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Handbuch Collmex rechnung plus

Einleitung

Collmex rechnung plus umfasst die Bereiche Verkauf und Warenwirtschaft und deckt sowohl die Branchen Dienstleistung und Handel als auch das Handwerk ab.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der termingerechten Beschaffung über die stets aktuelle Verfügbarkeitsübersicht bis hin zur effizienten Abrechnung Ihrer Dienstleistungen kann Collmex rechnung plus alle Anforderungen erfüllen.

Von den Produktbeschreibungen über bestandsrelevante Informationen bis hin zu den Ein- und Verkaufspreisen finden Sie alle Angaben in der integrierten Produktverwaltung.

Collmex rechnung plus verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.

Die Adress- und Kontaktdaten hinterlegen Sie in den Kunden und Lieferanten sowie in der allgemeinen Adressverwaltung. Darüber hinaus pflegen Sie in den Kunden und Lieferanten die Zahlungs- und Lieferkonditionen. Standardformulierungen hinterlegen Sie einmalig in Textbausteinen.

Alle Bestandsveränderungen werden protokolliert. Die Bestände pflegen Sie zeitsparend mit Hilfe von Inventurlisten.

Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.

Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version

Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.

Verkauf

Einführung

Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Für Warenlieferungen verwenden Sie Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Beim Anlegen von Angebot, Kundenaufträge, Lieferung, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Verkaufsdokumente

Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.

• Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
• Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
• Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
• Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
• Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.

* Nicht in allen Versionen

Verkaufsdokumente für ausländische Kunden

Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.

Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).

Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.

Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Waren

Sonstige Leistungen

- Leistung nach §3a Abs 2 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)

- Leistung nach §3a Abs 3/4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)

- Andere sonst. Leistungen gelten als am Firmensitz ausgeführt (§3a Abs 1)

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente

* Nicht in allen Versionen

Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummervergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummervergabe

Rabatte in Verkaufsdokumenten

Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:

Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.

Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.

Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente

*Nicht in allen Versionen

Angebote

Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.

Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den Basic-Versionen und dier Light-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

* Nicht in allen Versionen

Angebot anlegen

Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe

Angebot suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Angebote

*Nicht in allen Versionen

Angebot bearbeiten: Kopfdaten

Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Kunde	Der Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
Angebotsdatum	Das Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots.
Angebotstext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.
Firma	Absender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Angebots vom Kunden übernommen. Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

Angebot bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Angebotsposition gemeint.
→ Normal	Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist: Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer. Geben Sie eine Bezeichnung ein. Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Speichern. Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Hiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
→ Alternativ	Alternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fliessen aber in eine Zwischen- und in die Endsumme nicht mit ein.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details

Angebot bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

Angebot bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

Nicht in allen Versionen

Angebot bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand

Angebot senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.

Siehe auch: Einführung Angebot, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

Kundenaufträge

Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.

Kundenauftrag mit Vorkasse oder Paypal

Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.

In den Rechnungsprogrammen, ist es nicht möglich, den Zahlungseingang zu Kundenaufträgen zu verwalten

Kundenauftrag anlegen

Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe

Kundenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen

Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Auftragsposition gemeint.
→ Normal	Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist: Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer. Geben Sie eine Bezeichnung ein. Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Ändern. Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Hiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern).
Liefertermin	Zur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen. Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen)
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

Kundenauftrag bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

Kundenauftrag bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

Kundenauftrag bearbeiten: Positions-Detials

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand

Auftragsbestätigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.

Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.

* Nicht in allen Versionen

Rechnungsarten

Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnung

Reguläre Rechnung.

Gutschrift

Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.

Kundenauftrag

Gutschrift

Offener Posten

Zahlungsausgang

Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.

Retourengutschrift*

Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.

Barverkauf*

Verwenden Sie diese Rechnungsart nur, wenn Sie auch Bestände verwalten. Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfällt.

Abschlagsrechnung*

Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, ein Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.

Abschlagsrechnung		Offener Posten		Mahnung
1.		Anzahlung
Kundenauftrag, Lieferung	2.	Rechnung		Offener Posten über Rest		Mahnung, Zahlungseingang

Vorgehensweise

1. Legen Sie eine Rechnung mit der Rechnungsart Abschlagsrechnung an.
2. Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie unter dem Link Verkauf in das Feld Anzahlung einen Prozentsatz oder in das Feld Anzahlungsbetrag den Anzahlungsbetrag ein.
3. Bei Collmex plus und Collmex pro: Buchen Sie den Zahlungseingang und ordnen Sie dabei die Abschlagsrechnung zu (Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde).

   Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.

4. Legen Sie die Schlussrechnung mit der Rechnungsart Rechnung an und ordnen Sie alle relevanten Anzahlungen zu (Rechnung → Anzahlungen). Beim Buchen dieser Rechnung wird die Anzahlung automatisch aufgelöst.
5. Buchen bzw. erfassen Sie den Zahlungseingang zu der Restzahlung (Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung).

Verwandte Begriffe: Teilrechnung, Abschlagrechnung, Abschlagszahlun, Abschlag, Schlussrechnung

Proformarechnung*

Die Proformarechnung wird meistens verwendet, um den Wert einer Warensendung für den Zoll zu belegen. Eine Proformarechnung muss vom Kunden nicht bezahlt werden, wird nicht in der Buchhaltung gebucht und stellt auch keinen offenen Posten dar.

*Nicht in allen Versionen

Periodische Rechnung

Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge. Die Stammdaten für die periodische Rechnung hinterlegen Sie unter Kunde → Verkauf. Die Rechnungen selbst legen Sie über den Abrechnungslauf an.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf

Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Abonnement, Abo, wiederholte Rechnung, wiederkehrende Rechnung

* Nicht in allen Versionen

Periodische Rechnung suchen

Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
• Zum vollständigen Anzeigen oder zum Bearbeiten klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf

Rechnung/Gutschrift anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe

* Nicht in allen Versionen

Rechnung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

*Nicht in allen Versionen

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnungen verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint.
→ Normal	Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

*Nicht in allen Versionen

Rechnung bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Nicht in allen Versionen

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

*Nicht in allen Versionen

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

*Nicht in allen Versionen

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

• Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

* Nicht in allen Versionen

Rechnung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.

Abrechnungslauf

Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.

Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.

Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen

Sammelausgabe Rechnungen

Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.

1. Schritt: Selektion der Rechnungen

2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen

Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Offene Posten

Die Liste zeigt Ihnen offene und bei Bedarf auch bezahlte Rechnungen an.

Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Siehe auch: Zahlungseingang verwalten, Mahnung

Zahlungseingang verwalten

Hier verwalten Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden.

• Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Weiter.
• Erfassen Sie die Zahlungseingänge und klicken Sie dann auf Speichern.

Siehe auch: Offene Posten, Mahnung

Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

Projekt

In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.

Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.

Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.

Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.

Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten usw. selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen, ihre projektbezogenen Tätigkeiten sowie den Projektverbrauch selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer. Legen Sie dazu für jede Person einen Mitarbeiter (Buchhaltung → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen) sowie einen Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter an (Verwaltung → Benutzer → Benutzer anlegen). Den Mitarbeiter ordnen Sie dem Benutzer zu.

*Nicht in allen Versionen

Projekt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

Projekt bearbeiten

Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.

Feld	Bedeutung
Kunde	Kundenprojekte: Geben Sie die Kundennummer an. Interne Projekte: Die Kundennummer ist dann Null. Das Projekt kann nicht abgerechnet werden.
Bezeichung	Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet.
Abrechnung manuell*	Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an.
Abgeschlossen	Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen.
Reisekostenpauschale	Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen.
Mögliche Mitarbeiter*	Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet. Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können.
Währung	Standardmässig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein. Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Projektsätze	Hier legen Sie die Tätigkeiten mit Sätzen und Einheiten fest. Für die einzelnen Tätigkeiten können Sie im Produktstamm Produkte anlegen (Verkauf bzw. Übersicht → Produkt). Das ist dann sinnvoll, wenn Sie dieselben Tätigkeiten bei mehreren Projekten durchführen. Geben Sie in das Feld Produkt die Produktnummer ein oder klicken Sie auf das Fernglas um danach zu suchen. Klicken Sie auf Speichern. Dann werden alle weiteren Feld ausgefüllt und es wird eine neue Zeile eingefügt. Möchten Sie aus dem Produktstamm alle Produkte übernehmen, die Tätigkeiten sind, klicken Sie auf die Schaltfäche Projektsätze aus Produkten übernehmen. Wenn Sie die Tätigkeit nicht als Produkt angelegt haben, lassen Sie das Feld leer. Gehen Sie dann so vor, wie in den nächsten beiden Punkten beschrieben. Füllen Sie alle anderen Felder aus und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt. Im Feld Einheit sind nur die Einheiten Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) möglich. Ändern sich Projektsätze während des Projekts, erfassen Sie die Sätze neu und kennzeichnen die alten Sätze entsprechend (Feld Bezeichnung: z.B. nicht mehr verwenden.). Sofern Sie Produkte verwenden, legen Sie für die Sätze neue Produkte an.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

Projekt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

Projekte mit Festpreis

Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

• Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
• Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
• Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
• Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.

Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte

Tätigkeiten erfassen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde

• Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter Verkauf → Gelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst den Buchhaltungsbeleg*.
• Erfassen Sie die Tätigkeiten.
• Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Projekte

Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen

*Nicht in allen Versionen

Tätigkeiten anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Siehe auch: Einführung Projekte

Verbrauch erfassen

Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.

Siehe auch: Einführung Projekte

Verbrauch anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Siehe auch: Einführung Projekte

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung.

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten,

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen

Adressverwaltung

Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.

Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.

Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.

Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype. In der Auftragsverwaltung werden dazu Telefonnummern und Skype-Teilnehmer als Links angezeigt. Mit einem Klick rufen Sie eine normale Telefonnummer oder den Skype-Teilnehmer über die Skype-Software an.

Adresse anlegen

Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.

Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.

Siehe auch: Adressverwaltung

Adresse bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Verkauf, Adresse bearbeiten: Kontakte

Adresse bearbeiten: Verkauf*

Verwalten Sie hier die Verkaufsdaten der Adresse.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Kontakte

* Nicht in allen Versionen

Adresse bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Verkauf,

* Nicht in allen Versionen

Ansprechpartner

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Adressverwaltung

Adresse suchen

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte

Adressgruppe

Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und somit Ihre Mailings und Newsletter gezielt adressieren.

Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.

• Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
• Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
• Newsletter*: Wenn Sie eine Homepage haben, möchten Sie den Besuchern Ihrer Homepage vielleicht die Möglichkeit bieten einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Wie das funktioniert, wird hier beschrieben.

Wenn ein Besucher Ihrer Homepage einen Newsletter abonniert, wird er als Adresse im Programm angelegt. Beachten Sie, dass der Abonnent die Möglichkeit haben muss den Newsletter wieder abzubestellen. Dazu geben Sie in Ihrem Mailing einen Link mit. Den Link finden Sie in der Hilfe zu der Funktion Mailing.

* Nicht in Collmex verein

Adressgruppe löschen

Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.

Mailing anlegen

Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.

Siehe auch: Adressverwaltung

Mailing bearbeiten

Siehe auch: Adressverwaltung

* Nicht in allen Versionen

Mailing suchen

Hier können Sie nach Mailings suchen.

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
• Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Adressverwaltung

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.

Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.

* Nicht in allen Versionen

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

Siehe auch: Einführung Kunden

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen

Kunde suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.

Siehe auch: Einführung Kunden

* Nicht in allen Versionen

Kunde bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen

Kunde bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen

Kunde bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger

Kunde bearbeiten: Empfänger

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte

Kundenvereinbarung anlegen

In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.

Siehe auch: Einführung Kunden

Kundenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

Siehe auch: Einführung Kunden

Kundenvereinbarung bearbeiten

Siehe auch: Einführung Kunden

Preisgruppe bearbeiten

Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer).

Für jede Preisgruppe hinterlegen Sie in jedem Produkt einen eigenen Preis. Beim Kunden unter dem Reiter Verkauf wählen Sie die Preisgruppe aus.

ACHTUNG! Stellen Sie niemals eine Preisgruppe, für die Sie bereits Rechnungen u.ä. erfasst haben, von Brutto- auf Nettopreise um oder umgekehrt. Das kann zu schweren Fehlern in bereits existierenden Dokumenten führen.

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe.
Bezeichnung	Wählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer".
Bruttopreise	Wenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer. Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis.
Inaktiv	Preisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist.
Löschen	Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv.

Siehe auch: Einführung Kunden

Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen

Gültige Produktgruppen zur Rabattgruppe

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen

Produkte

Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.

Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.

Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.

Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.

* Nicht in allen Versionen

Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen

Produkt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Allgemein

Verwandter Begriff: Artikel

* Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Warenwirtschaft

* Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.

Vorkasse-Kundenaufträge: Noch nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge erscheinen nur in der Ansicht 'Verkauf', nicht jedoch in der Ansicht 'Einkauf'. So wird verhindert, dass die Ware im Einkauf beschafft wird, bevor der Kunde tatsächlich bezahlt hat. Liegt das Lieferdatum eines noch nicht bezahlten Kundenauftrags in der Vergangenheit, wird der Bedarfstermin in der Ansicht 'Verkauf' auf den morgigen Tag gesetzt.

* Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Shop

* Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Shop-Texte

* Nicht in allen Versionen

Produktgruppen

Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details

Produktgruppe Details

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen

Stücklisten

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Auswertungen Verkauf

Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.

Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.

Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeipunkt.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*

* Nicht in allen Versionen

Umsatzlisten Verkauf

Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.

Siehe auch: Auswertungen Verkauf

* Nicht in allen Versionen

Preisliste

Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.

Warenwirtschaft

Einführung

Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.

				Kunde
Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang
				Zu wenig Bestand?		Entnahme für Komponente*
				Lieferantenauftrag		Produktionsauftrag*
				Wareneingang		Lagerzugang*
				Lieferant

Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.

* Nicht in allen Versionen

Lieferungen

Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulgen und auszugeben.

* Nicht in allen Versionen

Lieferung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.

Siehe auch: Lieferung, Fällige anlegen*

* Nicht in allen Versionen

Lieferung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen

Lieferung bearbeiten: Kopfdaten

Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Kunde	Der Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
Firma	Absender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Liefertermin	Geplanter Liefertermin.
Versandart	Die Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen.
Kopftext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

Lieferung bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden.
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details

Lieferung bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen

Lieferung bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.

Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

Lieferung bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse

Fällige Lieferungen anlegen*

Über diese Funktion legen Sie mehrere fällige Lieferungen in einem Schritt an. Damit eine Lieferung angelegt werden kann, muss ein Kundenauftrag vorhanden sein.

Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen

Warenausgang zur Lieferung

Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

Warenkorb, Angebot		Kundenauftrag		Lieferung		Warenausgang, Versandübergabe*
Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch				Rechnung		Offener Posten		Mahnung, Zahlungseingang
				Periodische Rechnung

Siehe auch: Lieferung

Sammelausgabe Lieferungen

Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Siehe auch: Lieferung

Versandübergabe Lieferungen

Die Versandübergabe von Lieferungen steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Lieferantenaufträge

Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.

Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.

Zu wenig Bestand?		Lieferantenauftrag		Wareneingang
				Lieferantenrechnung		Offener Posten		Zahlungsausgang

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Belege buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Lieferant	Der beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
Auftragsdatum	Tag der Auftragserteilung.
Firma*	Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
Kopftext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Liefertermin	Tag, an dem die Anlieferung erfolgen soll.
Wert	Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.

Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Nicht in allen Versionen

Lieferantenauftrag senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.

Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

Fällige Lieferantenaufträge anlegen

Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.

Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.

* Nicht in allen Versionen

Sammelausgabe Lieferantenaufträge

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein

Lieferantenauftrag auswerten

Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge

* Nicht in allen Versionen

Wareneingang zum Lieferantenauftrag

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein

Gutschrift an Lieferant

Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).

Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.

Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

* Nicht in allen Versionen

Gutschrift an Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für dir Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.

* Nicht in allen Versionen

Gutschrift an Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.

* Nicht in allen Versionen

Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Lieferant	Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
Gutschriftsdatum	Datum der Gutschrift
Firma*	Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
Gutschriftstext	Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

* Nicht in allen Versionen

Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort.
Menge	Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Preis	Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Gutschrift bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Gutschrift an Lieferant senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.

Lieferanten

Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.

In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.

* Nicht in allen Versionen

Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

* Nicht in allen Versionen

Lieferant bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen

Lieferant bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen

Lieferant bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung

Lieferant bearbeiten: Buchhaltung

Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte

*Nicht in allen Versionen

Lieferantenvereinbarung

In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferant erforderlichen Daten. Diese sind neben Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.

Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.

Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.

Lieferantenvereinbarung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten

Lieferantenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung

Lieferantenvereinbarung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung

Bestand

Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:

• Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
• Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
• Eine Inventur zu ermöglichen

Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.

Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.

Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.

* Nicht in allen Versionen

Bestand anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.

Ergebnis

Siehe auch: Einführung Bestand

Bestandsänderung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.

Siehe auch: Einführung Bestand

Bestand buchen allgemein

Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.

Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung

Verwandte Begriffe: Bestand ändern, Bestand eingeben, Bestand erfassen, Bestand löschen, Bestand übernehmen

Inventurliste anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten

Inventurliste suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten

Inventurliste bearbeiten

Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen

Produktionsaufträge

Produktionsaufträge stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Warenbewegung zum Produktionsauftrag

Produktionsaufträge stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Charge

Chargen stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

Verwandter Begriff: umsatzsteueridentifikationsnummer

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen. Wenn Sie den Jahresabschluss jedoch selbst machen, müssen Sie ein Rumpfgeschäftsjahr einlegen, damit das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

• Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
• Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung light, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

Textbausteine

Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.

Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,

*Nicht in allen Versionen

Textbaustein anlegen

Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.

Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

Textbaustein bearbeiten

Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

Variable Textbausteine

Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:

*Nicht in allen Versionen

Textbausteine

Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

Standard-Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen

Druckausgabe

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Einstellungen Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau

Einstellungen Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Einstellungen Mail: Mail-Texte

Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.

Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.