Handbuch Collmex verein
Inhalt
Auswertungen
Verwaltung |
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Einleitung
Collmex verein eine Komplettlösung für Vereine. Sie beinhaltet die Bereiche Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Anlagenverwaltung und Mahnwesen.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.
Mehrere Personen können gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Beispiel: Sie verteilen die Arbeit auf mehrere Schultern: Die Buchhaltung erledigt eine Person, die Mitgliederverwaltung eine andere. Für den Jahresabschluss oder schwierige Buchungen kann der Steuerberater direkt auf die das Programm zugreifen.
Mit Collmex verein erstellen Sie die Beitragsabrechnung voll automatisch. Für jedes Mitglied werden der Beitragssatz und die gewünschte Zahlungsweise hinterlegt. Im Abrechnungslauf werden für alle Mitglieder die Beitragsrechnungen erstellt und direkt in die Buchhaltung übernommen. Die Lastschriftanweisungen übertragen Sie per integrierten Online-Banking direkt an die Bank.
Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.
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Anmeldung und Testphase
Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.
Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.
Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.
Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.
Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version
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Programmbedienung
Bedienelemente
Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:
Element | Funktion |
---|---|
1. Schaltflächen | Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt. |
2. Link | Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms. |
3. Reiter | Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten. |
4. Eingabefeld | Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich. |
5. Auswahlfeld | Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können. |
6. Kontrollkästchen | Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet. |
7. Suche | Bei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche. |
8. Blättern | Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw.. |
9. Statusinformation | Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'. |
Mehrere Fenster öffnen
Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.
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Einführung Vereinsverwaltung
Im Mitglied erfassen Sie Adresse, Bankverbindung und die abzurechnenden Beiträge.
Unter Beitragssatz/Produkt hinterlegen Sie die in Ihrem Verein üblichen Mitgliedsbeiträge. Bei Bedarf geben Sie beim Mitglied einen individuellen Beitragssatz ein. Im Abrechnungslauf rechnen Sie die Beiträge voll automatisch ab. Über das integrierte Online-Banking können Sie die Beiträge per Lastschrift einziehen. Erfolgt die Bezahlung per Überweisung steht für überfällige Beiträge das Mahnwesen zur Verfügung.
Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Mitglieder. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.
Siehe auch: Mitglied Adresse, Beiträge, Beitragssatz/Produkt Allgemein, Mailing, Verkauf
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Mitglied anlegen
In dieser Funktion legen Sie neue Mitglieder an.
- Das Programm schlägt Ihnen eine Mitgliedsnummer vor, die Sie bei Bedarf ändern. Beachten Sie, dass die Nummer immer über 10.000 liegen muss.
- Klicken Sie dann auf Mitglied anlegen.
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied: Adresse, Beiträge
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Mitglied: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Geburtsdatum | Für Auswertungszwecke. |
Eintrittsdatum | Für Auswertungszwecke. |
Austrittsdatum | Ist das Austrittsdatum gesetzt, werden im Abrechnungslauf Produkte der Produktart 'Mitgliedsbeitrag' übergangen, wenn das Austrittsdatum vor dem aktuellen Tagesdatum, oder das Austrittsdatum vor der Abrechnungsperiode liegt. |
Adresse | Diese Angaben erscheinen in der folgenden Reihenfolge im Adressfeld von Rechnung, Gutschrift und Mahnung:
Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma das Mitglied ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
Bankverbindung | Die internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt). |
Mandatsreferenz | Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Mitglieds wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Mitgliedsnummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Mitglied in die Lastschrift übernommen. |
Datum Unterschrift | Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Mitglieds wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Mitglied in die Lastschrift übernommen. |
Gruppen | Zum Versand zielgerichteter Newsletter können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie unter Übersicht → Mitglied → Gruppen an. |
Siehe auch: Vereinsverwaltung
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Mitglied: Beiträge
Sie können für jedes Mitglied beliebig viele Beiträge erfassen. Bevor Sie mit der Eingabe der Mitgliedsbeiträge beginnen, legen Sie die Beitragssätze unter Übersicht → Beitragssatz / Produkt → Anlegen an. Beachten Sie dabei die Hinweise in der Hilfe zu der Funktion Beitragssatz / Produkt.
Feld | Bedeutung | |||||||||||||||||||||||||||
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Geburtsdatum | Für Auswertungszwecke. | |||||||||||||||||||||||||||
Eintrittsdatum | Für Auswertungszwecke. | |||||||||||||||||||||||||||
Austrittsdatum | Ist das Austrittsdatum gesetzt, werden im Abrechnungslauf Produkte der Produktart 'Mitgliedsbeitrag' übergangen, wenn das Austrittsdatum vor dem aktuellen Tagesdatum, oder das Austrittsdatum vor der Abrechnungsperiode liegt. | |||||||||||||||||||||||||||
Zahlungsbedingung | Möchten Sie die Beiträge per Lastschrift einziehen, wählen Sie die Zahlungsbedingung Bankeinzug. | |||||||||||||||||||||||||||
Abrechnung über | Wird das Mitglied über ein anderes Mitglied abgerechnet, geben Sie hier die Nummer des Mitglieds ein, über das die Abrechnung erfolgen soll. Die Adressdaten können dann über eine extra eingeblendete Schaltfläche übernommen werden. | |||||||||||||||||||||||||||
Gültig von ... Gültig bis | Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999. | |||||||||||||||||||||||||||
Anzahl | Wenn das gleiche Produkt mehrfach berechnet werden soll, geben Sie hier die Anzahl ein. In der Bezeichnung der Rechnungsposition wird die Anzahl vorangestellt (z.B. 7 x Bezeichnung). Der Preis der Abrechnungsperiode wird mit der Anzahl multipliziert. | |||||||||||||||||||||||||||
Kostenstelle | Rechnungs-Erlöse für das Mitglied werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht. | |||||||||||||||||||||||||||
Beitragssatz | Produktnummer | |||||||||||||||||||||||||||
Bezeichnung | Wir bei Eingabe eines Beitragssatzes aus dem Produkt übernommen und kann hier individuell für das Mitglied angepasst werden. | |||||||||||||||||||||||||||
Indiv. Beitrag | Hier können Sie einen vom Produkt abweichenden Preis eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||
Intervall | Das Intervall definiert, in welchen Abständen die Rechnung gestellt wird und ob die Berechnung im Voraus oder rückwirkend erfolgt.
| |||||||||||||||||||||||||||
Nächste Rechnung | Datum der nächsten Rechnung. Die Rechnung wird im Abrechnungslauf nur angelegt, wenn das Datum innerhalb der Gültigkeit liegt. Das Datum bestimmt zusammen mit der Periode den Abrechnungszeitraum und wird mit jeder neuen Rechnung um eine Periode in die Zukunft gesetzt. |
Mitglied löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die gelöschte Mitgliedsnummer steht dann wieder zur Verfügung. Das Mitglied kann nicht gelöscht werden, wenn:
- für ein Mitglied bereits eine Rechnung gebucht wurde
- ein anderes Mitglied über das zu löschende abrechnet wird.
Siehe auch: Vereinsverwaltung
↑ Inhalt
Mitglied suchen
- nach Mitgliedern suchen oder
- eine Vorschau auf abzurechnende Mitgliedsbeiträge erstellen.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
Eingabe-Feld | Bedeutung |
---|---|
Mitglied Nr. | Mitgliedsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Mitglied. |
Sortieren nach | Wählen Sie die Option aus, nach der Sie die Ergebnisliste sortieren möchten. Zur Verfügung stehen Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Alter, Postleitzahl (PLZ). |
Stichtag | Sofern angegeben, werden nur Mitglieder angezeigt, die am oder vor dem Stichtag eingetreten, und nicht vor dem Stichtag ausgetreten sind. |
Text | Sie können hier Worte oder Teile von Wörtern eingeben. Das Programm sucht dann in den Feldern des Reiters Adresse. |
Gruppe | Zur Suche nach Mitgliedern einer bestimmten Adressgruppe. |
PLZ/Land | Findet Mitglieder im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.
Beispiele:
|
Geburtsdatum von ... bis | Zur Suche nach Mitgliedern, die in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben. |
Geburtsmonat | Zur Suche nach Mitgliedern, die in einem bestimmten Monat Geburtstag haben. |
Eintrittsdatum von ... bis | Zur Suche nach Mitgliedern, die in einem bestimmten Zeitraum eingetreten sind (z.B. für Jubiläen, Ehrungen). |
Ohne Beitragssatz | Ist das Feld aktiviert, werden nur Mitglieder angezeigt, die zum Stichtag keinen gültigen Beitragssatz zugeordnet haben. |
Auch ausgetretene | Ist das Feld aktiviert, werden auch Mitglieder angezeigt, die vor dem Stichtag ausgetreten sind. |
Beitragssatz | Bezeichnung oder Nummer des Beitragssatzes. |
Nächste Rechnung von ... bis | Damit können Sie eine Vorschau auf alle in einem bestimmten Zeitraum fälligen Beiträge erstellen. |
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied: Adresse, Beiträge
↑ Inhalt
Bestandsmeldung
Die Bestandsmeldung ist eine Auswertung der Mitglieder zu einem bestimmten Stichtag nach Jahrgang und Geschlecht.
Die Bestandsmeldung dient als Grundlage für die jährliche Bestandserhebung der Sportverbände.
Achtung: Eine Export-Möglichkeit besteht derzeit nicht, d.h. die Bestandserhebung muss manuell übertragen werden.
↑ Inhalt
Abrechnung der Mitgliedsbeiträge
Zur Abrechnung der Mitgliedsbeiträge gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie einen Beitragssatz an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Monat oder Jahr). Wählen Sie als Produktart Mitgliedsbeitrag aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> oder alternativ <<PeriodeJahr>> im Feld Bezeichnung.
- Hinterlegen Sie den oder die Beiträge unter Mitglied → Beiträge.
- Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Übersicht → Rechnung → Abrechnungslauf).
- Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Übersicht → Rechnung → Sammelausgabe).
- Wenn Sie die Rechnung per Lastschrift einziehen möchten, muss als Zahlungsbedingung beim Mitglied Bankeinzug hinterlegt sein. Den Lastschrifteinzug führen Sie unter Übersicht → Bank → Lastschriften anlegen durch.
Sonderfall unvollständiger Abrechnungszeitraum
Sie berechnen z.B. monatlich 10 €. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Nachhinein am 1.1. jedes Jahres für Januar bis Dezember des Vorjahres.
Der Vertrag ist aber erst im Februar geschlossen worden. Dann ist im ersten Jahr ein Beitrag von 110 € fällig.
Hier gehen Sie wie folgt vor:
- In das Feld Gültig ab geben Sie das Datum ein, ab dem die Berechnung erfolgen soll.
- In das Feld Nächste Rechnung geben Sie den 1.1. des Folgejahres ein, wenn die Rechnungsstellung immer an diesem Tag erfolgt.
- Für das erste (unvollständige) Jahr legen Sie eine Einzelrechnung an. Dort können Sie bei Bedarf die Anzahl der zu berechnenden Monate korrigieren.
- Im Folgejahr verwenden Sie für die Abrechnung ganz normal den Abrechnungslauf.
Rücklastschriften
Leider kommt es gelegentlich vor, dass Lastschriften nicht ausgeführt werden, weil z.B. das Konto keine ausreichende Deckung aufweist. In diesem Fall bucht die Bank den Betrag zurück und berechnet in der Regel auch eine Gebühr. Wie Sie mit den Rücklastschriften umgehen, wird in unserem Kontierungslexikon beschrieben.
Siehe auch: Beitragssatz/Produkt, Mitglied: Beiträge
Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Beitragsrechnung, Mitgliedsbeitrag, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift, Bankeinzug
↑ Inhalt
Beitragssatz/Produkt
Die Beitragssätze und Produkte sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs. Wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, Steuersatz oder die Verkaufspreise werden hier eingestellt.
Siehe auch: | Vereinsverwaltung, Abrechnung der Mitgliedsbeiträge, Verkauf: Rechnung und Gutschrift |
↑ Inhalt
Beitragssatz/Produkt anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Beitragssatz oder ein Produkt an.
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Produkt anlegen | Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter. |
Feld | Bedeutung |
Produkt Nr | Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. yoga-4711). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt. |
Kopieren von Produkt | Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen. |
Siehe auch: Vereinsverwaltung
↑ Inhalt
Beitragssatz/Produkt: Allgemein
Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Bezeichnung | Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen.
Mitgliedsbeiträge: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung folgende Html-Tags einsetzen:
Beispiel: Das sieht so aus: Mitgliedsbeitrag Erwachsener Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes. |
Mengeneinheit | Bezeichnet die Einheit, in der die Produkte verkauft werden (z.B. Stück,
Kilogramm, Flasche).
Mitgliedsbeitrag: Wählen Sie eine Mengeneinheit entweder Jahr, Monat oder Woche aus. |
Produktart | Damit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart
zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. |
Inaktiv | Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nicht mehr angezeigt und nicht mehr ausgewertet. |
Siehe auch: Vereinsverwaltung
↑ Inhalt
Beitragssatz/Produkt: Verkauf
Hier legen Sie für Beitragssätze, Produkte und Dienstleistungen die Preise sowie den Steuersatz fest.
Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Steuer | Umsatzsteuersatz, der auf der Rechnung zum Nettobetrag hinzugerechnet wird. |
Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
Preis | Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie unter Verwaltung → Firma → Einstellungen → VK-Preise sind inkl. USt. |
Siehe auch: Vereinsverwaltung
↑ Inhalt
Beitragssatz / Produkt suchen
Hier können Sie nach einzelnen Beitragssätzen, Produkten oder Dienstleistungen suchen oder sich alle anzeigen lassen.
- Wenn Sie nach einem einzelnen Produkt ... suchen, geben Sie entweder die Nummer oder den Namen ein und klicken Sie dann auf "Suchen".
- Möchten Sie alle Produkte ... anzeigen, lassen Sie die Felder leer und klicken auf "Suchen".
- Möchten Sie sich die Produktdaten anzeigen lassen oder Änderung darin vornehmen, klicken Sie auf die entsprechenden Links.
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Beitragssatz/Produkt: Allgemein, Verkauf
↑ Inhalt
Produktgruppen
Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).
Feld | Bedeutung |
---|---|
Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
Details | Klicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details
↑ Inhalt
Produktgruppe Details
Feld | Bedeutung |
---|---|
Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
Untergruppe von | Durch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden. |
Untergruppen | Die Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen
↑ Inhalt
Abrechnung der Mitgliedsbeiträge
Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Fällige anzeigen (Vorschau) | Wenn Sie nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre. |
Abrechnungslauf starten | Legt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung. Es werden Beiträge von Mitgliedern und periodischen Rechnungen von Kunden abgerechnet, bei denen das Feld Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Sind mehrere Positionen für ein Mitglied oder einen Kunden zur Abrechnung fällig, werden diese zusammen in einer Rechnung abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Mitglied → Beiträge |
Feld | Bedeutung |
Rechnungsdatum | Das Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten. |
Fällig in | Zur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. |
Mitglied Nr | Falls angegeben, wird nur das angegebene Mitglied/Kunde abgerechnet. Andernfalls werden Beiträge aller Mitglieder/Kunden abgerechnet. |
Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Mitglieder senden bzw. ausdrucken.
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Sammelausgabe Rechnungen
↑ Inhalt
Sammelausgabe Rechnungen
Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Mitglieder und Kunden.
1. Schritt: Selektion der Rechnungen
Feld | Bedeutung |
---|---|
Ausgabe erforderlich | Es werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzen Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden. |
Kunde | Wenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Mitglieds oder Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Mitglieds- bzw. Kundennummer ein. |
Rechnungsdatum von, bis | Schränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein. |
2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Ausgewählte Rechnungen ausgeben | Die in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben. |
Medium auf 'Druck' setzen | Setzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten. |
Feld | Bedeutung |
Rechnungen buchen | Wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Mitglieder oder Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden. |
Selektierte Rechnungen | |
X | Markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten. |
Medium | Wählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie unter Mitglied → Beiträge bzw. Kunde → Empfänger. Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr. |
An | Der Empfänger wird aus dem Mitglied bzw. dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger. |
Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
Siehe auch: | Vereinsverwaltung, Mitglied, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Druck |
↑ Inhalt
Adressgruppe
Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und z.B. Ihre Mailings gezielt adressieren.
- Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
- Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.
↑ Inhalt
Adressgruppe Bedingungen*
Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Zuordnung von Adressen zur Adressgruppe nicht manuell, sondern durch das Programm erfolgen soll. Legen Sie hier die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit das Programm eine Adresse der Adressgruppe zuordnet.
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Adressen der Gruppe zuordnen | Die Adressen werden gemäß den Bedingungen der Adressgruppe zugeordnet. Die Zuordnung zur Adressgruppe wird aufgehoben, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind. |
Feld | Bedeutung |
Firma | Es werden nur Adressen/Kunden/Lieferanten dieser Firma berücksichtigt. |
Datum von, Datum bis | Schränkt das Kriterium nach der Zeit ein (s. Beschreibung unter 'Bedingung'). |
Ansprechpartner ebenfalls der Gruppe zuordnen | Ist diese Option markiert, werden die Ansprechpartner der ermittelten Adressen ebenfalls der Adressgruppe zugeordnet. |
Bedingungen sind | Und-verknüpft: Es müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, damit eine Adresse der Gruppe zugeordnet wird. Oder-verknüpft: Es muss mindestens eine Bedingung erfüllt sein, damit eine Adresse der Gruppe zugeordnet wird. |
Bedingung | Bedeutung |
Ist Mitglied* | Nur Collmex verein: Bei der Adresse muss es sich um ein Mitglied handeln. |
Ist Mitglied mit Geburtsdatum von* | Nur Collmex verein: Mitglied, das am oder nach dem angegebenen Datum geboren wurde. |
Ist Mitglied mit Geburtsdatum bis* | Nur Collmex verein: Mitglied, das am oder vor dem angegebenen Datum geboren wurde. |
Ist Kunde | Bei der Adresse muss es sich um einen Kunden der oben angegebenen Firma handeln. |
Ist Lieferant | Bei der Adresse muss es sich um einen Lieferanten der oben angegebenen Firma handeln. |
Kunde mit Umsatz größer als | Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum größer sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt. |
Kunde mit Umsatz kleiner als | Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum kleiner sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt. |
Käufer von Produkt | Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum das Produkt mindestens einmal erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt. |
Nicht Käufer von Produkt | Der Kunde darf im optional angegebenen Zeitraum das Produkt nicht erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt. |
Kunde mit Angebot für Produkt | Der Kunde muss das Produkt im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt. |
Käufer von Produktgruppe | Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal ein Produkt der angegebenen Produktgruppe erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt. |
Kunde mit Angebot für Produktgruppe | Der Kunde muss ein Produkt der Produktgruppe im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt. |
Neukunde | Kunden, die im angegebenen Zeitraum angelegt wurden und zur angegebenen Preisgruppe gehören. Zeitraum und Preisgruppe sind optional. Wird kein Zeitraum angegeben, werden alle Kunden der Adressgruppe zugeordnet. |
Zahlungsbedingung | Kunden und Lieferanten bei denen die angegebene Zahlungsbedingung hinterlegt ist. |
Kunde mit Preisgruppe | Kunden bei denen die angegebene Preisgruppe hinterlegt ist. |
Zugeordnet zu Adressgruppe | Adressen, die der angegebenen Adressgruppe zugeordnet sind. |
Land | Adressen in dem angegebenen Land. |
PLZ | Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional. Adressen, deren Postleitzahl im angegebenen Bereich liegt. Land und PLZ-Bis sind optional.
Beispiele:
|
Ist inaktiv | Für die Adresse muss das Kennzeichen 'Inaktiv' gesetzt sein. |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Adressgruppe löschen
Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.
↑ Inhalt
Mailing anlegen
Klicken Sie auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied
↑ Inhalt
Mailing bearbeiten
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Testmail senden | Die Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken. |
Senden | Sendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe.
Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um:
|
Löschen | Löscht das Mailing. |
Feld | Bedeutung |
Von | Wählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern → Feld 'Email-Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist. |
Gruppe | Das Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden'). |
Betreff | Geben Sie einen Titel für das Mailing ein. |
Html-Mail | Standardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an.
Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen. |
Text | Folgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden:
|
Anhang | Um einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'. |
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Mailing suchen
Hier können Sie nach Mailings suchen.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Mailing | Nummer des Mailings |
Text | Sucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings. |
Mailingdatum vom ... Mailingdatum bis | Sucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden. |
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
- Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.
Siehe auch: Vereinsverwaltung, Mitglied
↑ Inhalt
Verkauf: Rechnung und Gutschrift
Abrechnung von Aufnahmegebühren, Kursgebühren o.ä.
Rechnungen und Gutschriften erstellen Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.
- Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
- Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
- Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
- Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
- Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf und Versand zur Verfügung.
Siehe auch: Beitragssatz/Produkt
↑ Inhalt
Rechnungen und Gutschriften
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Siehe auch: | Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnung bearbeiten, E-Rechnung, Wikipedia: Rechnung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnungsarten
Im Programm stehen Ihnen zwei Rechnungsarten zur Verfügung.
Rechnung
Reguläre Rechnung
Gutschrift
Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.
Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.
Siehe auch: | Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen
Verwandte Begriffe: Stornorechnung, Storno-Rechnung, Rücksendung, Reklamation, Retoure |
↑ Inhalt
Rabatte in Verkaufsdokumenten
Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.
Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.
Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rabattgruppen bearbeiten
In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.
Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Nr | Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe. |
Bezeichnung | Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" ) |
Rabatt | Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).
Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druck konfiguriert ist. |
Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen. | |
Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer. |
Gültige Produktgruppen* | Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.
Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden
*Nicht in allen Versionen
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Rechnung/Gutschrift anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Rechnungen anlegen | Die Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben. |
Feld | Bedeutung |
Rechnungsart | Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten. |
Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
Für Auftrag* | Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
Nur offene Positionen* | Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind. |
Basiert auf Angebot | Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
Kopieren von Rechnung | Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten |
Projekt, Datum von, Datum bis* | Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.
Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten
Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Status* |
Folgende Stati sind möglich:
|
Verrechnen mit* | Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll. |
Kunde | Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen. |
Rechnungsdatum | Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel. |
Rechnungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
Firma | Absender der Rechnung. |
Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden. |
Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
Typ | Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint. |
→ Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
→ Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
→ Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
→ Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
![]() | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden. |
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
Kunden-Referenz | Eine beliebige Referenz Ihres Kunden. Bei Behörden tragen Sie hier die Leitweg-Id ein. |
AuftragsNr b. Kunde | Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. Nur sichtbar, wenn die Rechnungen keinen Bezug zu einem Kundenauftrag hat. Bei einer Rechnung zu einem Kundenauftrag geben Sie die Nummer im Kundenauftrag an. |
Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein. |
Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis. |
Bezahlt* | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten. |
Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige
Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument. |
Projekt* | Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken. |
Tätigkeitsnachweis anhängen* | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt. |
Gelöscht | Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll. |
Ausgabe erforderlich | Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde. |
Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
Schreibgeschützt | Der Schreibschutz wird mit dem Senden der Rechnung per Mail gesetzt, kann bei Bedarf aber entfernt und auch wieder gesetzt werden. |
Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Feld | Bedeutung |
---|---|
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
Liefer/Leistungsdatum | Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann. |
Abweichende Lieferadresse | Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt. |
Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
Berechnete Lieferungen* | Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden. |
Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Schaltfläche | Funktion | ||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
Feld | Bedeutung | ||||||||
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten | ||||||||
Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
Typ | Positionstyp
| ||||||||
Produkt | Produktnummer | ||||||||
Produktart | Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister"). | ||||||||
Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. | ||||||||
auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
Menge | Menge der Produkte | ||||||||
Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
E-Rechnung
Collmex erzeugt Rechnungen im Format UN/CEFACT CII compliant zu EN 16931. Dabei handelt es sich um das einfachst mögliche Kernrechnungsmodell, welches der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Norm EN 16931 entspricht.
Weitere Informationen zur E-Rechnung / eRechnung, X-Rechnung / xRechnung sowie zu weiteren Formaten wie ZUGFeRD, Factur-X, ebInterface, NLCIUS, Peppol finden Sie in den FAQ.
Freifelder
In der Norm EN 16931 sind über 160 Felder definiert (z.B. Rechnungs-Datum, Nummer, Rechnungsbetrag usw.). Viele dieser Felder haben eine Entsprechung in Collmex, jedoch nicht alle. Einige dieser fehlenden Felder können über Freifelder in die E-Rechnung übernommen werden. Freifelder haben folgendes Format:
<<Feld-Id Feld-Wert>>
Beispiel: <<BT-132 4711>> - Das Feld "BT-132" wird mit dem Wert "4711" belegt.
Freifelder können in folgenden Text-Feldern hinterlegt werden:
- Firma → Adresse → Bemerkung
- Kunde → Adresse → Bemerkung
- Rechnung → Rechnungstext
- Rechnung → Verkauf → Texte → Schlusstext
- Rechnung → Versand → Abweichende Lieferadresse → Bemerkung
- Rechnung → Positions-Details → Bezeichnung
Die Freifelder werden beim PDF-Druck nicht ausgegeben, d.h. die Feldwerte erscheinen nur in der XML-Datei. Derzeit werden folgende Freifelder unterstützt:
Feld | Beschreibung | Beispiel |
---|---|---|
BT-11 | Projektreferenz | |
BT-21 | Code zur Qualifizierung des Freitextes gem. UNTDID 4451. | <<BT-21 REG>> <<BT-22 Geschäftsführung: Max Mustermann>> |
BT-22 | Freitext zur Rechnung | |
BT-23 | Geschäftsprozesstyp | <<BT-23 urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0>> |
BT-24 | Spezifikationskennung | |
BT-29 | Kennung des Verkäufers | <<BT-29 4035377000007>> <<BT-29-1 0088>> |
BT-29-1 | Kennung des Schemas gem. ISO/IEC 6523 | |
BT-30 | Kennung der rechtlichen Registrierung des Verkäufers | |
BT-33 | Sonstige rechtliche Informationen des Verkäufers | |
BT-46 | Kennung des Käufers | <<BT-46 4035377000007>> <<BT-46-1 0088>> |
BT-46-1 | Kennung des Schemas gem. ISO/IEC 6523 | |
BT-71 | Kennung des Lieferorts | <<BT-71 4035377000007>> <<BT-71-1 0088>> |
BT-71-1 | Kennung des Schemas gem. ISO/IEC 6523 | |
BT-72 | Lieferdatum | <<BT-72 24.12.2099>> |
BT-73 | Anfangsdatum des Rechnungszeitraums | |
BT-74 | Enddatum des Rechnungszeitraums | |
BT-132 | Referenz zur Bestellposition | |
BT-134 | Anfangsdatum des Rechnungspositionszeitraums | |
BT-135 | Enddatum des Rechnungspositionszeitraums |
Siehe auch: | Einführung Rechnungen
↑ Inhalt Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Rechnung suchenFüllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.
Siehe auch: Einführung Rechnungen * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Rechnung als gelöscht kennzeichnenDas Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
Rechnung löschen, Rechnung stornieren ↑ Inhalt Hinweise zur PositionsnummerierungBei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..): In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll. Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe ↑ Inhalt KundenKunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote* oder Rechnungen. In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Rabattgruppe* des Kunden oder die Zahlungsbedingungen. Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung* fest.
Verwandter Begriff: Debitor = Kunde * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kunde bearbeiten: AdresseBearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf ↑ Inhalt Kunde bearbeiten: VerkaufIm Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse ↑ Inhalt BuchhaltungEinführungDie Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Vereins. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf: Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einer Buchung beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. An Hand der Kontoauszüge können die Buchung halbautomatisch durchgeführt werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt. Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich. Zur Buchhaltung gehören: Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:
Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen. Zur Ist-Besteuerung: Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht.
Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto
Umsatzsteuer nicht fällig.
↑ Inhalt BuchenAuf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden. Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus. Stornieren: Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen), geben Sie die Buchungsnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.
Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:
Die Funktionstaste(n) sind abhängig vom Browser:
Beispiel: Mit Firefox unter Windows springen Sie mit der Tastenkombinatin [Alt] [Shift] + d zum Datums-Feld. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten * Nicht in allen Versionen **Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen ↑ Inhalt Fehlermeldungen: Buchunge buchenSaldo ungleich Null: Die Summe der Haben-Beträge ist x größer als die Summe der Soll-Beträge: Die Summe der Haben- und der Soll-Positionen müssen immer identisch sein. Gleichen Sie die Beträge entsprechend an. Buchung enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein. Buchung enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht eine Buchung ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein. Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie die Buchung so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung. Buchung x hat hat zugeordnete Buchungen. Buchung kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die zugeordneten Buchungen stornieren.: Zu einem Buchung, mit dem andere Buchunge verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst die Buchung mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Buchungen. ↑ Inhalt EröffnungsbuchungenWenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Buchungen → Buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten. In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden. Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Buchungen getätigt haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen. Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum. Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:
Alles andere wird im Haben gebucht:
Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090). Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto der zugeordneten Buchung im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden. Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um. Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr 1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.
2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen
Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte ↑ Inhalt JahresabschlussFür den Jahresabschluss stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
Alle erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Geschäftsjahr vor. Folgendes ist zum Jahreswechsel zu beachten:
↑ Inhalt Buchung suchen (Buchungsjournal/Primanota)Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Buchung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Buchungsnummer klicken. Achtung! Stornierte Buchungen sowie Stornobuchungen werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen, Buchung anzeigen, Buchung stornieren ↑ Inhalt Buchung anzeigenHier werden alle Informationen zu einer Buchung angezeigt.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren ↑ Inhalt Buchung stornierenBuchungen können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.
Siehe auch: Buchen, Buchungen suchen, Buchung anzeigen Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern ↑ Inhalt Offene PostenEin offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten. Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:
Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:
Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen. Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung. Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Buchen der Zahlung ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um. Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden? Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde. Um das Problem zu beheben, stornieren Sie entweder den Zahlungsbuchung und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu (Bild 1). Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung). Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht die Zahlungsbuchung sondern die Buchung zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie die Zahlungsbuchung zu. Bild 1 Alternativ verrechnen Sie die offenen Posten direkt miteinander (Bild 2). Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn das Geschäftsjahr, aus dem die offenen Posten stammen, bereits abgeschlossen ist und dort nicht mehr gebucht werden soll. Bild 2 Forderungsverluste Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.
Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen ↑ Inhalt Offene Posten verwalten: SonderfälleGutschriften an Kunden Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch. Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu. Lieferanten-Gutschriften Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten. Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu. Abschlagsrechnungen* Siehe Rechnungsarten Siehe auch: Offene Posten buchen, Buchen, Offene-Posten-Liste *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Lieferant anlegenÜber diese Funktion legen Sie einen Lieferanten an.
Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner ↑ Inhalt LieferantLieferanten benötigen Sie zur Verwaltung offener Posten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste. BuchhaltungDie hier hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen. ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.
AdresseDie Adressdaten werden nur zu Informationszwecken verwendet. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. BankverbindungDie inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden. Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant suchen ↑ Inhalt Lieferant suchenFüllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.
Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant ↑ Inhalt MahnungMit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen. Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist. Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung. Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Mahnungen anlegenFüllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.
Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein. Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Mahnungen anzeigenFüllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten ↑ Inhalt Mahnung senden*Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt BuchungsvorlagenBuchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Buchungstext bereits vorgegeben, können aber geändert werden. Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an. Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeine Buchung. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern. In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.
↑ Inhalt BuchungsvorlagenHier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.
Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.
↑ Inhalt Buchungsvorlage bearbeitenSie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.
↑ Inhalt Vorlage-GruppenSie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.
↑ Inhalt Online-BankingDas Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen. Die Einstellungen zum Online-Banking nehmen Sie in der Firma unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Weitere Bankverbindungen vor. Kontoauszüge Die Bankumsätze können zum großen Teil vollautomatisch direkt beim Import gebucht werden. Sie können die automatische Buchung aber auch deaktivieren und die Umsätze in der Buchungsmaske buchen. Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand beim Buchen und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940. Zahlungsverkehr Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus. Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einzige Buchung ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.
Die Überweisungen oder Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie zur Weiterverarbeitung in einem externen Online-Banking-Programm Ihrer Wahl. Hinweise zu Lastschriften Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Lastschrift dem Kunden das genaue Datum der Abbuchung mitteilen müssen. Fügen Sie dazu, sofern Sie die Rechnungen mit Collmex erstellen, in der
Zahlungsbedingung Bankeinzug einen entsprechenden Text und den Platzhalter <<Fälligkeitsdatum>> ein.
Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, müssen Sie dem Kunden die Lastschrift 14 Tage vor Belastung des Kontos mitteilen müssen. Geben Sie deshalb in das Feld Einzug nach: Tagen eine 14 ein.
Sollten Sie eine andere Frist vereinbart haben, geben Sie dort die Anzahl der Tage ein, nach denen die Belastung des Kontos erfolgt.
Beim Anlegen der Zahlungen selektieren Sie dann entsprechend dieser Fälligkeit.
↑ Inhalt Import von KontoauszügenDer Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Buchung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Import werden Kontoumsätze - sofern möglich - automatisch vom Programm gebucht. Kontoumsätze, die nicht automatisch gebucht werden konnten, werden in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen: 1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen. Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Hbci-Konfiguration. 2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm. Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.
Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.
Automatische BuchungBeim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:
Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkonto-Auszug Einstellungen, HBCI Konfiguration Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug ↑ Inhalt Bankkonto-Auszug importieren (MT940)Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 oder CAMT hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in einem dieser Formate bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.
Automatische BuchungBeim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:
Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt. Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940/CAMT-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug ↑ Inhalt Bankumsatz buchenImportierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Buchungstext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.
Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:
Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück. Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben. Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen. Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt. Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit. BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen. Buchung Bankumsatz Konto Postbank
Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse
Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben. Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen! Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940) * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Bankkonto-Auszug anzeigenFüllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.
Der Hinweis Achtung: Saldo stimmt nicht! wird eingeblendet, wenn der von der Bank übermittelte Saldo nicht stimmig ist. Dies kann folgende Ursachen haben:
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen ↑ Inhalt BankumsatzHier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen ↑ Inhalt Abweichung Saldo von Kontoauszug und BankWenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Buchungen anzeigen nach den falschen Buchungen suchen. Funktionsweise: Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt. Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Buchungen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert. Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein. Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.
Häufige Ursachen für Abweichungen:
Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo ↑ Inhalt Bankkonto-Auszug löschenHier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchungen werden nicht storniert.
Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen ↑ Inhalt Bankkonto-Auszug EinstellungenMit dieser Funktion nehmen Sie Einstellungen für das Buchen von Bankkonto-Umsätzen vor.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen ↑ Inhalt ZahlungsverkehrÜberweisungen und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto). Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden: 1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration. 2. Möglichkeit: Export als XML-Datei Das ISO 20022 XML-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede Bank im Sepa-Raum kann Zahlungsanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die XML-Datei weiter verarbeiten können.
↑ Inhalt Zahlungen anlegenNutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.
↑ Inhalt Zahlung bearbeitenBearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.
↑ Inhalt Verwendungszweck-Zusatz für ZahlungenDer Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf") und kann für Lastschriften und Gutschriften separat festgelegt werden.
↑ Inhalt AnlagenIn der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss. Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:
Bei Bedarf:
Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf
Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.
Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa ↑ Inhalt Anlage anlegenZum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.
Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.
↑ Inhalt Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurdenZuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen: Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750). Eingabe
Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.
↑ Inhalt Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegenWirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) und 1000 € betragen, können in einen Sammelposten aufgenommen werden. Für jedes Jahr wird ein eigener Sammelposten angelegt, der gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben wird. Wurde in einem Jahr ein Sammelposten gebildet, müssen alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) bis 1000 € darin aufgenommen werden.
Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.
Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool ↑ Inhalt Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwaltenFür jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.
Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.
↑ Inhalt Anlage bearbeitenSie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als
Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
*Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt AbschreibungslaufIm Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.
↑ Inhalt Änderungen an Anlagen und VerkaufAbschreibungen Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus. Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung. Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter. Wirtschaftsgut erweitern Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre. In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 600 € (netto) eingebaut.
Wirtschaftsgut verkaufen Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden. Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:
Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter. Zerstörtes Wirtschaftsgut Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden. Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:
Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust ↑ Inhalt Anlage suchenFüllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten ↑ Inhalt AnlagenverzeichnisDas Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers. Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn eine Buchung zu dieser Anlage existiert.
↑ Inhalt BelegverwaltungMit der Belegverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Belege sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt. Speicherung im Mail-Postfach Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal gespeichert, sondern verbleiben auf dem Mail-Server. Die zentrale Speicherung der Belege in einem Mail-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Belege zugreifen können. Der Versand von Rechnungen per Mail ist heute Standard. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen. Per Mail erhaltene PDF- und XML-Rechnungen Wenn Sie eine Rechnung per Mail von einem Lieferanten erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm in den Mailordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Belege verwenden. Durch das Verschieben bleibt die Absender-Adresse erhalten und der Lieferant kann über die Absender-Adresse leicht erkannt werden. In jedem Fall sollten Sie vermeiden, die Mails weiter zu leiten, weil dadurch der Original-Absender verloren geht, und der Lieferant nicht mehr automatisch erkannt werden kann. Scannen von Belegen in Papierform Belege in Papierform können Sie scannen oder abfotografieren und per Mail an Ihre eigene Mailadresse senden. Automatische Erkennung der Daten eines Beleges Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Belege statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Bei E-Rechnungen werden die Informationen direkt aus dem XML-Anhang übernommen, bei PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR). Bei PDF und Bilddateien "lernt" die KI aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden. Buchen der Belege Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie den Beleg direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Beleg verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm. Hinweise zum IMAP-Postfach und zum IMAP-Server
Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen
Hinweise zum rechtlichen Rahmen Die Belegverwaltung in Collmex erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD). Nach § 146 Abs 2 dürfen Belege nur in Ausnahmefällen außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Nach Möglichkeit sollten Sie deshalb einen Mailprovider wählen, der die Mails nachweislich in Deutschland speichert.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Beleg: ErfassungErfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Belegs.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Beleg: E-MailHier wird die E-Mail angezeigt mit Mail-Text, Absender, Empfänger und Datum.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Beleg: TextBeim Abrufen der Mail wird im Falle eines PDF-Anhangs der Text aus dem PDF-Dokument so gut es geht extrahiert. Für gescannte Belege im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung (OCR) statt. Das Ergebnis der Texterkennung wird hier dargestellt. Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Beleg: ZuordnungHier wird die Buchung angezeigt, die dem Beleg zugeordnet ist. Für noch nicht gebuchte Belege, kann der Beleg einer Buchung nachträglich zugeordnet werden.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Beleg suchenFüllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Belege werden als Liste angezeigt. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Belege exportierenNutzen Sie diese Funktion, um die Anhänge der selektieren Belege als ZIP-Datei zu exportieren. Es werden nur Anhänge von Mails exportiert, die im Format PDF, JPEG oder TIFF sind. Die Belege müssen gebucht sein, damit sie exportiert werden. Der Dateiname des exportieren Anhangs ist wie folgt aufgebaut:
Zusätzlich zu den exportierten Anhängen wird eine Protokolldatei protokoll.txt erstellt. Diese enthält für jedes Problem einen Eintrag aus Buchungsnummer und Fehlertext. Mit Klick auf die Schaltfläche 'Exportieren' wird der Export im Hintergrund gestartet. Da für jedes Dokument die Mail vom Mailserver abgerufen werden muss, kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Beleg kann nicht abgerufen werdenDamit ein Beleg in Collmex angezeigt werden kann, müssen Sie sicher stellen, dass der Abruf der Mail aus Ihrem IMAP-Postfach funktioniert. Der Abruf der Mail erfolgt über ein IMAP-SEARCH-Kommando, das auf Ihrem Mail-Server ausgeführt wird. Gesucht wird über das Header-Feld 'Message-Id', welches jede Mail eindeutig identifiziert und als Referenz in Collmex gespeichert ist. Die Message-Id der Mail wird im Reiter 'E-Mail' angezeigt. Die Mails selbst oder die Belege sind in Collmex nicht gespeichert. Wenn ein Beleg nicht abgerufen werden kann, sind folgende Ursachen möglich:
Siehe auch: Belegverwaltung ↑ Inhalt Einstellungen BelegverwaltungZur Ablage der Belege benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Gebuchte Mails verbleiben in Ihrem Postfach. Es erfolgt keine Speicherung der Belege in Collmex. Zur Anzeige von Belegen in Collmex erfolgt ein erneuter Abruf der Mail aus dem Postfach.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kassenbuch*In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben für eine Kasse aufgezeichnet. In Collmex erfolgen die Buchungen für eine Kasse direkt in der Buchhaltung, d.h. es existiert kein von der Buchhaltung getrenntes Kassenbuch. Dies hat den Vorteil, dass das Kassenbuch immer mit der Buchhaltung überein stimmt. Eine Übernahme der Kassenbücher in die Buchhaltung oder eine Abstimmung der Kassenbücher mit der Buchhaltung entfällt. Alle Druck- und Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung können direkt für die Kassen genutzt werden. Um ein 'Kassenbuch zu drucken', nutzen Sie die Funktion 'Kasse anzeigen' und die normale Druckfunktion Ihres Browsers. Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt über die Funktion Kasse buchen. Diese Funktion ist speziell für das Buchen von Einnahmen und Ausgaben ausgelegt und damit einfacher zu handhaben, als die allgemeinere Funktion Buchen. Dafür sind über Kasse buchen jedoch nicht alle Buchungen möglich. Beispielsweise können keine offenen Posten erzeugt oder ausgeglichen werden. Bevor die Kasse über die Funktion Kasse buchen gebucht werden kann, muss ein Kassenbuch angelegt werden. Im Kassenbuch ordnen Sie ein Buchhaltungskonto zu und legen die Buchungsvorlagen für diese Kasse fest. Soll die Kasse von einem Mitarbeiter geführt werden, der keine Berechtigung für die Buchhaltung hat, legen Sie im Kassenbuch einen Kassenführer fest. Dieser Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kassenbuch anlegenZum Anlegen eines Kassenbuchs wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Kassenbuch anlegen. Wenn Sie die Vorlagen und Einstellungen eines bereits existierenden Kassenbuchs übernehmen möchten, geben Sie im Feld 'Kopieren von Kassenbuch' die Nummer des Kassenbuchs ein, dessen Daten in das neue Kassenbuch übernommen werden sollen. Siehe auch: Einführung Kassenbuch ↑ Inhalt Kassenbuch*Nehmen Sie hier die Einstellungen für das Kassenbuch vor. Achtung: Zum Anzeigen oder Drucken der Buchungen auf das Kassenkonto nutzen Sie die Funktion 'Posten anzeigen' der Buchhaltung.
Siehe auch: Einführung Kassenbuch * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kasse buchenAuf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Siehe auch: Einführung Kassenbuch ↑ Inhalt Kasse anzeigenZeigt die Buchungen auf das im Kassenbuch hinterlegte Kassenkonto an.
Siehe auch: Einführung Kassenbuch, Kasse buchen ↑ Inhalt Datev-ExportDer Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert. Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im ASCII DATEV-Format. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen. Bekannte Einschränkungen:
Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu. Fehlermeldungen
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen Daten an Steuerberater ↑ Inhalt Buchungen exportierenHier können Sie die Buchungen als CSV-Datei exportieren. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch ↑ Inhalt Datev-Export - Einstellungen
Siehe auch: Datev-Export ↑ Inhalt Datev-Nummern für Kunde und Lieferant löschenFalls beim Datev-Export bereits Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben wurden, können diese Nummern hier gelöscht werden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. von der fortlaufenden Nummernvergabe auf die Nummernvergabe nach Anfangsbuchstabe umstellen möchten. Beim nächsten Datev-Export werden die Nummern dann neu vergeben. Siehe auch: Datev-Export ↑ Inhalt Steuerprüfer-ExportDie hier exportierten Daten können in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GoBD fordert, gehen Sie wie folgt vor:
Damit haben Sie die Anforderungen der GoBD zur Datenträgerüberlassung erfüllt. Siehe auch: Einführung Buchhaltung Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung ↑ Inhalt Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren*Zur Übernahme der Buchungen in die Buchhaltung laden Sie sich bei Sage Lohnabrechnung das FiBu-Journal herunter und importieren es hier direkt in die Buchhaltung.
Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen, Sage Lohnabrechnung Import anzeigen * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen*Steht in Ihrer Version von Sage Lohnabrechnung die Collmex-Webservice-Schnittstelle zur Verfügung, können Sie das Fibu-Journal direkt über die Schnittstelle abholen und buchen, d.h. das Fibu-Journal muss nicht erst lokal gespeichert und dann importiert werden.
Zur Nutzung der Webservice-Schnittstelle müssen Sie einmalig in Sage Lohnabrechnung ein Ticket erzeugen und in Collmex hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie in Ihrer Sage Lohnabrechnung Dokumentation. Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Ticket, Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren, Sage Lohnabrechnung Import anzeigen * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Sage Lohnabrechnung Ticket*Damit das Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal über den Webservice abgeholt werden kann, ist ein sogenanntes Ticket erforderlich. Das Ticket ist eine Zeichenfolge, die Sie in Ihrer Sage Lohnabrechnung-Anwendung erzeugen können (Details siehe Sage Lohnabrechnung-Handbuch). Das Ticket wird beim Abholen des Fibu-Journals über den Webservice an Sage Lohnabrechnung übergeben. So ist sichergestellt, dass nur die Collmex-Anwendung mit dem passenden Ticket auf Ihr Fibu-Journal zugreifen darf.
Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Sage Lohnabrechnung Import anzeigen*Für jede Zeile im Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal wird beim Import eine Buchung in Collmex gebucht. In der Liste sehen Sie die in Collmex gebuchten Buchungen. Hinweis: Es gibt keine Funktion, mit der ein Import komplett storniert werden kann. Sollten Buchungen nicht korrekt sein, müssen diese einzeln storniert werden. Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen, Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Export für SpendenbescheinigungHier exportieren Sie zur Erstellung von Spendenbescheinigungen eine CSV-Datei. Die CSV-Datei verwenden Sie in einer Textverarbeitung Ihrer Wahl für den Seriendruck. In der CSV-Datei sind die erforderlichen Angaben enthalten, wie sie im amtlichen Formular gefordert werden. Dies sind neben Name und Anschrift des Zuwendenden der Betrag sowie der Tag der Zuwendung. Hinweis: In der Spendenbescheinigung wird der Betrag in Worten gefordert. Dieser wird von Collmex nicht geliefert, kann jedoch mit Word über die Feldfunktion {Mergefield Betrag\ *CardText} einfach aus dem numerischen Betrag erzeugt werden. Achtung: Name und Adresse werden über die Kundennummer bzw. Mitgliedsnummer ermittelt. Es können deshalb nur Spenden exportiert werden, bei denen ein Kunde im der Buchung enthalten ist, d.h. die Spende wie eine Rechnung als Forderung gebucht wurde. Bei der Buchung der Zahlung gleichen Sie die Forderung dann wieder aus. 1. Buchung der Spende als Forderung
2. Zahlung der Spende
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.
Siehe auch: Schnittstellen und Datenaustausch ↑ Inhalt Gewinn und Verlust (GuV)In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt. Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung. Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt BilanzDie Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung. Berechnung der BilanzpostenDie Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden. Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:
Bilanz anzeigenZum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).
Bilanz mit Anhang druckenIm Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen. Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichenJede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen. E-BilanzDie E-Bilanz ist eine Bilanz nach Steuerrecht im Gegensatz zur hier beschriebenen Bilanz nach Handelsrecht. Zur Erstellung einer Steuerbilanz sind Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Mehr Informationen unter Salden exportieren für E-Bilanz. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Salden exportieren für E-Bilanz ↑ Inhalt Salden exportieren für E-BilanzAls elektronische Bilanz (E-Bilanz) wird die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet. Zur Erstellung einer E-Bilanz sind steuerliche Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Deshalb kann mit Collmex alleine keine E-Bilanz erstellt werden. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Collmex-Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Für Geschäftsjahre ab 2017 ist auch der Anlagenspiegel elektronisch zu übermitteln. Derzeit gibt es keine Export-Möglichkeit für den Anlagespiegel, weshalb der Anlagespiegel manuell in das E-Bilanz-Programm eingegeben werden muss.
Anmerkungen zum Software-AngebotMit elster.de können keine E-Bilanzen erstellt oder übermittelt werden, so dass andere Programme eingesetzt werden müssen:
Allgemeine Hinweise zur Einführung der E-BilanzDie Gliederung der E-Bilanz ist wesentlich feiner als die Bilanz nach HGB. In der Taxonomie gibt über 4.000 Posten für Bilanz und GuV. Streng genommen muss jedes Unternehmen alle Posten der E-Bilanz prüfen und ggfs. das Buchungsverhalten entsprechend anpassen. Dies ist der eigentliche Aufwand bei Einführung der E-Bilanz. Er fällt im Übrigen auch an, wenn der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt. In der Praxis ist es allerdings so, dass nur ein kleiner Teil ausgefüllt sein muss (sog. Mussfelder). Insbesondere für einfache Bilanzen kann es deshalb sinnvoll sein, die Werte manuell in die entsprechenden Programme einzugeben. Kurzanleitung für den Import in eBilanz-OnlineVor dem Import der Salden müssen Sie zuerst unter 'Import (Optional) → Kontenzuordnung (Mapping)' die Konten des Datev-Kontenrahmens zuordnen. Klicken Sie dort auf 'Hilfe zu dieser Seite' und dann auf 'Arbeitshilfen'. Dort finden Sie xlsx-Dateien zum Download für den jeweiligen Kontenrahmen und Art Ihrer Gesellschaft. Laden Sie sich die passende Datei auf Ihren Rechner und importieren Sie die Datei dann wieder in eBilanz-Online als Kontenzuordnung. Beim Export der Salden wählen Sie die Option 'Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren', da eBilanz-Online keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten vornimmt. Die Datei mit den Salden aus Collmex müssen Sie ebenfalls lokal speichern, in Excel öffnen und als xlsx-Datei speichern. Diese Datei importieren Sie dann in eBilanz-Online unter 'Import (Optional) → Kontensalden für Zuordnung'. Bei weiteren Fragen zur Benutzung von eBilanz-Online, wenden Sie sich bitte an den Support von eBilanz-Online. Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz ↑ Inhalt BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Umsatzlisten VerkaufAuf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter. Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden. Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).
Siehe auch: Einführung Buchhaltung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Summen und Salden (Susa)Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden. Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr. Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Offene PostenDie Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden. Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzelne Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer *.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten* Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Salden anzeigenDer Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr. Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Posten anzeigen (Kontenblatt)Posten sind die Buchungspositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Buchungsposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Buchungsposition. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt UmsatzsteuerUmsatzsteuer-VoranmeldungDie Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der Buchungen. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen. Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung. Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung * → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus. Hinterlegen Sie Ihr Elster-Software-Zertifikat in Collmex unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei muss ein Elster-Software-Zertifikat (.pfx-Datei) sein. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline. Notieren Sie unbedingt auch die Pin, die bei der Registrierung vergeben wird. Sie muss bei jedem Versenden eingegeben werden. In Collmex buchhaltung basic und Collmex pro wird, wenn mehrere Firmen angelegt sind, die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der ersten Firma erstellt. Dort werden dann die Umsätze aller vorhandenen Firmen zusammengefasst. Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung. Ablauf
Beachten Sie bitte, dass Voranmeldungen nachträglich nicht geändert werden können. Legen Sie die Voranmeldung also erst an, NACHDEM Sie alle Belege für den Zeitraum gebucht haben! Sollten Sie etwas vergessen haben und die Voranmeldung wurde noch nicht versendet, löschen Sie die Voranmeldung, nehmen Sie die fehlenden Buchungen vor und legen Sie dann eine neue Voranmeldung an. Falls die Voranmeldung schon gesendet wurde, legen Sie für denselben Zeitraum eine weitere Voranmeldung an s.u. Korrigierte VoranmeldungenWenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Buchungen für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet. DauerfristverlängerungDer Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden. Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal). UmsatzsteuererklärungDie Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Umsatzsteuer Voranmeldung anlegenNachdem Sie alle Belege gebucht haben, legen Sie hier Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt. Buchungen oder Stornierungen, die Sie nach dem Anlegen vornehmen, werden nicht berücksichtigt. Beachten Sie dazu bitte das folgende Kapitel: Einführung Umsatzsteuer
↑ Inhalt Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigenEs werden die Felder des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars mit Beträgen angezeigt. Die Beträge werden direkt aus der Buchhaltung ermittelt. Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld. ACHTUNG! Wenn Sie Buchungen erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Buchungen NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.
Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen ↑ Inhalt Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für FeldHier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.
↑ Inhalt Umsatzsteuer Voranmeldung suchenSie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.
↑ Inhalt Umsatzsteuererklärung
Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung ↑ Inhalt E-Rechnung anzeigenZur Darstellung einzelner E-Rechnungen wählen Sie die Datei aus, indem Sie auf 'Durchsuchen' klicken. Die E-Rechnung wird so dargestellt, wie bei herkömmlichen Rechnungen üblich. Die technischen Feldnamen werden eingeblendet, wenn der Mauszeiger über den Text gehalten wird. Um sämtliche Felder der E-Rechnung in technischer Darstellung zu sehen, nutzen Sie alternativ den Elster-Service. Die Datei wird auf die im Standard EN 16931 festgelegten Geschäftsregeln geprüft. Gefundene Fehler werden rot markiert oberhalb des Rechnungsinhalts angezeigt. Die im Falle eines Fehlers angezeigten Regeln und Fehlertexte entstammen dem Standard. Werden keine Fehler angezeigt, ist die E-Rechnung valide bezüglich der im Standard definierten Regeln. Die Prüfung erfolgt anhand des vom European Committee for Standardization (CEN), Technical Committee 434 (TC 434) veröffentlichten Schemas ("Official Schematron eInvoicing-EN16931 artefacts for CEN/TC 434"). Eine darüber hinaus gehende Prüfung findet nicht statt. ↑ Inhalt Zusammenfassende Meldung (ZM)Bei der Zusammenfassenden Meldung werden Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätze aus im EU-Ausland erbrachten Dienstleistungen ermittelt. Diese werden über ElsterOnline an das Finanzamt gemeldet. Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchungen, deren Konten mit den Feldern 41, 42 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sind. Es werden nur die Buchungen automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein. Eingabe
Siehe auch: Einführung Buchhaltung ↑ Inhalt VerwaltungIm Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor. Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis. ↑ Inhalt Firma bearbeitenNehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.
Verwandte Begriffe: Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankkonto anlegen, Gläubiger-ID *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt BankkontenFalls Sie mehr als ein Bankkonto haben oder über ein Paypal-Konto verfügen, tragen Sie diese hier ein.
* Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Hbci-KonfigurationBevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.
Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking ↑ Inhalt Hbci-Konfiguration - Bezeichnung der TAN-MedienDie Bezeichnung der TAN-Medien ist z.B. erforderlich bei smsTAN/pushTAN der Sparkasse oder mTAN/chipTAN der Postbank. Im Online-Banking Ihrer Bank und in Collmex hinterlegen Sie für jedes Mobiltelefon oder jede Chipkarte eine Bezeichnung. Über diese Bezeichnung wird das Mobiltelefon oder die Chipkarte identifiziert. Für die Postbank finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Einstellungen → Sicherheitsverfahren'. Wählen Sie das gewünschte Sicherheitsverfahren und geben Sie den hinterlegten 'Namen' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für die meisten Sparkassen finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → smsTAN verwalten → Telefonbezeichnung'. Geben Sie die hinterlegte 'Telefonbezeichnung' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für das pushTAN-Verfahren geben Sie die Bezeichnung der pushTAN-Verbindung ein, zu finden im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'. Für die HASPA unter 'Online-Banking → Verwalten und Einrichten → TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'. Für das pushTAN-Verfahren bei der DKB-Bank geben Sie als Bezeichnung "pushTan" ein. Bei der Ausführung einer Überweisung oder Lastschrift wählen Sie ein Mobiltelefon oder eine Chipkarte über die Bezeichnung aus. Diese Bezeichnung sendet Collmex zusammen mit den Daten für die Überweisung an die Bank. Damit weiß die Bank, an welches Mobiltelefon die SMS mit der TAN gesendet werden soll, oder welche Chipkarte für die Berechnung der TAN verwendet wird. Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking ↑ Inhalt GeschäftsjahrDamit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein. Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung). Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.* Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen. Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen. Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr löschen, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Geschäftsjahr anlegenÜber diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an. Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.
In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt. Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Geschäftsjahr bearbeitenNehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr. Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen, Geschäftsjahr löschen Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Geschäftsjahr löschenGeschäftsjahre können gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungszeit vorüber ist, d.h. wenn sie mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegen. Klicken Sie dazu im jeweiligen Geschäftsjahr auf 'Löschen...' (wird nur angezeigt, wenn das Geschäftsjahr mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegt). Beim Löschen werden alle Bewegungsdaten des Geschäftsjahres und der Jahre davor gelöscht, sofern keine Verknüpfungen in spätere Geschäftsjahre bestehen. Nach dem Löschen der Bewegungsdaten werden alle nicht verwendeten Kunden gelöscht, die im zu löschenden Jahr oder davor angelegt und danach nicht mehr geändert wurden. Damit sind die personenbezogenen Daten der Kunden gelöscht gemäß Art. 5 DSGVO (Speicherbegrenzung). Hinweis: Personen haben ein Recht auf Löschung ihrer Daten, solange keine andere rechtliche Verpflichtung zur Speicherung besteht (s. Art. 17 DSGVO). Gemäß Abgabenordnung sind Buchhaltungsdaten und Belege für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit dürfen personenbezogene Daten nur gelöscht werden, wenn sie keine Pflichtangaben in Rechnungen darstellen (z.B. Telefonnummern oder Mailadressen). Diese Daten müssen bei Bedarf bzw. auf Anforderung der betroffenen Person manuell gelöscht werden. Siehe auch: Geschäftsjahr ↑ Inhalt Geschäftsjahre anzeigenAlle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen. Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt KontoDas Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen. Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen ↑ Inhalt Konto anlegenÜber diese Funktion legen Sie ein neues Konto an. Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden. Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'. Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzen, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.
Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen * Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Konto bearbeitenKonten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, solange noch keine Buchungen für das Konto existieren. Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen. Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen ↑ Inhalt Konto suchenSie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten ↑ Inhalt Kostenstellen*Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten und Erlöse entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Einnahmen und Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen. Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktionen Posten anzeigen, Salden anzeigen, Gewinn und Verlust, BWA sowie Summen und Salden im Menü Buchhaltung. Siehe auch: Kostenstelle anlegen, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kostenstelle anlegen*Geben Sie eine Nummer oder eine andere Zeichenfolge ein, wählen Sie Firma aus und klicken Sie dann auf Kostenstelle anlegen. Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kostenstellen suchen*Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstelle anlegen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kostenstelle bearbeiten*Geben Sie einen Namen für die Kostenstelle ein und klicken Sie dann auf Speichern. Eine Kostenstelle kann nur dann vollständig gelöscht werden, wenn es noch keine Buchungen zu der Kostenstelle gibt. Sie klicken dazu auf die Schaltfläche Löschen. Sind bereits Buchungen vorhanden, wird statt der Schaltfläche das Feld Gelöscht angezeigt. Sie können dann
die Kostenstelle nur noch als gelöscht markieren, indem Sie das Feld aktivieren und dann auf Speichern klicken. Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle anlegen, Kostenstellen suchen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Textbausteine*Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken. Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.* Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Textbaustein anlegenGeben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen. Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine* *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Textbaustein bearbeitenGeben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen. Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter. Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind. Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine* *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt PlatzhalterPlatzhalter verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:
*Nicht in allen Versionen Verwandte Begriffe: Textbaustein, variable Textbausteine ↑ Inhalt Textbausteine*Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen. Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen. Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine* *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Standard-Textbausteine bearbeitenStandard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen ↑ Inhalt DruckInhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben. In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben. Siehe auch: Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung ↑ Inhalt Druck: Briefpapier-EinstellungenDiese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau ↑ Inhalt Druck: Briefpapier-HintergrundSie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht. Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen. Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau ↑ Inhalt Druck: Dokument-EinstellungenHier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau ↑ Inhalt Druck: VorschauDie Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.
↑ Inhalt Mail-Ausgabe: Dokument-EinstellungenHier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln. Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern. Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.
Siehe auch: Server-Einstellungen ↑ Inhalt Mail-Ausgabe: Server-EinstellungenHier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.
Siehe auch: Dokument-Einstellungen ↑ Inhalt Mail-KontenMail-Konten sind optional. Sie müssen in Collmex für eine Mailadresse nur dann ein Mail-Konto anlegen, wenn:
Siehe auch: Mail-Konto anlegen ↑ Inhalt Mail-Konto anlegenUm ein Mail-Konto anzulgen, geben Sie die Mailadresse ein und klicken Sie auf Anlegen. Siehe auch: Mail-Konten, Mail-Konto bearbeiten ↑ Inhalt Mail-Konto bearbeitenHier nehmen Sie die Einstellungen für das Mail-Konto vor.
Siehe auch: Mail-Konten ↑ Inhalt Brief, FaxMit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt. Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Siehe auch: Mailtexte *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Einführung BenutzerCollmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer. Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*. Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt. Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern. Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet. Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden. Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'. Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Benutzer bearbeitenHier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen. Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt BenutzerrollenÜber die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Benutzer anlegenHier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen. Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Kennwort ändernGeben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern. Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier. Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten ↑ Inhalt Zugangsbeschränkung über IP-Adressen*Über diese Funktion können Sie den Zugriff auf Collmex auf bestimmten IP-Adressen einschränken. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie
Eine feste IP-Adresse ist z.B. von der Telekom für das Produkt 'DSL Business Anschluss' optional verfügbar. Hinweis: Damit der Zugriff auf die hier eingegebenen IP-Adressen beschränkt ist, muss im jeweiligen Benutzer zusätzlich das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' gesetzt sein. Die Prüfung auf eine erlaubte IP-Adresse erfolgt bei der Benutzer-Anmeldung.
Siehe auch: Einführung Benutzer *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Service-Benutzer entsperrenWenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt. Siehe auch: Einführung Benutzer ↑ Inhalt Benutzer suchen
↑ Inhalt Einstellungen MahnungDie vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung von Platzhaltern möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.
Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern. Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen ↑ Inhalt Schnittstellen und DatenaustauschIn Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus. Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren). Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren. Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu. Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren). Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern . Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export). Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.
*Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Daten importierenInhalt
↑ Inhalt Daten importieren: EinführungFür den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind. Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können. Anpassung der zu importierenden Dateien Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt. Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop. Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Daten importieren: CSV-FormatDas CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:
Der in Collmex verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. UTF-8 kodierte Dateien können optional importiert werden, wobei im Zeichensatz ISO-8859-1 nicht darstellbare Zeichen durch ein ? ersetzt werden. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen, müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden. Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV ↑ Inhalt Daten importieren: Datentypen für FelderIn den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:
Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen. *Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert. Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Daten importieren: NummernvergabeBei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe. Externe NummernvergabeBei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt. Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt: Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;10000;10;... CMXINV;10000;20;... CMXINV;10001;10;... CMXINV;10001;20;... Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde. Interne NummernvergabeBei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel: Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;... CMXKND; ;1;Frau;... Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll: Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;-10000;10;... CMXINV;-10000;20;... CMXINV;-10001;10;... CMXINV;-10001;20;... Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.
Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern: Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1 NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3 Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann. Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Produkt
Siehe auch: Daten importieren Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Produkt-PreiseWenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen. Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.
Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung ↑ Inhalt Satzbeschreibung Produkt-Preis-ÄnderungVerwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.
Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Mitglied (nur Collmex verein)
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Mitglied - BeiträgeWenn Sie mehrere Beiträge für eine Mitglied importieren, müssen alle Beiträge des Mitglieds in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist ein vorhandener Beitrag nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen Beiträge eines Mitglieds werden gelöscht, wenn nur die Mitglieds-Nr und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Kunde
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Lieferant
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung AdresseÜber diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung AdressgruppenÜber diese Satzart werden Adressgruppen für die Adressverwaltung importiert.
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung ErlöseDer Erlösimport wird verwendet, um externe Kundenrechnungen oder externe Kasseneinnahmen in der Buchhaltung zu buchen. Die Rechnungsnummer identifiziert den Erlös eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. Wenn ein Erlös ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich die Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und der Erlös wird neu gebucht. Falls sich der Erlös nicht geändert hat, passiert nichts. Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, ermäßigter Satz und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammengefasst. Über diesen Mechanismus kann eine Rechnung auch auf mehrere Erlöskonten verteilt gebucht werden. Vorkasse: Bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung Vorkasse (Code 9) und Paypal (Code 14) sucht das Programm beim Import automatisch nach einer offenen Anzahlung für diesen Kunden mit identischem Betrag. Wird eine passende Anzahlung gefunden, wird mit dem Buchen der Rechnung die Anzahlung gleichzeitig aufgelöst. Sollte die Zuordnung beim Import nicht automatisch erfolgen können, weil z.B. der Betrag abweicht, muss die Anzahlung nach dem Import manuell aufgelöst werden. Mehr zum Thema Anzahlungen und Vorkasse im Buchhaltungskurs.
Siehe auch: Daten importieren *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Satzbeschreibung LieferantenrechnungDiese Satzart wird verwendet, um externe Lieferantenrechnung oder externe Kassenausgaben in der Buchhaltung zu verbuchen. Die Rechnungsnummer identifiziert die Lieferantenrechnung eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. Wenn die Rechnung ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und die Rechnung wird neu gebucht. Falls sich die Rechnung nicht geändert hat, passiert nichts. Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, ermäßigter und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammen gefasst. Über diesen Mechanismus, kann eine Rechnung auch auf mehrere Aufwandskonten verteilt gebucht werden. Stornieren von importierten Rechnungen: Wenn Sie die Rechnung, die Sie importiert haben, wieder stornieren möchten, setzen Sie in der letzten Spalte der importierten Datei das Stornokennzeichen und importieren Sie die Datei erneut.
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung RechnungÜber diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll. Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert. Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung GehaltsabrechnungÜber diese Satzart können externe Gehaltsabrechnungs-Systeme an die Collmex-Buchhaltung angebunden werden. Die einzelnen Buchungssätze für einen Monat müssen in der CSV-Datei hintereinander kommen. Wird derselbe Monat noch einmal importiert, werden die Buchungen für diesen Monat storniert und dann noch einmal gebucht. Zeilen mit gleichem Belegdatum und Buchungstext werden zu einer Buchung zusammen gefasst.
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Satzbeschreibung Mitarbeiter
Siehe auch: Daten importieren ↑ Inhalt Collmex APIAllgemein Datenimport
Abfragen
Aktionen ausführen
↑ Inhalt Collmex API: ÜberblickDas Collmex API bietet die Möglichkeit, Daten mit den Collmex-Programmen automatisch auszutauschen. Mögliche Szenarien sind z.B. die Anbindung von externen Shops, Rechnungs-Programmen oder Kassen. Die verwendeten Datentypen basieren auf den CSV-Dateien, die auch für den interaktiven Upload verwendet werden. Die hier zusätzlich definierten Satzarten finden nur im API Verwendung und ergänzen die bekannten Satzarten für den Upload. Das Kommunikationsprotokoll ist ein einfaches HTTP-POST, mit dem die Daten im CSV-Format (text/csv) hoch geladen werden. Als Ergebnis werden wiederum Daten im CSV-Format zurück gegeben. In einem Upload können beliebig viele Satzarten enthalten sein. Mit dem frei erhältlichen Kommandozeilenprogramm cURL, können die CSV-Dateien auf sehr einfache Weise ausgetauscht werden. Für PHP existiert eine Bibliothek libcURL. Die Verwendung von cURL ist nur ein Beispiel, wie die Kommunikation technisch erfolgen kann. Natürlich kann jedes andere Programm verwendet werden, das Dateien per HTTP-POST übertragen kann. Die URL für den Datenaustausch ist: https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange wobei XXXXX die Kunden- bzw. Mandantennummer ist. Beispiel für einen Datenaustausch mittels cURL per Kommandozeile: curl -k -o download.csv --data-binary @upload.csv -H "Content-Type: text/csv" https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange. In PHP: $ch = cURL_init("https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange"); cURL_setopt($ch, CURLOPT_POST, 1); cURL_setopt($ch, CURLOPT_POSTFIELDS, "LOGIN;user;password\nCUSTOMER_GET;9999;1\n"); cURL_setopt($ch, CURLOPT_HTTPHEADER, Array("Content-Type: text/csv")); cURL_setopt($ch, CURLOPT_SSL_VERIFYPEER, FALSE); cURL_setopt($ch, CURLOPT_RETURNTRANSFER, 1); $message = curl_exec($ch); echo cURL_error($ch); cURL_close($ch); echo str_replace("\n", "<br>", $message); Von Partnern wurden SDK's für PHP und node.js zur freien Verwendung veröffentlicht. (Nutzung ohne Gewähr). Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: AuthentifizierungDie Authentifizierung erfolgt über den ersten Datensatz, d.h. die erste Zeile in der CSV-Datei muss von der Satzart LOGIN sein:
Legen Sie für jede externe Anwendung einen neuen Benutzer an und setzen Sie das Kennzeichen 'Nur für API'. Zusatzbenutzer mit gesetztem Kennzeichen 'Nur für API' werden nicht berechnet, d.h. es entstehen keine Zusatzkosten. Siehe auch: Collmex API Inhalt * Gilt nur für Kunden, die nach dem 16.08.2023 ihren Collmex-Zugang bestellt haben. Für ältere Collmex-Kunden ist dies eine dringende Empfehlung. ↑ Inhalt API Fehler-ProtokollIm API Fehler-Protokoll sind alle Fehler aufgeführt, die im aktuellen und im letzten Monat während des Datenaustausches über das API aufgetreten sind. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt API Fehler-Protokoll - EinstellungenGeben Sie hier eine Mailadresse ein, wenn Sie bei einem neuen API-Fehler benachrichtigt werden möchten. Es wird nur dann eine Mail versendet, wenn ein Fehler auftritt, nachdem das Fehlerprotokoll zuletzt angesehen wurde oder wenn die letzte Benachrichtigung mehr als 24 Stunden zurück liegt. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt API BenachrichtigungenÜber API-Benachrichtigungen werden externe Systeme mittels HTTP-GET über Datenänderungen informiert. Die Benachrichtigung dient als Auslöser für eine Änderungs-Datenabfrage. Mit API-Benachrichtigungen sind zeitgesteuerte Änderungs-Abfragen (Polling) zum Zweck der Datenspiegelung weitgehend überflüssig. Eine API-Benachrichtigung wird in Collmex über den Namen des externen Systems und ein Ereignis (z.B. Änderung einer Rechnung) identifiziert. Jeder API-Benachrichtigung ist eine URL zugeordnet, die bei Eintritt des Ereignisses aufgerufen wird. Der Ablauf ist wie folgt:
Durch die Zeitverzögerung erfolgt maximal eine Benachrichtigung pro Minute. Die maximale Anzahl von unquittierten Benachrichtigungen beträgt 100. Bei Überschreiten dieser Grenze erfolgt keine weitere Benachrichtigung, bis entweder eine Änderungs-Datenabfrage erfolgt ist oder die API-Benachrichtigung inaktiviert und anschließend wieder aktiviert wurde. Die Einstellungen für die Benachrichtigung werden über die Satzart API_NOTIFICATION gesetzt und können unter 'Verwaltung → Daten → API-Benachrichtigungen' eingesehen werden.
Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Mitglieder abfragenDie Abfrage von Mitgliedern erfolgt über die Satzart MEMBER_GET.
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Mitglied ein Satz der Satzart CMXMGD. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Beiträge abfragenDie Abfrage der Beiträge erfolgt über die Satzart ABO_GET.
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kunden ein Satz der Satzart CMXABO. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: RückmeldungenFehler- und ErfolgsmeldungenDie komplette Kommunikation findet in einer Datenbank-Transaktion statt. Im Falle eines Fehlers wird die Datenbank-Transaktion zurück gerollt. Das bedeutet, dass entweder alle Änderungen oder gar keine übernommen werden. Für den Fall, dass es bei der Kommunikation einen Fehler gab, wird ein Fehlersatz zurückgegeben (Meldungstyp 'E'). Wenn es keinen Fehler gab, wird das angeforderte Ergebnis zurückgegeben und als letzte Meldung immer eine Erfolgsmeldung (Meldungstyp 'S', Meldungsnummer 20420, Meldungstext 'Datenübertragung erfolgreich. Es wurden XXX Datensätze verarbeitet.').
Rückmeldung von NummernSofern das Programm bei eine Nummer für ein Dokument vergeben hat, wird diese über die Satzart NEW_OBJECT_ID zurückgegeben. Mehr Informationen dazu unter Nummernvergabe. Beschränkungen / LimitsPro Tag können unter einer Kundennummer maximal 10.000 API-Aufrufe ausgeführt werden. Minimieren Sie die Anzahl der Aufrufe, indem Sie die Objekte nicht einzeln, sondern gesammelt abfragen bzw. übergeben und verwenden Sie Benachrichtigungen, um geänderte Daten nur bei Bedarf abzufragen. Siehe auch: Collmex API Inhalt, Nummernvergabe ↑ Inhalt Collmex API: Zahlungseingänge zu externen Rechnungen abfragenDie Abfrage von Zahlungseingängen zu importierten Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_PAYMENT_GET. Damit stehen im externen System Informationen über den in Collmex gebuchten Zahlungseingang zur Verfügung. Achtung: Die Funktion funktioniert nur für über die Satzart CMXUMS importiere Umsätze, nicht für Rechnungen, die in Collmex selbst erzeugt wurden.
Das Ergebnis wird mit der Satzart INVOICE_PAYMENT zurückgegeben.
Zu einer Rechnung werden immer alle zugeordneten Buchungen übertragen. Wird ein Zahlungseingang storniert, und der Posten damit wieder offen, ist das Zahldatum und der Betrag leer. Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Zahlung eindeutig. Diese drei Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Produkte abfragenDie Abfrage von Produkten erfolgt über die Satzart PRODUCT_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, den Produktstamm mit externen Shops oder Kassensystemen abzugleichen.
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Produkt ein Satz der Satzart CMXPRD. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Rechnungen abfragenDie Abfrage von Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, die Rechnungen den Kunden über einen externen Kundenbereich zugänglich zu machen oder die Rechnungen in einem eigenen Format an den Kunden zu übermitteln. Dazu werden die neu angelegten oder geänderten Rechnungen periodisch (z.B. einmal am Tag) abgefragt und extern weiter verarbeitet.
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Rechnung ein Satz der Satzart CMXINV. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jede Rechnung im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'InvoiceXXXX.pdf', wobei XXXX die Rechnungsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Rechnungen in der CSV-Datei result.csv im Format CMXINV enthalten. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Rechnung als Ausgegeben kennzeichnenNutzen Sie diese Funktion, wenn die Rechnung extern ausgegeben wurde. Das Datum der letzten Ausgabe wird auf das aktuelle Datum gesetzt und das Ausgabemedium übernommen. Nach Aufruf der Funktion erscheint die Rechnung nicht mehr in der Sammelausgabe.
Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Adressgruppen abfragenDie Abfrage aller existierenden Adressgruppen erfolgt über die Satzart ADDRESS_GROUPS_GET:
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz ADRGRP. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Mitarbeiter abfragenDie Abfrage von Mitarbeitern erfolgt über die Satzart EMPLOYEE_GET.
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Mitarbeiter ein Satz der Satzart EMPLOYEE. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Sammelausgabe der RechnungenDie Sammelausgabe der Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_OUTPUT.
Achtung: Um die versehentliche Ausgabe aller Rechnungen zu vermeiden, muss entweder die Rechnungsnummer oder eines der Felder 'Rechnungsdatum von' oder 'Rechnungsdatum bis' angegeben werden. Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Sammelausgabe Rechnungen. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: Adressen den Adressgruppen zuordnenSofern Bedingungen für Adressgruppen hinterlegt sind, werden mit Ausführen von ASSIGN_ADDRESSES_TO_GROUP die Adressen den Adressgruppen zugeordnet, welche den Bedingungen entsprechen. Es wird die gleiche Funktion ausgeführt, wie bei Klick auf die Schaltfläche 'Adressen der Gruppe zuordnen' unter Adressgruppe Bedingungen.
Siehe auch: Collmex API Inhalt, Adressgruppe Bedingungen ↑ Inhalt Collmex API: Bankkonto-Auszug abholenDas Abholen des Bankkonto-Auszugs über HBCI erfolgt mit der Satzart BANK_STATEMENT_GET_FROM_BANK.
Es werden die Kontoumsätze von der Bank über HBCI abgeholt und ggfs. automatisch gebucht. Zur detaillierten Beschreibung s. Bankkonto-Auszug abholen (HBCI). Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Collmex API: SzenarienAnbindung eines Rechnungsprogramms an die BuchhaltungIn diesem Szenario werden Rechnungen mit einer externen Auftragsbearbeitung oder Warenwirtschaft erstellt. Die Rechnungen sollen in der Collmex-Buchhaltung verbucht werden. In Collmex werden die Zahlungseingänge gebucht und die offenen Posten verwaltet. Die Informationen über die Zahlungseingänge werden an das externe Rechnungsprogramm zurückgegeben. In regelmäßigen Abständen (z.B. einmal am Tag) überträgt das externe Programm neue und geänderte Rechnungen an Collmex und holt die Zahlungen zu den Rechnungen ab. Die CSV-Datei enthält zuerst den Satz zur Authentifizierung und danach mehrere Umsätze. Im letzten Datensatz werden die neuen Zahlungseingänge abgefragt. Das Ergebnis der Übertragung sind die Zahlungen wiederum im CSV-Format. Anbindung eines Kassensystems an die BuchhaltungIn diesem Szenario werden mehrere externe Kassen an Collmex angebunden. Nach dem Kassenabschluss überträgt jede Kasse ihre Umsätze an die Collmex - Buchhaltung und fragt gleichzeitig Änderungen an den Produkten ab. Jede Kasse erhält einen eigenen Systemnamen (im Beispiel 'Kasse1'), um den Zeitpunkt der letzen Abfrage für jede Kasse separat verwalten zu können. Siehe auch: Collmex API Inhalt ↑ Inhalt Daten exportierenExportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren. Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import. Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen. Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern vor. Für den selektiven Export von Buchungen steht die Funktion Excel-Export unter Buchhaltung bzw. Übersicht → Schnittstellen zur Verfügung. Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Buchungen exportieren Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Daten löschenDaten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.). Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.
↑ Inhalt NummernvergabeIn der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen. Objekt Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern. Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. JJJJ00001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen. Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich. Kunden und Lieferanten* Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000. Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden. Positionen Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte. *Nicht in allen Versionen ↑ Inhalt Wechselkurse bearbeitenDie Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet. Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.
↑ Inhalt Zahlungsbedingungen anzeigenAlle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen. Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'. Standardmäßig werden inaktive Zahlungsbedingungen nicht angezeigt. Sollen inaktive Zahlungsbedingungen angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Auch inaktive'. Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen ↑ Inhalt Zahlungsbedingung anlegenWählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen. Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung
Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten ↑ Inhalt Zahlungsbedingung bearbeitenSie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.
Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten ↑ Inhalt VertragAlle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden. Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version ↑ Inhalt RechnungsadresseDas ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern. ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv. Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version ↑ Inhalt BankverbindungBankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern. ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv. Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version ↑ Inhalt VersionBeim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste. Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de. Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Kündigung ↑ Inhalt KündigungBei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail. Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar! Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Version |