |
| 7 | Produktbeschreibung | C | 1024 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 8 | Individueller Preis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 9 | Intervall | I | 8 | 0 = Jahr, 1 = Halbjahr, 2 = Quartal, 3 = Monat, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus |
| 10 | Nächste Rechnung | D | 8 | Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll. |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Lieferant
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXLIF | |
| 2 | Lieferantennummer | I | 8 | Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 20 | |
| 13 | Bemerkung | C | 255 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefax | C | 20 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonr | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Lieferbedingung | C | 3 | ISO codes |
| 28 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | |
| 29 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 31 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Lieferant mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Lieferant aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Lieferanten zu den Gruppen unverändert. |
| 32 | Kundennummer beim Lieferanten | C | 20 | |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 34 | Telefon2 | C | 20 | |
| 35 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Adresse
Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXADR | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben. |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 20 | |
| 13 | Bemerkung | C | 255 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefax | C | 20 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonr | C | 20 | Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant. |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Reserviert | C | 10 | Reserviert. Bitte leer lassen |
| 27 | Telefon2 | C | 20 | |
| 28 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 29 | URL | C | 50 | |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant. |
| 31 | Wiedervorlage | D | 6 | |
| 32 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung. |
| 34 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Adressgruppen
Über diese Satzart werden Adressgruppen für die Adressverwaltung importiert.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ADRGRP | |
| 2 | Adressgruppe Nr | I | 8 | Interne Nummer der Adressgruppe, wie im Programm angezeigt unter Adresse → Gruppen. |
| 3 | Bezeichnung | C | 255 | Bezeichnung der Adressgruppe |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Ansprechpartner
Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXASP | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 80 | |
| 11 | Abteilung | C | 80 | |
| 12 | Strasse | C | 80 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 20 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefon2 | C | 20 | |
| 18 | Telefax | C | 20 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 255 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | I | 8 | 1 = Keine Mailings |
| 24 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Kontakte
Die Kontakte einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Kontaktnummer identifiziert. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Kontakte hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Kontakt nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Kontakt in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Kontakte zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKNT | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Kontakte angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Name | C | 255 | Nur für Export: Name des Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer. Beim Import wird das Feld ignoriert. |
| 4 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 5 | Kontaktnummer | I | 8 | Laufende Nummer des Kontakts innerhalb einer Adresse. |
| 6 | Datum | D | 6 | Datum des Kontakts |
| 7 | Uhrzeit | T | 6 | Uhrzeit des Kontakts |
| 8 | Typ | I | 8 | 1 = Telefon, 2 = Mail, 3 = Fax, 4 = Brief, 5 = Besuch, 6 = Messe, 100 = Sonstiges |
| 9 | Beschreibung | C | 1024 | |
| 10 | Angelegt von | C | 20 | Optional. Benutzer, der den Kontakt angelegt hat. |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Angebot
Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXQTN | |
| 2 | Angebotsnummer | I | 8 | Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Angebotsart | I | 8 | Reserviert |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 7 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 7 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 8 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 9 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 12 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 16 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Kunde-Kontonr | C | 20 | |
| 22 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 26 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 27 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 29 | Angebotsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 30 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt. |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 34 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 36 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 37 | Angebotstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 38 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 40 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 41 | Abgelehnt am | D | 8 | Optional. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 46 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 47 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 48 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 57 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 58 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 59 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 60 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 61 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 62 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 63 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 64 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 66 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 68 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = halber Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Kundenauftrag
Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.
Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXORD-2 | |
| 2 | Auftragsnummer | I | 8 | Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Auftragsart | I | 8 | Reserviert. Bitte leer lassen. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, muss stattdessen die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über die E-Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit der angegebenen E-Mailadresse, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999. |
| 7 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer. |
| 8 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 9 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 12 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 16 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Kontonr | C | 20 | |
| 22 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 26 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 27 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 29 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Optional. |
| 30 | Auftragsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Bestätigungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Teilrechnungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teilrechnungen nicht erlaubt, 1 = Teilrechnungen erlaubt. |
| 42 | Teillieferungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teillieferungen nicht erlaubt, 1 = Teillieferungen erlaubt. |
| 43 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 44 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Bestätigt, 20 = Teilbezahlt, 25 = Zahlung bestätigt (nur bei Sofortüberweisung), 30 = Bezahlt, 40 = Teilgeliefert, 50 = Geliefert, 60 = Teilabschlag berechnet, 70 = Abschlag berechnet, 80 = Teilabgerechnet, 90 = Abgerechnet, 100 = Erledigt, 1000 = Abgesagt, 1010 = Gelöscht. |
| 45 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 46 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 47 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 48 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems, das den Auftrag angelegt hat |
| 49 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 50 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 51 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 52 | Abgesagt am | D | 8 | |
| 53 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 54 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 55 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 56 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 57 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 58 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 58 - 71: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 59 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 60 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 61 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 62 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 63 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 64 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 65 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 66 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 68 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 69 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 70 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 71 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 72 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 73 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 74 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 75 | Mengeneinheit | C | 3 | ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 76 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 77 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 78 | Liefertermin | D | 8 | Optional. |
| 79 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 80 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 81 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 82 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 83 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 84 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 85 | Erlösart | I | 8 | Erlösart der Position. Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = halber Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 86 | Endgeliefert | I | 8 | Manuelles Endgeliefert-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endgeliefert, 1 = endgeliefert |
| 87 | Endabgerechnet | I | 8 | Manuelles Endabgerechnet-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endabgerechnet, 1 = endabgerechnet |
Siehe auch: Daten importieren
Inhalt
Satzbeschreibung Rechnung
Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.
Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXINV | |
| 2 | Rechnungsnummer | I | 8 | Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Rechnungsart | I | 8 | 0 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf, 4 = Retourengutschrift, 5 = Proformarechnung |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Auftrag Nr | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht. |
| 7 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 8 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 9 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 10 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 12 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 14 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 15 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 16 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 17 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 18 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 20 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 21 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 22 | Kunde-Kontonr | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 24 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 25 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 26 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 27 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 28 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 29 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 30 | Rechnungsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Rechnungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems, das den Auftrag angelegt hat |
| 46 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Zu buchen, 20 = Offen, 30 = Gemahnt, 40 = Erledigt, 100 = Gelöscht |
| 47 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 48 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 57 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 58 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 59 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 60 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 61 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 62 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 63 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 64 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |