Handbuch Collmex verein

Inhalt

Einleitung Einleitung Anmeldung und Testphase Programmbedienung Vereinsverwaltung Einführung Mitglieder Abrechnung der Mitgliedsbeiträge Mailing Spendenbescheinigung Verkauf: Rechnung und Gutschrift Einführung Rechnung und Gutschrift Kunde Buchhaltung Einführung Buchen Eröffnungsbuchungen Buchungen anzeigen Jahresabschluss Buchung stornieren Offene Posten Mahnung Buchungsvorlagen Online-Banking Anlagen Belegverwaltung Kassenbuch Datev-Export Buchungen exportieren Sage Lohnabrechnung Import Export für Spendenbescheinigung

Auswertungen Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz BWA Umsatzlisten Einnahme-Überschuss-Rechnung Summen-Salden-Liste Offene Posten Umsatzsteuer Zusammenfassende Meldung (ZM) Verwaltung Firma Geschäftsjahr Konto Kostenstelle Textbausteine Druck Mail-Ausgabe Mail-Konten Brief Fax Benutzer Mahnung Textbausteine Platzhalter Schnittstellen und Datenaustausch Daten löschen Nummernvergabe Wechselkurse Zahlungsbedingungen Vertrag

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Einleitung

Collmex verein eine Komplettlösung für Vereine. Sie beinhaltet die Bereiche Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Anlagenverwaltung und Mahnwesen.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.

Mehrere Personen können gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Beispiel: Sie verteilen die Arbeit auf mehrere Schultern: Die Buchhaltung erledigt eine Person, die Mitgliederverwaltung eine andere. Für den Jahresabschluss oder schwierige Buchungen kann der Steuerberater direkt auf die das Programm zugreifen.

Mit Collmex verein erstellen Sie die Beitragsabrechnung voll automatisch. Für jedes Mitglied werden der Beitragssatz und die gewünschte Zahlungsweise hinterlegt. Im Abrechnungslauf werden für alle Mitglieder die Beitragsrechnungen erstellt und direkt in die Buchhaltung übernommen. Die Lastschriftanweisungen übertragen Sie per integrierten Online-Banking direkt an die Bank.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.

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Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version

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Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Element	Funktion
1. Schaltflächen	Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt.
2. Link	Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms.
3. Reiter	Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten.
4. Eingabefeld	Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich.
5. Auswahlfeld	Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können.
6. Kontrollkästchen	Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet.
7. Suche	Bei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche.
8. Blättern	Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw..
9. Statusinformation	Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'.

Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.

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Einführung Vereinsverwaltung

Im Mitglied erfassen Sie Adresse, Bankverbindung und die abzurechnenden Beiträge.

Unter Beitragssatz/Produkt hinterlegen Sie die in Ihrem Verein üblichen Mitgliedsbeiträge. Bei Bedarf geben Sie beim Mitglied einen individuellen Beitragssatz ein. Im Abrechnungslauf rechnen Sie die Beiträge voll automatisch ab. Über das integrierte Online-Banking können Sie die Beiträge per Lastschrift einziehen. Erfolgt die Bezahlung per Überweisung steht für überfällige Beiträge das Mahnwesen zur Verfügung.

Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Mitglieder. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.

Siehe auch: Mitglied Adresse, Beiträge, Beitragssatz/Produkt Allgemein, Mailing, Verkauf

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Mitglied anlegen

In dieser Funktion legen Sie neue Mitglieder an.

• Das Programm schlägt Ihnen eine Mitgliedsnummer vor, die Sie bei Bedarf ändern. Beachten Sie, dass die Nummer immer über 10.000 liegen muss.
• Klicken Sie dann auf Mitglied anlegen.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied: Adresse, Beiträge

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Mitglied: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Geburtsdatum	Für Auswertungszwecke.
Eintrittsdatum	Für Auswertungszwecke.
Austrittsdatum	Ist das Austrittsdatum gesetzt, werden im Abrechnungslauf Produkte der Produktart 'Mitgliedsbeitrag' übergangen, wenn das Austrittsdatum vor dem aktuellen Tagesdatum, oder das Austrittsdatum vor der Abrechnungsperiode liegt.
Adresse	Diese Angaben erscheinen in der folgenden Reihenfolge im Adressfeld von Rechnung, Gutschrift und Mahnung: Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma das Mitglied ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Anrede Titel Vorname Nachname Abteilung Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Land Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.
Bankverbindung	Die internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt).
Mandatsreferenz	Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Mitglieds wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Mitgliedsnummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Mitglied in die Lastschrift übernommen.
Datum Unterschrift	Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Mitglieds wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Mitglied in die Lastschrift übernommen.
Gruppen	Zum Versand zielgerichteter Newsletter können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie unter Übersicht → Mitglied → Gruppen an.

Siehe auch: Vereinsverwaltung

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Mitglied: Beiträge

Sie können für jedes Mitglied beliebig viele Beiträge erfassen. Bevor Sie mit der Eingabe der Mitgliedsbeiträge beginnen, legen Sie die Beitragssätze unter Übersicht → Beitragssatz / Produkt → Anlegen an. Beachten Sie dabei die Hinweise in der Hilfe zu der Funktion Beitragssatz / Produkt.

Damit dem Mitglied nach dem Austritt keine Beiträge mehr berechnet werden, geben Sie in das Feld 'Gültig bis' das Austrittsdatum ein.

Feld	Bedeutung
Geburtsdatum	Für Auswertungszwecke.
Eintrittsdatum	Für Auswertungszwecke.
Austrittsdatum	Ist das Austrittsdatum gesetzt, werden im Abrechnungslauf Produkte der Produktart 'Mitgliedsbeitrag' übergangen, wenn das Austrittsdatum vor dem aktuellen Tagesdatum, oder das Austrittsdatum vor der Abrechnungsperiode liegt.
Zahlungsbedingung	Möchten Sie die Beiträge per Lastschrift einziehen, wählen Sie die Zahlungsbedingung Bankeinzug.
Abrechnung über	Wird das Mitglied über ein anderes Mitglied abgerechnet, geben Sie hier die Nummer des Mitglieds ein, über das die Abrechnung erfolgen soll. Die Adressdaten können dann über eine extra eingeblendete Schaltfläche übernommen werden.
Gültig von ... Gültig bis	Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999.
Anzahl	Wenn das gleiche Produkt mehrfach berechnet werden soll, geben Sie hier die Anzahl ein. In der Bezeichnung der Rechnungsposition wird die Anzahl vorangestellt (z.B. 7 x Bezeichnung). Der Preis der Abrechnungsperiode wird mit der Anzahl multipliziert.
Kostenstelle	Rechnungs-Erlöse für das Mitglied werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht.
Beitragssatz	Produktnummer
Bezeichnung	Wir bei Eingabe eines Beitragssatzes aus dem Produkt übernommen und kann hier individuell für das Mitglied angepasst werden.
Indiv. Beitrag	Hier können Sie einen vom Produkt abweichenden Preis eingeben.
Intervall	Das Intervall definiert, in welchen Abständen die Rechnung gestellt wird und ob die Berechnung im Voraus oder rückwirkend erfolgt. Intervall Eine Rechnung pro Berechnung erfolgt Jahr rückwirkend Jahr Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Quartal rückwirkend Quartal Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Halbjahr rückwirkend Halbjahr Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Monat rückwirkend Monat Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Jahr im Voraus Jahr Im Voraus für ein Jahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Quartal im Voraus Quartal Im Voraus für ein Quartal, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Halbjahr im Voraus Halbjahr Im Voraus für ein Halbjahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Monat im Voraus Monat Im Voraus für einen Monat, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Beispiel: Beim Monat im Voraus mit z.B. Datum der nächsten Rechnung 1.9.2014 wird die nächste Rechnung am 1.9. gestellt. Berechnet wird der Zeitraum vom 1.9. bis zum 30.9.2014. Wählen Sie Monat aus, erfolgt die Berechnung im Nachhinein also vom 1.8. bis zum 31.8.2014.
Nächste Rechnung	Datum der nächsten Rechnung. Die Rechnung wird im Abrechnungslauf nur angelegt, wenn das Datum innerhalb der Gültigkeit liegt. Das Datum bestimmt zusammen mit der Periode den Abrechnungszeitraum und wird mit jeder neuen Rechnung um eine Periode in die Zukunft gesetzt.

Mitglied löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die gelöschte Mitgliedsnummer steht dann wieder zur Verfügung. Das Mitglied kann nicht gelöscht werden, wenn:

• für ein Mitglied bereits eine Rechnung gebucht wurde
• ein anderes Mitglied über das zu löschende abrechnet wird.

Siehe auch: Vereinsverwaltung

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Mitglied suchen

• nach Mitgliedern suchen oder
• eine Vorschau auf abzurechnende Mitgliedsbeiträge erstellen.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.

Eingabe-Feld	Bedeutung
Mitglied Nr.	Mitgliedsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Mitglied.
Sortieren nach	Wählen Sie die Option aus, nach der Sie die Ergebnisliste sortieren möchten. Zur Verfügung stehen Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Alter, Postleitzahl (PLZ).
Stichtag	Sofern angegeben, werden nur Mitglieder angezeigt, die am oder vor dem Stichtag eingetreten, und nicht vor dem Stichtag ausgetreten sind.
Text	Sie können hier Worte oder Teile von Wörtern eingeben. Das Programm sucht dann in den Feldern des Reiters Adresse.
Gruppe	Zur Suche nach Mitgliedern einer bestimmten Adressgruppe.
PLZ/Land	Findet Mitglieder im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional. Beispiele: FR: Mitglieder aus Frankreich 7: Alle Mitglieder, deren PLZ mit 7 beginnt. DE 7: Alle Mitglieder aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt. DE 75000-79999: Alle Mitglieder aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Geburtsdatum von ... bis	Zur Suche nach Mitgliedern, die in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben.
Geburtsmonat	Zur Suche nach Mitgliedern, die in einem bestimmten Monat Geburtstag haben.
Eintrittsdatum von ... bis	Zur Suche nach Mitgliedern, die in einem bestimmten Zeitraum eingetreten sind (z.B. für Jubiläen, Ehrungen).
Ohne Beitragssatz	Ist das Feld aktiviert, werden nur Mitglieder angezeigt, die zum Stichtag keinen gültigen Beitragssatz zugeordnet haben.
Auch ausgetretene	Ist das Feld aktiviert, werden auch Mitglieder angezeigt, die vor dem Stichtag ausgetreten sind.
Beitragssatz	Bezeichnung oder Nummer des Beitragssatzes.
Nächste Rechnung von ... bis	Damit können Sie eine Vorschau auf alle in einem bestimmten Zeitraum fälligen Beiträge erstellen.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied: Adresse, Beiträge

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Bestandsmeldung

Die Bestandsmeldung ist eine Auswertung der Mitglieder zu einem bestimmten Stichtag nach Jahrgang und Geschlecht.

Die Bestandsmeldung dient als Grundlage für die jährliche Bestandserhebung der Sportverbände.

Achtung: Eine Export-Möglichkeit besteht derzeit nicht, d.h. die Bestandserhebung muss manuell übertragen werden.

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Abrechnung der Mitgliedsbeiträge

Zur Abrechnung der Mitgliedsbeiträge gehen Sie wie folgt vor:

• Legen Sie einen Beitragssatz an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Monat oder Jahr). Wählen Sie als Produktart Mitgliedsbeitrag aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> oder alternativ <<PeriodeJahr>> im Feld Bezeichnung.
• Hinterlegen Sie den oder die Beiträge unter Mitglied → Beiträge.
• Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Übersicht → Rechnung → Abrechnungslauf).
• Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Übersicht → Rechnung → Sammelausgabe).
• Wenn Sie die Rechnung per Lastschrift einziehen möchten, muss als Zahlungsbedingung beim Mitglied Bankeinzug hinterlegt sein. Den Lastschrifteinzug führen Sie unter Übersicht → Bank → Lastschriften anlegen durch.

Sonderfall unvollständiger Abrechnungszeitraum
Sie berechnen z.B. monatlich 10 €. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Nachhinein am 1.1. jedes Jahres für Januar bis Dezember des Vorjahres.
Der Vertrag ist aber erst im Februar geschlossen worden. Dann ist im ersten Jahr ein Beitrag von 110 € fällig.

Hier gehen Sie wie folgt vor:

• In das Feld Gültig ab geben Sie das Datum ein, ab dem die Berechnung erfolgen soll.
• In das Feld Nächste Rechnung geben Sie den 1.1. des Folgejahres ein, wenn die Rechnungsstellung immer an diesem Tag erfolgt.
• Für das erste (unvollständige) Jahr legen Sie eine Einzelrechnung an. Dort können Sie bei Bedarf die Anzahl der zu berechnenden Monate korrigieren.
• Im Folgejahr verwenden Sie für die Abrechnung ganz normal den Abrechnungslauf.

Rücklastschriften

Leider kommt es gelegentlich vor, dass Lastschriften nicht ausgeführt werden, weil z.B. das Konto keine ausreichende Deckung aufweist. In diesem Fall bucht die Bank den Betrag zurück und berechnet in der Regel auch eine Gebühr. Wie Sie mit den Rücklastschriften umgehen, wird in unserem Kontierungslexikon beschrieben.

Siehe auch: Beitragssatz/Produkt, Mitglied: Beiträge

Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Beitragsrechnung, Mitgliedsbeitrag, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift, Bankeinzug

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↑ Inhalt 

Beitragssatz/Produkt

Die Beitragssätze und Produkte sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs. Wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, Steuersatz oder die Verkaufspreise werden hier eingestellt.

Siehe auch:

Vereinsverwaltung, Abrechnung der Mitgliedsbeiträge, Verkauf: Rechnung und Gutschrift

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↑ Inhalt 

Beitragssatz/Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Beitragssatz oder ein Produkt an.

Schaltfläche	Bedeutung
Produkt anlegen	Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter.
Feld	Bedeutung
Produkt Nr	Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. yoga-4711). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt.
Kopieren von Produkt	Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen.

Siehe auch: Vereinsverwaltung

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↑ Inhalt 

Beitragssatz/Produkt: Allgemein

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen. Mitgliedsbeiträge: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung folgende Html-Tags einsetzen: <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> Beispiel: Mitgliedsbeitrag Erwachsener Vom <<PeriodeVon>> bis <<PeriodeBis>> Das sieht so aus: Mitgliedsbeitrag Erwachsener Nutzungszeitraum von 25.11.2008 bis 25.12.2008 Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
Mengeneinheit	Bezeichnet die Einheit, in der die Produkte verkauft werden (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche). Mitgliedsbeitrag: Wählen Sie eine Mengeneinheit entweder Jahr, Monat oder Woche aus.
Produktart	Damit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden. Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.
Inaktiv	Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nicht mehr angezeigt und nicht mehr ausgewertet.

Siehe auch: Vereinsverwaltung

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↑ Inhalt 

Beitragssatz/Produkt: Verkauf

Hier legen Sie für Beitragssätze, Produkte und Dienstleistungen die Preise sowie den Steuersatz fest.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Steuer	Umsatzsteuersatz, der auf der Rechnung zum Nettobetrag hinzugerechnet wird.
Gültig ab/bis	Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
Preis	Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie unter Verwaltung → Firma → Einstellungen → VK-Preise sind inkl. USt.

Siehe auch: Vereinsverwaltung

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↑ Inhalt 

Beitragssatz / Produkt suchen

Hier können Sie nach einzelnen Beitragssätzen, Produkten oder Dienstleistungen suchen oder sich alle anzeigen lassen.

• Wenn Sie nach einem einzelnen Produkt ... suchen, geben Sie entweder die Nummer oder den Namen ein und klicken Sie dann auf "Suchen".
• Möchten Sie alle Produkte ... anzeigen, lassen Sie die Felder leer und klicken auf "Suchen".
• Möchten Sie sich die Produktdaten anzeigen lassen oder Änderung darin vornehmen, klicken Sie auf die entsprechenden Links.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Beitragssatz/Produkt: Allgemein, Verkauf

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↑ Inhalt 

Produktgruppen

Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
Bezeichnung	Die Bezeichnung der Produktgruppe
Details	Klicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details

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↑ Inhalt 

Produktgruppe Details

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
Bezeichnung	Die Bezeichnung der Produktgruppe
Untergruppe von	Durch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden.
Untergruppen	Die Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen

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↑ Inhalt 

Abrechnung der Mitgliedsbeiträge

Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.

Schaltfläche	Bedeutung
Fällige anzeigen (Vorschau)	Wenn Sie nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre.
Abrechnungslauf starten	Legt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung. Es werden Beiträge von Mitgliedern und periodischen Rechnungen von Kunden abgerechnet, bei denen das Feld Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Sind mehrere Positionen für ein Mitglied oder einen Kunden zur Abrechnung fällig, werden diese zusammen in einer Rechnung abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Mitglied → Beiträge
Feld	Bedeutung
Rechnungsdatum	Das Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten.
Fällig in	Zur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist.
Mitglied Nr	Falls angegeben, wird nur das angegebene Mitglied/Kunde abgerechnet. Andernfalls werden Beiträge aller Mitglieder/Kunden abgerechnet.

Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Mitglieder senden bzw. ausdrucken.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Sammelausgabe Rechnungen

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↑ Inhalt 

Sammelausgabe Rechnungen

Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Mitglieder und Kunden.

1. Schritt: Selektion der Rechnungen

Feld	Bedeutung
Ausgabe erforderlich	Es werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzen Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden.
Kunde	Wenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Mitglieds oder Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Mitglieds- bzw. Kundennummer ein.
Rechnungsdatum von, bis	Schränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein.

2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen

Schaltfläche	Bedeutung
Ausgewählte Rechnungen ausgeben	Die in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzen	Setzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten.
Feld	Bedeutung
Rechnungen buchen	Wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Mitglieder oder Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden.
Selektierte Rechnungen
X	Markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten.
Medium	Wählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie unter Mitglied → Beiträge bzw. Kunde → Empfänger. Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr.
An	Der Empfänger wird aus dem Mitglied bzw. dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger.

Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Siehe auch:

Vereinsverwaltung, Mitglied, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Druck

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↑ Inhalt 

Adressgruppe

Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und z.B. Ihre Mailings gezielt adressieren.

• Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
• Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.

Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.

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↑ Inhalt 

Adressgruppe Bedingungen*

Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Zuordnung von Adressen zur Adressgruppe nicht manuell, sondern durch das Programm erfolgen soll. Legen Sie hier die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit das Programm eine Adresse der Adressgruppe zuordnet.

Schaltfläche	Bedeutung
Adressen der Gruppe zuordnen	Die Adressen werden gemäß den Bedingungen der Adressgruppe zugeordnet. Die Zuordnung zur Adressgruppe wird aufgehoben, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.
Feld	Bedeutung
Firma	Es werden nur Adressen/Kunden/Lieferanten dieser Firma berücksichtigt.
Datum von, Datum bis	Schränkt das Kriterium nach der Zeit ein (s. Beschreibung unter 'Bedingung').
Ansprechpartner ebenfalls der Gruppe zuordnen	Ist diese Option markiert, werden die Ansprechpartner der ermittelten Adressen ebenfalls der Adressgruppe zugeordnet.
Bedingungen sind	Und-verknüpft: Es müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, damit eine Adresse der Gruppe zugeordnet wird. Oder-verknüpft: Es muss mindestens eine Bedingung erfüllt sein, damit eine Adresse der Gruppe zugeordnet wird.
Bedingung	Bedeutung
Ist Mitglied*	Nur Collmex verein: Bei der Adresse muss es sich um ein Mitglied handeln.
Ist Mitglied mit Geburtsdatum von*	Nur Collmex verein: Mitglied, das am oder nach dem angegebenen Datum geboren wurde.
Ist Mitglied mit Geburtsdatum bis*	Nur Collmex verein: Mitglied, das am oder vor dem angegebenen Datum geboren wurde.
Ist Kunde	Bei der Adresse muss es sich um einen Kunden der oben angegebenen Firma handeln.
Ist Lieferant	Bei der Adresse muss es sich um einen Lieferanten der oben angegebenen Firma handeln.
Kunde mit Umsatz größer als	Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum größer sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt.
Kunde mit Umsatz kleiner als	Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum kleiner sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt.
Käufer von Produkt	Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum das Produkt mindestens einmal erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Nicht Käufer von Produkt	Der Kunde darf im optional angegebenen Zeitraum das Produkt nicht erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Kunde mit Angebot für Produkt	Der Kunde muss das Produkt im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt.
Käufer von Produktgruppe	Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal ein Produkt der angegebenen Produktgruppe erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Kunde mit Angebot für Produktgruppe	Der Kunde muss ein Produkt der Produktgruppe im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt.
Neukunde	Kunden, die im angegebenen Zeitraum angelegt wurden und zur angegebenen Preisgruppe gehören. Zeitraum und Preisgruppe sind optional. Wird kein Zeitraum angegeben, werden alle Kunden der Adressgruppe zugeordnet.
Zahlungsbedingung	Kunden und Lieferanten bei denen die angegebene Zahlungsbedingung hinterlegt ist.
Kunde mit Preisgruppe	Kunden bei denen die angegebene Preisgruppe hinterlegt ist.
Zugeordnet zu Adressgruppe	Adressen, die der angegebenen Adressgruppe zugeordnet sind.
Land	Adressen in dem angegebenen Land.
PLZ	Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional. Adressen, deren Postleitzahl im angegebenen Bereich liegt. Land und PLZ-Bis sind optional. Beispiele: 7: Alle Adressen, deren PLZ mit 7 beginnt. DE 7: Alle Adressen aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt. DE 75000-79999: Alle Adressen aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Ist inaktiv	Für die Adresse muss das Kennzeichen 'Inaktiv' gesetzt sein.

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Adressgruppe löschen

Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.

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↑ Inhalt 

Mailing anlegen

Klicken Sie auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied

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↑ Inhalt 

Mailing bearbeiten

Schaltfläche	Bedeutung
Testmail senden	Die Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken.
Senden	Sendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe. Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um: das Mailing an Adressen zu senden, die Sie nachträglich einer Gruppe zugeordnet haben. das Mailing an mehrere Adressgruppen hintereinander zu senden. das Mailing noch einmal zu senden, falls der Sendevorgang unterbrochen wurde. das Mailing noch einmal an die Adressen zu senden, bei denen während des Sendevorgangs ein Fehler auftrat.
Löschen	Löscht das Mailing.
Feld	Bedeutung
Von	Wählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern → Feld 'Email-Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist.
Gruppe	Das Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden').
Betreff	Geben Sie einen Titel für das Mailing ein.
Html-Mail	Standardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an. Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen.
Text	Folgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden: <<Anrede>>: Sehr geehrte bzw. Sehr geehrter passend zu der Anrede in den Adressdaten. <<Vorname>> und <<Nachname>>: wie in den Adressdaten <<Url>>: Das ist die Webadresse des Adressaten, die im Feld Web hinterlegt ist. <<GutenTag>>: Guten Tag Anrede Nachname <<AdressNr>>: Kunden-, Lieferanten bzw. Adressnummer <<Mandatsreferenz>>: Die Lastschrift-Mandatsreferenz <<Abbestellen>>: Html-Mail: z.B.: <p>Klicken Sie <a href="<<Abbestellen>>">hier</a> um den Newsletter abzubestellen.</p> Text-Mail: z.B.: Klicken Sie auf diesen Link <<Abbestellen>> um den Newsletter abzubestellen. Das Programm fügt dann automatisch die Url ein, über die der Adressat ausgetragen wird.
Anhang	Um einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Mailing suchen

Hier können Sie nach Mailings suchen.

Feld	Bedeutung
Mailing	Nummer des Mailings
Text	Sucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings.
Mailingdatum vom ... Mailingdatum bis	Sucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden.

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
• Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied

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↑ Inhalt 

Verkauf: Rechnung und Gutschrift

Abrechnung von Aufnahmegebühren, Kursgebühren o.ä.

Rechnungen und Gutschriften erstellen Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.

• Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
• Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
• Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
• Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
• Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf und Versand zur Verfügung.

Siehe auch: Beitragssatz/Produkt

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Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.

Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.

Informationen zur E-Rechnung / eRechnung und zur X-Rechnung / xRechnung finden Sie in den FAQ.

Siehe auch:

Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnung bearbeiten, Wikipedia: Rechnung

* Nicht in allen Versionen

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Rechnungsarten

Im Programm stehen Ihnen zwei Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnung

Reguläre Rechnung

Gutschrift

Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.

Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.

Siehe auch:

Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen Verwandte Begriffe: Stornorechnung, Storno-Rechnung, Rücksendung, Reklamation, Retoure

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Rabatte in Verkaufsdokumenten

Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:

Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.

Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.

Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente

*Nicht in allen Versionen

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Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

Feld	Bedeutung
Nr	Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe.
Bezeichnung	Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" )
Rabatt	Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.). Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druck konfiguriert ist.
Drucken	Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen.
Inaktiv	Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer.
Gültige Produktgruppen*	Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen. Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen

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Rechnung/Gutschrift anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.

Schaltfläche	Bedeutung
Rechnungen anlegen	Die Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.
Neuen Kunde anlegen	Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben.
Feld	Bedeutung
Rechnungsart	Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten.
Kunde	Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Für Auftrag*	Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Nur offene Positionen*	Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind.
Basiert auf Angebot	Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Kopieren von Rechnung	Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten
Projekt, Datum von, Datum bis*	Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist. Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe

* Nicht in allen Versionen

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Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

Feld	Bedeutung
Status*	Folgende Stati sind möglich: Zu buchen*: Rechnung wurde noch nicht gebucht und erscheint damit auch nicht in den offenen Posten. Neu: Rechnung ist gebucht*, wurde aber noch nicht gedruckt oder versendet. Offen: Rechnung wurde gebucht* und ausgegeben, aber noch nicht oder noch nicht komplett bezahlt. Erledigt: Rechnung wurde komplett bezahlt.
Verrechnen mit*	Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll.
Kunde	Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen.
Rechnungsdatum	Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel.
Rechnungstext	Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Firma	Absender der Rechnung.
Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

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Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)	Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. Hinweise zur Positionsnummerierung
Typ	Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint.
→ Normal	Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
→ Summe	Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ Text	Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
→ Kostenlos	Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
Bezeichnung	Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
Menge	Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheit	z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
Wert	Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen	Zum Löschen einer Position.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

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Rechnung bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Rabattgruppe*	Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*	Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*	Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Kunden-Referenz	Eine beliebige Referenz Ihres Kunden. Bei Behörden tragen Sie hier die Leitweg-Id ein.
AuftragsNr b. Kunde	Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. Nur sichtbar, wenn die Rechnungen keinen Bezug zu einem Kundenauftrag hat. Bei einer Rechnung zu einem Kundenauftrag geben Sie die Nummer im Kundenauftrag an.
Anzahlung ... % (nur für Abschlagsrechnungen)*	Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein.
Anzahlungsbetrag (nur für Abschlagsrechnungen)*	Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis.
Bezahlt*	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten.
Währung*	Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas. Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Preisgruppe*	Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*	Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument.
Projekt*	Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken.
Tätigkeitsnachweis anhängen*	Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt.
Gelöscht	Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll.
Ausgabe erforderlich	Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde.
Abweichender Empfänger	Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe am	Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*	Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Schreibgeschützt	Der Schreibschutz wird mit dem Senden der Rechnung per Mail gesetzt, kann bei Bedarf aber entfernt und auch wieder gesetzt werden.
Schlusstext	Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes Memo	Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Liefer/Leistungsdatum	Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann.
Abweichende Lieferadresse	Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt.
Übernehmen von Kunde Nr.	Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.
Berechnete Lieferungen*	Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Schaltfläche	Funktion
Preise neu ermitteln	Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
Feld	Bedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.)	Siehe Kopfdaten
Pos	Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Typ	Positionstyp Normal: Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. Summe: Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. Text: Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. Kostenlos: Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
Produkt	Produktnummer
Produktart	Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden. Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister").
Umsatzsteuer	Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet. Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.
auch im Ausland	Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
Menge	Menge der Produkte
Einheit	Mengeneinheit
Preis manuell	Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein. leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %	Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein. leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen. 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt. z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

• Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

Siehe auch:

Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Rechnung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Sucht nach Rechnungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
Exportieren	Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Rechnungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXINV
Feld	Bedeutung
Rechnung	Rechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung.
Rechnungsart	Wählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten.
Kunde	Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht.
Firma*	Wählen Sie die Firma aus.
Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bis	Wenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Bearbeiter*	Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind.
Text	Sucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext.
Produkt	Produktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Projekt*	Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt.
Noch zu buchen*	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen.
Auch gelöschte	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Sortierung	Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Rechnung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Rechnung löschen, Rechnung stornieren

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↑ Inhalt 

Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe

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↑ Inhalt 

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote* oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Rabattgruppe* des Kunden oder die Zahlungsbedingungen.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung* fest.

Siehe auch:

Einführung Verkauf

Verwandter Begriff: Debitor = Kunde

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kunde bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Adresse	Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge: Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung. Anrede Titel Vorname Nachname Abteilung Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Land
Bankverbindung	Die internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt).
Mandatsreferenz	Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Kundennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Kunden in die Lastschrift übernommen.
Datum Unterschrift	Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Kunden in die Lastschrift übernommen.
Steuer	Das Feld USt-IdNr. hat nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung. Auch bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber seit 2010 den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei den Produktarten 'Ware - Kunde schuldet USt' und 'Elektronisch erbrachte Leistung' sowie für vor 2010 erbrachte Dienstleistungen.
Gruppen*	Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
Inaktiv	Wenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf

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↑ Inhalt 

Kunde bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Zahlungsbedingungen	Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Kostenstelle	Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht.
Mahnsperre	Ist das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt.
Periodische Rechnung	Zur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge)
Gültig ab - bis	Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999.
Produkt	Die Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr, Monat oder Woche haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
Bezeichnung	Die Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt.
Indiv.Preis	Wurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen.
Intervall	Wählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später. Intervall Eine Rechnung pro Berechnung erfolgt Jahr Jahr Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Quartal Quartal Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Halbjahr Halbjahr Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Monat Monat Rückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum Jahr im Voraus Jahr Im Voraus für ein Jahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Quartal im Voraus Quartal Im Voraus für ein Quartal, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Halbjahr im Voraus Halbjahr Im Voraus für ein Halbjahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Monat im Voraus Monat Im Voraus für einen Monat, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung Beispiel: Beim Monat im Voraus mit z.B. Datum der nächsten Rechnung 1.9.2014 wird die nächste Rechnung am 1.9. gestellt. Berechnet wird der Zeitraum vom 1.9. bis zum 30.9.2014. Wählen Sie Monat aus, erfolgt die Berechnung im Nachhinein also vom 1.8. bis zum 31.8.2014.
Nächste Rechnung	Datum der nächsten Rechnung. Die Rechnung wird im Abrechnungslauf nur angelegt, wenn das Datum innerhalb der Gültigkeit liegt. Das Datum bestimmt zusammen mit der Periode den Abrechnungszeitraum und wird mit jeder neuen Rechnung um eine Periode in die Zukunft gesetzt.

Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse

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Buchhaltung

Einführung

Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Vereins. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:

Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einer Buchung beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. An Hand der Kontoauszüge können die Buchung halbautomatisch durchgeführt werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt.

Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich.

Zur Buchhaltung gehören:

• Belegerfassung
• Verwaltung offener Posten
• Mahnwesen
• Online-Banking
• Anlagenbuchhaltung

Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:

• Wählen Sie unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
• Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, wählen Sie den Grund für die Steuerbefreiung aus unter Verwaltung → Geschäftsjahr.
• Wählen Sie die Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) aus unter Verwaltung → Geschäftsjahr.

Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.

Zur Ist-Besteuerung: Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Siehe auch:

Buchen, Eröffnungsbuchungen, Offene Posten, Mahnungen, Online-Banking, Anlagenbuchhaltung, Firma, Geschäftsjahr

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↑ Inhalt 

Buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus.

Stornieren: Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen), geben Sie die Buchungsnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.

Schaltfläche	Funktion
Vorlagengruppe	Wählen Sie eine Vorlagengruppe (Einnahmen, Ausgaben, Kunden, usw.) aus und klicken Sie dann auf die gewünschte Buchungsvorlage (z.B. Kunden → Kundenrechnung).
Ändern	Ergänzt die Buchung um fehlende Beträge und prüft die Eingaben. Alternativ drücken Sie die Enter-Taste.
Buchen	Die Buchung wird ausgeführt. Die Buchung kann danach nicht mehr geändert, sondern nur noch storniert werden. Alternativ drücken Sie je nach Browser ALT+B oder ALT+Shift+B.
Neue Position	Fügt eine weitere Position in die Buchungsmaske ein, so dass Sie die Buchung splitten können. Eine Buchung kann beliebig viele Positionen enthalten.
Als Vorlage speichern	Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Die neue Buchungsvorlage erscheint direkt rechts in der aktuellen Vorlagengruppe. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Buchungen → Buchungsvorlagen.
Soll ↔ Haben	Tauscht in allen Positionen Soll und Haben aus.
Später buchen**	Ändert den Status des Bankumsatzes auf Später buchen. Der Umsatz wird dann erst wieder zur Buchung vorgeschlagen, wenn Sie die Option Später buchen im Feld Bankumsatz-Status gewählt haben.
Feld	Bedeutung
Firma	Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
Belegdatum	Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Rechnungsdatum). Aus dem Belegdatum ergibt sich das Geschäftsjahr sowie der Monat bzw. das Quartal für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können beim Datum jeweils einen Tag weiter springen, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination ALT+Plus bzw. ALT+Shift+Plus verwenden.
Buchungstext	Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
Rechnungsnummer**	Bei Kundenrechnungen geben Sie die eigene Rechnungsnummer ein. Bei Lieferantenrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten. Die Nummern werden verwendet für Zahlungen, Mahnungen sowie für den Datev-Export.
Zahlungsbedingung**	Beim Auswählen des Kunden bzw. Lieferanten wird die Zahlungsbedingung automatisch vom Kunden bzw. vom Lieferanten übernommen. Sie kann geändert werden, wenn das Feld Rechnungsnummer gefüllt ist. Andernfalls bleibt die Änderung unberücksichtigt. Die Zahlungsbedingung wird für Zahlungen und Mahnungen verwendet.
Soll/Haben	Die Auswahl von Soll oder Haben entscheidet darüber, wie auf das Konto gebucht wird.
Konto	Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll.
Betrag	Bei der Verwendung von Buchungsvorlagen geben Sie in der Regel den Bruttobetrag ein. Klicken Sie auf ändern, werden die übrigen Beträge automatisch ergänzt. Bei manchen Vorlagen (z.B. Gehaltszahlung) ist keine automatische Berechnung möglich. Dann müssen alle Beträge eingegeben werden.
Kunde/Lieferant**	Geben Sie die Nummer des Kunden oder Lieferanten an. Auch wenn keine Kunden- und/oder Lieferantenverwaltung erfolgt, muss mindestens ein Kunde bzw. Lieferant angelegt werden.
Anlage**	Geben Sie die Nummer der Anlage ein.
Kostenstelle* **	Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein, wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe einer Kostenstelle zuordnen möchten.
Zuordnung**	Das Feld zeigt die offenen Posten zu einem Kunden bzw. Lieferanten. Es wird nur eingeblendet, wenn es diesem Kunden oder Lieferanten offene Posten gibt. Wie Sie offene Posten verwalten wird hier beschrieben. Vorlagen Kunden/Lieferanten → Zahlung Rechnung und Zahlung mit Skonto: In diesen Vorlagen wird ein weiteres Feld eingeblendet, in das Sie die Rechnungsnummern direkt eingeben können. Sie können entweder eine einzelne Rechnungsnummer oder mehrere mit Leerzeichen getrennt eingeben oder aber per copy-and-paste einfügen. Die Nutzung dieses Feldes empfiehlt sich, wenn Ihr Kunde in einer Zahlung mehrere Rechnungen bezahlt oder wenn es sehr viele offene Posten gibt und die Zuordnung über das Auswahlfeld zu mühsam wäre. Haben Sie die Nummer/n eingegeben, drücken Sie auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird dann für jeden offenen Posten eine eigene Position eingefügt und die Rechnung zugeordnet.
Bankumsatz-Auswahl**	Wenn Sie Bankauszüge importiert haben und die Umsätze noch nicht gebucht wurden, wird Ihnen der nächste zu buchende Umsatz angezeigt. Über die Statusauswahl können Sie wählen ob und wenn ja welche Umsätze Sie buchen möchten. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen. Zu buchen: Neue Bankumsätze. Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben. Siehe Bankumsatz buchen

Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

Taste	Funktion
Enter	Ändern
Funktionstaste(n) + 1, 2 ...	Der Cursor springt in die Position 1, 2 ..
Funktionstaste(n) + d	Datum
Funktionstaste(n) + +	Datum springt einen Tag weiter
Funktionstaste(n) + t	Textfeld
Funktionstaste(n) + b	Buchen
Funktionstaste(n) + n	Neue Position

Die Funktionstaste(n) sind abhängig vom Browser:

Browser	Funktionstaste(n)
Chrome unter Windows und Linux	[Alt]
Chrome unter Mac	[Control] [Alt]
Firefox unter Windows und Linux	[Alt] [Shift]
Firefox unter Mac	[Control] [Alt]
Edge	[Alt]
Safari	[Control] [Alt]

Beispiel: Mit Firefox unter Windows springen Sie mit der Tastenkombinatin [Alt] [Shift] + d zum Datums-Feld.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten

* Nicht in allen Versionen

**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen

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↑ Inhalt 

Fehlermeldungen: Buchunge buchen

Saldo ungleich Null: Die Summe der Haben-Beträge ist x größer als die Summe der Soll-Beträge: Die Summe der Haben- und der Soll-Positionen müssen immer identisch sein. Gleichen Sie die Beträge entsprechend an.

Buchung enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein.

Buchung enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht eine Buchung ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein.

Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie die Buchung so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung.

Buchung x hat hat zugeordnete Buchungen. Buchung kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die zugeordneten Buchungen stornieren.: Zu einem Buchung, mit dem andere Buchunge verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst die Buchung mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Buchungen.

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↑ Inhalt 

Eröffnungsbuchungen

Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Buchungen → Buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten.

In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.

Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Buchungen getätigt haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.

Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.

Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:

• Grundstücke, Bauten, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Erfassen Sie vorher eine Anlage.
• Vorräte
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Kasse
• Bankguthaben

Alles andere wird im Haben gebucht:

• Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
• Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Sonstige Verbindlichkeiten

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto der zugeordneten Buchung im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.

Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr

1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.

S/H	SKR03	SKR04	Name	Betrag
Soll	1400	1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	119,00
Haben	8400	4400	Erlöse 19 % Ust.	100,00
Haben	1776	3806	Umsatzsteuer 19 %	19,00

2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen

S/H	SKR03	SKR04	Name	Betrag
Haben	9000	9000	Saldenvorträge	1.190,00
Soll	8400	4400	Erlöse 19 % Ust.	1.000,00
Soll	1776	3806	Umsatzsteuer 19 %	190,00

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen

Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte

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↑ Inhalt 

Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

• Einnahme-Überschuss-Rechnung
• Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung
• Auswertung zur Umsatzsteuer-Erklärung
• Anlagenverzeichnis

Alle erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Geschäftsjahr vor.

Folgendes ist zum Jahreswechsel zu beachten:

• In Collmex dürfen die Konten am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
• Der Übertrag der Bestandskontensalden erfolgt automatisch.
• Umsatz- und Vorsteuerkonten werden auf die Konten 1791/3845 'Umsatzsteuer frühere Jahre' vorgetragen.
• Gewinn bzw. Verlust werden ebenfalls automatisch in der Bilanz vorgetragen.
• Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit Null-Werten.
• Nehmen Sie, sofern Sie Anlagen verwalten, nach dem Ende des Geschäftsjahres den Abschreibungslauf vor (Menüpunkt Anlagen) oder buchen Sie die Abschreibungen manuell.
• Buchen Sie, falls Sie Warenbestand verwalten, die Bestandsveränderungen (Vorlagen Mehrung Bestand & Minderung Bestand in der Vorlagengruppe Sonstiges).

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Buchung suchen (Buchungsjournal/Primanota)

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Buchung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Buchungsnummer klicken.

Achtung! Stornierte Buchungen sowie Stornobuchungen werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.

Schaltfläche	Bedeutung
Exportieren	Es wird eine CSV-Datei mit den selektierten Buchungen ausgegeben.
Feld	Bedeutung
Buchung Nr	Buchungsnummer
Konto	Konto
Kunde	Kundennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Kunden anzuzeigen.
Belegdatum von ... Belegdatum bis	Zeitraum, für den die Buchungen angezeigt werden sollen.
Text	Es wird nach Text im Feld Buchungstext gesucht.
Sortiert nach	Legt fest, ob die Liste nach Buchungsnummer oder Belegdatum sortiert werden soll.
Geschäftsjahr	Geschäftsjahr
Kontengruppe	Standardmäßig Keine. Es werden nur Buchungen der ausgewählten Kontengruppe angezeigt.
Lieferant	Lieferantennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Lieferanten anzuzeigen.
Reise Nr	Reisenummer. Zum Suchen von Buchungenn zu einer bestimmten Reise.
Stornos	Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit angezeigt.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Betrag	Es werden nur die Buchungen, die den angegebenen Betrag enthalten, angezeigt.
Anlage	Anlagennummer. Sucht Buchungen zu einer Anlage.
Gebucht am	Zeigt alle Buchungen an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden.
Rechnung	Rechnungsnummer. Sucht alle Buchungen zu einer Rechnung.
Anzeigen	Sie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchungen angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste. Für die Primanota wählen Sie die Option Komplette Buchung.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen, Buchung anzeigen, Buchung stornieren

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↑ Inhalt 

Buchung anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einer Buchung angezeigt.

Feld	Bedeutung
Firma	Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
Belegdatum	Datum des Belegs.
Buchungstext	Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen.
Soll/Haben	Ob das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde.
Konto	Das Konto, auf das die Buchungsposition gebucht wurde.
Betrag	Der Betrag, der auf das Konto gebucht wurde.
Weitere Angaben	Sie sind abhängig von den Konten, auf die gebucht wird (z.B. Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Sie stellen eine Verbindung zwischen der Buchung und z.B. einem Kunden oder Lieferanten her.
Kunde/Lieferant/Anlage	Nummer des Kunden, des Lieferanten oder der Anlage

• Um die Buchung zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.
• Die Stornbuchung wird dann angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren

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↑ Inhalt 

Buchung stornieren

Buchungen können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.

Schaltfläche	Bedeutung
Stornieren	Erzeugt einen Storno-Buchung. Bei der Storno-Buchung sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich die ursprüngliche Buchung und die Storno-Buchung aus.
Feld	Bedeutung
Buchung Nr	Geben Sie Nummer der Buchung, Geschäftsjahr und Firma der Buchung ein, die Sie stornieren möchten. Die drei Felder identifizieren die Buchung eindeutig.
Geschäftsjahr
Firma

Siehe auch: Buchen, Buchungen suchen, Buchung anzeigen

Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern

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↑ Inhalt 

Offene Posten

Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten.

Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:

1. Zuerst wird die Rechnung gebucht mit Belegdatum gleich dem Rechnungsdatum. Dabei wird ein offener Posten erzeugt.
2. Im zweiten Schritt wird die Zahlung gebucht mit Belegdatum gleich dem Datum des Zahlungseingangs. Dabei wird der offene Posten ausgeglichen.

Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:

Konto Skr 03/04	Bezeichnung	Erforderliche Zusatzangabe	Zuordnung
1400/1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	Kunde	1. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird nichts zugeordnet. 2. Beim Ausgleich des offenen Postens wird der offene Posten zugeordnet.
1600/3300	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	Lieferant

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung.

Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Buchen der Zahlung ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um.

Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste

Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?

Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde.

Um das Problem zu beheben, stornieren Sie entweder den Zahlungsbuchung und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu (Bild 1). Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).

Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht die Zahlungsbuchung sondern die Buchung zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie die Zahlungsbuchung zu.

Bild 1

Alternativ verrechnen Sie die offenen Posten direkt miteinander (Bild 2). Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn das Geschäftsjahr, aus dem die offenen Posten stammen, bereits abgeschlossen ist und dort nicht mehr gebucht werden soll.

Bild 2

Forderungsverluste

Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.

Siehe auch:

Offene Posten: Sonderfälle, Buchen, Offene-Posten-Liste

Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen

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↑ Inhalt 

Offene Posten verwalten: Sonderfälle

Gutschriften an Kunden

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Lieferanten-Gutschriften

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Abschlagsrechnungen*

Siehe Rechnungsarten

Siehe auch: Offene Posten buchen, Buchen, Offene-Posten-Liste

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferanten an.

Schaltfläche	Bedeutung
Lieferant anlegen	Der Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter.
Feld	Bedeutung
Lieferant Nr	Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich. Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports).
Vorlage Lieferant Nr	Für den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen.

Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

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↑ Inhalt 

Lieferant

Lieferanten benötigen Sie zur Verwaltung offener Posten.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Buchhaltung

Die hier hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

Feld	Bedeutung
Zahlungsbedingungen	Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Aufwandskonto	Geben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein.
Vorsteuer	Wählen Sie den Steuersatz aus.
Buchungstext	Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
Kostenstelle	Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen.
Inaktiv	Wenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Adresse

Die Adressdaten werden nur zu Informationszwecken verwendet. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

Bankverbindung

Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden.

Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant suchen

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↑ Inhalt 

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

Feld	Bedeutung
Lieferant Nr	Lieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer.
Text	Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nach	Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer.
PLZ/Land	Findet Lieferanten im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional. Beispiele: FR: Lieferanten aus Frankreich 7: Alle Lieferanten, deren PLZ mit 7 beginnt. DE 7: Alle Lieferanten aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt. DE 75000-79999: Alle Lieferanten aus Deutschland im Bereich 75000-79999.

Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant

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↑ Inhalt 

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

Schaltfläche	Bedeutung
Mahnungen anlegen und ausgeben*	Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u).
Feld	Bedeutung
Kunde	Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Fällig seit ... Tagen	Geben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist.
Mahnstufe	Wenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein.
Medium*	Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger.
Mahndatum	Datum der Mahnung
Frist	Zahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt.
Gebühr	Mahngebühr.
Rechnungsnummer	Rechnungsnummer

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Feld	Bedeutung
Kunde	Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten.
Datum von ... Datum bis	Geben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen.
Nur offene	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht komplett bezahlt sind.
Mahnstufe	Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten

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↑ Inhalt 

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

Feld	Bedeutung
Medium	Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax.
An	Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
An	Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
Von	Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCC	Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte → Betreff.
Anlagen	Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
Text	Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Buchungstext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.

Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeine Buchung. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.

In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Buchen Verwandter Begriff: Buchungsvorlage anlegen

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↑ Inhalt 

Buchungsvorlagen

Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.

Feld	Bedeutung
Gruppe	Wählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten.
Ausgeblendet	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird.

Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Buchen

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↑ Inhalt 

Buchungsvorlage bearbeiten

Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.

Feld	Bedeutung
Ausgeblendet	Ist das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt.
Bank-Konto fest	Enthält die Buchungsvorlage in der ersten Position das Standard-Bankkonto 1200/1800, wird das Standard-Bankkonto ersetzt durch das zuletzt verwendete Finanzkonto. Mit setzen dieser Option bleibt das Standard-Bankkonto erhalten.
Gruppe	Das ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll.
Name	Der Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt.
Buchungstext	Text, der bei der Buchung erscheint.
Pos usw.	Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Buchen

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↑ Inhalt 

Vorlage-Gruppen

Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.

• Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
• Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
• Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
• Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchen

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Online-Banking

Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.

Die Einstellungen zum Online-Banking nehmen Sie in der Firma unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Weitere Bankverbindungen vor.

Kontoauszüge

Die Bankumsätze können zum großen Teil vollautomatisch direkt beim Import gebucht werden. Sie können die automatische Buchung aber auch deaktivieren und die Umsätze in der Buchungsmaske buchen.

Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand beim Buchen und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.

Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940.

Zahlungsverkehr

Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus.

Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einzige Buchung ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Die Überweisungen oder Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie zur Weiterverarbeitung in einem externen Online-Banking-Programm Ihrer Wahl.

Hinweise zu Lastschriften

Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Lastschrift dem Kunden das genaue Datum der Abbuchung mitteilen müssen. Fügen Sie dazu, sofern Sie die Rechnungen mit Collmex erstellen, in der Zahlungsbedingung Bankeinzug einen entsprechenden Text und den Platzhalter <<Fälligkeitsdatum>> ein. Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, müssen Sie dem Kunden die Lastschrift 14 Tage vor Belastung des Kontos mitteilen müssen. Geben Sie deshalb in das Feld Einzug nach: Tagen eine 14 ein. Sollten Sie eine andere Frist vereinbart haben, geben Sie dort die Anzahl der Tage ein, nach denen die Belastung des Kontos erfolgt. Beim Anlegen der Zahlungen selektieren Sie dann entsprechend dieser Fälligkeit.

Siehe auch:

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, FAQ Online-Banking

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Import von Kontoauszügen

Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Buchung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Import werden Kontoumsätze - sofern möglich - automatisch vom Programm gebucht. Kontoumsätze, die nicht automatisch gebucht werden konnten, werden in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.

Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen

Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.

Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei

Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.

Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.

Siehe auch:

Online-Banking*, HBCI Konfiguration, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze

*Nicht in allen Versionen

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Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)

Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bankkonto	Wählen Sie das Bankkonto aus, für das der Auszug abgeholt werden soll.
PIN	Geben Sie Ihre Online-PIN ein.
Abholen ab Datum	Sie übertragen zum ersten Mal Kontoumsätze für dieses Konto. Geben Sie hier das Datum an, ab wann die Kontoumsätze in die Buchhaltung übertragen werden sollen. Achtung: Jeder Bankumsatz muss in der Buchhaltung auch gebucht, oder als 'nicht zu buchen' markiert werden. Sie sollten deshalb nur die Umsätze abholen, die sie auch wirklich buchen möchten.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

Geschäftsvorfall	Voraussetzung
Zahlungseingang zur Kundenrechnung	Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag (zzgl. Skonto) muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.
Zahlungseingang zum Vorkasse-Kundenauftrag	Im Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen.
Zahlungsausgang zur Lieferantenrechnung	Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkonto-Auszug Einstellungen, HBCI Konfiguration

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug

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Bankkonto-Auszug importieren (MT940)

Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 oder CAMT hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in einem dieser Formate bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bankkonto	Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug importiert werden soll.
Datei	Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die lokal gespeicherte Datei aus, die Sie importieren möchten. Falls die Datei in Ihrem Browser nicht ausgewählt werden kann, ändern Sie die Dateiendung auf .txt, da es sich bei MT940 um ein Textformat handelt.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

Geschäftsvorfall	Voraussetzung
Zahlungseingang zur Kundenrechnung	Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.
Zahlungseingang zum Vorkasse-Kundenauftrag	Im Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen.
Zahlungsausgang zur Lieferantenrechnung	Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940/CAMT-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug

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Bankumsatz buchen

Importierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Buchungstext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.

• Wählen Sie die passende Buchungsvorlage aus, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen (z.B. am Buchungstext) vor und klicken Sie dann auf Buchen.
• Soll ein Umsatz erst später gebucht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Später buchen. Sie können diese Umsätze über die Auswahlbox Bankumsatz-Auswahl bei Bedarf wieder einblenden.

Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:

• Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
• Zu buchen: Neue Bankumsätze.
• Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.

Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben.
Alternativ fügen Sie für jeden offenen Posten eine Position ein (Schaltfläche Neue Position) und wählen den offenen Posten manuell aus.

Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt.

Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit.

BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen.

Buchung Bankumsatz Konto Postbank

S/H	Name	Betrag
Soll	Geldtransit	100,00
Haben	Postbank	100,00

Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse

S/H	Name	Betrag
Soll	Sparkasse	100,00
Haben	Geldtransit	100,00

Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben.

Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen!
Diese Meldung weist darauf hinein, dass ein oder mehrere Umsätze zwischen zwei Bankumsätzen fehlen. Buchen Sie die fehlenden Umsätze manuell. Vergleichen Sie dazu den Bankauszug der Bank mit den in Collmex importierten Umsätzen.

Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:

1. Es wurden einzelne Bankumsätze in Collmex gelöscht.
2. Die Bank hat nicht mehr alle Umsätze zum Abholen zur Verfügung gestellt. Das ist dann der Fall, wenn Sie nur alle paar Monate die Umsätze importieren.
3. Sie haben die Umsätze manuell als MT940-Datei importiert und haben dabei einen Zeitraum vergessen zu importieren.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)

* Nicht in allen Versionen

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Bankkonto-Auszug anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Konto	Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug angezeigt werden soll.
Status	Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde. Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden. Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden. Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt. Gebucht: Der Umsatz wurde bereits gebucht. Leere Zeile: Wenn Sie das Auswahlfeld leer lassen, werden alle Umsätze angezeigt. Um den Status zu ändern, klicken Sie auf 'Anzeigen'.
Datum von ... bis	Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Bankumsätze anzeigen möchten. Standardmäßig wird im ersten Feld automatisch das Datum von vor 14 Tagen vorgeschlagen. Dieser Wert kann überschrieben werden.
Betrag	Zeigt nur Umsätze mit dem eingegebenen Betrag.
Text	Geben Sie einen Suchbegriff ein. Durchsucht wird der Verwendungszweck, Name, Kontonummer und Bankleitzahl.

Der Hinweis Achtung: Saldo stimmt nicht! wird eingeblendet, wenn der von der Bank übermittelte Saldo nicht stimmig ist. Dies kann folgende Ursachen haben:

• Es wurden Kontoumsätze doppelt importiert. Grund dafür ist meistens, dass sich nach dem letzten Import ein Kontoumsatz geändert hat (z.B. nachträgliche Änderung am Verwendungszweck). Collmex kann dann nicht erkennen, dass es diesen Kontoumsatz schon im Programm gibt und legt ihn deshalb doppelt an. Zur Lösung des Problems löschen Sie die doppelten Kontoumsätze mit der Funktion Bankkonto-Auszug löschen.
• Es fehlen Kontoumsätze weil die Bank die Kontoumsätze nur für eine begrenzte Zeitdauer über HBCI bereit stellt und der Bank-Kontoauszug zu lange nicht abgerufen wurde.
• Es fehlen Kontoumsätze weil die Kontoumsätze nicht lückenlos importiert wurden.
• Der von der Bank übermittelte Saldo ist nicht korrekt. Dieser Fehler tritt manchmal bei der Postbank auf. Vergleichen Sie in diesem Fall die Umsätze in Collmex mit dem papierhaften Kontoauszug. Solange keine Umsätze fehlen oder doppelt sind, kann der Hinweis ignoriert werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

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Bankumsatz

Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.

Feld	Bedeutung
Status	Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde. Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden. Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden. Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt.
Bemerkung	Dient zu Ihrer Information. Geben Sie z.B. den Grund ein, warum der Umsatz nicht gebucht wurde.
Buchung	Wird unter Buchung eine Buchungsnummer angezeigt, wurde dieser Umsatz bereits gebucht. Um den mit dem Umsatz verknüpfte Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen

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Abweichung Saldo von Kontoauszug und Bank

Wenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Buchungen anzeigen nach den falschen Buchungen suchen.

Funktionsweise:

Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt.

Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Buchungen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert.

Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein.

Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.

• Wählen Sie das Bankkonto aus und klicken Sie dann auf Abweichungen anzeigen.

Häufige Ursachen für Abweichungen:

• Der Anfangsbestand des Bankkontos wurde nicht gebucht. In diesem Fall tritt die Abweichung direkt zu Anfang auf. Buchen Sie den Anfangsbestand mit der Buchungsvorlage Bank in der Vorlagengruppe Eröffnung.
• Es wurden Buchungen auf das Konto Bank gebucht, die nicht mit einem Bankumsatz verknüpft sind. Sie finden diese Buchungen unter Buchungen → Buchungen suchen, wenn Sie im Feld Anzeigen die Option Komplette Buchungen auswählen. Stornieren Sie diese Buchung bei Bedarf und buchen Sie sie auf das korrekte Konto.
• Bankumsätze wurden mit Nicht buchen oder Später buchen gekennzeichnet. Buchen Sie diese Umsätze bei Bedarf nach. Sollte es sich um doppelt importierte Umsätze handeln, löschen Sie die überschüssigen Umsätze.
• Bei der Buchung des Bankumsatzes wurde ein vom Bankumsatz abweichendes Datum und/oder ein abweichender Betrag gebucht. Vergleichen Sie die Buchungen mit dem Bankumsatz, in dem Sie sich in dem betroffenen Zeitraum, die Buchungen zu den Umsätzen anschauen. Gehen Sie dazu in die Funktion Kontoauszug anzeigen und klicken Sie jeweils auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer. Stornieren Sie gegebenenfalls die Buchung und buchen Sie sie neu.

Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo

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Bankkonto-Auszug löschen

Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchungen werden nicht storniert.

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Zeigt die Bankumsätze gemäß den Selektionskriterien an.
Löschen	Nur sichtbar, wenn Bankumsätze angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die markierten Bankumsätze zu löschen.
Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Bankkonto	Wählen Sie das Konto aus, bei dem Sie Umsätze löschen möchten.
Angelegt ab Datum/Uhrzeit	Es werden nur die Umsätze gelöscht, die seit dem angegebenen Datum/Uhrzeit angelegt wurden. Wenn Sie z.B. Ihren letzten Import löschen möchten, geben Sie hier den Zeitpunkt des Imports ein. Wann ein Bankumsatz angelegt wurde, sehen Sie in den Details des Kontoumsatzes im Abschnitt 'Verwaltung'.
Buchungsdatum von ... Buchungsdatum bis	Es werden nur die Umsätze im angegebenen Zeitraum gelöscht.

Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

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Bankkonto-Auszug Einstellungen

Mit dieser Funktion nehmen Sie Einstellungen für das Buchen von Bankkonto-Umsätzen vor.

Feld	Bedeutung
Konto-Umsatz buchen	Beim Import von Kontoauszügen können bestimmte Umsätze automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt werden: Alle Umsätze buchen: Es wird kein Umsatz auf 'Nicht buchen' gesetzt. Nur Zahlungseingänge: Zahlungsausgänge von Ihrem Konto werden automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in Collmex nur Zahlungseingänge buchen möchten. Nur Zahlungsausgänge: Zahlungseingänge auf Ihr Konto werden automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in Collmex nur Zahlungsausgänge buchen möchten.
Beim Buchen Buchungstext vorbelegen mit	Hier wählen Sie, welcher Buchungstext für die Buchung vorgeschlagen wird: Verwendungszweck: Der Buchungstext wird mit dem Verwendungszweck des Kontoumsatzes vorbelegt. Name und Verwendungszweck: Der Buchungstext wird mit dem Namen und Verwendungszweck des Kontoumsatzes vorbelegt. Buchungstext aus Konto-Umsatz: Der Buchungstext der Buchung wird mit dem Buchungstext des Kontoumsatzes vorbelegt. Text aus Buchungsvorlage: Der Buchungstext wird wie beim Buchen ohne Kontoauszug aus der Vorlage übernommen.
Nicht automatisch buchen	Falls markiert, findet keine automatische Buchung der Kontoumsätze statt.
Regeln für automatische Buchung
Wenn Text in Verwendungszweck enthalten	Zusätzlich zu der automatischen Buchung von Zahlungseingängen über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck , können hier Regeln definiert werden: Die Regel wird ausgeführt, wenn der eingegebene Text im Verwendungszweck enthalten ist. Der Text muss exakt wie eingegeben vorkommen; die Groß-Kleinschreibung spielt allerdings keine Rolle.
für Bankkonto	Wählen Sie das Bankkonto, für das die Regel gelten soll.
dann Buchen mit Vorlage...aus Gruppe	Die automatische Buchung findet mit der ausgewählten Buchungsvorlage aus der angegebenen Gruppe statt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

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Zahlungsverkehr

Überweisungen und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).

Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden:

1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle

Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Export als XML-Datei

Das ISO 20022 XML-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede Bank im Sepa-Raum kann Zahlungsanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die XML-Datei weiter verarbeiten können.

Siehe auch:

Online-Banking, HBCI Konfiguration, Zahlung anlegen, Zahlung bearbeiten

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↑ Inhalt 

Zahlungen anlegen

Nutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Offene Posten suchen	Das Programm sucht nach fälligen offenen Posten und noch nicht bezahlten Reisen. Bei Gutschriften wird Fälligkeit über die Zahlungsbedingung der Buchung ermittelt. Für Lastschriften ist die Zahlungsbedingung 'Bankeinzug' erforderlich. Taucht ein Posten nicht auf, prüfen Sie, ob er auch in den Offenen Posten enthalten ist. Bei Reisen muss die Reise auf das Konto 'Sonstige Verbindlichkeiten' gebucht worden sein, damit die Reise erscheint.
Zahlungen anlegen + bearbeiten	Für die markierten offenen Posten werden Zahlungen als Vorschlag angelegt. Sie gelangen direkt zu Zahlung bearbeiten, wo Sie die Zahlung prüfen und weiter verarbeiten.
Feld	Bedeutung
Typ	Überweisung: Überweisungen an deutsche oder ausländische Geschäftspartner mit einem Bankkonto im SEPA-Raum. Lastschrift: Lastschrifteinzug von deutschen oder ausländischen Geschäftspartnern mit einem Bankkonto im SEPA-Raum. Damit der Betrag einer Rechnung per Lastschrift eingezogen werden kann, muss bei der Rechnung bzw. in der Buchung als Zahlungsbedingung Bankeinzug ausgewählt sein. Das Datum der Unterschrift muss gesetzt und eine Mandats-ID muss hinterlegt sein.
Lieferant und Kunde	Wenn Sie eine Überweisung oder Lastschrift zu einem einzelnen Kunden oder Lieferanten anlegen möchten, geben Sie die Kunden- bzw. Lieferantennummer ein. Möchten Sie alle offenen Posten begleichen, lassen Sie diese Felder leer.
Lieferanten/Kunden	Schränken Sie die offenen Posten bei Bedarf auf offene Posten für Kunden oder Lieferanten ein. Wenn nichts ausgewählt ist, findet keine Einschränkung statt.
Fällig in Tagen/Fällig seit Tagen	Diese Felder verwenden Sie, wenn Überweisungen nicht am Fälligkeitstermin ausgeführt werden sollen bzw. für Lastschriften, die einige Zeit vor dem Abbuchungsdatum an die Bank gesendet werden müssen. Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise im Abschnitt Hinweise zu Lastschriften des folgenden Kapitels.
Firmenlastschrift	Nur bei Lastschrift: Es werden nur offene Posten gefunden, für deren Zahlungsbedingung das Kennzeichen 'Firmenlastschrift' gesetzt ist. Die Zahlung wird dann als Firmenlastschrift angelegt.

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlungsverkehr, Zahlung bearbeiten

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↑ Inhalt 

Zahlung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.

Schaltfläche	Bedeutung
Buchen + exportieren als XML Buchen + an Bank senden (Hbci)	Beim Export liefert das Programm eine Zip-Datei mit der XML-Datei für Inlands-Zahlungen bzw. XML-Datei für Zahlungen als Inhalt. Beim Senden werden die Zahlungsanweisungen direkt über HBCI an die Bank übermittelt. Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einziege Buchung ausgeglichen. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass bei einem Sammelauftrag, mehrere Posten auf einmal ausgeglichen werden. Unter Zahlungen anzeigen ist über die Nummer der Buchung erkennbar, welche Posten in einer Zahlung enthalten sind. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde - also im Kontoauszug erscheint, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Dazu gibt es unter Buchen → Finanzen zwei Buchungsvorlagen: Sammelüberweisung und Sammellastschrift.
Feld	Bedeutung
PIN	Ihre PIN für das Online-Banking. Die PIN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden.
TAN	Eine TAN für das Online-Banking. Die TAN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden.
Ausführung am	Nur bei Lastschriften. Das Datum, an dem das Geld abgebucht werden soll.
Periode	Nur bei Lastschriften. Die Periode gibt an, ob es sich um eine Erst-, Folge-, Einmal- oder letzt-malige Lastschrift handelt.
Eilauftrag	Nur bei Basis-Lastschriften. Bei Eilaufträgen (COR1) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen, während bei Standard-Lastschriften (CORE) das Ausführungsdatum mindestens drei (bei wiederkehrenden Lastschriften) bzw. sechs Tage (bei erstmaligen und einmaligen Lastschriften) in der Zukunft liegen muss.
Firmenlastschrift	Das Kennzeichen zeigt an, dass es sich um eine Firmenlastschrift handelt (B2B). Bei Firmenlastschrift (B2B) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen.
Verwendungszweck-Zusatz	Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf"). Unter Verwaltung → Mahnungen und Zahlungen → Verwendungszweck-Zusatz legen Sie einen Standardtext für das Feld fest.
Kontoinhaber	Kontoinhaber des Empfängerkontos
Konto Nr/IBAN	Kontonummer für Inlandsaufträge, IBAN für Zahlungen
BLZ/BIC	Bankleitzahl für Inlandsaufträge, BIC für Zahlungen
Mandatsreferenz	Eindeutige Identifikation des Mandats. Die Mandatsreferenz wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen.
Unterschr. am	Datum der Unterschrift des Mandats. Das Datum wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen.
Verwendungszweck	Dieses Feld plus den Verwendungszweck-Zusatz erscheint beim Geschäftspartner als Verwendungszweck.
Abzug %	Wenn Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag belasten oder bezahlen erscheint der Prozentsatz, um den die Rechnung gemindert wird, wenn Sie den Betrag reduziert eingeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und einen Prozentsatz eingeben. Dann wird der Betrag um diesen Prozentsatz gemindert. Siehe auch Feld Grund.
Grund	Wählen Sie hier einen Grund aus, wenn Sie den Betrag verändert haben. Skonto: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Skonto gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus. Rabatt: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Rabatt gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus. Teilzahlung: Es wird nur ein Teil der Forderung bzw. Verbindlichkeit ausgeglichen. Der Restbetrag bleibt als offener Posten bestehen. Mahngebühr: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag erhöht haben, wird als Mahngebühr gebucht
Betrag	Der zu zahlende oder einzuziehende Betrag. Wenn Sie den Betrag reduzieren, wählen Sie den Grund aus, damit der Betrag korrekt verbucht wird.
	Möchten Sie eine Zahlung noch nicht ausführen, klicken Sie auf den Mülleimer rechts neben der entsprechenden Position. Der offene Posten wird dann aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Zahlung wieder ausgegeben.

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, Verwendungszweck-Zusatz

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↑ Inhalt 

Verwendungszweck-Zusatz für Zahlungen

Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf") und kann für Lastschriften und Gutschriften separat festgelegt werden.

Siehe auch:

Online-Banking, Zahlung bearbeiten

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↑ Inhalt 

Anlagen

In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.

Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:

1. Anlage anlegen.
2. Anlagenkauf bzw. - übernahme buchen.
3. Die Abschreibung buchen bei abnutzbaren Anlagegütern zum Jahresabschluss (manuell oder über den Abschreibungslauf).

Bei Bedarf:

• außerplanmäßige Abschreibung buchen (Buchen → Anlagen → außerplanmäßige Abschreibung)
• Abgang oder Verkauf der Anlage buchen (Buchen → Anlagen → Abgang .../ Verkauf ...)

Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf

1. Anlage anlegen
2. Anlagenkauf als Verbindlichkeit buchen. Dazu tauschen Sie in der Buchungsvorlage Anlagenkauf das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
3. Kreditaufnahme buchen: Dabei den offenen Posten ganz oder zum Teil ausgleichen, in Abhängigkeit davon, ob die Verbindlichkeit voll oder nur teilweise durch den Kredit beglichen wird. Dazu tauschen Sie in der Vorlage Kreditaufnahme (Vorlagengruppe Finanzen) ebenfalls das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
4. Bei Bedarf eigene Zahlungen buchen, dabei anteilig den offenen Posten ausgleichen (Buchungsvorlage Zahlung Rechnung in der Vorlagengruppe Lieferanten).

Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Anlage anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Änderungen an Anlagen, Anlagenverzeichnis, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten, Sammelposten GWG anlegen

Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa

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Anlage anlegen

Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.

Schaltfläche	Bedeutung
Anlage anlegen	Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
Feld	Bedeutung
Anlage	Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.

Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Sammelposten anlegen

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Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurden

Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:

Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).

Eingabe

• Anschaffungsdatum: 1.1.2006
• Anschaffungskosten: 35.000
• Abschreibungsdauer: Sie geben hier die gesamte Abschreibungsdauer ein.
• Den Abschreibungsbetrag ermittelt das Programm automatisch aus Anschaffungskosten und Abschreibungsdauer.
• Buchung als Saldenvortrag (Vorlage Anlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung). Gebucht wird der Buchwert der Anlage zu Zeitpunkt des Programmwechsels (26.250).

Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlage anlegen, Eröffnungsbuchungen Verwandte Begriffe: Altanlagen, alte Anlagen

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↑ Inhalt 

Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegen

Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) und 1000 € betragen, können in einen Sammelposten aufgenommen werden. Für jedes Jahr wird ein eigener Sammelposten angelegt, der gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben wird. Wurde in einem Jahr ein Sammelposten gebildet, müssen alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) bis 1000 € darin aufgenommen werden.

Schaltfläche	Bedeutung
Anlage anlegen	Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
Feld	Bedeutung
Anlage	Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.
Jahr	Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das der Sammelposten angelegt werden soll. Alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter werden zu einem Sammelposten zusammengefasst. Pro Jahr kann nur genau ein Sammelposten angelegt werden.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten

Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool

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↑ Inhalt 

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwalten

Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.

• Legen Sie zuerst den Sammelposten an Anlage → Anlage anlegen → Sammelposten anlegen.
• Buchen Sie den Kauf des/der Wirtschaftsgutes/güter mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
• Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller zu dem Sammelposten gebuchten Buchungen.
• Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln klicken.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Sammelposten GWG anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf

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↑ Inhalt 

Anlage bearbeiten

Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Feld	Bedeutung
Firma	Eigentümer der Anlage
Name	Bezeichnung der Anlage (z.B. Toshiba Laptop)
Konto	Nummer des Kontos, das beim Buchen der Anlage vorgeschlagen wird. Passende Konten finden Sie in der Kontengruppe Anlagen.
Anschaffungsdatum	Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Anschaffungskosten	Kaufpreis netto + Anschaffungsnebenkosten (z.B. Montagekosten) - Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonti) Bei normalen Anlagen: Klicken Sie auf den Link Anschaffung buchen und den Anlagenkauf zu buchen. Bei Sammelposten: Wenn Sie neue Anlagenkäufe für den Sammelposten gebucht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm ermittelt dann an Hand der Buchungen die Anschaffungskosten neu.
Abschreibungsdauer	Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage (Beachten Sie hierbei die AfA-Tabellen). Dient u.a. zur Berechnung des Abschreibungssatzes.
Abschreibungsart	Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
→ linear	Gleichmäßige Verteilung der Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Anzahl der Nutzungsjahre = jährlicher Abschreibungsbetrag).
→ GWG Sofortabschreibung	Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter, d.h. komplette Abschreibung im Jahr der Anschaffung.
→ keine	Diese Option verwenden Sie, wenn es sich um ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut handelt (z.B. Finanzanlage, Grundstück).
→ degressiv	Ein fester Abschreibungssatz (in Prozent) bestimmt die Höhe der Abschreibung. Da der Abschreibungssatz jeweils auf den aktuellen Buchwert angewendet wird, sinkt von Jahr zu Jahr die Höhe der jährlichen Abschreibung. Ab dem 1. Januar 2011 darf die degressive Abschreibung bei neu erworbenen Wirtschaftsgütern nicht mehr angewendet werden.
→ degressiv, dann linear	Dabei wird die Anlage solange degressiv abgeschrieben, bis der degressive Betrag niedriger wäre als der lineare. Dann erfolgt der Wechsel auf die lineare Abschreibung. Das hat den Vorteil, dass immer der höchstmögliche Betrag abgeschrieben wird.
Jährlicher Abschreibungs-Betrag	Betrag, der pro Jahr abgeschrieben werden soll. Er errechnet sich bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, wie folgt: Netto-Anschaffungskosten : Abschreibungsdauer.
Jährlicher Abschreibungssatz	Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
Abschreibungsintervall	Sie können auswählen, ob die Anlage monatlich oder jährlich abgeschrieben wird. Wenn Sie die Abschreibungen lieber manuell buchen möchten, wählen Sie die Option Keine automatische Abschreibung.
Abschr.Konto	Das Abschreibungskonto, auf das die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
Kostenstelle*	Die Kostenstelle, auf welche die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
Inaktiv	Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Anlage nur noch angezeigt, wenn dies explizit gewünscht wird.

Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als

• Anlagenkauf buchen: Link Anschaffung buchen
• Saldenvortrag, wenn die Anlage vor der Collmex-Nutzung angeschafft wurde.

Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchungen und verwenden die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage anlegen, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Abschreibungslauf

Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.

Schaltfläche	Bedeutung
Vorschau	Es werden die Anlagen und Abreibungen aufgelistet, die für eine Abschreibung fällig sind.
Abschreibungslauf durchführen	Bucht die Abschreibungen für die fälligen Anlagen.
Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr und Zeitraum	Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Abschreibungslauf durchführen möchten. Einen monatlichen Abschreibungslauf brauchen Sie nur zu machen, wenn Sie die Abschreibungen in unterjährige Auswertungen (z.B. BWA) berücksichtigen wollen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe machen die Abschreibung nur einmal im Jahr am Jahresende.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlagenverzeichnis

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↑ Inhalt 

Änderungen an Anlagen und Verkauf

Abschreibungen

Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.

Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.

Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Wirtschaftsgut erweitern

Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.

In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 600 € (netto) eingebaut.

• Buchen Sie den Anlagenkauf des Navigationssystems zum 1.5.2008.
• Ordnen Sie dabei die Anlagenummer des Pkw zu.
• Passen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag an. Der Abschreibungsbetrag errechnet sich wie folgt: (Restbuchwert : Anzahl der abzuschreibenden Monate) x 12.

  Da die restliche Abschreibungsdauer für einen PKW fünf Jahre beträgt, ergibt sich für das Beispiel ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 5.120 € ((25.600 : 60) x 12 = 5.120).

Wirtschaftsgut verkaufen

Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

• Buchen Sie die anteilige Abschreibung manuell (Buchungsvorlage Abschreibung).
• Buchen Sie den Anlagenverkauf (Buchungsvorlage Verkauf mit Buchgewinn bzw. Verkauf mit Buchverlust). Wie Sie den Buchgewinn bzw. -verlust ermitteln, wird in der Hilfe beschrieben, die unter den Vorlagen eingeblendet ist.
• Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchgewinn bzw. Abgang mit Buchverlust).

Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zerstörtes Wirtschaftsgut

Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

• Sofern die Anlage noch nicht vollständig abgeschrieben ist, buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe des Restbuchwertes. Wie Sie den Restbuchwert ermitteln, wird in der Buchungsvorlage Außerplanmäßige Abschreibung beschrieben.
• Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchverlust). Bei bereits vollständig abgeschriebenen Anlagen sind dies 1,00€.

Siehe auch:

Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust

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Anlage suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.

Feld	Bedeutung
Anlage	Nummer der Anlage. Zur Suche nach einer einzelnen Anlage.
Name	Sucht im Beschreibungstext der Anlage.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten

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↑ Inhalt 

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.

Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn eine Buchung zu dieser Anlage existiert.

Feld	Bedeutung
Frist	Anzahl der Tage seit der letzten Rechnung bzw. Mahnung
Konto	Name des Kontos, auf das der Kauf, die Abschreibung usw. der Anlage gebucht wird.
Anlage	Name und Nummer der Anlage
Ansch.Datum (Anschaffungsdatum)	Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Ansch.Kosten (Anschaffungskosten)	Kaufpreis
Nutz.Dauer (Nutzungsdauer)	Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage
Abschr.Art (Abschreibungsart)	Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
Abschr.Satz (Abschreibungssatz)	Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
Jährl.Abschr. (Jährliche Abschreibung)	Betrag der voraussichtlichen Abschreibung pro Jahr.
Abg.Datum (Abgangsdatum)	Tag, an dem die Anlage aus dem Eigentum der Firma entfernt wurde.
Wert 01.01.aktuelles Geschäftsjahr	Das ist der Restwert des Wirtschaftsgutes nach den Abschreibungen der Vorjahre.
Zugänge	Damit sind neu angeschaffte Wirtschaftsgüter oder die Ergänzung/Erweiterung des vorhandenen Inventars gemeint (z. B. Anhängerkupplung für das Betriebsfahrzeug).
Abschr. (Abschreibung)	Absoluter Abschreibungsbetrag des abgeschlossenen Jahres
Abgänge	Wert von Wirtschaftsgütern, die im selben Jahr aus dem Anlagevermögen entfernt wurden.
Wert 31.12.aktuelles Geschäftsjahr	Verbleibender Buchwert am Jahresende.

Siehe auch:

Anlagenbuchhaltung, Anlage bearbeiten, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf

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↑ Inhalt 

Belegverwaltung

Mit der Belegverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Belege sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

Speicherung im Mail-Postfach

Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal gespeichert, sondern verbleiben auf dem Mail-Server.

Die zentrale Speicherung der Belege in einem Mail-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Belege zugreifen können. Der Versand von Rechnungen per Mail ist heute Standard. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.

Per Mail erhaltene PDF- und XML-Rechnungen

Wenn Sie eine Rechnung per Mail von einem Lieferanten erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm in den Mailordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Belege verwenden. Durch das Verschieben bleibt die Absender-Adresse erhalten und der Lieferant kann über die Absender-Adresse leicht erkannt werden. In jedem Fall sollten Sie vermeiden, die Mails weiter zu leiten, weil dadurch der Original-Absender verloren geht, und der Lieferant nicht mehr automatisch erkannt werden kann.

Scannen von Belegen in Papierform

Belege in Papierform können Sie scannen oder abfotografieren und per Mail an Ihre eigene Mailadresse senden.

Automatische Erkennung der Daten eines Beleges

Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Belege statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Bei E-Rechnungen werden die Informationen direkt aus dem XML-Anhang übernommen, bei PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR).

Bei PDF und Bilddateien "lernt" die KI aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.

Buchen der Belege

Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie den Beleg direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Beleg verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.

Hinweise zum IMAP-Postfach und zum IMAP-Server

• Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Ordner als Mailordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Belege ausgelesen werden.
• Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
• Die Mails und die Belege werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Belege zugreifen.
• Die Verknüpfung zwischen dem Collmex-Beleg und der Mail erfolgt über die eindeutige Message-Id, über welche jede Mail verfügen muss. Der IMAP-Server muss deshalb in der Lage sein, Mails über das IMAP-Kommando 'SEARCH HEADER Message-Id' zu finden und zurück zu liefern.
• Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Belegen arbeiten.
• Der Speicherort der Mails sollte in Deutschland sein (s. u. "Hinweise zum rechtlichen Rahmen"). Insbesondere Google und Microsoft sollten nicht verwendet werden, da hier zusätzliche Risiken bestehen (s. OAuth-Risikohinweis).
• Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Ablageort ein.

Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen

• Jeder Beleg muss einzeln per Mail gesendet werden.
• Die Mail muss den gescannte Beleg als JPEG- oder TIFF-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert.
• Bei Belegen mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
• Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
• Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
• Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie einen Beleg direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Beleg mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.

Hinweise zum rechtlichen Rahmen

Die Belegverwaltung in Collmex erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).

Nach § 146 Abs 2 dürfen Belege nur in Ausnahmefällen außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Nach Möglichkeit sollten Sie deshalb einen Mailprovider wählen, der die Mails nachweislich in Deutschland speichert.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Einstellungen Belegverwaltung, Beleg suchen, Beleg: Erfassung

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Beleg: Erfassung

Erfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Belegs.

Schaltfläche	Bedeutung
Auto-Erfassen	Beim ersten Abrufen der Mail findet eine automatische Vorerfassung statt. Diese Schaltfläche brauchen Sie nur zu betätigen, wenn Sie die automatische Erfassung erneut durchführen wollen. Bei der automatischen Erfassung versucht das Programm die Daten automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR). Das Ergebnis der Texterkennung wird im Reiter 'Text' dargestellt. Dieser Text wird analysiert und die zu erfassenden Daten werden - sofern möglich - automatisch erkannt. Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.
Buchen	Bucht den Beleg in der Buchhaltung an Hand der erfassten Daten und springt zum nächsten Beleg (sofern vorhanden). Die Mail wird vom Posteingang in den Archiv-Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. Damit Sie die Archiv-Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
Ok: Rechnung der Buchung XXX zuordnen	Gibt es bereits eine Buchung mit der Rechnungsnummer, erscheint diese Schaltfläche statt der Buchen-Schaltfläche. Bei Betätigen der Schaltfläche wird der Beleg der jeweiligen Buchung nachträglich zugeordnet. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsnummer im Feld Rechnung Nr der Buchung enthalten ist (Die Angabe im Buchungstext ist nicht ausreichend!). Das nachträgliche Zuordnen eines Belegs zu einer Buchung ist ebenfalls möglich unter Beleg: Zuordnung.
Feld	Bedeutung
Anhang	Bei mehreren Anhängen oder Seiten in einer TIFF-Datei erscheint hier eine Auswahlbox, mit der Sie den Anhang bzw. die Seite für die Ansicht auswählen können.
Beleg-Art	Wählen Sie hier, ob es sich bei dem Beleg um eine Lieferantenrechnung, Lieferantengutschrift, Kundenrechnung, Kundengutschrift oder um eine Bar-Quittung handelt.
Lieferant	Die Nummer des Lieferanten
Name	Der Name des Lieferanten. Wenn der Lieferant noch nicht existiert, geben Sie hier einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lieferant anlegen'.
Kundennummer	Die eigene Kundennummer beim Lieferanten. Sofern auf der Lieferantenrechnung Ihre Kundennummer angegeben ist, sollten Sie die Kundennummer immer mit der im Lieferant hinterlegten Kundennummer vergleichen. Wenn die Kundennummer übereinstimmt, können Sie ziemlich sicher sein, dass die Rechnung auch wirklich von Ihrem Lieferanten stammt.
Rechnungsnummer	Die Nummer der Rechnung
Datum	Das Rechnungsdatum
Brutto-Betrag	Der Rechnungs-Endbetrag
Zahlungsbed.	Wählen Sie hier die Zahlungsbedingung aus. Die Zahlungsbedingung wird in die Buchung übernommen und bestimmt neben der Fälligkeit auch das Konto der Buchung: Bei Zahlungsbedingung Bar das in der Zahlungsbedingung hinterlegte Abrechnungskonto (Standard 1000/1600), bei EC-Karte Geldtransit (1360/1460), bei Kreditkarte Kreditkartenabrechnung (1730/3610), alle anderen Zahlungsbedingungen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1600/3300).
Internes Memo	Kann für interne Zwecke verwendet werden. Bei der Suche
Kassenkonto	Für Bar-Quittungen geben Sie hier die Kontonummer der Kasse ein, aus der die Ausgabe bezahlt wurde.
Aufwandskonto	Geben Sie hier das Konto ein, auf das der Aufwand gebucht werden soll. Wenn Sie in der Buchung mehr als ein Aufwandskonto verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen um zur Buchungsmaske zu gelangen. Dort kann mehr als ein Aufwandskonto gebucht werden. Bei der automatischen Erfassung wird das Aufwandskonto vom letzten gleichartigen Beleg übernommen.
Vorsteuer	Wählen Sie hier den Steuersatz für den Vorsteuerabzug.
Kostenstelle	Geben Sie hier die Kostenstelle ein, falls der Aufwand einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Bei der automatischen Erfassung wird die Kostenstelle vom letzten gleichartigen Beleg übernommen.
Buchungstext	Geben Sie den Buchungstext für die Buchung ein. Bei der automatischen Erfassung wird der Buchungstext vom letzten gleichartigen Beleg übernommen.

Siehe auch:

Belegverwaltung, Beleg: E-Mail, Beleg: Text, Beleg: Zuordnung

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Beleg: E-Mail

Hier wird die E-Mail angezeigt mit Mail-Text, Absender, Empfänger und Datum.

Feld	Bedeutung
Betreff	Der Betreff der Mail
Von	Der Absender der Mail
Mail-Datum	Datum und Uhrzeit, wann die Mail vom Absender abgeschickt wurde
Message-Id	Die Message-Id der Mail. Beim ersten Einlesen einer Mail wird die Message-Id in der Collmex-Datenbank gespeichert. Der erneute Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle erfolgt über die Message-Id. Die Message-Id dient damit als eindeutiger Index für den Beleg im Sinne der GoBD.
Hash	SHA-1 Hash-Code für die Mail inklusive aller Anhänge. Beim ersten Einlesen der Mail wird der Hash-Code berechnet und in der Collmex-Datenbank zusammen mit der Message-Id gespeichert. Beim erneuten Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle wird der Hash-Code neu berechnet und mit dem ursprünglichen Hash-Code verglichen. Wurde die Mail zwischenzeitlich verändert, stimmen die Hash-Codes nicht überein und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass der Beleg unveränderbar ist im Sinne der GoBD.

Siehe auch:

Belegverwaltung, Beleg: Erfassung, Beleg: Text, Beleg: Zuordnung

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Beleg: Text

Beim Abrufen der Mail wird im Falle eines PDF-Anhangs der Text aus dem PDF-Dokument so gut es geht extrahiert. Für gescannte Belege im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung (OCR) statt. Das Ergebnis der Texterkennung wird hier dargestellt.

Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.

Siehe auch:

Belegverwaltung, Beleg: Erfassung, Beleg: E-Mail, Beleg: Zuordnung

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Beleg: Zuordnung

Hier wird die Buchung angezeigt, die dem Beleg zugeordnet ist. Für noch nicht gebuchte Belege, kann der Beleg einer Buchung nachträglich zugeordnet werden.

Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Das Geschäftsjahr der Buchung
Buchung Nr	Die Nummer der Buchung in der Buchhaltung

Siehe auch:

Belegverwaltung, Beleg: Erfassung, Beleg: Text, Beleg: E-Mail

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Beleg suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Belege werden als Liste angezeigt. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

Schaltfläche	Bedeutung
Suchen	Zeigt die bereits abgerufenen Belege entsprechend den Suchkriterien an.
Mails abrufen	Die Mails aus dem Postfach werden abgerufen. Dabei wird als Referenz lediglich die Kopfzeile der Mail als Kopie in Collmex gespeichert. Die Mails und die Anhänge verbleiben nach dem Abruf im Postfach. Damit die Mails abgerufen werden können, müssen in den Einstellungen die Zugangsdaten für das Mailpostfach hinterlegt sein.
Exportieren	Die Belege werden exportiert. Mehr Informationen unter Belege exportieren
Feld	Bedeutung
Status	Wählen Sie den Buchungs-Status des Belegs.
Rechnungs-Nr	Nummer einer Lieferanten- oder Kundenrechnung
Text	Sucht die Belege nach Mail-Betreff, Mail-Absender, Rechnungsnummer, Internes Memo und Mail-Message-Id
Buchung	Nummer der Buchung, die mit dem Beleg verknüpft ist.
Geschäftsjahr	Geschäftsjahr der Buchung, die mit dem Beleg verknüpft ist.
Firma	Die Firma, zu der der Beleg gehört.
Lieferant	Der Lieferant der Lieferantenrechnung.
Kunde	Der Kunde für eine Kundenrechnung.
Beleg-Art	Wählen Sie die Beleg-Art aus, nach der Sie suchen.
Datum von ... bis	Sucht nach Belegen in dem definierten Zeitraum.

Siehe auch:

Belegverwaltung, Einstellungen Belegverwaltung, Belege exportieren

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Belege exportieren

Nutzen Sie diese Funktion, um die Anhänge der selektieren Belege als ZIP-Datei zu exportieren.

Es werden nur Anhänge von Mails exportiert, die im Format PDF, JPEG oder TIFF sind. Die Belege müssen gebucht sein, damit sie exportiert werden. Der Dateiname des exportieren Anhangs ist wie folgt aufgebaut:

1. Der Name der Beleg-Art (Lieferantenrechnung, Bar-Quittung, Kundenrechnung, etc).
2. Die Nummer des Lieferanten bzw. Kunden oder alternativ das Belegdatum
3. Das Geschäftsjahr der Buchung
4. Die Nummer der zugeordneten Buchung

Zusätzlich zu den exportierten Anhängen wird eine Protokolldatei protokoll.txt erstellt. Diese enthält für jedes Problem einen Eintrag aus Buchungsnummer und Fehlertext.

Mit Klick auf die Schaltfläche 'Exportieren' wird der Export im Hintergrund gestartet. Da für jedes Dokument die Mail vom Mailserver abgerufen werden muss, kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.

Siehe auch:

Belegverwaltung, Beleg suchen

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Beleg kann nicht abgerufen werden

Damit ein Beleg in Collmex angezeigt werden kann, müssen Sie sicher stellen, dass der Abruf der Mail aus Ihrem IMAP-Postfach funktioniert.

Der Abruf der Mail erfolgt über ein IMAP-SEARCH-Kommando, das auf Ihrem Mail-Server ausgeführt wird. Gesucht wird über das Header-Feld 'Message-Id', welches jede Mail eindeutig identifiziert und als Referenz in Collmex gespeichert ist. Die Message-Id der Mail wird im Reiter 'E-Mail' angezeigt. Die Mails selbst oder die Belege sind in Collmex nicht gespeichert.

Wenn ein Beleg nicht abgerufen werden kann, sind folgende Ursachen möglich:

• Die Mail mit der Message-Id befindet sich nicht im erwarteten Ordner. Öffnen Sie in Ihrem Mailprogramm den Ordner und stellen Sie sicher, dass die Mail vorhanden ist. Wenn Sie den Ordner in Ihrem Mail-Programm nicht sehen, müssen Sie den Ordner in Ihrem Mailprogramm möglicherweise erst "abonnieren". Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Unterordner im Mailordner an und verschiebt die Mail mit dem Buchen in den Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres. In manchen Mailprogrammen sind extern angelegte Ordner erst auf Anforderung sichtbar.
• Der Mailserver unterstützt das SEARCH-Kommando nach Header-Feldern nicht oder der Mailserver findet die Mail aus anderen Gründen nicht. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren für den IMAP-Server zuständigen Hoster.

Siehe auch: Belegverwaltung

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↑ Inhalt 

Einstellungen Belegverwaltung

Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang.

Gebuchte Mails verbleiben in Ihrem Postfach. Es erfolgt keine Speicherung der Belege in Collmex. Zur Anzeige von Belegen in Collmex erfolgt ein erneuter Abruf der Mail aus dem Postfach.

Feld	Bedeutung
Firma	Die Firma, für welche die Einstellungen hinterlegt werden sollen.
Mail-Konto	Das Mail-Konto mit den IMAP-Zugangsdaten für Ihr Postfach. Legen Sie ggfs. ein Mail-Konto an unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Konten'.
Mailordner	Wählen Sie hier den Ordner, aus dem die noch nicht gebuchten Mails abgerufen werden. Der Posteingang heißt üblicherweise 'INBOX'. Gebuchte Mails werden in den Unterordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben.
Papierkorb	Die Mail wird in diesen Order verschoben, wenn ein Beleg gelöscht wird. Bei den meisten IMAP-Servern heißt der Ordner 'Trash'.
Keine Prüfung auf Unveränderbarkeit	Normalerweise stellt das Programm über einen Hash-Wert sicher, dass Mails nach dem Buchen nicht verändert werden. Manche Mail-Provider (z.B. Microsoft Office365) ändern die Header-Daten in den Mails, ohne dass darauf Einfluss genommen werden kann. In so einem Fall deaktivieren Sie die Prüfung auf Unveränderbarkeit. Sie müssen dann organisatorisch sicherstellen, dass die für die Besteuerung relevanten Teile der Mail nicht nachträglich verändert werden.

Siehe auch:

Belegverwaltung, Mail-Konten

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kassenbuch*

In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben für eine Kasse aufgezeichnet.

In Collmex erfolgen die Buchungen für eine Kasse direkt in der Buchhaltung, d.h. es existiert kein von der Buchhaltung getrenntes Kassenbuch. Dies hat den Vorteil, dass das Kassenbuch immer mit der Buchhaltung überein stimmt. Eine Übernahme der Kassenbücher in die Buchhaltung oder eine Abstimmung der Kassenbücher mit der Buchhaltung entfällt.

Alle Druck- und Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung können direkt für die Kassen genutzt werden. Um ein 'Kassenbuch zu drucken', nutzen Sie die Funktion 'Kasse anzeigen' und die normale Druckfunktion Ihres Browsers.

Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt über die Funktion Kasse buchen. Diese Funktion ist speziell für das Buchen von Einnahmen und Ausgaben ausgelegt und damit einfacher zu handhaben, als die allgemeinere Funktion Buchen. Dafür sind über Kasse buchen jedoch nicht alle Buchungen möglich. Beispielsweise können keine offenen Posten erzeugt oder ausgeglichen werden.

Bevor die Kasse über die Funktion Kasse buchen gebucht werden kann, muss ein Kassenbuch angelegt werden. Im Kassenbuch ordnen Sie ein Buchhaltungskonto zu und legen die Buchungsvorlagen für diese Kasse fest. Soll die Kasse von einem Mitarbeiter geführt werden, der keine Berechtigung für die Buchhaltung hat, legen Sie im Kassenbuch einen Kassenführer fest. Dieser Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.

Siehe auch:

Einführung Buchhaltung, Kassenbuch anlegen, Kassenbuch bearbeiten, Kasse buchen, Kasse anzeigen

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kassenbuch anlegen

Zum Anlegen eines Kassenbuchs wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Kassenbuch anlegen.

Wenn Sie die Vorlagen und Einstellungen eines bereits existierenden Kassenbuchs übernehmen möchten, geben Sie im Feld 'Kopieren von Kassenbuch' die Nummer des Kassenbuchs ein, dessen Daten in das neue Kassenbuch übernommen werden sollen.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch

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↑ Inhalt 

Kassenbuch*

Nehmen Sie hier die Einstellungen für das Kassenbuch vor.

Achtung: Zum Anzeigen oder Drucken der Buchungen auf das Kassenkonto nutzen Sie die Funktion 'Posten anzeigen' der Buchhaltung.

Schaltfläche	Bedeutung
Löschen	Löscht das Kassenbuch. Die Buchungen bleiben dabei erhalten.
Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Geben Sie hier die Bezeichnung des Kassenbuchs ein (z.B. 'Portokasse').
Konto	Das dem Kassenbuch zugeordnete Buchhaltungskonto. Alle Buchungen für die Kasse werden auf dieses Konto gebucht.
Kassenführer	Soll die Kasse durch einen Mitarbeiter geführt werden, der sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung hat, geben Sie hier die Nummer dieses Mitarbeiters ein. Der Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.
Kostenstelle	Beim Buchen wird diese Kostenstelle standardmäßig vorgeschlagen, kann in der Buchung aber geändert werden.
Vorlagen	Die für das Kassenbuch geltenden Vorlagen. Vorlagen werden angelegt direkt unter 'Kasse buchen'. Die Vorlagen können hier eingesehen, nicht mehr benötigte Vorlagen können gelöscht werden. Sollen die Vorlagen sortiert angezeigt werden, markieren Sie das Kennzeichen 'Vorlagen nach Name sortieren' für die jeweilige Gruppe.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kasse buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Schaltfläche	Funktion
Ändern	Speichert die Eingaben
Buchen	Bucht den Beleg. Nach der Buchung erscheint die Meldung Buchung X erfolgreich ausgeführt.. Wenn Sie auf die Buchungsnummer klicken, wird die Buchung angezeigt.
Als Vorlage speichern	Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Buchungsvorlagen verwalten Sie im Kassenbuch. Dort können Sie eigene Vorlagen ändern oder löschen und Standard-Vorlagen ein- oder ausblenden.
Feld	Bedeutung
Belegdatum	Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Datum des Zahlungseingangs oder Zahlungsausgangs). Daraus ergibt sich das Geschäftsjahr der Buchung. Das Datum springt jeweils um einen Tag weiter, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination Alt+Plus verwenden.
Buchungstext	Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen.
Betrag	Geben Sie hier den Brutto-Betrag ein.
Buchen als	Wählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.
Steuer	Entspricht der angegebene Steuersatz nicht dem der Buchung, dann wählen Sie einen anderen Steuersatz aus. Die Buchung von Einnahmen und Ausgaben mit 5% oder 9% Vor- bzw. Umsatzsteuer erfolgt in zwei Schritten: Einnahme bzw. Ausgabe mit Steuersatz 0% Umsatz- bzw. Vorsteuer auf die Konten 1570 (Vorsteuer) und 1770 (Umsatzsteuer)
Konto	Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. Sie geben die Kontonummer entweder direkt ein oder Sie klicken auf das Fernglas, um nach einem passenden Konto zu suchen.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch

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Kasse anzeigen

Zeigt die Buchungen auf das im Kassenbuch hinterlegte Kassenkonto an.

Feld	Bedeutung
Kassenbuch	Wählen Sie das Kassenbuch aus, für das Sie die Buchungen anzeigen möchten.
Geschäftsjahr	Falls angegeben, werden nur Buchungen dieses Geschäftsjahres angezeigt.
Belegdatum von..bis	Zur Einschränkung der Anzeige über das Belegdatum

Siehe auch: Einführung Kassenbuch, Kasse buchen

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Datev-Export

Der Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.

Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im ASCII DATEV-Format. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen.

Bekannte Einschränkungen:

1. In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb der gültigen Bereiche angelegt, steuern Sie unter 'Firma → Datev-Nummern für Kunde und Lieferant', ob beim Export eigene Nummern vergeben werden. Die Nummern werden fortlaufend für jeden exportierten Kunden oder Lieferant vergeben und in Collmex für den nächsten Export gespeichert. Die beim Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'.
2. In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto in der Buchung direkt auf das Automatikkonto folgen. Außerdem muss der Steuerbetrag exakt dem Steuersatz entsprechend. Beispiel:

   Collmex-Buchung	Datev-Buchung
   S/H Konto Bezeichnung Betrag Soll 1200 Bank 119,00 Haben 8400 Erlöse 100,00 Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00	Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 8400 1200

3. Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:

   Collmex-Buchung	Datev-Buchung
   S/H Konto Bezeichnung Betrag Haben 1200 Bank 119,00 Soll 3200 Wareneingang 100,00 Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00	Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 09 1200 3200

4. Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
5. Eine Buchung wird beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Buchungen gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einer Buchung gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
6. Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.

Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen

Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu.

Fehlermeldungen

Fehlermeldung	Erläuterung
Position ist im Soll statt im Haben (oder umgekehrt)	Das einem Aufwands- oder Erlöskonto folgende Steuerkonto ist hinsichtlich Soll/Haben anders gebucht, als das Aufwands- oder Erlöskonto, muss aber dieselbe Soll- bzw. Habenkennzeichnung haben wie das dazugehörige Aufwands- oder Erlöskonto.
Kein Umsatz- oder Vorsteuerkonto erwartet	Das Umsatz- oder Vorsteuer-Konto steht an der falschen Position. Es muss in der Position nach dem Erlös- bzw. Aufwandskonto stehen. Beachten Sie bitte auch, dass bei der Verwendung von mehreren Erlös- bzw. Aufwandskonten in einer Buchung, jedem dieser Konten das entsprechende Steuerkonto folgen muss (siehe 5.).
Erstes Konto darf kein Automatik-, Vorsteuer- oder Umsatzsteuer-Konto sein	Das Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto muss in der Position nach dem Aufwands- oder Erlöskonto stehen, nicht davor.
Betrag xx,xx ist ungleich dem Steuerbetrag von yy,yy aus dem Brutto zz,zz	Es wurden mehrere Erlös- oder Aufwandskonten verwendet, es folgt aber nicht jedem dieser Konten jeweils das Steuerkonto, so wie unter 5. beschrieben.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen

Daten an Steuerberater

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Buchungen exportieren

Hier können Sie die Buchungen als CSV-Datei exportieren.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.

Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Das Geschäftsjahr, für das Sie die Buchungen herunter laden möchten.
Belegdatum von ... Belegdatum bis	Zeitraum, für den die Buchungen exportiert werden sollen.
Gebucht seit	Exportiert nur Buchungen, die seit dem angegebenen Datum gebucht wurden.
Stornos	Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit exportiert.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch

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Datev-Export - Einstellungen

Feld	Bedeutung
Beraternummer	Die Nummer Ihres Steuerberaters bei der Datev. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Sollte Ihr Steuerberater kein Datev verwenden, geben Sie irgendeine Nummer ein.
Mandatennummer	Ihre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
Datev-Nummern für Kunde und Lieferant	Hier legen Sie fest, ob beim Datev-Export eigene Datev-Nummern vergeben werden, oder ob die Collmex-Nummern nach Datev übernommen werden (Standardeinstellung). Eigene Datev-Nummern sind erforderlich, falls Sie Nummern außerhalb des Datev-Bereichs von 10.000-69.999 für Kunden oder außerhalb von 70.000-99.999 für Lieferanten verwendet haben oder falls Sie mehr als 60.000 Kunden verwalten müssen. Die Nummer wird automatisch beim ersten Datev-Export vergeben, im Kunden bzw. Lieferanten gespeichert und kann danach nicht mehr geändert werden. Die beim Datev-Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'. Bei erneutem Datev-Export wird die bereits vergebene Nummer exportiert.
Eigene Nummer	Wenn eigene Datev-Nummern für Kunden oder Lieferanten vergeben werden, legen Sie hier die Regel fest, wie die Nummern vergeben werden. Fortlaufende Nummer beim Export vergeben: Es werden fortlaufend Nummern vergeben ab 10.000 für Kunden und ab 70.000 für Lieferanten. Sammel-Konten nach Anfangsbuchstabe verwenden: Es werden Sammel-Konten je nach Anfangsbuchstabe des Firmennamens bzw. des Namens verwendet. Kunden: Anfangsbuchstabe A → 10.000, B → 10.001, ... , Z und diverse → 10.025. Lieferanten: Anfangsbuchstabe A → 70.000, B → 70.001, ... , Z und diverse → 70.025.
Sachkontenlänge in Datev	In Collmex haben Kontonummern immer 4 Stellen. Beträgt die Sachkontenlänge in Datev mehr als 4 Stellen, werden beim Datev-Export entsprechend Nullen an die Kontonummern hinten angehängt. Auch an Kunden- und Lieferanten-Nummern werden bei Bedarf hinten Nullen angehängt. Dabei muss bei der Nummernvergabe organisatorisch sicher gestellt sein, dass es nicht zu Überschneidungen kommt. Beispiel: Bei einer Sachkontenlänge von 5, haben die Personenkonten in Datev eine Länge von 6 Stellen. Die 5-stellige Collmex-Kundennummer 10.000 wird beim Export zur 6-stelligen Datev-Debitorennummer 100.000. Eine Überschneidung tritt auf, wenn es in Collmex einen Kunden mit der Nummer 100.000 gibt, da dieser ebenso wie der Kunde mit der Nummer 10.000 als Datev-Debitorennummer 100.000 exportiert wird.
Beim Buchen auf Datev-Konformität prüfen	Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, wird vor jeder Buchung eine Prüfung auf Datev-Konformität durchgeführt. Ist die Buchung nicht Datev-Konform, wird die Buchung mit einer Fehlermeldung abgewiesen.

Siehe auch: Datev-Export

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↑ Inhalt 

Datev-Nummern für Kunde und Lieferant löschen

Falls beim Datev-Export bereits Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben wurden, können diese Nummern hier gelöscht werden.

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. von der fortlaufenden Nummernvergabe auf die Nummernvergabe nach Anfangsbuchstabe umstellen möchten.

Beim nächsten Datev-Export werden die Nummern dann neu vergeben.

Siehe auch: Datev-Export

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Steuerprüfer-Export

Die hier exportierten Daten können in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GoBD fordert, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie das Geschäftsjahr an und exportieren Sie die Daten.
2. Speichern Sie die ZIP-Datei lokal auf Ihrem Rechner.
3. Entpacken Sie die ZIP-Datei. Enthalten sind drei Dateien: buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd.
4. Legen Sie für jedes vom Prüfer angeforderte Geschäftsjahr ein eigenes Verzeichnis an.
5. Kopieren Sie die drei Dateien buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd in das Verzeichnis für das jeweilige Jahr.
6. Speichern Sie die Daten auf ein Speicher-Medium Ihrer Wahl und geben Sie dies an den Prüfer weiter.

Damit haben Sie die Anforderungen der GoBD zur Datenträgerüberlassung erfüllt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung

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↑ Inhalt 

Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren*

Zur Übernahme der Buchungen in die Buchhaltung laden Sie sich bei Sage Lohnabrechnung das FiBu-Journal herunter und importieren es hier direkt in die Buchhaltung.

Schaltfläche	Bedeutung
Importieren und Buchen	Die angegebene Datei wird importiert und die in der Datei enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht.
Feld	Bedeutung
Belegdatum	Geben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet.
Firma	Wählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen.
FiBu-Journal Datei	Laden Sie die Journal-Datei aus Sage Lohnabrechnung herunter und speichern Sie die Datei lokal. Geben Sie hier den Pfad zu der Datei an.

Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen, Sage Lohnabrechnung Import anzeigen

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen*

Steht in Ihrer Version von Sage Lohnabrechnung die Collmex-Webservice-Schnittstelle zur Verfügung, können Sie das Fibu-Journal direkt über die Schnittstelle abholen und buchen, d.h. das Fibu-Journal muss nicht erst lokal gespeichert und dann importiert werden.

Schaltfläche	Bedeutung
Abholen und Buchen	Das Fibu-Journal wird von Sage Lohnabrechnung über die Webservice-Schnittstelle abgeholt und die enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht. Es wird das Fibu-Journal für den Monat des Belegdatums abgeholt.
Feld	Bedeutung
Belegdatum	Geben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet. Über den Monat des Belegdatums wird das Fibu-Journal von Sage Lohnabrechnung abgeholt.
Firma	Wählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen.

Zur Nutzung der Webservice-Schnittstelle müssen Sie einmalig in Sage Lohnabrechnung ein Ticket erzeugen und in Collmex hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie in Ihrer Sage Lohnabrechnung Dokumentation.

Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Ticket, Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren, Sage Lohnabrechnung Import anzeigen

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Sage Lohnabrechnung Ticket*

Damit das Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal über den Webservice abgeholt werden kann, ist ein sogenanntes Ticket erforderlich. Das Ticket ist eine Zeichenfolge, die Sie in Ihrer Sage Lohnabrechnung-Anwendung erzeugen können (Details siehe Sage Lohnabrechnung-Handbuch).

Das Ticket wird beim Abholen des Fibu-Journals über den Webservice an Sage Lohnabrechnung übergeben. So ist sichergestellt, dass nur die Collmex-Anwendung mit dem passenden Ticket auf Ihr Fibu-Journal zugreifen darf.

Schaltfläche	Bedeutung
Speichern und zurück	Speichert das Ticket und kehrt zurück.
Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma, unter der das Fibu-Journal gebucht werden soll.
Ticket für Webservice	Geben Sie hier das von Sage Lohnabrechnung generierte Ticket ein.

Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Sage Lohnabrechnung Import anzeigen*

Für jede Zeile im Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal wird beim Import eine Buchung in Collmex gebucht. In der Liste sehen Sie die in Collmex gebuchten Buchungen.

Hinweis: Es gibt keine Funktion, mit der ein Import komplett storniert werden kann. Sollten Buchungen nicht korrekt sein, müssen diese einzeln storniert werden.

Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen, Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren

* Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Export für Spendenbescheinigung

Hier exportieren Sie zur Erstellung von Spendenbescheinigungen eine CSV-Datei. Die CSV-Datei verwenden Sie in einer Textverarbeitung Ihrer Wahl für den Seriendruck.

In der CSV-Datei sind die erforderlichen Angaben enthalten, wie sie im amtlichen Formular gefordert werden. Dies sind neben Name und Anschrift des Zuwendenden der Betrag sowie der Tag der Zuwendung. Hinweis: In der Spendenbescheinigung wird der Betrag in Worten gefordert. Dieser wird von Collmex nicht geliefert, kann jedoch mit Word über die Feldfunktion {Mergefield Betrag\ *CardText} einfach aus dem numerischen Betrag erzeugt werden.

Achtung: Name und Adresse werden über die Kundennummer bzw. Mitgliedsnummer ermittelt. Es können deshalb nur Spenden exportiert werden, bei denen ein Kunde im der Buchung enthalten ist, d.h. die Spende wie eine Rechnung als Forderung gebucht wurde. Bei der Buchung der Zahlung gleichen Sie die Forderung dann wieder aus.

1. Buchung der Spende als Forderung

S/H	SKR03	SKR04	Name	Betrag
Soll	1400	1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	100,00
Haben	8200	4200	Erlöse	100,00

2. Zahlung der Spende

S/H	SKR03	SKR04	Name	Betrag
Soll	1200	1800	Bank	100,00
Haben	1400	1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	100,00

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.

Feld	Bedeutung
Konto	Das Konto, auf das Sie die Spenden gebucht haben.
Geschäftsjahr	Das Geschäftsjahr, für das Sie die Buchungen herunter laden möchten.
Belegdatum von ... Belegdatum bis	Zeitraum, für den die Buchungen exportiert werden sollen.

Siehe auch: Schnittstellen und Datenaustausch

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Gewinn und Verlust (GuV)

In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt.

Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04).

Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

Feld	Bedeutung
Zeitraum	Zeitraum, für den der Gewinn bzw. Verlust ermittelt werden soll.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Geschäftsjahr	Wird nur eingeblendet, wenn die Zeiträume Ganzes Jahr oder Einen Monat ausgewählt sind. Ermittelt den Gewinn/Verlust für das angegebene Jahr oder für den Monat in dem Jahr.
Stichtag	Wird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Bis zum Stichtag ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust bis zum angegeben Tag.
Monat	Wird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Einen Monat ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust des ausgewählten Monats.
Vorjahresvergleich	Wenn Sie die Vorjahreswerte in die GuV aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll.
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Null-Zeilen ausgeben	Ist das Feld aktiviert, werden auch die GuV-Posten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt.
Druckansicht	Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
Kontennachweis	Ist das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der GuV ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen GuV-Posten eingehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Bilanz

Die Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Berechnung der Bilanzposten

Die Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden.

Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:

Besondere Bilanzposten	Bedeutung
Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag	Der Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag wird aus der GuV ermittelt. Klicken Sie auf den Betrag, um zur GuV zu gelangen.
Gewinnvortrag/Verlustvortrag	Summe aller nicht verwendeter Vorjahresgewinne und -Verluste. Klicken Sie auf den Betrag, um zur Bilanz des Vorjahres zu gelangen. Der Gewinnvortrag/Verlustvortrag setzt sich zusammen aus dem Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag des Vorjahres plus dem Gewinnvortrag/Verlustvortrag des Vorjahres plus den Privatentnahmen und -einlagen plus den Saldo des Kontos 'Gewinnvortrag vor Verwendung'. Wird der Vorjahresgewinn im laufenden Jahr verwendet (z.B. durch Ausschüttung oder Rücklagenbildung), erfolgt die Gegenbuchung auf das Konto 'Gewinnvortrag vor Verwendung' und gleicht damit den Gewinnvortrag im aktuellen Jahr aus.
Umsatz- und Vorsteuer	Die Salden aller Umsatz- und Vorsteuerkonten werden addiert. Ergibt die Summe eine Umsatzsteuer-Verbindlichkeit, wird die Summe auf der Passiv-Seite unter 'Sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit' ausgewiesen. Ergibt die Summe dagegen eine Umsatzsteuerforderung, wird die Summe Aktiv-Seite im Posten 'Sonstige Vermögensgegenstände' ausgewiesen. Es ist nicht erforderlich, die Umsatzsteuerkonten abzuschließen, da die Summe der Salden automatisch auf die Konten 1791/3845 'Umsatzsteuer frühere Jahre' vorgetragen wird. Ausgenommen von dieser Summierung ist lediglich das Konto 1754/3854 'Steuerzahlungen an andere Länder'. Soll eine Abgrenzung der ausländischen Umsatzsteuer erfolgen, muss im Rahmen des Jahresabschlusses eine Umbuchung auf dieses Konto erfolgen.

Bilanz anzeigen

Zum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

Feld	Bedeutung
Bilanzart	Jahresbilanz: Ermittelt die Bilanz für das gesamte Jahr. Eröffnungs-/Stichtagsbilanz: Ermittelt die Bilanz zu dem angegebenen Tag.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Geschäftsjahr	Wählen Sie das Geschäftsjahr aus.
Stichtag	Wird nur eingeblendet, wenn die Bilanzart Eröffnung- / Stichtagsbilanz ausgewählt ist. Geben Sie das Datum ein, zu dem Sie die Bilanz erstellen möchten
Vorjahresvergleich	Wenn Sie die Vorjahreswerte in die Bilanz aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll.
Null-Zeilen ausgeben	Ist das Feld aktiviert, werden auch die Bilanzposten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt.
Druckansicht	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Wählen Sie Querformat aus und geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken.
Kontennachweis	Ist das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der Bilanz ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen Bilanzposten eingehen.

Bilanz mit Anhang drucken

Im Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen.

Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen

Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen.

E-Bilanz

Die E-Bilanz ist eine Bilanz nach Steuerrecht im Gegensatz zur hier beschriebenen Bilanz nach Handelsrecht. Zur Erstellung einer Steuerbilanz sind Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Mehr Informationen unter Salden exportieren für E-Bilanz.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Salden exportieren für E-Bilanz

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Salden exportieren für E-Bilanz

Als elektronische Bilanz (E-Bilanz) wird die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet.

Zur Erstellung einer E-Bilanz sind steuerliche Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Deshalb kann mit Collmex alleine keine E-Bilanz erstellt werden. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Collmex-Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl.

Für Geschäftsjahre ab 2017 ist auch der Anlagenspiegel elektronisch zu übermitteln. Derzeit gibt es keine Export-Möglichkeit für den Anlagespiegel, weshalb der Anlagespiegel manuell in das E-Bilanz-Programm eingegeben werden muss.

Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Das Geschäftsjahr, für das die Salden exportiert werden sollen
Firma	Die Firma, für welche die Salden exportiert werden sollen
Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren	Wählen Sie diese Option, wenn das externe Programm keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten nach Datev-Logik unterstützt. Mit dem Setzen der Option, findet die Summierung beim Export statt. Die Salden-Summe aller Umsatz- und Vorsteuerkonten wird dann je nach Vorzeichen des Saldos ausgewiesen auf dem Verbindlichkeits-Konto 'Umsatzsteuer 1770/3800 (SKR03/SKR04)' oder auf dem Forderungs-Konto 'Umsatzsteuerforderungen 1545/1420 (SKR03/SKR04)'.

Anmerkungen zum Software-Angebot

Mit elster.de können keine E-Bilanzen erstellt oder übermittelt werden, so dass andere Programme eingesetzt werden müssen:

• In eBilanz+ können die aus Collmex exportierten Salden direkt übernommen werden. Sofern alles korrekt gebucht ist, gelingt die Übermittlung mit wenigen Klicks. Mit dem Gutscheincode collmex-10 erhalten Collmex-Kunden einmalig 10% Rabatt auf eine E-Bilanz-Übermittlung.
• Der Bundesanzeiger-Verlag bietet mit eBilanz-Online ebenfalls ein Produkt an, das preislich für kleine Unternehmen in Frage kommt.
• Ein weiterer Hersteller im teureren Preissegment ist Audicon.

Allgemeine Hinweise zur Einführung der E-Bilanz

Die Gliederung der E-Bilanz ist wesentlich feiner als die Bilanz nach HGB. In der Taxonomie gibt über 4.000 Posten für Bilanz und GuV. Streng genommen muss jedes Unternehmen alle Posten der E-Bilanz prüfen und ggfs. das Buchungsverhalten entsprechend anpassen. Dies ist der eigentliche Aufwand bei Einführung der E-Bilanz. Er fällt im Übrigen auch an, wenn der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt. In der Praxis ist es allerdings so, dass nur ein kleiner Teil ausgefüllt sein muss (sog. Mussfelder). Insbesondere für einfache Bilanzen kann es deshalb sinnvoll sein, die Werte manuell in die entsprechenden Programme einzugeben.

Kurzanleitung für den Import in eBilanz-Online

Vor dem Import der Salden müssen Sie zuerst unter 'Import (Optional) → Kontenzuordnung (Mapping)' die Konten des Datev-Kontenrahmens zuordnen. Klicken Sie dort auf 'Hilfe zu dieser Seite' und dann auf 'Arbeitshilfen'. Dort finden Sie xlsx-Dateien zum Download für den jeweiligen Kontenrahmen und Art Ihrer Gesellschaft. Laden Sie sich die passende Datei auf Ihren Rechner und importieren Sie die Datei dann wieder in eBilanz-Online als Kontenzuordnung.

Beim Export der Salden wählen Sie die Option 'Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren', da eBilanz-Online keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten vornimmt.

Die Datei mit den Salden aus Collmex müssen Sie ebenfalls lokal speichern, in Excel öffnen und als xlsx-Datei speichern. Diese Datei importieren Sie dann in eBilanz-Online unter 'Import (Optional) → Kontensalden für Zuordnung'.

Bei weiteren Fragen zur Benutzung von eBilanz-Online, wenden Sie sich bitte an den Support von eBilanz-Online.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz

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BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Art der Auswertung	Kurzfristige Erfolgsrechnung: Zeigt die Monatswerte sowie die kumulierten Werte. Vorjahresvergleich: Vergleicht die aktuellen Monat- und kumulierten Werte mit denen des Vorjahres. Entwicklungsübersicht: Zeigt die Entwicklung des aktuellen Jahres monatsweise.
Geschäftsjahr	Wählen Sie das Geschäftsjahr aus.
Zeitraum	Geben Sie den Monat oder das Quartal ein, den oder bis zu dem Sie auswerten möchten.
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Druckansicht	Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

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Umsatzlisten Verkauf

Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Die Umsätze werden angezeigt.
Exportieren	Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
Feld	Bedeutung
Umsatzliste	Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten: Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet. Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben. Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben. Kunde: Umsätze werden kundenweise summiert ausgegeben. Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
Kunde	Geben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten.
Produkt	Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
Produktgruppe	Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
Adressgruppe	Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Rechnungsdatum von ... bis	Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum
Nur ausgeglichene	Gibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind.
Ausgeglichen von .. bis*	Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde.
Vermittler*	Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter.

* Nicht in allen Versionen

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Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)

Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden.

Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).

Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Wählen Sie das Geschäftsjahr aus.
Zeitraum	Wählen Sie einen Zeitraum aus, wenn Sie die EÜR für einen Monat, Quartal oder ein Halbjahr erstellen möchten
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Auswertung	Einnahme-Überschuss-Rechnung*: Diese Auswertung benötigen Sie für die Einkommenssteuer-Erklärung. Im Formular wird angegeben in welche Zeilen des neuen Vordrucks (Anlage EÜR zur Einkommensteuer) die Beträge einzutragen sind. Leider ist es nicht möglich die "Ergänzenden Angaben" eindeutig aus der Buchhaltung zu ermitteln, da es sich hierbei um steuerliche Korrekturen handelt. Z.B. wird der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g in einem speziellen Formular ermittelt und von dort in das EÜR-Formular übertragen. Der Gewinnzuschlag wird in der Regel außerbilanziell ermittelt, da es sich auch um eine rein steuerliche Vorschrift handelt, die üblicherweise in der Bilanz nicht buchungstechnisch verarbeitet wird. Das gleiche gilt für die Einlagen und Entnahmen bei Schuldzinsenabzug. Auch hier erfolgt in der Regel eine außerbilanzielle Ermittlung des steuerlichen Schuldzinsenabzugs. Grundsätzlich wird in der Buchhaltung ein handelsrechtliches Ergebnis ermittelt, das automatisch in die Anlage EÜR geht. Die Zeilen 71-80 dienen der Ermittlung des steuerlichen Ergebnisses, das außerhalb der eigentlichen Buchhaltung erfolgt. Einnahmen-Ausgaben nach Konten: Einnahmen-Ausgaben nach Konten: Damit ermitteln Sie den tatsächlichen betrieblichen Gewinn bzw. Verlust. In diese Auswertung fließen auch die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben mit ein. Das Ergebnis kann deshalb von dem der Einnahme-Überschuss-Rechnung abweichen.
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Druckansicht	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

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Summen und Salden (Susa)

Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.

Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt.
Monat	Wählen Sie den Monat aus.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Summenanzeige	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden nur als Summe dargestellt. Die Anzeige einzelner Kunden und Lieferanten unterbleibt.
Druckansicht	Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Offene Posten

Die Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden.

Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzelne Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer *.

Feld	Bedeutung
Offene Posten	Kunden/Lieferanten: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden bzw. Lieferanten angezeigt. Kunden/Lieferanten, auch bezahlte: Es werden auch die bereits bezahlten Posten mit angezeigt.
Stichtag	Es werden die offenen Posten angezeigt, wie sie zum angegebenen Termin bestanden haben.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Kunde	Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
Lieferant	Lieferantennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Lieferanten an.
Verbindlichkeiten / Forderungen	Wählen Sie hier, ob alle Posten oder nur Verbindlichkeiten bzw. nur Forderungen angezeigt werden sollen.
Fälligkeit von, bis	Es werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Fälligkeitstermin im angegebenen Zeitraum liegt.
Vermittler	Ist in dem Feld ein Mitarbeiter eingetragen, werden nur Rechnungen des jeweiligen Vermittlers angezeigt bzw. nur offene Posten für die dieser Vermittler im Kunden hinterlegt ist.
Belegdatum von, bis	Es werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Belegdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
Zahlungsbedingung	Es werden nur die offenen Posten mit der ausgwählten Zahlungsbedingung angezeigt.
Druckansicht	Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
Mahnstufe	Es werden nur offene Posten der angegebenen Mahnstufe angezeigt. Möglich sind Mahnstufen von 1 bis 3.
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Entwicklung anzeigen	Für jeden offenen Posten werden alle Zahlungen direkt in der Liste aufgeführt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. am Telefon mit dem Lieferanten / Kunden die offenen Posten abstimmen. Dann haben Sie alle Informationen zu einem offenen Posten auf einen Blick und müssen nicht erst in die Buchung springen, um die Zahlungen zu sehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten*

Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste

*Nicht in allen Versionen

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Salden anzeigen

Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.

Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Zeigt nur Salden für das angegebenen Geschäftsjahr an.
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Konto	Zeigt den Saldo zu dem ausgewählten Konto.
Kontengruppe	Zeigt die Salden zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen) an.
Kunde	Kundennummer. Zeigt Salden zu diesem Kunden an.
Lieferant	Lieferantennummer. Zeigt Salden zu diesem Lieferanten an.
Anlage	Anlagenummer. Zeigt Salden zu dieser Anlage an.
Summenanzeige	Ist das Feld aktiviert, werden die Salden der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto summiert.
Keine Nullsalden	Ist das Kennzeichen gesetzt, werden nur Salden angezeigt, deren kumulierter Saldo ungleich Null ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

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Posten anzeigen (Kontenblatt)

Posten sind die Buchungspositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Buchungsposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Buchungsposition.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Eingabe-Feld	Bedeutung
Geschäftsjahr	Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Konto	Sucht Posten zu dem ausgewählten Konto.
Kontengruppe	Sucht nach Posten in der gewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen).
Kostenstelle*	Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Kunde	Kundennummer. Sucht nach Posten zu diesem Kunden.
Lieferant	Lieferantennummer. Sucht nach Posten zu diesem Lieferanten.
Anlage	Anlagenummer. Sucht nach Posten zu dieser Anlage.
Belegdatum von ... Belegdatum bis	Sucht nach Posten, deren Belegdatum in dem angegebenen Zeitraum liegt.
Gegenkonto anzeigen	Es werden alle in der Buchung sonst noch enthaltenen Konten mit angezeigt.
Nur Einnahmen/Ausgaben	Es werden nur Posten angezeigt, die nicht mehr offen sind. Für das Datum ist in diesem Fall nicht das Belegdatum relevant, sondern das Datum der zugeordneten Buchung, d.h. bei Rechnungen nicht das Datum der Rechnung sondern das Datum der Zahlung. Die Option ist nur relevant, wenn Sie Ihren Gewinn über Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln oder für die Umsatzsteuer Ist-Versteuerung gewählt haben, da in diesen Fällen die Zahlung statt der Rechnung entscheidend ist.
Summenanzeige	Ist das Feld aktiviert, werden die Posten der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto gesammelt.
Stornos	Aktivieren Sie das Feld, wenn auch Posten zu bereits stornierten Buchungen angezeigt werden sollen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der Buchungen. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.

Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung * → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus. Hinterlegen Sie Ihr Elster-Software-Zertifikat in Collmex unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei muss ein Elster-Software-Zertifikat (.pfx-Datei) sein. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline. Notieren Sie unbedingt auch die Pin, die bei der Registrierung vergeben wird. Sie muss bei jedem Versenden eingegeben werden.

In Collmex buchhaltung basic und Collmex pro wird, wenn mehrere Firmen angelegt sind, die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der ersten Firma erstellt. Dort werden dann die Umsätze aller vorhandenen Firmen zusammengefasst.

Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

Ablauf

1. Alle Belege buchen
2. Voranmeldung anlegen
3. Voranmeldung senden

Beachten Sie bitte, dass Voranmeldungen nachträglich nicht geändert werden können. Legen Sie die Voranmeldung also erst an, NACHDEM Sie alle Belege für den Zeitraum gebucht haben! Sollten Sie etwas vergessen haben und die Voranmeldung wurde noch nicht versendet, löschen Sie die Voranmeldung, nehmen Sie die fehlenden Buchungen vor und legen Sie dann eine neue Voranmeldung an. Falls die Voranmeldung schon gesendet wurde, legen Sie für denselben Zeitraum eine weitere Voranmeldung an s.u.

Korrigierte Voranmeldungen

Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Buchungen für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.

Dauerfristverlängerung

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal).

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Siehe auch:

Umsatzsteuer-Voranmeldung anlegen, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung, Konto bearbeiten

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen

Nachdem Sie alle Belege gebucht haben, legen Sie hier Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt. Buchungen oder Stornierungen, die Sie nach dem Anlegen vornehmen, werden nicht berücksichtigt. Beachten Sie dazu bitte das folgende Kapitel: Einführung Umsatzsteuer

Schaltfläche	Bedeutung
Anlegen	Die Voranmeldung wird angelegt. Dabei werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und die Summe für jedes Feld in der Voranmeldung gespeichert. Sie gelangen direkt zu Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen.
Feld	Bedeutung
Jahr	Wählen Sie das Jahr aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll.
Monat/Quartal	Wählen Sie den Zeitraum aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll.

Siehe auch:

Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

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↑ Inhalt 

Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen

Es werden die Felder des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars mit Beträgen angezeigt.

Die Beträge werden direkt aus der Buchhaltung ermittelt. Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.

ACHTUNG! Wenn Sie Buchungen erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Buchungen NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.

Schaltfläche	Bedeutung
An Finanzamt senden	Die Voranmeldung wird über das Elster-Verfahren elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nach dem Senden können Sie über den Link Protokoll im Pdf-Format das Übertragungsprotokoll anzeigen und bei Bedarf ausdrucken. Sofern für den gleichen Zeitraum schon eine alte gesendete Voranmeldung existiert, wird die neue Voranmeldung automatisch als korrigierte Voranmeldung markiert. Im Geschäftsjahr wird der Voranmeldungszeitraum automatisch gesperrt. Dies soll versehentliche Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten verhindern. Falls doch noch Buchungen notwendig sind, kann der Monat wieder entsperrt werden und Sie können die fehlenden Buchungen ausführen. Danach erstellen Sie bei Bedarf eine neue Voranmeldung und senden diese an das Finanzamt.
Löschen	Die Voranmeldung wird gelöscht.

Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.

Siehe auch:

Einführung Umsatzsteuer, Details für Feld, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen

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↑ Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld

Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.

Feld	Bedeutung
Konto	Es werden alle Konten aufgelistet, die das Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars hinterlegt haben und die im Voranmeldungs-Zeitraum gebucht wurden.
Saldo	Der ursprüngliche Saldo des Kontos zum Zeitpunkt, als die Voranmeldung angelegt wurde.
Aktueller Saldo	Der aktuelle Saldo. Wenn der aktuelle Saldo vom ursprünglichen Saldo abweicht, wurden auf das Konto seit dem Anlegen der Voranmeldung Buchungen getätigt. Legen Sie in diesem Fall eine neue Voranmeldung an. Beim Senden wird die neue Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung übermittelt.

Siehe auch:

Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung

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↑ Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung suchen

Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.

Eingabe-Feld	Bedeutung
Status	Nicht gesendet: Zeigt nur Voranmeldungen an, die noch nicht an das Finanzamt gesendet wurden. Gesendet: Zeigt die bereits gesendeten Voranmeldungen an Zuletzt gesendet: Zeigt nur die zuletzt gesendeten Voranmeldungen für den jeweiligen Zeitraum an.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Jahr	Geschäftsjahr. Zeigt nur Voranmeldungen für das angegebene Geschäftsjahr.
Monat/Quartal	Zeigt nur die Voranmeldungen für den gewählten Zeitraum.

Siehe auch:

Einführung Umsatzsteuer

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↑ Inhalt 

Umsatzsteuererklärung

Schaltfläche	Bedeutung
Anzeigen	Die Umsatzsteuererklärung wird angezeigt. Zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung übertragen Sie die Felder in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden. Die Feldnummern stimmen mit denen des amtlichen Formulars überein. Sofern Sie alle Voranmeldungen mit Collmex übermittelt haben, ermitteln Sie das Vorauszahlungssoll aus Zeile 108 wie folgt: Wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet. Zu der angezeigten Summe muss eine eventuell geleistete Sondervorauszahlung noch addiert werden.
Feld	Bedeutung
Jahr	Wählen Sie das Jahr aus, für das Umsatzsteuererklärung angezeigt werden soll.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung

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↑ Inhalt 

E-Rechnung anzeigen

Zur Darstellung einzelner E-Rechnungen wählen Sie die Datei aus, indem Sie auf 'Durchsuchen' klicken.

Die E-Rechnung wird so dargestellt, wie bei herkömmlichen Rechnungen üblich. Die technischen Feldnamen werden eingeblendet, wenn der Mauszeiger über den Text gehalten wird. Um sämtliche Felder der E-Rechnung in technischer Darstellung zu sehen, nutzen Sie alternativ den Elster-Service.

Die Datei wird auf die im Standard EN 16931 festgelegten Geschäftsregeln geprüft. Gefundene Fehler werden rot markiert oberhalb des Rechnungsinhalts angezeigt. Die im Falle eines Fehlers angezeigten Regeln und Fehlertexte entstammen dem Standard. Werden keine Fehler angezeigt, ist die E-Rechnung valide bezüglich der im Standard definierten Regeln.

Die Prüfung erfolgt anhand des vom European Committee for Standardization (CEN), Technical Committee 434 (TC 434) veröffentlichten Schemas ("Official Schematron eInvoicing-EN16931 artefacts for CEN/TC 434"). Eine darüber hinaus gehende Prüfung findet nicht statt.

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↑ Inhalt 

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Bei der Zusammenfassenden Meldung werden Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätze aus im EU-Ausland erbrachten Dienstleistungen ermittelt. Diese werden über ElsterOnline an das Finanzamt gemeldet.

Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchungen, deren Konten mit den Feldern 41, 42 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sind. Es werden nur die Buchungen automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein.

Eingabe

• Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie den Auswertungszeitraum aus.
• Klicken Sie auf zuerst die Schaltfläche Innergemeinschaftliche Lieferungen ermitteln.
• Klicken Sie anschließend auf CSV-Datei exportieren.
• Speichern Sie die Datei.
• Klicken Sie auf den Link Meldung abgeben über ElsterOnline (CSV).
• Melden Sie sich bei ElsterOnline an und folgen Sie dort den Anweisungen, um die ZM anzulegen und die Datei hoch zu laden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

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↑ Inhalt 

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.

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↑ Inhalt 

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

Feld	Bedeutung
Kontenrahmen*	Mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten, hängt davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt. Bevor Sie die ersten Buchungen machen, sollten Sie dies abklären. SKR03 und SKR04 enthalten praktisch dieselben Konten, jedoch sind die Konten anders nummeriert. Die Standardeinstellung ist SKR03, da dies der am häufigsten verwendete Kontenrahmen ist. Haben Sie einmal Buchungen durchgeführt, kann der Kontenrahmen nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie löschen alle Belege (Verwaltung → Daten → Löschen). Sollen beim Wechsel des Kontenrahmens die Belege erhalten werden, gehen Sie wie folgt vor: Fordern Sie einen neuen Account an und teilen Sie uns die Nummer des Accounts mit. Wir übertragen die Daten. Das ist ein kostenpflichtiger Service, für den wir 30 € zzgl. Ust. berechnen. Anschließend löschen Sie in dem neuen Account unter Verwaltung → Daten → Löschen alle Belege. Stellen Sie in dem neuen Account unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen ein. Nehmen Sie die Eröffnungsbuchungen vor. Kündigen Sie den alten Account. Sie können auf diese Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren weiter lesend zugreifen. .
Adresse	Die Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. Das Feld 'Bemerkung' steht zur freien Verfügung und wird im Programm sonst nicht weiter verwendet.
Bankverbindung	Die Bankverbindung wird für die Rechnung verwendet und ist erforderlich für die Nutzung des Online-Banking* bzw. für den Import der Kontoauszüge*. Um mehr als ein Bankkonto anzulegen, klicken Sie auf weitere Bankverbindungen. Wenn Sie das integrierte Online-Banking* nutzen möchten, müssen Sie zunächst die HBCI-Konfiguration vornehmen. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link.
Steuer	Die Steuernummer ist sowohl zur Erstellung der Rechnung* als auch für die Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung* erforderlich. Geben Sie die Steuernummer ein, wie sie auf dem Steuerbescheid angegeben ist. Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt.
Einstellungen*	VK-Preise sind inkl. USt: Wenn Sie Ihren Kunden Bruttopreise berechnen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Die Produktpreise sind dann immer mit Umsatzsteuer. Netto- und Bruttopreise innerhalb einer Firma: Wenn Sie sowohl Netto- als auch Bruttopreise berechnen möchten, verwenden Sie die Versionen Collmex rechnung plus, Collmex plus oder Collmex pro. Dort erfolgt die Steuerung über die Preisgruppen.
Umsatzsteuervoranmeldung*	Bundesland: Das Bundesland des zuständigen Finanzamts. Wird normalerweise automatisch aus der Postleitzahl der Firmenadresse ermittelt. Finanzamtsnummer: Die vierstellige Nummer wird normalerweise automatisch aus der Steuernummer und dem Bundesland ermittelt. Die letzten beiden Ziffern der Finanzamtsnummer entsprechen in der Regel den ersten beiden Ziffern der Steuernummer. s. Aufbau der Steuernummer. Finanzamtsnummer und Steuernummer ergeben zusammengesetzt die sogenannte Elster-Steuernummer, die für den Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlich ist. Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma: Sie haben die Möglichkeit die Umsätze für zwei oder mehr Firmen zu einer Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenzufassen. Wählen Sie die Firma aus, mit über die die Voranmeldung erfolgen soll. Beispiel: Von Firma 1, 2,3 und 4 sollen die Umsätze in der Voranmeldung von Firma 1 zusammengefasst werden: Firma 1: Feld bleibt leer. bei Firma 2, 3 und 4 wird die Firma 1 ausgewählt. Zertifikat: Elster-Software-Zertifikat zum Versenden der Voranmeldung an das Finanzamt. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für Elster.
Lastschriften	Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie elektronisch bei der Bundesbank.

Verwandte Begriffe: Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankkonto anlegen, Gläubiger-ID

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Bankkonten

Falls Sie mehr als ein Bankkonto haben oder über ein Paypal-Konto verfügen, tragen Sie diese hier ein.

Feld	Bedeutung
IBAN	Internationale Kontonummer des Bankkontos.
BIC	Internationale Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Konto Nr	Nummer des Bankkontos - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
BLZ	Die Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Bank	Name der Bank - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Abweichender Inhaber	Nur falls der Inhaber des Kontos von Ihrem Firmennamen abweicht.
Buchhaltungs Konto	Legen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein.
Haupt Bank Verbindung	Legen Sie hier eine Bankverbindung als Ihre Haupt-Bankverbindung fest. Sofern beim Drucken eine Bankverbindung gedruckt werden soll, wird diese Bankverbindung verwendet.
Inaktiv	Inaktive Bankkonten erscheinen nicht in der Auswahlliste. Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie ein Bankkonto aufgelöst haben oder nicht mehr verwenden.
Paypal-Konten*	Die Paypal-Konten werden für den Shop und den eBay-Import verwendet.
E-Mail	Die Mailadresse, die Ihr Paypal-Konto identifiziert.
Buchhaltungs Konto	Legen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein.

* Nicht in allen Versionen

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Hbci-Konfiguration

Bevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.

Schaltfläche	Bedeutung
Synchronisieren	Bei der Synchronisierung liefert die Bank technische Parameter zurück, die für eine korrekte Kommunikation erforderlich sind. Beispielsweise teilt die Bank Ihrem Programm mit, welche HBCI Version unterstützt wird und welches Sicherheitsverfahren Verwendung finden soll. Von Zeit zu Zeit ändern die Banken die Konfiguration. Sollte es bei der HBCI-Kommunikation zu unerwarteten Fehlern kommen, synchronisieren Sie zuerst die HBCI-Verbindung neu.
Feld	Bedeutung
Komm-Adresse, Benutzerkennung, Kunden-Id	Wie diese Parameter zu füllen sind, erfahren Sie von Ihrer Bank oder im Forum der Homebanking-Hilfe. Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet. Es wird nur HBCI mit PIN/TAN unterstützt. HBCI mit Chipkarte oder Diskette als Sicherheitsmedium ist nicht vorgesehen. Beachten Sie auch unsere FAQ zu dem Thema. Die Begriffe Benutzerkennung und Kunden-Id sind im HBCI-Standard festgelegt. Je nach Bank sind die Felder anders zu belegen (z.B. mit der Kontonummer oder mit einer eigens von der Bank vergebenen Online-Benutzerkennung).
Base64 kodiert	Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.
Sicherheitsverfahren	Nach erfolgreicher Synchronisierung wählen Sie ein mögliches Sicherheitsverfahren aus. Die Bank liefert bei der Synchronisierung zurück, welche Sicherheitsverfahren unterstützt werden. Es wird zwischen dem Einschritt- und verschiedenen Zweischrittverfahren unterschieden. Beim Einschrittverfahren übermitteln Sie zusammen mit der Zahlungsanweisung in einem Schritt sowohl Ihre PIN als auch eine beliebige TAN aus Ihrem TAN-Block. Beim Zweischrittverfahren übermitteln Sie zuerst die Zahlungsanweisung zusammen mit der PIN. Die Bank fragt dann in einem zweiten Schritt nach einer konkreten TAN. Typische Zweischrittverfahren sind z.B. das iTAN-Verfahren, bei dem die Bank nach einer TAN mit einer konkreten Nummer fragt. Ebenfalls verbreitet ist das mTAN-Verfahren, bei dem die TAN über eine SMS auf Ihr Mobiltelefon gesendet wird. Ein weiteres Verfahren ist das SmartTAN-Verfahren, bei dem die TAN über ein Zusatzgerät dynamisch erzeugt wird. In Collmex werden alle existierenden Zweischrittverfahren unterstützt.
PIN	Dabei handelt es sich um Ihre PIN, die Sie auch für das Online-Banking bei Ihrer Bank verwenden.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking

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↑ Inhalt 

Hbci-Konfiguration - Bezeichnung der TAN-Medien

Die Bezeichnung der TAN-Medien ist z.B. erforderlich bei smsTAN/pushTAN der Sparkasse oder mTAN/chipTAN der Postbank.

Im Online-Banking Ihrer Bank und in Collmex hinterlegen Sie für jedes Mobiltelefon oder jede Chipkarte eine Bezeichnung. Über diese Bezeichnung wird das Mobiltelefon oder die Chipkarte identifiziert.

Für die Postbank finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Einstellungen → Sicherheitsverfahren'. Wählen Sie das gewünschte Sicherheitsverfahren und geben Sie den hinterlegten 'Namen' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein.

Für die meisten Sparkassen finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → smsTAN verwalten → Telefonbezeichnung'. Geben Sie die hinterlegte 'Telefonbezeichnung' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für das pushTAN-Verfahren geben Sie die Bezeichnung der pushTAN-Verbindung ein, zu finden im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.

Für die HASPA unter 'Online-Banking → Verwalten und Einrichten → TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.

Für das pushTAN-Verfahren bei der DKB-Bank geben Sie als Bezeichnung "pushTan" ein.

Bei der Ausführung einer Überweisung oder Lastschrift wählen Sie ein Mobiltelefon oder eine Chipkarte über die Bezeichnung aus. Diese Bezeichnung sendet Collmex zusammen mit den Daten für die Überweisung an die Bank. Damit weiß die Bank, an welches Mobiltelefon die SMS mit der TAN gesendet werden soll, oder welche Chipkarte für die Berechnung der TAN verwendet wird.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking

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↑ Inhalt 

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr löschen, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

• Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
• Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen

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Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

Feld	Bedeutung
Umsatzsteuer-Befreiung	Für z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.* In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben. Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde. Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen.
Art der Ust. Besteuerung*	Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde. Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig. Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde. In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet.
Gesperrte/Abgeschlossene Monate	Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen, Geschäftsjahr löschen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren

*Nicht in allen Versionen

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Geschäftsjahr löschen

Geschäftsjahre können gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungszeit vorüber ist, d.h. wenn sie mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegen. Klicken Sie dazu im jeweiligen Geschäftsjahr auf 'Löschen...' (wird nur angezeigt, wenn das Geschäftsjahr mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegt).

Beim Löschen werden alle Bewegungsdaten des Geschäftsjahres und der Jahre davor gelöscht, sofern keine Verknüpfungen in spätere Geschäftsjahre bestehen.

Nach dem Löschen der Bewegungsdaten werden alle nicht verwendeten Kunden gelöscht, die im zu löschenden Jahr oder davor angelegt und danach nicht mehr geändert wurden.

Damit sind die personenbezogenen Daten der Kunden gelöscht gemäß Art. 5 DSGVO (Speicherbegrenzung).

Hinweis: Personen haben ein Recht auf Löschung ihrer Daten, solange keine andere rechtliche Verpflichtung zur Speicherung besteht (s. Art. 17 DSGVO). Gemäß Abgabenordnung sind Buchhaltungsdaten und Belege für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit dürfen personenbezogene Daten nur gelöscht werden, wenn sie keine Pflichtangaben in Rechnungen darstellen (z.B. Telefonnummern oder Mailadressen). Diese Daten müssen bei Bedarf bzw. auf Anforderung der betroffenen Person manuell gelöscht werden.

Siehe auch: Geschäftsjahr

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Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

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Konto

Das Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen.

Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen

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Konto anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.

Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.

Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.

Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzen, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.

Schaltfläche	Bedeutung
Konto anlegen	Das Konto wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Konto bearbeiten. Beachten Sie unbedingt, dass dort alle Steuerungsfelder korrekt ausgefüllt werden müssen, da es andernfalls zu falschen Auswertungen für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss kommen kann.
Feld	Bedeutung
Kontonummer	Die Kontonummer darf maximal vier Stellen haben.
Kontenrahmen	Wählen Sie den Kontenrahmen, in dem das Konto angelegt werden soll.
Kopieren von Konto	Vorlage-Konto. Der Name und die Einstellungen des neuen Kontos werden vom Vorlage-Konto übernommen.

Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen

* Nicht in allen Versionen

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Konto bearbeiten

Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, solange noch keine Buchungen für das Konto existieren.

Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Feld	Bedeutung
Feldauswahl	Damit sind Felder gemeint, die bei der Buchung zusätzlich angezeigt werden, wenn auf das Konto gebucht werden soll (Beispiel: Sie haben ein Konto für Benzinkosten angelegt, auf das Sie nur die Kosten eines PKW buchen möchten. Da der PKW zum Anlagevermögen gehört, wählen Sie das Feld Anlage aus.)
Abweichender Name	Nur bei Standardkonten: Geben Sie hier bei Bedarf einen eigenen Namen für das Konto ein. Beim Datev-Export wird der abweichende Name als 'Kontoüberschrift' exportiert.
Datev-Automatik-Konto	Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Sie die Daten im Datev-Format an Ihren Steuerberater weitergeben möchten. Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto der Datev handelt. Beim Datev-Export wird die Automatik-Funktion der Automatik-Konten so weit wie möglich berücksichtigt. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, kann es zu Fehlern beim Import in Datev kommen. Bei welchen Konten das Kennzeichen erforderlich ist, entnehmen Sie den Kontenrahmen (SKR03, SKR04). Die Konten sind mit AV/AM gekennzeichnet.
Einstellungen von Konto	Falls angegeben, werden die Einstellungen für das Konto aus dem angegebenen Standard-Konto ermittelt. Vorteil: Änderungen an den Einstellungen des Standard-Kontos wirken sich automatisch auf die Einstellungen des Kontos aus und müssen bei steuerlichen Anpassungen nicht erneut eingegeben werden.
Steuersatz	Geben Sie den Steuersatz in Prozent ein. Die Berechnung der Steuer erfolgt bei der Buchung dann automatisch. Der Steuersatz kann nur bei Vorsteuer und Umsatzsteuerkonten eingegeben werden oder wenn bei einem Erlös- oder Aufwandskonto ein 'Automatik-Konto USt' ohne Steuersatz angegeben ist (z.B. für ausländische Umsatzsteuersätze).
Tätigkeitsbereich	Nur bei Collmex verein: Wählen Sie hier den Tätigkeitsbereich aus, dem das Konto zugeordnet werden soll. Jedes Konto, das kein Bestandskonto ist, muss einem der vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins zugeordnet werden: Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Die Auswertungen (EÜR, BWA, GuV usw.) können Sie jeweils auf einen Tätigkeitsbereich einschränken. Es werden dann jeweils nur Konten berücksichtigt, welche dem gewählten Tätigkeitsbereich zugeordnet sind. Über diese Zuordnung des Tätigkeitsbereichs zum Konto erfolgt die Trennung der vier möglichen Tätigkeitsbereiche
Kostenstelle Pflicht	Nur wenn Kostenstellen existieren und bei Einnahmen- und Ausgaben-Konten: Wenn markiert muss beim Buchen eine Kostenstelle angegeben werden.
Gültig ab Jahr	Ab welchem Geschäftsjahr die Angaben gelten. Wenn leer, gelten die Angaben für alle Geschäftsjahre.
Name	Geben Sie einen Namen für das Konto ein.
USt VA Feld Nr:	Falls das Konto die Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer des jeweiligen Umsatzsteuer-Formulars ein. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Zusammenfassende Meldung (ZM): Sollen Umsätze eines Kontos in der ZM ausgewiesen werden, muss das Konto mit einem der folgenden Felder der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sein: 21, 41 oder 42. ACHTUNG! Nur relevant für Konten aus den Bereichen Einnahmen, Vorsteuer und zum Teil Verbindlichkeiten (nur bei Anzahlungen mit Umsatzsteuer). Bei allen anderen Konten muss das Feld leer bleiben!
USt Feld Nr:	Falls das Konto die Umsatzsteuererklärung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer der jeweiligen Umsatzsteuererklärung ein. Bei der Umsatzsteuererklärung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.
Automatik-Konto USt	Wenn Sie ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Erlöse anlegen, geben Sie hier das Umsatzsteuer-Konto ein. Es wird dann immer automatisch eingeblendet, wenn Sie das Konto in die Buchungsmaske eingeben.
VSt umgek. Steuerschuld	Werden auf das Konto Ausgaben mit umgekehrter Steuerschuld gebucht, geben Sie hier das dazugehörige Vorsteuerkonto ein. Verwenden Sie eines der Konten mit dem Titel Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG .
EÜR Feld Nr.	Geben Sie hier die Nummer des Feldes im EÜR-Formulars an, dem das Konto zugeordnet ist. Bei der EÜR-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Konto für die EÜR relevant ist. Nicht relevant für Konten aus dem Bereich Bank/Kasse.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen

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↑ Inhalt 

Konto suchen

Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.

Feld	Bedeutung
Kontonummer	Sucht nach einer bestimmten Kontonummer.
Kontoname	Sucht im Feld Kontoname.
Einschränkung	Die Suchergebnisse können Sie einschränken, in dem Sie sich: nur bebuchte nur wichtige oder nur wichtige und bebuchte Konten anzeigen lassen.
Kontengruppe	Sucht nur in der ausgewählten Kontengruppe (z.B. Ausgaben)
Kontenrahmen	Wählen Sie den Kontenrahmen aus, in dem Sie nach Konten suchen möchten.
Jahr	Geschäftsjahr
USt VA Feld Nr	Nummer des Feldes im Umsatzsteuer-Voranmeldung-Formular, dem das Konto zugeordnet ist.
EÜR Feld Nr	Nummer des Feldes im Einnahme-Überschuss-Formular, dem das Konto zugeordnet ist.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten

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Kostenstellen*

Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten und Erlöse entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Einnahmen und Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.

Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktionen Posten anzeigen, Salden anzeigen, Gewinn und Verlust, BWA sowie Summen und Salden im Menü Buchhaltung.

Siehe auch: Kostenstelle anlegen, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen

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Kostenstelle anlegen*

Geben Sie eine Nummer oder eine andere Zeichenfolge ein, wählen Sie Firma aus und klicken Sie dann auf Kostenstelle anlegen.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kostenstellen suchen*

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.

Feld	Bedeutung
Kostenstelle Nr.	Nummer der Kostenstelle. Sucht nach einer bestimmten Kostenstelle.
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Name	Name der Kostenstelle. Sucht im Feld Name nach der eingegebenen Zeichenfolge.
Gelöschte	Ist das Feld aktiviert, werden auch die Kostenstellen angezeigt, mit dem Löschkennzeichen markiert sind.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstelle anlegen

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kostenstelle bearbeiten*

Geben Sie einen Namen für die Kostenstelle ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Eine Kostenstelle kann nur dann vollständig gelöscht werden, wenn es noch keine Buchungen zu der Kostenstelle gibt. Sie klicken dazu auf die Schaltfläche Löschen.

Sind bereits Buchungen vorhanden, wird statt der Schaltfläche das Feld Gelöscht angezeigt. Sie können dann die Kostenstelle nur noch als gelöscht markieren, indem Sie das Feld aktivieren und dann auf Speichern klicken.
Die Kostenstelle wird dann nicht mehr angezeigt, es bleibt aber in den Buchungen die Verknüpfung mit der Kostenstelle erhalten.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle anlegen, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Textbausteine*

Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.

Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Textbaustein anlegen

Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.

Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Textbaustein bearbeiten

Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter.

Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Platzhalter

Platzhalter verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Wird ersetzt durch ...	Verwendet bei ...
<<GutenTag>>	Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname' Englisch: 'Dear Anrede Nachname'	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Anrede>>	Deutsch: Falls Anrede 'Frau': 'Sehr geehrte Frau Titel Nachname', falls Anrede 'Herr': 'Sehr geehrter Herr Titel Nachname', falls Anrede 'Divers': 'Guten Tag Vorname Nachname', falls Anrede 'Familie': 'Sehr geehrte Familie Nachname', falls Anrede leer: 'Sehr geehrte Damen und Herren'. Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist.	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Vorname>>	Vornamen	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Nachname>>	Nachnamen	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Firma>>	Name der Firma	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<FirmaOderName>>	Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und Nachname	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Strasse>>	Strasse	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<PLZ>>	PLZ	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Ort>>	Ort	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Mail>>	Mailadresse	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bemerkung>>	Bemerkung der Adresse	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<AdressNr>>	Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder Adressnummer	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<IBAN>>	Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<BIC>>	Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bankname>>	Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer>>	Der Name des aktuell angemeldeten Benutzers	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Mail>>	Mailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon>>	Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon2>>	Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Bemerkung>>	Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters	Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Zahlungsbedingung>>	Zahlungsbedingung	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung
<<Gesamtbetrag>>	Endbetrag	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant.
<<Waehrung>>	Währung	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<InternesMemo>>	Internes Memo	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Bearbeiter>>	Name des Bearbeiters	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Bearbeiter-Mail>>	Mailadresse des Bearbeiter	Angebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Bearbeiter-Telefon>>	Telefonnummer des Bearbeiter	Angebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler>>	Der Name des Vermittlers	Angebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Mail>>	Mailadresse des Vermittlers	Angebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Telefon>>	Telefonnummer des Vermittlers	Angebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<LieferantNrBeiKunde>>*	Lieferant-Nr. bei Kunde	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferung
<<AngebotNr>>*	Nummer des Angebotes	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsdatum>>*	Datum des Angebotes	Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsfrist>>*	Frist des Angebotes	Angebot
<<Angebotstext>>*	Kopftext des Angebots	Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<RechnungsNr>>	Nummer der Rechnung	Rechnung, Mahnung
<<Rechnungsdatum>>	Rechnungsdatum	Rechnung
<<rechnungsmail.de>>	Angaben laut rechnungsmail.de	Mailtext für Rechnung
<<ProjektNr>>*	Nummer des Projekts	Projekt-Rechnung
<<ProjektBezeichnung>>*	Bezeichnung des Projekts	Projekt-Rechnung
<<ProjektVon>>*	Beginn des Rechnungszeitraums	Projekt-Rechnung
<<ProjektBis>>*	Ende des Rechnungszeitraums	Projekt-Rechnung
<<LieferantenauftragNr>>*	Nummer des Lieferantenauftrags	Lieferantenauftrag
<<KundeNrBeiLieferant>>*	Kundennummer beim Lieferant	Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<KundenauftragNr>>*	Nummer des Kundenauftrags	Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<GutschriftNr>>*	Nummer der Gutschrift an Lieferant	Gutschrift an Lieferant
<<Gutschriftsdatum>>*	Datum der Gutschrift an Lieferant	Gutschrift an Lieferant
<<Auftragsdatum>>*	Auftragsdatum	Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag
<<Anzahlungsbetrag>>*	Anzahlungsbetrag	Bei Vorkasse-Kundenaufträgen
<<MahnungNr>>*	Nummer der Mahnung	Mahnung
<<Mahnstufe>>*	Stufe der Mahnung	Mahnung
<<Mahndatum>>*	Datum der Mahnung	Mahnung
<<FristDatum>>*	Ablaufdatum der Mahnfrist	Mahnung
<<FristTage>>*	Mahnfrist in Tagen	Mahnung
<<eBayVerkauf>>*	eBay-Artikelnummer	Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<eBayMitgliedsname>>*	eBay-Mitgliedsname des Käufers	Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<AuftragsnummerBeimKunden>>*	Auftragsnummer beim Kunden	Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung
<<LieferungNr>>*	Nummer der Lieferung	Rechnung, Lieferung
<<GewichtInKg>>*	Gewicht der Lieferung	Lieferung
<<Sendungsnummer>>*	Sendungsnummer der Lieferung	Lieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung
<<VersandartInfo>>*	Die Versandart-Info aus der Versandart	Lieferung, Versandbenachrichtigung
<<Lieferadresse>>*	Mehrzeilige Lieferadresse	Rechnung, Lieferung, Versandbenachrichtigung, Lieferantenauftrag
<<Telefon>>	Telefonnummer	Alle Druckdokumente

*Nicht in allen Versionen

Verwandte Begriffe: Textbaustein, variable Textbausteine

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↑ Inhalt 

Textbausteine*

Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Standard-Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Dokument	Wählen Sie das Dokument.
Kopftext	Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll.
Kopftext Englisch	Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
Schlusstext	Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll.
Schlusstext Englisch	Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
Memo	Geben Sie hier den Textbaustein für das interne Memo an.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen

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↑ Inhalt 

Druck

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung

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↑ Inhalt 

Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

Feld	Bedeutung
Schriftgröße allgemein	Schriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften
Schriftgröße Absender	Schriftgröße des Absenders über dem Brieffenster
Schrift	Derzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich.
Absender drucken	Nicht drucken: Absender wird nicht gedruckt. In einer Spalte: Absender wird in einer Spalte gedruckt. In zwei Spalten: Absender wird in zwei Spalten gedruckt.
Absender in Brief-Fenster drucken	Absender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt.
Steuernummer drucken	Steuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt.
Anrede drucken	In die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist.
Leerzeile zw. Strasse+Ort	Fügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein.
Abweichende Lieferadresse/Auftraggeber	Hier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll. Unter Referenzblock: Fügt die Adresse zwischen Referenzblock und Dokument-Körper ein. Körper-Anhang: Die Adresse wird unter dem Dokument-Körper eingefügt. Wenn sowohl die Lieferadresse als auch der Auftraggeber vom Empfänger des Dokuments abweichen, werden aus Platzgründen sowohl der abweichender Auftraggeber als auch die abweichende Lieferadresse immer am Anfang des Körpers ausgegeben.
Falzmarken drucken	Falzmarken werden an den linken Rand gedruckt.
Empf.Fax Nr drucken	Empfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt.
Abgrenzungslinien nicht drucken	Die einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen.
Abstände vom Rand	Siehe Bilder unterhalb der Eingabemaske

Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

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↑ Inhalt 

Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

Feld	Bedeutung
Hintergrund-Pdf	Das Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
Verwendung	Steuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll.
Hintergrund-Pdf ab Seite zwei	Bei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
Nicht verwenden	Wenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet.
Hintergrund-Logo 1 und 2	Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile).
Abstand linker Rand	Abstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes
Abstand oberer Rand	Abstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes
Breite	Definieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu.
Verwendung	Steuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll.
Hintergrund-Verwendung	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben.

Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau

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↑ Inhalt 

Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

Feld	Bedeutung
Bankverbindung drucken	Fügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist.
Tätigkeitsnachweis anhängen*	Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt.
Bearbeiter drucken*	Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor.
Gesamtgewicht drucken*	Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist.
Empfänger-Telefonnummer drucken*	Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben.
Tätigkeiten nach Satz gruppieren*	Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt.
Versandart drucken*	Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben.
Preisgruppe drucken*	Nur in der Plus und Pro-Version: Wenn markiert wird die Preisgruppe im Referenzblock ausgegeben.
EAN drucken*	Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt eine EAN hinterlegt ist, wird die EAN am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben.
Warennummer / Herkunftsland drucken*	Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt eine Warennummer oder ein Herkunftsland hinterlegt ist, wird die Warennummer und das Herkunftsland am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben.
Lagerplatz drucken*	Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt ein Lagerplatz hinterlegt ist, wird der Lagerplatz am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben.
Sendungsnummer drucken*	Nur für Lieferung: Wenn markiert wird die Sendungsnummer der Lieferung im Referenzblock ausgegeben.
Spalten-Zwischenraum	Abstand zwischen den Spalten
Chargen drucken*	Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang.
Produkt Nr des Herstellers drucken*	Nur für Lieferantenauftrag: Wenn markiert und im Produkt ein Hersteller oder eine Produkt Nr des Herstellers hinterlegt ist, wird der Hersteller und die Produkt Nr des Herstellers am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben.
Inhalt	Achtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle: Ange- bot Rech- nung Liefer- ung Lieferanten- auftrag Auftrags- bestätigung Mahnung Positions Nr x x x x x - Menge x x x x x - Produkt x x x x x - Bezeichnung x x x x x - Einzelpreis x x - x x - Steuersatz x x - - x - Rabatt x x - - x - Preis x x - x x - Liefertermin - - - x x - Prod.Nr des Lieferanten - - - x - - Gewicht - - x - - - Rechnungs Nr - - - - - x Rechnungs- datum - - - - - x Fälligkeit - - - - - x Betrag - - - - - x Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält.
Breite	Spaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument.
Überschrift	Spaltenüberschrift in Deutsch
Englisch	Spaltenüberschrift in Englisch

Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau

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↑ Inhalt 

Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Siehe auch:

Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen

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↑ Inhalt 

Mail-Ausgabe: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.

Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus.
Dokument	Wählen Sie das Dokument.
Blindkopie senden an	Nach § 147 AO sind Unternehmen verpflichtet, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe aufzubewahren. Geben Sie hier die Mailadresse ein, unter der Sie die abgesandten Mails archivieren. Jede ausgehende Mail wird als Blindkopie an diese Mailadresse gesendet. In Collmex erfolgt keine Speicherung der abgesandten Dokumente! Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben.
Absender-Adresse	Geben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen.
Sprache	Wählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll.
Betreff	Betreffzeile der Mail
Text	Geben Sie den Mail-Text ein. Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter.
Anhang-Format	Nur für Rechnungen. Wählen Sie hier, ob die Rechnung im PDF- oder zusätzlich als eRechnung im XML-Format UN/CEFACT CII versendet werden soll.
Anhang-Datei	Neben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung). Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Siehe auch: Server-Einstellungen

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↑ Inhalt 

Mail-Ausgabe: Server-Einstellungen

Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.

Feld	Bedeutung
Firma	Wählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten.
Standard Postausgangs-Server (SMTP)	Tragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein.
Benutzer und Kennwort	Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider.
TLS-Verschlüsselung	Aktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich.
Abweichender Port	Der SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein.

Siehe auch: Dokument-Einstellungen

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↑ Inhalt 

Mail-Konten

Mail-Konten sind optional. Sie müssen in Collmex für eine Mailadresse nur dann ein Mail-Konto anlegen, wenn:

• Ihr Name beim Empfänger zusammen mit der Mailadresse angzeigt werden soll oder
• für die Mailadresse eigene Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erforderlich sind oder
• das Mail-Konto als Ablageort für die Belegverwatlung genutzt werden soll oder
• Ihr Mail-Anbieter eine Autorisierung nach dem OAuth-Standard vorschreibt.

Siehe auch: Mail-Konto anlegen

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↑ Inhalt 

Mail-Konto anlegen

Um ein Mail-Konto anzulgen, geben Sie die Mailadresse ein und klicken Sie auf Anlegen.

Siehe auch: Mail-Konten, Mail-Konto bearbeiten

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↑ Inhalt 

Mail-Konto bearbeiten

Hier nehmen Sie die Einstellungen für das Mail-Konto vor.

Feld	Bedeutung
Name	Der 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger vor der Mailadresse angezeigt.
Abweichende Antwortadresse	Mailadresse, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll.
Mail-Server
Standard Postausgangs-Server verwenden	Wenn Sie den Standard Postausgangs-Server verwenden, werden für den Mailversand die Zugangsdaten verwendet, die unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Server-Einstellungen' angegeben sind. Andernfalls können Sie hier eigene Zugangsdaten angeben.
Postausgangs-Server (SMTP)	Die Adresse erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider.
Mail-Server (IMAP)	Die Angabe ist nur erforderlich, wenn Sie das Mail-Konto für die Belegverwaltung nutzen. Die Adresse erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider.
Benutzer und Kennwort	Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung an den Servern. Die Zugangsdaten erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider. Microsoft und Google Hinweis: Wegen der hohen Komplexität und Risiken (s. OAuth-Risikohinweis unten), empfehlen wir die Mailangebote von Microsoft und Google nicht zu verwenden. Bei Microsoft und Google entfällt die Eingabe des Kennworts. Statt dessen klicken Sie auf die Schaltfläche 'Anfordern'. Sie gelangen zum OAuth-Zustimmungsbildschirm. Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Browser am passenden Microsoft bzw. Google-Konto angemeldet sind, denn für dieses Konto erteilen Sie die Zustimmung. Nach Ihrer Zustimmung erhält Collmex ein eigenes Kennwort (OAuth - Token) und speichert dieses für Sie ab. Google: Die Anbindung an Google setzt ein Google Workspace-Account voraus. Wenn Sie die Fehlermeldung bekommen 'Diese App ist blockiert', nehmen Sie Collmex zuerst in die Liste der konfigurierten Apps auf. Beachten Sie die Hilfe für weitere Informationen. Die Client-Id der App lautet wie folgt: Client-Id: 232518808345-a0g9uils2maef2j7g2tu19blfegsbob7.apps.googleusercontent.com Es kann bis zu zwei Tage dauern, bis die Einstellung wirksam wird. Wenn die Warnung "Google hat diese App nicht überprüft" angezeigt wird, klicken Sie auf "Erweitert" und dann auf "collmex.de öffnen (unsicher)". Anschließend gelangen Sie zum Zustimmungsbildschirm. OAuth-Risikohinweis: OAuth setzt voraus, dass Collmex als Anwendung beim Mail-Anbieter registriert wird. Wir behalten uns vor, die Registrierung bei OAuth-Anbietern aufzukündigen oder erst gar keine zu beantragen, wenn diese von Collmex Entgelte für die Zulassung oder Nutzung berechnen oder die Nutzung der eigenen Cloud-Dienste einfordern oder versuchen Einfluss zu nehmen auf die Verarbeitung der Daten unserer Kunden. OAuth erfordert, dass Collmex und der Mail-Anbieter sich gegenseitig vertrauen. Auf dieses Vertrauensverhältnis haben Sie als Nutzer der beiden Dienste keinen Einfluss! Mittels OAuth können Mail-Anbieter Ihren Zugang über Collmex jederzeit sperren oder die Nutzungsbedingungen nachträglich so ändern, dass wir unsererseits Ihren Zugang zum Mail-Anbieter sperren müssen. Wir empfehlen deshalb, die Dienste anderer Mail-Anbieter zu nutzen, bei denen Sie als Verantwortlicher die alleinige Kontrolle über die Zugänge haben.
Verschlüsselung	STARTTLS: Es wird zuerst eine unverschlüsselte Verbindung aufgebaut. Sofern der Server eine Verschlüsselung unterstützt, erfolgt die weitere Kommunikation verschlüsselt. TLS: Der Verbindungsaufbau mit dem Server erfolgt direkt verschlüsselt.

Siehe auch: Mail-Konten

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↑ Inhalt 

Brief, Fax

Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden.

Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.

Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Pixelletter an.
2. Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
3. Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
4. Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (Brief, Fax).

Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Feld	Bedeutung
Email	Bei Pixelletter hinterlegte Mailadresse
Kennwort	Bei Pixelletter hinterlegtes Kennwort
Farbdruck bei Briefen	Briefe werden von Pixelletter farbig gedruckt
Einseitiger Druck bei Briefen	Die Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt.

Siehe auch: Mailtexte

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Feld	Funktionen
Name und Vorname	Name des Benutzers
E-Mail	Mailadresse des Benutzers.
Rolle	Die Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers.
Telefon-Anbindung*	Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer): tel:Collmex generiert einen Link in der Form tel:XXXX, wenn XXXX eine Nummer ist. Damit der Anruf aufgebaut wird, muss unter Umständen ein Browser-Plugin installiert werden, welches bei Klick auf die Links mit dem Aufbau der Telefonverbindung reagiert. skype: Die Verbindung wird über Skype aufgebaut. Dazu erzeugt das Programm einen Link in der Form skype:XXXX?call. Wenn Skype auf dem Rechner des Benutzers installiert ist, baut Skype eine Verbindung auf zu der Nummer XXXX bzw. dem Skype-Teilnehmer XXXX. callto: Veraltet.
Gesperrt	Ist das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen.
Mitarbeiter Nr.*	Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter.
Firma*	Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat.
Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten*	Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen.
Nur für API*	Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat. Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet.
Vorlage-Kunde*	Nur für API-Benutzer: Der Vorlage-Kunde wird verwendet für das Anlegen von Kunden bei der Übermittlung von Kundenaufträgen per API.
Zugangsbeschränkung*	Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden.
Keine Export-Berechtigung*	Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen.
Keine Änderungs-Berechtigung*	Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keine Änderungen vornehmen.
Rohertrag/Marge unsichtbar*	Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

Rolle	Funktionen
Administrator	Alle Funktionen nutzbar.
Buchhaltung*	Alle Funktionen der Buchhaltung.
Warenwirtschaft*	Alle Funktionen der Warenwirtschaft.
Verkauf + Warenwirtschaft*	Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf.
Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft*	Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf.
Vertrieb*	Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen.
Mitarbeiterportal*	Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen.
Webdesigner*	Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten.
Vereinsmitarbeiter*	Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung.
Steuerprüfer*	Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten.
Anzeiger*	Darf alles ansehen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Benutzer anlegen

Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.

Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.

Feld	Funktionen
Benutzer	Geben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein.
Rolle	Wählen Sie eine Rolle aus.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

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↑ Inhalt 

Zugangsbeschränkung über IP-Adressen*

Über diese Funktion können Sie den Zugriff auf Collmex auf bestimmten IP-Adressen einschränken. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie

• an Ihren Standorten über feste IP-Adressen verfügen oder
• Sie Dynamisches DNS eingerichtet haben und
• und ein Zugriff von anderen IP-Adressen aus nicht gewünscht ist.

Eine feste IP-Adresse ist z.B. von der Telekom für das Produkt 'DSL Business Anschluss' optional verfügbar.

Hinweis: Damit der Zugriff auf die hier eingegebenen IP-Adressen beschränkt ist, muss im jeweiligen Benutzer zusätzlich das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' gesetzt sein. Die Prüfung auf eine erlaubte IP-Adresse erfolgt bei der Benutzer-Anmeldung.

Feld	Funktionen
Erlaubte IP-Adresse oder Domain	Geben Sie hier Ihre festen IP-Adressen oder die Domainnamen ein, für die ein Zugriff möglich sein soll. Die Auflösung des Domainnamens zur IP-Adresse erfolgt einmalig bei der Benutzer-Anmeldung. Von anderen IP-Adressen aus kann sich ein Benutzer dann nicht mehr anmelden, vorausgesetzt im Benutzer ist das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' aktiviert. Benutzer ohne gesetztes Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' können sich von beliebigen IP-Adressen aus an Collmex anmelden.
Bezeichnung	Eine optionale Bezeichnung.

Siehe auch: Einführung Benutzer

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer

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↑ Inhalt 

Benutzer suchen

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
• Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

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↑ Inhalt 

Einstellungen Mahnung

Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung von Platzhaltern möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.

Feld	Bedeutung
Frist	Zahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso).
Gebühr	Mahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden.
Mahntext	Geben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt) Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung.

Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen

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↑ Inhalt 

Schnittstellen und Datenaustausch

In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.

Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).

Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.

Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.

Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).

Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).

Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.

Siehe auch:

Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API*

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Daten importieren

Inhalt

• Allgemeines
• CSV-Format
• Datentypen für Felder
• Nummernvergabe
• Produkte, Produktpreise und Produktpreisänderung
• Mitglieder, Beiträge
• Kunden
• Lieferanten
• Adressen, Adressgruppen
• Erlöse (Kundenrechnungen, Gutschriften oder Kassenerlöse)
• Lieferantenrechnungen (Lieferantenrechnungen, Gutschriften oder Kassenausgaben)
• Rechnungen
• Gehaltsabrechnung
• Mitarbeiter

Siehe auch:

Schnittstellen für den Datenaustausch, Collmex API

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↑ Inhalt 

Daten importieren: Einführung

Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.

Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.

Anpassung der zu importierenden Dateien

Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
2. Löschen Sie die Beispieldaten.
3. Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
4. Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.

Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Daten importieren: CSV-Format

Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:

1. Trennzeichen ist das Semikolon (;).
2. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
3. Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
4. Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
5. Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.

Der in Collmex verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. UTF-8 kodierte Dateien können optional importiert werden, wobei im Zeichensatz ISO-8859-1 nicht darstellbare Zeichen durch ein ? ersetzt werden. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen, müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.

Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV

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↑ Inhalt 

Daten importieren: Datentypen für Felder

In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:

Kürzel	Bemerkung	Nicht ändern	Beispiel
C	Alphanumerisch	(NULL)	Kunde Müller
I	Numerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen*	(NULL) oder leer	5
N	Numerisch mit max. drei Nachkommastellen	(NULL) oder leer	5,25
D	Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ	(NULL)	20090121 oder 21.01.2009
M	Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen	(NULL) oder leer	2056,34
T	Uhrzeit im Format HHMMSS	(NULL)	1234

Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.

*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Daten importieren: Nummernvergabe

Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.

Externe Nummernvergabe

Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.

Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;10000;10;...
CMXINV;10000;20;...
CMXINV;10001;10;...
CMXINV;10001;20;...

Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.

Interne Nummernvergabe

Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:

Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;...
CMXKND; ;1;Frau;...

Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;-10000;10;...
CMXINV;-10000;20;...
CMXINV;-10001;10;...
CMXINV;-10001;20;...

Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert NEW_OBJECT_ID
2	Neue Nummer	I	8	Die neu vergebene Nummer für das Objekt
3	Temporäre Nummer	I	8	Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null)
4	Zeile	I	8	Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.

Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:

Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile
NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1
NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3

Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXPRD
2	Produktnummer	C	20	Identifiziert das Produkt eindeutig
3	Bezeichnung	C	10.000	Bezeichnung des Produktes
4	Bezeichnung Eng	C	10.000	Optional. Englische Bezeichnung des Produktes
5	Basismengeneinheit	C	3	Code der Mengeneinheit.
6	Produktgruppe	I	8	Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer.
7	Firma	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
8	Steuerklassifikation	I	8	0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt.
9	Gewicht	N	18
10	Gewicht Mengeneinheit	C	3	Code der Mengeneinheit
11	Preismenge	N	18	Preise des Produkts gelten pro Preismenge
12	Produktart	I	18	0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 4 - Ware-Kunde schuldet Ust., 5 = Elektronisch erbrachte Leistung
13	Inaktiv	I	18	0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen, 3 = Produkt löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
14	Preisgruppe	I	18	Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist.
15	Verkaufs-Preis	M	18	Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden.
16	EAN	C	20	Optional. EAN Code des Produkts
17	Hersteller	C	40	Optional. Hersteller des Produkts
18	Versandgruppe	I	18	Optional. Interne Nummer der Versandgruppe.
19	Mindestbestand	N	18
20	Bestellmenge	N	18
21	Chargenpflicht	I	8	1 = Produkt ist chargenpflichtig
22	Beschaffungsart	I	8	0 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion
23	Produktionsdauer	I	8
24	Lohnkosten	M	18
25	Lohnkosten-Bezugsmenge	N	18	Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt.
26	Bemerkung	C	1024
27	Kostenermittlung	I	8	0 = Automatisch, 10 = Manuell
28	Kosten	M	18	Produktkosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
29	Bezugsmenge-Kosten	N	18	Bezugsmenge für die Kosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
30	EK-Lieferant	I	8	Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert.
31	EK-Steuerklassifikation	I	8	0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt., 2 = keine USt.
32	EK-ProdNr d.Lieferanten	C	20	Produktnummer des Lieferanten
33	EK-Verpackungseinheit	N	18	Menge, die in einer Verpackung enthalten ist.
34	EK-Bezeichnung	C	10.000	Bezeichnung des Produktes für den Einkauf
35	EK-Preis	M	18	Einkaufspreis
36	EK-Preismenge	N	18	Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge
37	EK-Lieferzeit	I	18
38	EK-Währung	C	3	Nur für Export: Währung des Lieferanten
39	Reserviert	I	8	Bitte leer lassen
40	Reserviert	I	8	Bitte leer lassen
41	Webauftritt-Nr	I	8	Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt. Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra.
42	Shop-Kurztext	C	255
43	Shop-Langtext	C	-
44	Texte-Sind-HTML	I	8	1 = Texte sind im HTML-Format
45	Dateiname	C	80
46	Keywords	C	255
47	Titel	C	255
48	Abweichendes Template Nr	I	8
49	Bild-URL	C	255
50	Grundpreis-Menge-1	N	18	Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts
51	Grundpreis-Menge-2	N	18	Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit
52	Grund-Mengeneinheit	I	8	0 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück
53	Preis auf Anfrage	I	8
54	Inaktiv	I	8	0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv
55	Shop-Kategorien	I	8	interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert.
56	Reserviert	I	8	Bitte leer lassen
57	Reserviert	I	8	Bitte leer lassen
58	Reserviert	I	8	Bitte leer lassen
59	ProduktNr des Herstellers	C	40	Optional. Die Produktnummer des Hersteller für das Produkt
60	Lieferrelevant	I	8	Nur für Dienstleistungen. 0 = Nicht Lieferrelevant, 1 = Lieferrelevant
61	Reserviert	C	40	Reserviert.
62	eBay-Artikelnummer	C	40	Nur für Export: Die eBay-Artikelnummer, wenn das Produkt bei eBay gelistet ist.
63	Direktlieferung	I	8	0 = Keine Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden, 1 = Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden
64	Warennummer	C	20	International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt).
65	Lagerplatz	C	40
66	Keine Bestandsführung	I	8	0 = Bestandsführung, 1 = Keine Bestandsführung
67	Herkunftsland	C	2	ISO Codes

Siehe auch: Daten importieren

Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren

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Satzbeschreibung Produkt-Preise

Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.

Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXPRI
2	Produktnummer	C	20
3	Firma	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4	Preisgruppe	I	3	Interne Nummer der Preisgruppe
5	Gültig ab	D	8
6	Gültig bis	D	8
7	Preis	M	18

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung

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Satzbeschreibung Produkt-Preis-Änderung

Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXPRI_CHANGE
2	Produktnummer	C	20
3	Firma	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4	Preisgruppe	I	3	Interne Nummer der Preisgruppe
5	Gültig ab	D	8	Optional. Wenn leer, ist der neue Preis ab dem Import-Datum gültig.
6	Gültig bis	D	8	Optional. Wenn leer, ist der neue Preis bis zum 31.12.9999 gültig.
7	Preis	M	18	Der neue Preis

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren

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Satzbeschreibung Mitglied (nur Collmex verein)

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXMGD
2	Mitgliedsnummer	I	8	Die Mitgliedsnummer identifiziert das Mitglied eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3	Anrede	C	10
4	Titel	C	10
5	Vorname	C	40
6	Name	C	40
7	Firma	C	80
8	Abteilung	C	40
9	Straße	C	40
10	PLZ	C	10
11	Ort	C	40
12	Löschen	C	10	Nur für Import: 0 oder nicht angegeben = nicht löschen, 1 = löschen, 2 = löschen, sofern nicht verwendet
13	URL	C	80
14	Land	C	2	ISO Codes
15	Telefon	C	40
16	Telefax	C	40
17	E-Mail	C	50
18	Kontonummer	C	20
19	Blz	C	20
20	Iban	C	40
21	Bic	C	20
22	Bankname	C	40
23	Lastschrift-Mandatsreferenz	C	35	Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats
24	Datum Unterschrift	D	8	Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats
25	Geburtsdatum	D	8
26	Eintrittsdatum	D	8
27	Austrittsdatum	D	8
28	Bemerkung	C	1024
29	Telefon2	C	20
30	Skype/VoIP	C	50
31	Kontoinhaber	C	40	nur erforderlich falls abweichend von Vorname+Name
32	Ausgabemedium	I	8	Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
33	Adressgruppe mit Bemerkung	I/C	8/255	interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
34	Zahlungsbedingung	I	8	als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
35	Abrechnung über	I	8	Die Nummer des Mitglieds, über das die Abrechnung erfolgen soll (z.B. bei Familienbeiträgen).
36	Ausgabesprache	I	8	0 = Deutsch , 1 = Englisch
37	Kostenstelle	C	10
38	Keine Mailings	I	8	0 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings

Siehe auch: Daten importieren

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Satzbeschreibung Mitglied - Beiträge

Wenn Sie mehrere Beiträge für eine Mitglied importieren, müssen alle Beiträge des Mitglieds in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist ein vorhandener Beitrag nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen Beiträge eines Mitglieds werden gelöscht, wenn nur die Mitglieds-Nr und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXABO
2	Mitglieds-Nr	I	8
3	Firma	I	8	Bitte immer mit '1' füllen.
4	Gültig von	D	8	Beginn der Gültigkeit
5	Gültig bis	D	8	Ende der Gültigkeit
6	Produkt Nr	C	20	Die Produktnummer.
7	Produktbeschreibung	C	1024	Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
8	Individueller Preis	M	18	Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
9	Intervall	I	8	0 = Jahr rückwirkend, 1 = Halbjahr rückwirkend, 2 = Quartal rückwirkend, 3 = Monat rückwirkend, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus, 8 = Vier Wochen, 9 = Vier Wochen im Voraus, 10 = Zwei Jahre, 11 = Zwei Jahre im Vorraus
10	Nächste Rechnung	D	8	Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll.
11	Reserviert	I	8	Reserviert. Bitte leer lassen.
12	Pos	I	8	Optional. Die Positionsnummer bestimmt die Reihenfolge. Nach dem Import werden die Positionen aufsteigend neu nummeriert.
13	Wert	M	18	Nur für Export: Der Wert der Position.
14	Reserviert	M	18
15	Reserviert	M	18
16	Reserviert	M	18
17	Name	C	40	Nur für Export: Der Name des Mitglieds.
18	Bemerkung	C	40	Nur für Export: Die Bemerkung zum Mitglied.

Siehe auch: Daten importieren

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Satzbeschreibung Kunde

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXKND
2	Kundennummer	I	8	Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4	Anrede	C	10
5	Titel	C	10
6	Vorname	C	40
7	Name	C	40
8	Firma	C	80
9	Abteilung	C	40
10	Straße	C	40
11	PLZ	C	10
12	Ort	C	40
13	Bemerkung	C	1024
14	Inaktiv	I	8	0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15	Land	C	2	ISO Codes
16	Telefon	C	40
17	Telefax	C	40
18	E-Mail	C	50
19	Kontonummer	C	20
20	Blz	C	20
21	Iban	C	40
22	Bic	C	20
23	Bankname	C	40
24	Reserviert
25	USt.IdNr	C	20
26	Zahlungsbedingung	I	8	als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27	Rabattgruppe	I	8	interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
28	Lieferbedingung	C	3	International genormte INCOTERMS
29	Lieferbedingung Zusatz	C	40	Ort der Lieferbedingung
30	Ausgabemedium	I	8	Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 100 = keine Ausgabe. Standard ist E-Mail.
31	Kontoinhaber	C	40	nur erforderlich falls abweichend
32	Adressgruppe mit Bemerkung	I/C	8/255	interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
33	eBay-Mitgliedsname	C	80	Der eBay-Mitgliedsname des Kunden
34	Preisgruppe	I	8	interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
35	Währung (ISO-Codes)	C	3
36	Vermittler	I	8	Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
37	Kostenstelle	C	10
38	Wiedervorlage am	D	6
39	Liefersperre	I	8	1 = Liefersperre
40	Bau/Reinigungs-Dienstleister	I	8	1 = Bau/Reinigungs-Dienstleister
41	Lief-Nr. bei Kunde	C	20	Die eigene Lieferantennummer beim Kunden
42	Ausgabesprache	I	8	0 = Deutsch , 1 = Englisch
43	CC	C	255	Kopie der E-Mails an diese Adresse senden
44	Telefon2	C	20
45	Lastschrift-Mandatsreferenz	C	35	Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats
46	Datum Unterschrift	D	8	Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats
47	Mahnsperre	I	8	1 = Mahnsperre
48	Keine Mailings	I	8	1 = keine Mailings
49	Privatperson	I	8	1 = Privatperson
50	URL	C	80
51	Teil-Lieferungen erlaubt	I	8	0 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt.
52	Teil-Rechnungen erlaubt	I	8	0 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt.
53	Angelegt am	D	6	Nur für Export: Datum, an dem der Kunde in Collmex angelegt wurde.

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferant

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXLIF
2	Lieferantennummer	I	8	Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4	Anrede	C	10
5	Titel	C	10
6	Vorname	C	40
7	Name	C	40
8	Firma	C	80
9	Abteilung	C	40
10	Straße	C	40
11	PLZ	C	10
12	Ort	C	40
13	Bemerkung	C	1024
14	Inaktiv	I	8	0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15	Land	C	2	ISO Codes
16	Telefon	C	40
17	Telefax	C	40
18	E-Mail	C	50
19	Konto Nr.	C	20
20	Blz	C	20
21	Iban	C	40
22	Bic	C	20
23	Bankname	C	40
24	Steuernummer	C	20
25	USt.IdNr	C	20
26	Zahlungsbedingung	I	8	als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27	Lieferbedingung	C	3	ISO codes
28	Lieferbedingung Zusatz	C	40
29	Ausgabemedium	I	8	Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 100 = keine Ausgabe. Standard ist E-Mail.
30	Kontoinhaber	C	40	nur erforderlich falls abweichend
31	Adressgruppe mit Bemerkung	I/C	8/255	interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
32	Kundennummer beim Lieferanten	C	20
33	Währung (ISO-Codes)	C	3
34	Telefon2	C	20
35	Ausgabesprache	I	8	0 = Deutsch , 1 = Englisch
36	Aufwandskonto	I	8
37	Vorsteuer	I	8	0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt.
38	Buchungstext	C	255
39	Kostenstelle	C	10
40	Privatperson	I	8	1 = Privatperson
41	URL	C	80

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Satzbeschreibung Adresse

Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXADR
2	Adressnummer	I	8	Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben.
3	Adresstyp	I	8	0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung, 4 = Ansprechpartner (Nur für Export über API).
4	Anrede	C	10
5	Titel	C	10
6	Vorname	C	40
7	Name	C	40
8	Firma	C	80
9	Abteilung	C	40
10	Straße	C	40
11	PLZ	C	10
12	Ort	C	40
13	Bemerkung	C	1024
14	Inaktiv	I	8	0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15	Land	C	2	ISO Codes
16	Telefon	C	40
17	Telefax	C	40
18	E-Mail	C	50
19	Kontonummer	C	20	Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
20	Blz	C	20
21	Iban	C	40
22	Bic	C	20
23	Bankname	C	40
24	Steuernummer	C	20
25	USt.IdNr	C	20
26	Keine Mailings	I	8	0 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings
27	Telefon2	C	20
28	Skype/VoIP	C	50
29	URL	C	80
30	Kontoinhaber	C	40	Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
31	Wiedervorlage	D	6
32	Adressgruppe mit Bemerkung	I/C	8/255	interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
33	Vermittler	I	8	Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung.
34	Vermittler-Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt
35	Lastschrift-Mandatsreferenz	C	40
36	Datum Unterschrift	D	6
37	Wiedervorlage-Uhrzeit	T	6
38	Adressnummer des Ansprechpartners	I	8	Nur für Export und nur für Adresstyp = 4: Die interne Adressnummer des Ansprechpartners.

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Satzbeschreibung Adressgruppen

Über diese Satzart werden Adressgruppen für die Adressverwaltung importiert.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert ADRGRP
2	Adressgruppe Nr	I	8	Interne Nummer der Adressgruppe, wie im Programm angezeigt unter Adresse → Gruppen.
3	Bezeichnung	C	255	Bezeichnung der Adressgruppe

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Satzbeschreibung Erlöse

Der Erlösimport wird verwendet, um externe Kundenrechnungen oder externe Kasseneinnahmen in der Buchhaltung zu buchen.

Die Rechnungsnummer identifiziert den Erlös eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. Wenn ein Erlös ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich die Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und der Erlös wird neu gebucht. Falls sich der Erlös nicht geändert hat, passiert nichts.

Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, ermäßigter Satz und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammengefasst. Über diesen Mechanismus kann eine Rechnung auch auf mehrere Erlöskonten verteilt gebucht werden.

Vorkasse: Bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung Vorkasse (Code 9) und Paypal (Code 14) sucht das Programm beim Import automatisch nach einer offenen Anzahlung für diesen Kunden mit identischem Betrag. Wird eine passende Anzahlung gefunden, wird mit dem Buchen der Rechnung die Anzahlung gleichzeitig aufgelöst. Sollte die Zuordnung beim Import nicht automatisch erfolgen können, weil z.B. der Betrag abweicht, muss die Anzahlung nach dem Import manuell aufgelöst werden. Mehr zum Thema Anzahlungen und Vorkasse im Buchhaltungskurs.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXUMS
2	Kundennummer	I	8	Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 15 das Gegenkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen).
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4	Rechnungsdatum	D	8
5	Rechnungsnummer	C	30	Identifiziert den Erlös eindeutig. Kann auch eine Erlös-Id bei einer Kassenschnittstelle sein. Die Rechnungsnummer muss vom externen System eindeutig vergeben werden. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt.
6	Nettobetrag voller Umsatzsteuersatz	M	18
7	Steuerbetrag zum vollen Umsatzsteuersatz	M	18	Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben (Für die Berechnung gilt: Falls in Feld 19 ein Konto angegeben ist, wird der Steuersatz über dieses Konto ermittelt, andernfalls über den Steuersatz zum Rechnungsdatum).
8	Nettobetrag ermäßigter Umsatzsteuersatz	M	18
9	Steuerbetrag zum ermäßigten Umsatzsteuersatz	M	18	Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben
10	Umsätze innergemeinschaftliche Lieferung	M	18
11	Umsätze Export	M	18
12	Steuerfreie Erlöse: Konto Nr.	I	8	Optional. Alternativ kann die Erlösart in Feld 25 gesetzt werden. In diesem Fall wird das Konto automatisch ermittelt.
13	Steuerfreie Erlöse: Betrag	M	18	Wenn belegt muss zusätzlich entweder die Erlösart in Feld 25 oder die Kontonummer in Feld 12 gesetzt sein.
14	Währung (ISO-Codes)	C	3	Optional. Falls die Währung von der Firmenwährung abweicht, werden die Beträge automatisch in die Firmenwährung umgerechnet.
15	Gegenkonto	I	8	Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1400 (SKR03) bzw. 1200 (SKR04) (Forderungen) bebucht. In diesem Fall muss die Kundennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Kundennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Kunden an oder importieren Sie die Kundendaten.
16	Rechnungsart	I	8	0 = Normale Rechnung 1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht. 2 = Abschlagsrechnung: Der Import einer Abschlagsrechnung erzeugt im Programm keine Buchung. Die Abschlagsrechnung wird in der Buchungsvorlage Anzahlung von Kunde im Feld Zuordnung angezeigt, wenn der entsprechende Kunde ausgewählt wurde.
17	Buchungstext	C	255	Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt
18	Zahlungsbedingung	I	8	Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen": Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt.
19	Kontonummer voller Umsatzsteuersatz	I	8	Optional. Falls nicht angegeben, wird 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04) verwendet oder falls der über die Felder 6+7 errechnete Steuersatz vom Steuersatz zum Rechnungsdatum abweicht, je nach errechnetem Steuersatz 8410/8340 (SKR03) bzw. 4410/4340.
20	Kontonummer ermäßigter Umsatzsteuersatz	I	8	Optional. Falls nicht angegeben, wird 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04) verwendet oder falls der über die Felder 6+7 errechnete Steuersatz vom Steuersatz zum Rechnungsdatum abweicht, je nach errechnetem Steuersatz 8334/8333 (SKR03) bzw. 4334/4333.
21	Zahlungsreferenz	C	80	Referenz des Zahlungsdienstleisters (z.B. Transaktionsnummer bei Paypal)
22	Auftragsnummer*	C	30	Rechnung verrechnen mit Zahlungseingang zum angegebenen Vorkasse-Kundenauftrag.
23	Storno	I	1	leer = kein Storno, 1 = Storno
24	Schlussrechnung	C	20	Nur bei Abschlagsrechnungen: Die zugehörige Schlussrechnung
25	Erlösart	I	2	Für die steuerfreien Erlöse aus Feld 13 wird über die Erlösart das Erlöskonto automatisch bestimmt. 10 = Export (8120/4120) 11 = innergemeinschaftliche Lieferung (8125/4125) 12 = Nicht steuerbare Erlöse EU (8336/4336) 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer, Konto je nach Einstellungen im Geschäftsjahr) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig (8337/4337) 15 = Nicht steuerbare Erlöse Drittland (8338/4338)
26	Systemname	C	20	Optional. Name des externen Systems. Über das API können die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden.
27	Verrechnen mit Rechnungsnummer	C	20	Nur bei Gutschriften: Die Rechnungsnummer, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll
28	Kostenstelle	C	10	Optional. Kostenstelle für die Erlöspositionen
29	Lastschrift-Ausführung am	D	8	Nur relevant für Zahlungsbedingungen (Feld 18) der Zahlart Lastschrift: Datum, an dem die Lastschrift ausgeführt werden soll. Falls nicht angegeben, wird das geplante Ausführungsdatum automatisch berechnet aus Belegdatum plus der in der Zahlungsbedingung angegebenen Frist 'Einzug nach'.
30	Land	C	2	Optional. Land zur Bestimmung der Konten aus der ausländischen Erlösart. Falls in Feld 19 oder Feld 20 kein Konto angegeben ist, wird das jeweilige Konto aus den ausländischen Erlösarten für das angegebene Land und die in Feld 31 angegebene Produktart ermittelt.
31	Produktart	I	8	Optional. Produktart zur Ermittlung der ausländischen Erlösart: 0 oder leer = Ware, 1 = Dienstleistung, 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 5 = Elektronisch erbrachte Leistung

Siehe auch: Daten importieren

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferantenrechnung

Diese Satzart wird verwendet, um externe Lieferantenrechnung oder externe Kassenausgaben in der Buchhaltung zu verbuchen.

Die Rechnungsnummer identifiziert die Lieferantenrechnung eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. Wenn die Rechnung ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und die Rechnung wird neu gebucht. Falls sich die Rechnung nicht geändert hat, passiert nichts.

Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, ermäßigter und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammen gefasst. Über diesen Mechanismus, kann eine Rechnung auch auf mehrere Aufwandskonten verteilt gebucht werden.

Stornieren von importierten Rechnungen: Wenn Sie die Rechnung, die Sie importiert haben, wieder stornieren möchten, setzen Sie in der letzten Spalte der importierten Datei das Stornokennzeichen und importieren Sie die Datei erneut.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXLRN
2	Lieferantennummer	I	8	Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 13 das Gegenkonto auf ein Finanzkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen)
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4	Rechnungsdatum	D	8
5	Rechnungsnummer	C	30	Identifiziert die Rechnung eindeutig. Kann auch eine Umsatz-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.
6	Nettobetrag voller Umsatzsteuersatz	M	18
7	Steuer zum vollen Umsatzsteuersatz	M	18	Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben
8	Nettobetrag ermäßigter Umsatzsteuersatz	M	18
9	Steuer zum ermäßigter Umsatzsteuersatz	M	18	Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben
10	Sonstige Umsätze: Konto Nr.	I	8	Sonstige Umsätze werden immer ohne Steuer gebucht
11	Sonstige Umsätze: Betrag	M	18
12	Währung (ISO-Codes)	C	3
13	Gegenkonto	I	8	Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1600 (Verbindlichkeiten) bebucht. In diesem Fall muss die Lieferantennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Lieferantennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Lieferant an oder importieren Sie die Lieferantendaten. Das Konto muss aus der Kontengruppe "Finanzkonto" (also Bank, Kasse) stammen
14	Gutschrift	I	8	1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht.
15	Buchungstext	C	255	Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt
16	Zahlungsbedingung	I	8	Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt.
17	Kontonummer voller Umsatzsteuersatz	I	8	Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben.
18	Kontonummer ermäßigter Umsatzsteuersatz	I	8	Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben.
19	Storno	I	1	Umsatz = leer; stornierter Umsatz = 1
20	Kostenstelle	C	10	Kostenstelle für die Aufwandspositionen
21	Internes Memo	C	255	Internes Memo der Buchung

Siehe auch: Daten importieren

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Satzbeschreibung Rechnung

Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.

Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXINV
2	Rechnungsnummer	I	8	Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3	Position	I	8	Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4	Rechnungsart	I	8	0 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf, 4 = Retourengutschrift, 5 = Proformarechnung
5	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6	Auftrag Nr	I	8	Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht.
7	Kunden-Nr	I	8	Der Kunde muss in Collmex existieren.
8	Kunde-Anrede	C	10	Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert.
9	Kunde-Titel	C	10
10	Kunde-Vorname	C	40
11	Kunde-Name	C	40
12	Kunde-Firma	C	80
13	Kunde-Abteilung	C	80
14	Kunde-Strasse	C	80
15	Kunde-PLZ	C	10
16	Kunde-Ort	C	20
17	Kunde-Land	C	2	ISO Codes
18	Kunde-Telefon	C	20
19	Kunde-Telefon2	C	20
20	Kunde-Telefax	C	20
21	Kunde-E-Mail	C	50
22	Kunde-Kontonummer	C	20
23	Kunde-Blz	C	20
24	Kunde-Abweichender Kontoinhaber	C	40
25	Kunde-IBAN	C	20
26	Kunde-BIC	C	20
27	Kunde-Bank	C	20
28	Kunde-USt.IdNr	C	20
29	Kunde-Privatperson	I	8
30	Rechnungsdatum	D	8	Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
31	Preisdatum	D	8	Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt.
32	Zahlungsbedingung	I	8	Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
33	Währung (ISO-Codes)	C	3	Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen.
34	Preisgruppe	I	8	Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
35	Rabattgruppe	I	8	Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
36	Schluss-Rabatt	I	8	Schluss-Rabatt in Prozent.
37	Rabattgrund	C	255	Grund für den Rabatt.
38	Rechnungstext	C	1024	Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39	Schlusstext	C	1024	Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
40	Internes Memo	C	1024
41	Gelöscht	I	8	0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
42	Sprache	I	8	0 = Deutsch, 1 = Englisch.
43	Bearbeiter	I	8	Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
44	Vermittler	I	8	Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
45	Systemname	C	20	Optional. Name des externen Systems. Über das API können Änderungen an Rechnungen sowie die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden.
46	Status	I	8	Für Export: 0 = Neu, 10 = Zu buchen, 20 = Offen, 30 = Gemahnt, 40 = Erledigt, 100 = Gelöscht Für Import: 1 = Nicht buchen. Alle anderen Werte werden beim Import ignoriert.
47	Schluss-Rabatt-2	M	18	Schluss-Rabatt als Betrag
48	Schluss-Rabatt-2-Grund	C	20	Grund für den Rabatt
49	Versandart	I	8	Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
50	Versandkosten	M	18	Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
51	Nachnahmegebühr	M	18	Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
52	Liefer/Leistungsdatum	D	8	Optional.
53	Lieferbedingung	C	3	International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
54	Lieferbedingung Zusatz	C	40	Ort der Lieferbedingung
55	LieferAdr-Anrede	C	10	Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse.
56	LieferAdr-Titel	C	10
57	LieferAdr-Vorname	C	40
58	LieferAdr-Name	C	40
59	LieferAdr-Firma	C	80
60	LieferAdr-Abteilung	C	80
61	LieferAdr-Strasse	C	80
62	LieferAdr-PLZ	C	10
63	LieferAdr-Ort	C	20
64	LieferAdr-Land	C	2	ISO Codes
65	LieferAdr-Telefon	C	20
66	LieferAdr-Telefon2	C	20
67	LieferAdr-Telefax	C	20
68	LieferAdr-E-Mail	C	50
69	Positionstyp	I	8	0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
70	Produktnummer	C	20	Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
71	Produktbeschreibung	C	10.000	Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
72	Mengeneinheit	C	3	Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
73	Menge	N	18	Auftragsmenge
74	Einzelpreis	M	18	Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
75	Preismenge	N	18	Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
76	Positionsrabatt	M	18	Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
77	Positionswert	M	18	Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
78	Produktart	I	18	Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
79	Steuerklassifikation	I	8	Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei.
80	Steuer auch im Ausland	I	8	Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
81	Kundenauftragsposition	I	8	Position des Kundenauftrags, auf das sich die Rechnungsposition bezieht.
82	Erlösart	I	8	Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
83	Summe über Pos.	I	8	Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe.
84	Umsatz	M	18	Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung
85	Kosten	M	18	Nur für Export. Produktkosten
86	Rohertrag	M	18	Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
87	Marge	M	18	Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
88	Kosten manuell	M	18	Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt
89	EAN	C	13	Nur für Export: EAN-Code des Produkts
90	Lieferungen	I	18	Nur für Export: Die berechneten Lieferungen (durch Komma getrennt).
91	Auftragsnummer bei Kunde	C	20	Für Rechnungen zum Kundenauftrag: Nur für Export - Die Auftragsnummer des Kunden aus dem Kundenauftrag, auf den sich die Rechnung bezieht. Für Rechnungen ohne Bezug zu einem Kundenauftrag: Die Auftragsnummer des Kunden aus der Rechnung.
92	Abw. Empfänger	I	18	Die Adressnummer des abweichenden Empfängers.
93	Kunden-Referenz	C	50
94	Schreibgeschützt	I	8	0 = Nicht schreibgeschützt, 1 = schreibgeschützt

Siehe auch: Daten importieren

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Satzbeschreibung Gehaltsabrechnung

Über diese Satzart können externe Gehaltsabrechnungs-Systeme an die Collmex-Buchhaltung angebunden werden. Die einzelnen Buchungssätze für einen Monat müssen in der CSV-Datei hintereinander kommen. Wird derselbe Monat noch einmal importiert, werden die Buchungen für diesen Monat storniert und dann noch einmal gebucht. Zeilen mit gleichem Belegdatum und Buchungstext werden zu einer Buchung zusammen gefasst.

» Beispieldatei

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert CMXPRL
2	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
3	Jahr	I	8	Jahr der Gehaltsabrechnung
4	Monat	I	8	Monat der Gehaltsabrechnung
5	Belegdatum	D	8	Belegdatum für die Buchung
6	Buchungstext	C	255	Text für die Buchung
7	Betrag	M	18
8	Soll-Konto	I	8	Soll-Konto der Buchung
9	Haben-Konto	I	8	Haben-Konto der Buchung
10	Kostenstelle	C	10	Optional. Kostenstelle

Siehe auch: Daten importieren

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Satzbeschreibung Mitarbeiter

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert EMPLOYEE
2	Mitarbeiter Nr	I	8
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4	Anrede	C	10
5	Vorname	C	40
6	Name	C	40
7	Straße	C	40
8	PLZ	C	10
9	Ort	C	40
10	Land	C	2	ISO Codes
11	Telefon	C	40
12	Telefon 2	C	40
13	E-Mail	C	50
14	Bemerkung	C	1024
15	Iban	C	40
16	Bic	C	20
17	Bankname	C	40
18	Kontonummer	C	20
19	Blz	C	20
20	Kontoinhaber	C	40
21	Art	I	8	0 = Angestellter, 1 = Unternehmer, 2 = externer Mitarbeiter
22	Eingetreten am	D	8
23	Ausgeschieden am	D	8
24	Lieferant für Gutschrift	I	8	Bei externern Mitarbeitern die Nummer des Lieferanten für die Gutschrift

Siehe auch: Daten importieren

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↑ Inhalt 

Collmex API

Inhalt

Allgemein

• Überblick über Collmex API
• Authentifizierung
• Rückmeldungen
• Fehler-Protokoll
• Benachrichtigungen

Datenimport

• Nummernvergabe
• Produkte und Produktpreise
• Mitglieder, Beiträge
• Kunden
• Lieferanten
• Adressen, Adressgruppen
• Erlöse (Kundenrechnungen, Gutschriften oder Kassenerlöse)
• Lieferantenrechnungen (Lieferantenrechnungen, Gutschriften oder Kassenausgaben)
• Rechnungen, Rechnung als Ausgegeben kennzeichnen
• Gehaltsabrechnung
• Mitarbeiter

Abfragen

• Mitglieder abfragen, Beiträge abfragen
• Rückmeldungen
• Zahlungseingänge zu externen Rechnungen abfragen
• Produkte abfragen
• Rechnungen abfragen
• Adressgruppen abfragen
• Mitarbeiter abfragen
• Beispiele: Anbindung eines Rechnungsprogramms und Kassensystems an die Buchhaltung

Aktionen ausführen

• Sammelausgabe der Rechnungen
• Adressen den Adressgruppen zuordnen
• Bankkonto-Auszug abholen

Siehe auch:

Schnittstellen für den Datenaustausch, Daten Importieren

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Collmex API: Überblick

Das Collmex API bietet die Möglichkeit, Daten mit den Collmex-Programmen automatisch auszutauschen. Mögliche Szenarien sind z.B. die Anbindung von externen Shops, Rechnungs-Programmen oder Kassen.

Die verwendeten Datentypen basieren auf den CSV-Dateien, die auch für den interaktiven Upload verwendet werden. Die hier zusätzlich definierten Satzarten finden nur im API Verwendung und ergänzen die bekannten Satzarten für den Upload.

Das Kommunikationsprotokoll ist ein einfaches HTTP-POST, mit dem die Daten im CSV-Format (text/csv) hoch geladen werden. Als Ergebnis werden wiederum Daten im CSV-Format zurück gegeben. In einem Upload können beliebig viele Satzarten enthalten sein.

Mit dem frei erhältlichen Kommandozeilenprogramm cURL, können die CSV-Dateien auf sehr einfache Weise ausgetauscht werden. Für PHP existiert eine Bibliothek libcURL. Die Verwendung von cURL ist nur ein Beispiel, wie die Kommunikation technisch erfolgen kann. Natürlich kann jedes andere Programm verwendet werden, das Dateien per HTTP-POST übertragen kann.

Die URL für den Datenaustausch ist: https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange wobei XXXXX die Kunden- bzw. Mandantennummer ist.

Beispiel für einen Datenaustausch mittels cURL per Kommandozeile: curl -k -o download.csv --data-binary @upload.csv -H "Content-Type: text/csv" https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange.

In PHP:

  $ch = cURL_init("https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange");
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_POST, 1); 
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_POSTFIELDS, "LOGIN;user;password\nCUSTOMER_GET;9999;1\n");
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_HTTPHEADER, Array("Content-Type: text/csv")); 
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_SSL_VERIFYPEER, FALSE);
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_RETURNTRANSFER, 1);
  $message = curl_exec($ch);
  echo cURL_error($ch);
  cURL_close($ch);
  echo str_replace("\n", "<br>", $message);

Von Partnern wurden SDK's für PHP und node.js zur freien Verwendung veröffentlicht. (Nutzung ohne Gewähr).

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

Collmex API: Authentifizierung

Die Authentifizierung erfolgt über den ersten Datensatz, d.h. die erste Zeile in der CSV-Datei muss von der Satzart LOGIN sein:

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert LOGIN
2	Benutzer	C	20	Für den Benutzer muss das Kennzeichen 'Nur für API' gesetzt sein.*
3	Passwort	C	20
4	Zeichensatz	I	8	Optional. Leer oder 0 = ISO-8859-1, 1 = UTF-8: Im Zeichensatz ISO-8859-1 nicht darstellbare Zeichen werden beim Import in Collmex durch ein ? ersetzt.

Legen Sie für jede externe Anwendung einen neuen Benutzer an und setzen Sie das Kennzeichen 'Nur für API'. Zusatzbenutzer mit gesetztem Kennzeichen 'Nur für API' werden nicht berechnet, d.h. es entstehen keine Zusatzkosten.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

* Gilt nur für Kunden, die nach dem 16.08.2023 ihren Collmex-Zugang bestellt haben. Für ältere Collmex-Kunden ist dies eine dringende Empfehlung.

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↑ Inhalt 

API Fehler-Protokoll

Im API Fehler-Protokoll sind alle Fehler aufgeführt, die im aktuellen und im letzten Monat während des Datenaustausches über das API aufgetreten sind.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

API Fehler-Protokoll - Einstellungen

Geben Sie hier eine Mailadresse ein, wenn Sie bei einem neuen API-Fehler benachrichtigt werden möchten.

Es wird nur dann eine Mail versendet, wenn ein Fehler auftritt, nachdem das Fehlerprotokoll zuletzt angesehen wurde oder wenn die letzte Benachrichtigung mehr als 24 Stunden zurück liegt.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

API Benachrichtigungen

Über API-Benachrichtigungen werden externe Systeme mittels HTTP-GET über Datenänderungen informiert. Die Benachrichtigung dient als Auslöser für eine Änderungs-Datenabfrage. Mit API-Benachrichtigungen sind zeitgesteuerte Änderungs-Abfragen (Polling) zum Zweck der Datenspiegelung weitgehend überflüssig.

Eine API-Benachrichtigung wird in Collmex über den Namen des externen Systems und ein Ereignis (z.B. Änderung einer Rechnung) identifiziert. Jeder API-Benachrichtigung ist eine URL zugeordnet, die bei Eintritt des Ereignisses aufgerufen wird.

Der Ablauf ist wie folgt:

1. Ein Dokument wird in Collmex geändert (z.B. eine Rechnung).
2. Ist für das Ereignis eine aktive API-Benachrichtigung eingestellt, wird eine Benachrichtigung eingeplant.
3. Nach einer Zeitverzögerung von einer Minute erfolgt die HTTP-GET-Abfrage für die hinterlegte URL. Dabei wird ein Zähler für unquittierte Benachrichtigungen um eins hoch gezählt.
4. Das externe System ruft mittels einer Änderungs-Datenabfrage die seit dem letzten Aufruf geänderten Daten ab. Dabei wird der Zähler für unquittierte Benachrichtigungen auf Null zurück gesetzt.

Durch die Zeitverzögerung erfolgt maximal eine Benachrichtigung pro Minute. Die maximale Anzahl von unquittierten Benachrichtigungen beträgt 100. Bei Überschreiten dieser Grenze erfolgt keine weitere Benachrichtigung, bis entweder eine Änderungs-Datenabfrage erfolgt ist oder die API-Benachrichtigung inaktiviert und anschließend wieder aktiviert wurde.

Die Einstellungen für die Benachrichtigung werden über die Satzart API_NOTIFICATION gesetzt und können unter 'Verwaltung → Daten → API-Benachrichtigungen' eingesehen werden.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert API_NOTIFICATION
2	System	C	20	Name des Systems
3	Ereignis	I	8	1 = Buchung ausgeführt, 2 = Verfügbarer Bestand geändert, 3 = Kundenauftrag geändert, 4 = Lieferung geändert, 5 = Rechnung geändert, 6 = Angebot geändert, 7 = Bestand geändert, 8 = Produkt oder Stückliste geändert, 9 = Kunde oder Lieferant oder Adresse oder Mitglied (nur Collmex verein) geändert.
4	URL	C	255	URL, die per http/https GET aufgerufen wird, sobald das Ereignis eingetreten ist.
5	Inaktiv	I	8	0 = Aktiv, 1 = Inaktiv, 2 = Löschen

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

Collmex API: Mitglieder abfragen

Die Abfrage von Mitgliedern erfolgt über die Satzart MEMBER_GET.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert MEMBER_GET
2	Mitgliedsnummer	I	8	Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Mitglied zurückgegeben.
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4	Text	C	80	Zur Freitextsuche
5	PLZ/Land	C	8	Zur Suche über die Postleitzahl oder das Land.
6	Adressgruppe	I	8
7	Auch ausgetretene	I	8	1 = Es werden auch ausgetretene Mitglieder zurück gegeben
8	Nur geänderte	I	8	1 = Es werden nur Mitglieder zurückgegeben, die sich seit der letzten MEMBER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden.
9	Systemname	C	20	Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.
10	Stichtag	D	8	Stichtag, zu dem die Mitglieder abgefragt werden. Für das aktuelle Datum kann der Wert (NULL) angegeben werden.
11	Eintrittsdatum von	D	8
12	Eintrittsdatum bis	D	8
13	Austrittsdatum von	D	8
14	Austrittsdatum bis	D	8
15	Geburtsdatum von	D	8
16	Geburtsdatum bis	D	8

Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Mitglied ein Satz der Satzart CMXMGD.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

Collmex API: Beiträge abfragen

Die Abfrage der Beiträge erfolgt über die Satzart ABO_GET.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert ABO_GET
2	Mitglied Nr	I	8	Falls angegeben werden nur Beiträge dieses Mitglieds zurückgegeben.
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4	Produkt Nr	C	20	Falls angegeben, werden nur Beiträge für diesen Beitragssatz zurück gegeben.
5	Nächste Rechnung von	D	8	Zur Abfrage von periodischen Rechnungen mit dem nächsten Rechnungsdatum in einen bestimmten Zeitraum.
6	Nächste Rechnung bis	D	8
7	Gültig am	D	8	Es werden nur die periodischen Rechnungen zurück gegeben, die am angegebenen Datum gültig sind.
8	Nur geänderte	I	8	1 = Es werden nur periodischen Rechnungen zurückgegeben, bei den sich der Kunde seit der letzten ABO_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert hat oder neu angelegt wurde.
9	Systemname	C	20	Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.

Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kunden ein Satz der Satzart CMXABO.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

Collmex API: Rückmeldungen

Fehler- und Erfolgsmeldungen

Die komplette Kommunikation findet in einer Datenbank-Transaktion statt. Im Falle eines Fehlers wird die Datenbank-Transaktion zurück gerollt. Das bedeutet, dass entweder alle Änderungen oder gar keine übernommen werden.

Für den Fall, dass es bei der Kommunikation einen Fehler gab, wird ein Fehlersatz zurückgegeben (Meldungstyp 'E').

Wenn es keinen Fehler gab, wird das angeforderte Ergebnis zurückgegeben und als letzte Meldung immer eine Erfolgsmeldung (Meldungstyp 'S', Meldungsnummer 20420, Meldungstext 'Datenübertragung erfolgreich. Es wurden XXX Datensätze verarbeitet.').

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert MESSAGE
2	Meldungstyp	C	2	'S' = Success 'W' = Warnung 'E' = Fehler
3	Meldungsnummer	C	20	Die interne Collmex-Meldungsnummer
4	Meldungstext	C	255	-
5	Zeile	I	8	Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.

Rückmeldung von Nummern

Sofern das Programm bei eine Nummer für ein Dokument vergeben hat, wird diese über die Satzart NEW_OBJECT_ID zurückgegeben. Mehr Informationen dazu unter Nummernvergabe.

Beschränkungen / Limits

Pro Tag können unter einer Kundennummer maximal 10.000 API-Aufrufe ausgeführt werden.

Minimieren Sie die Anzahl der Aufrufe, indem Sie die Objekte nicht einzeln, sondern gesammelt abfragen bzw. übergeben und verwenden Sie Benachrichtigungen, um geänderte Daten nur bei Bedarf abzufragen.

Siehe auch: Collmex API Inhalt, Nummernvergabe

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Collmex API: Zahlungseingänge zu externen Rechnungen abfragen

Die Abfrage von Zahlungseingängen zu importierten Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_PAYMENT_GET. Damit stehen im externen System Informationen über den in Collmex gebuchten Zahlungseingang zur Verfügung.

Achtung: Die Funktion funktioniert nur für über die Satzart CMXUMS importiere Umsätze, nicht für Rechnungen, die in Collmex selbst erzeugt wurden.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert INVOICE_PAYMENT_GET
2	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3	Rechnungsnummer	C	30	Optional. Falls nicht angegeben, werden die Zahlungen zu allen Rechnungen zurückgegeben.
4	Nur neue Zahlungen	I	8	1 = Es werden nur Zahlungen zu Rechnungen zurückgegeben, für die seit der letzten Abfrage Zahlungseingänge neu gebucht oder storniert wurden.
5	Systemname	C	20	Name des externen Systems. Wenn angegeben, werden nur Zahlungen für Rechnungen zurückgegeben, die von diesem System eingebucht wurden.

Das Ergebnis wird mit der Satzart INVOICE_PAYMENT zurückgegeben.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert INVOICE_PAYMENT
2	Rechnungsnummer	C	30	-
3	Datum	D	8	Datum der Zahlung (Belegdatum der Buchung)
4	Gezahlter Betrag	M	18	Über ein Finanzkonto (Bank, Kasse) tatsächlich bezahlter Betrag
5	Reduzierender Betrag	M	18	Der offene Posten wurde um diesen Betrag reduziert. Der tatsächlich gezahlte Betrag kann kleiner sein als der reduzierende Betrag z.B. bei Skonto, Kleinbetragsdifferenzen oder Forderungsverlusten.
6	Geschäftsjahr	I	8	Geschäftsjahr der Buchung
7	BuchungNr	I	8	Nummer der Buchung
8	BuchungPos	I	8	Position der Buchung
9	Systemname	C	20	Name des externen Systems.

Zu einer Rechnung werden immer alle zugeordneten Buchungen übertragen. Wird ein Zahlungseingang storniert, und der Posten damit wieder offen, ist das Zahldatum und der Betrag leer.

Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Zahlung eindeutig. Diese drei Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Produkte abfragen

Die Abfrage von Produkten erfolgt über die Satzart PRODUCT_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, den Produktstamm mit externen Shops oder Kassensystemen abzugleichen.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert PRODUCT_GET
2	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3	Produktnummer	C	20	Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Produkt zurückgegeben.
4	Produktgruppe	I	8	Optional. Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Falls angegeben, werden nur Produkte zurückgegeben, welche dieser Produktgruppe oder einer Untergruppe zugeordnet sind.
5	Preisgruppe	C	20	Optional. Falls angegeben, wird in CMXPRD der Preis der angegebenen Preisgruppe zurückgegeben, anderenfalls der Preis der Standard-Preisgruppe 0.
6	Nur geänderte	I	8	1 = Es werden nur Produkte zurück gegeben, die sich seit der letzten PRODUCT_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden.
7	Systemname	C	20	Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.
8	Webauftritt-Nr	I	8	Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts zurück geliefert.
9	Nur mit Preis	I	8	1 = Es werden nur Produkte zurück gegeben, für die ein Preis existiert.
10	Text	C	80	Liefert nur Produkte zurück, die den Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.

Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Produkt ein Satz der Satzart CMXPRD.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Rechnungen abfragen

Die Abfrage von Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, die Rechnungen den Kunden über einen externen Kundenbereich zugänglich zu machen oder die Rechnungen in einem eigenen Format an den Kunden zu übermitteln. Dazu werden die neu angelegten oder geänderten Rechnungen periodisch (z.B. einmal am Tag) abgefragt und extern weiter verarbeitet.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert INVOICE_GET
2	Rechnungsnummer	I	8	Optional. Falls angegeben wird nur die angegebene Rechnung zurückgegeben.
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4	Kunde Nr	I	8	Optional.
5	Rechnungsdatum Von	D	8	Optional.
6	Rechnungsdatum Bis	D	8	Optional.
7	Nur ausgegebene	I	8	1 = Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, welche nach dem Anlegen oder Ändern schon gedruckt oder gesendet wurden.
8	Rückgabe-Format	C	20	0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv, 2 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im XML-Format und einer CSV-Datei result.csv, 3 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im XML und PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv.
9	Nur geänderte	I	8	1 = Es werden nur Rechnungen zurückgegeben, die sich seit der letzten INVOICE_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden.
10	Systemname	C	20	Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.
11	Nur vom System angelegte	I	8	1 = Es werden nur Rechnungen zurückgegeben, die vom im Feld 10 angegebenen System angelegt wurden. Beim Anlegen der Rechnung muss der Systemname im Feld 45 der Satzart CMXINV angegeben worden sein.
12	Briefpapier nicht verwenden	I	8	1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden.
13	Ausgabe erforderlich	I	8	1 = Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder nach der letzten Ausgabe geändert wurden.
14	Kundenauftrag Nr	I	8	Optional. Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht.
15	Produktnummer	C	20	Optional. Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, für die die angegebene Produktnummer in mindestens einer Position vorkommt.

Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Rechnung ein Satz der Satzart CMXINV. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jede Rechnung im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'InvoiceXXXX.pdf', wobei XXXX die Rechnungsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Rechnungen in der CSV-Datei result.csv im Format CMXINV enthalten.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Rechnung als Ausgegeben kennzeichnen

Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Rechnung extern ausgegeben wurde. Das Datum der letzten Ausgabe wird auf das aktuelle Datum gesetzt und das Ausgabemedium übernommen. Nach Aufruf der Funktion erscheint die Rechnung nicht mehr in der Sammelausgabe.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert INVOICE_OUTPUT_SET
2	Rechnung Nr	I	8	Die Nummer der Rechnung
3	Ausgabemedium	I	8	0 = Druck, 1 = Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 100 = Keine Ausgabe

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Adressgruppen abfragen

Die Abfrage aller existierenden Adressgruppen erfolgt über die Satzart ADDRESS_GROUPS_GET:

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert ADDRESS_GROUPS_GET

Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz ADRGRP.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Mitarbeiter abfragen

Die Abfrage von Mitarbeitern erfolgt über die Satzart EMPLOYEE_GET.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart			Festwert EMPLOYEE_GET
2	Mitarbeiter Nr	I	8
3	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4	Text	C	80	Freitext

Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Mitarbeiter ein Satz der Satzart EMPLOYEE.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Sammelausgabe der Rechnungen

Die Sammelausgabe der Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_OUTPUT.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert INVOICE_OUTPUT
2	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3	Rechnungsnummer	I	8	Optional. Zur Ausgabe einer einzelnen Rechnung.
4	Ausgabemedium	I	8	Alle Selektionskriterien sind optional. Beschreibung s. Sammelausgabe Rechnungen.
5	Ausgabe erforderlich	I	8
6	Kunde Nr	I	8
7	Rechnungsdatum von	D	8
8	Rechnungsdatum bis	D	8
9	Max. Anzahl	I	8
10	Auch gelöschte	I	8
11	Rechnungen nicht buchen	I	8	1 = Noch nicht gebuchte Rechnungen werden bei der Ausgabe nicht gebucht. Falls nicht angegeben, werden noch nicht gebuchte Rechnungen mit der Ausgabe in der Buchhaltung gebucht.

Achtung: Um die versehentliche Ausgabe aller Rechnungen zu vermeiden, muss entweder die Rechnungsnummer oder eines der Felder 'Rechnungsdatum von' oder 'Rechnungsdatum bis' angegeben werden.

Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Sammelausgabe Rechnungen.

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Adressen den Adressgruppen zuordnen

Sofern Bedingungen für Adressgruppen hinterlegt sind, werden mit Ausführen von ASSIGN_ADDRESSES_TO_GROUP die Adressen den Adressgruppen zugeordnet, welche den Bedingungen entsprechen. Es wird die gleiche Funktion ausgeführt, wie bei Klick auf die Schaltfläche 'Adressen der Gruppe zuordnen' unter Adressgruppe Bedingungen.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert ASSIGN_ADDRESSES_TO_GROUP
2	Adressgruppe	I	8	Optional. Nummer der Adressgruppe. Falls angegeben werden nur dieser Adressgruppe die Adressen zugeordnet.

Siehe auch: Collmex API Inhalt, Adressgruppe Bedingungen

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Collmex API: Bankkonto-Auszug abholen

Das Abholen des Bankkonto-Auszugs über HBCI erfolgt mit der Satzart BANK_STATEMENT_GET_FROM_BANK.

Nr	Feld	Typ	Max.Länge	Bemerkung
1	Satzart	C		Festwert BANK_STATEMENT_GET_FROM_BANK
2	Firma Nr	I	8	Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3	IBAN	C	40	Die IBAN des Bankkontos
4	PIN	C	30	PIN für HBCI

Es werden die Kontoumsätze von der Bank über HBCI abgeholt und ggfs. automatisch gebucht. Zur detaillierten Beschreibung s. Bankkonto-Auszug abholen (HBCI).

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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Collmex API: Szenarien

Anbindung eines Rechnungsprogramms an die Buchhaltung

In diesem Szenario werden Rechnungen mit einer externen Auftragsbearbeitung oder Warenwirtschaft erstellt. Die Rechnungen sollen in der Collmex-Buchhaltung verbucht werden. In Collmex werden die Zahlungseingänge gebucht und die offenen Posten verwaltet. Die Informationen über die Zahlungseingänge werden an das externe Rechnungsprogramm zurückgegeben.

In regelmäßigen Abständen (z.B. einmal am Tag) überträgt das externe Programm neue und geänderte Rechnungen an Collmex und holt die Zahlungen zu den Rechnungen ab.

Die CSV-Datei enthält zuerst den Satz zur Authentifizierung und danach mehrere Umsätze. Im letzten Datensatz werden die neuen Zahlungseingänge abgefragt. Das Ergebnis der Übertragung sind die Zahlungen wiederum im CSV-Format.

» Beispieldatei

Anbindung eines Kassensystems an die Buchhaltung

In diesem Szenario werden mehrere externe Kassen an Collmex angebunden. Nach dem Kassenabschluss überträgt jede Kasse ihre Umsätze an die Collmex - Buchhaltung und fragt gleichzeitig Änderungen an den Produkten ab.

Jede Kasse erhält einen eigenen Systemnamen (im Beispiel 'Kasse1'), um den Zeitpunkt der letzen Abfrage für jede Kasse separat verwalten zu können.

» Beispieldatei

Siehe auch: Collmex API Inhalt

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↑ Inhalt 

Daten exportieren

Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.

Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.

Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.

Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern vor. Für den selektiven Export von Buchungen steht die Funktion Excel-Export unter Buchhaltung bzw. Übersicht → Schnittstellen zur Verfügung.

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Buchungen exportieren

Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Daten löschen

Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).

Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.

Feld	Bedeutung
Zu löschende Daten	Löschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchungen, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.). Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.).
Ja, wirklich löschen	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten.

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Nummernvergabe

In der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen.

Objekt

Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. JJJJ00001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen.

Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich.

Kunden und Lieferanten*

Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000.

Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden.

Positionen

Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte.

*Nicht in allen Versionen

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↑ Inhalt 

Wechselkurse bearbeiten

Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.

Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.

• Geben Sie ein, ab wann der Wechselkurs gültig ist.
• Nun geben Sie den Betrag und das Kürzel der 1. Währung ein. Ist Ihnen das Kürzel nicht bekannt, klicken Sie auf das Fernglas.
• Auf der rechten Seite wird der Betrag und das Kürzel der 2. Währung erfasst.
• Anschließend klicken Sie auf Speichern

Gültig ab	Betrag	Währung	=	Betrag	Währung
01.01.	1,00	USD	=	0,79	EUR
01.02.	1,00	USD	=	0,80	EUR
10.02.	1,00	USD	=	0,78	EUR
01.03.	1.000.000	TRL	=	0,59	EUR
01.07.	1.000.000	TRL	=	0,56	EUR

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↑ Inhalt 

Zahlungsbedingungen anzeigen

Alle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'.

Standardmäßig werden inaktive Zahlungsbedingungen nicht angezeigt. Sollen inaktive Zahlungsbedingungen angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Auch inaktive'.

Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen

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↑ Inhalt 

Zahlungsbedingung anlegen

Wählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen.

Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung

Zahlart	Bedeutung
Rechnung	Zahlung auf Rechnung, d.h. der Kunde bezahlt nach Erhalt der Ware oder Leistung. In der Zahlungsbedingung können Sie verschiedene Fristen für den Abzug von Skonto angeben.
Bankeinzug	Zahlung erfolgt per Bankeinzug. In der Zahlungsbedingung können Sie eine Frist für die Lastschrift und ein Skonto angeben.
Vorkasse	Die Zahlung erfolgt vor der Lieferung oder der Leistungserbringung.
Zahlungsdienstleister	Die Zahlung erfolgt über einen Dienstleister.

Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten

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↑ Inhalt 

Zahlungsbedingung bearbeiten

Sie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.

Schaltfläche	Bedeutung
Standard-Texte setzen	Nur bei Zahlart 'Rechnung' und 'Bankeinzug'. Setzt Standardwerte für die Felder Bezeichnung die die Texte.
Löschen	Löscht die Zahlungsbedingung. Das Löschen ist nur möglich, solange die Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde.
Feld	Bedeutung
Interne Nr	Diese Nummer wird intern verwendet. Beim Datenimport bestimmt die interne Nummer die Zahlungsbedingung.
Bezeichnung	Die Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste im Programm.
Zahlungs-Bestätigung erforderlich	Nur bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister'. Wenn markiert, wird ein Kundenauftrag erst für die Lieferung frei gegeben, wenn im Kundenauftrag im Reiter 'Verkauf' im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie von Ihrem Zahlungsdienstleister benachrichtigt werden, sobald die Lieferfreigabe erfolgt ist.
Inaktiv	Wenn eine Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde, kann sie hier inaktiviert werden. Die Zahlungsbedingung erscheint dann nicht in der Auswahlliste.
Texte für Druck	Bedeutung
Text, Englisch	Text für Angebot und Auftragsbestätigung in Deutsch und Englisch Bei der Zahlart 'Rechnung' können folgende Platzhalter im Text verwendet werden. Die Platzhalter werden beim Druck durch die jeweiligen Werte ersetzt: Platzhalter Wird ersetzt durch <<Waehrung>> Die Währung als ISO-Code. <<Periode-1>> Anzahl der Tage für die erste Periode. <<Periode-2>> Anzahl der Tage für die zweite Periode. <<Periode-3>> Anzahl der Tage für die dritte Periode. <<Betrag-1>> Betrag nach Abzug des Skontos für die erste Periode. <<Betrag-2>> Betrag nach Abzug des Skontos für die zweite Periode. <<Betrag-3>> Betrag nach Abzug des Skontos für die dritte Periode. <<Skonto-1>> Skonto in Prozent der ersten Periode. <<Skonto-2>> Skonto in Prozent der zweiten Periode. <<Skonto-Betrag-1>> Der Skonto-Betrag der ersten Periode. <<Skonto-Betrag-2>> Der Skonto-Betrag der zweiten Periode. <<Betrag>> Der zu zahlender Betrag, Basis zur Berechnung der Skonti.
Für Rechnung, Rechnung-Englisch	Text für Rechnung in Deutsch und Englisch Zusätzlich zu den oben genannten Platzhaltern stehen für die Rechnung noch die folgenden Platzhalter zur Verfügung: Platzhalter Wird ersetzt durch <<Fälligkeitsdatum>> Datum, bis zu dem der Kunde spätestens bezahlt haben muss. <<Frist-1>> Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-1 abziehen zu dürfen. <<Frist-2>> Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-2 abziehen zu dürfen. Zusätzlich können alle für Rechnungen gültige Platzhalter verwendet werden.
Für Rechnung, Rechnung-Englisch	Text für Rechnung in Deutsch und Englisch
Für Gutschrift, Gutschrift-Englisch	Nur für Zahlungsbedingung 1 (Sofort ohne Abzug). Für Gutschriften mit der Zahlungsbedingung 'Sofort ohne Abzug' wird dieser Text verwendet statt der Text für Rechnungen.
Periode-1	Anzahl der Tage für die erste Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der ersten Periode, kann das Skonto-1 abgezogen werden.
Skonto-1	Skonto für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch die Felder Periode-2, Skonto-2 und Periode-3 leer.
Periode-2	Anzahl der Tage für die zweite Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der zweiten Periode, kann das Skonto-2 abgezogen werden.
Skonto-2	Skonto für die zweite Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch das Feld Periode-3 leer.
Periode-3	Anzahl der Tage bis die Forderung spätestens beglichen sein muss.
Bankverbindung	Bedeutung
Bankverbindung drucken	Nur bei Zahlart 'Vorkasse', 'Zahlungsdienstleister'. Wählen Sie aus, welche Bankverbindung auf die Dokumente gedruckt werden soll.
Abrechnungs-Konto	Bedeutung
Konto Nr	Nur für Zahlarten Bar, Karte und Dienstleister: Kundenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht.
Einkauf-Konto Nr	Nur für Zahlarten Karte und Dienstleister: Belege für Lieferantenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht.
Bankeinzug	Bedeutung (Nur für Zahlart Bankeinzug)
Einzug nach	Der Posten ist erst nach der eingegebenen Anzahl von Tagen zum Einzug fällig.
Skonto	Das gewährte Skonto wird beim Anlegen der Zahlung automatisch abgezogen.
Firmenlastschrift	Wenn markiert, werden die Lastschriften als Firmenlastschrift an die Bank übermittelt. Ist die Option nicht gewählt gilt die normale Basislastschrift.
Sonstige Einstellungen	Bedeutung
Datev-Zahlungsbedingung	Die Nummer der Datev-Zahlungsbedingung (1-99). Die Datev-Zahlungsbedingung wird beim Datev-Export für Kundenrechnungen im Belegfeld 2 exportiert. Geben Sie die Nummern nach Absprache mit Ihrem Steuerberater ein.
UN/EDIFACT Zahlart	Die standardisierte Zahlart für die E-Rechnung. Geben Sie eine Zahlart aus der Liste UNTDID 4461 ein.

Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten

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↑ Inhalt 

Vertrag

Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.

Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version

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↑ Inhalt 

Rechnungsadresse

Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version

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↑ Inhalt 

Bankverbindung

Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version

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↑ Inhalt 

Version

Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.

Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Kündigung

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↑ Inhalt 

Kündigung

Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.

Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Version