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Collmex Komplettpaket

"Mitgliederverwaltung + Buchhaltung"

Vereinssoftware

Die webbasierte Vereinssoftware für 9,95 € pro Monat

  • Einfach, zuverlässig, schnell
  • Sofort online testen
  • Keine Installation erforderlich
Mitgliederverwaltung Buchhaltung Allgemein
Collmex verein
Grundpreis pro Monat (zzgl. Mwst.)

Die ersten 30 Tage sind unverbindliche und kostenlose Testphase. Wenn Sie während der Probezeit den Dauerzugang aktiviert haben, erhalten Sie jeden Monat eine Rechnung per Mail über die monatliche Nutzungsgebühr. Den Betrag ziehen wir von Ihrem Konto ein. Sie können jederzeit zum Monatsende kündigen. Die vollständige Preisliste finden Sie hier.

€ 9,95
Jetzt 30 Tage kostenlos testen! Jetzt testen
Allgemeine Eigenschaften Verein
Nutzung von jedem Ort mit Internet-Zugang

Sie brauchen nur einen Internet-Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox) und Internetzugang. Damit sind Sie nicht an einen bestimmten Ort oder an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Egal, ob Sie Windows, Linux oder Mac nutzen, egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs: Sie sind unabhängig vom verwendeten Betriebssystem und von Ihrem Aufenthaltsort.

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Zuverlässiger Betrieb im Rechenzentrum

Sparen Sie Zeit und Nerven: Dank unseres zuverlässigen Betriebs im Rechenzentrum arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version und brauchen sich nicht technische Details, Datensicherung oder Updates zu kümmern. So erreichen Sie eine maximale Zuverlässigkeit ihrer Software. Mehr zum Thema Sicherheit.

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Genug Speicherplatz für die meisten Anwendungen

Im Grundpreis ist bereits ausreichend Speicherplatz für die meisten Anwendungen enthalten: Es können 100.000 Dokumente (z.B. Rechnungen, Buchhaltungsbelege usw.) angelegt werden. Dies ist mehr als genug für die meisten Dienstleistungsbetriebe, Handwerker und Händler. Wenn Sie doch einmal mehr brauchen sollten, lässt sich der Speicherplatz flexibel erweitern. Pro angefangene 100.000 Dokumente berechnen wir 9,95 € pro Monat. Maximal sind 500.000 Dokumente möglich.

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Kostenloser Lesezugriff für 10 Jahre

Auch nach der Kündigung können Sie während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit lesend auf Ihre Vereinssoftware zugreifen. Dabei stellen wir sicher, dass Ihre Daten während der gesamten Zeit lesbar und im Falle einer Steuerprüfung zugänglich und auswertbar sind.

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Flexibel um Benutzer erweiterbar

Die Vereinssoftware ist flexibel um zusätzliche Benutzer erweiterbar. Dabei entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Den Zugriff kontrollieren Sie über Benutzerrollen, welche Sie den Benutzern zuweisen.

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Support per E-Mail inklusive

Erfahrungsgemäß werden Sie ohne unseren Support auskommen. Sollte doch einmal eine Frage auftauchen, steht Ihnen unser Service per E-Mail kostenlos zur Verfügung. Dort erhalten Sie in der Regel innerhalb von 24h eine Lösung für Ihr Problem. Bitte beachten Sie, dass wir aus gesetzlichen Gründen keine Auskünfte zu Steuer- oder Kontierungsfragen geben dürfen. Dafür steht Ihnen jedoch unsere Einführung in die Buchhaltung zur Verfügung, die wir stets aktuell halten.

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Daten-Import und Export
CSV-Schnittstelle

Für Buchhaltungsbelege, sowie Kunden und Lieferanten steht Ihnen eine CSV-Schnittstelle zur Verfügung. Die CSV-Dateien laden Sie aus der Vereinssoftware auf Ihren Rechner. CSV-Dateien sind Textdateien, die ohne Änderung in Excel bearbeitet, aber auch in vielen anderen Programmen verwendet werden können.

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Export aller wichtigen Daten als HTML-Datei

Laden Sie sich alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei aus der Vereinssoftware auf Ihren Rechner. Nutzen Sie diese Datei für Dokumentationszwecke oder zur Volltextsuche.

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Programmier-Schnittstelle Collmex API

Mit Hilfe des API's greifen Sie von anderen Programmen aus auf Collmex zu. Der Datenaustausch erfolgt mit den gleichen CSV-Dateien, wie sie auch für den manuellen Import und Export benutzt werden. Als technisches Übertragungsprotokoll wird ein einfaches HTTP POST verwendet, das von praktisch allen Programmiersprachen einfach verwendet werden kann.

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Dokumentation
Blick in das Handbuch

Das Handbuch enthält eine ausführliche Beschreibung der enthaltenen Funktionen.

Ansehen
Testmandant (keine Anmeldung erforderlich)

Klicken Sie auf den Link und Sie gelangen direkt ohne Anmeldung in das Programm. Die Daten werden jede Nacht zurückgesetzt. Wenn Sie mit Ihren eigenen Daten testen möchten, klicken Sie stattdessen unten auf 'Jetzt testen'.

Öffnen
Mitgliederverwaltung Verein
Mitgliederverwaltung

In der Mitgliederverwaltung sind alle Mitglieder mit ihren Adressen und Abrechnungsdaten gespeichert. Verteilen Sie die Pflege der Daten auf wichtige Mitglieder, in dem Sie für diese Mitglieder eigene Benutzer anlegen. Benutzer der Rolle 'Vereinsmitarbeiter' dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung. So verteilen Sie die Arbeit im Verein auf mehrere Schultern.

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Flexible Beitragsverwaltung

Für jedes Mitglied wird der Beitragssatz und die gewünschte Zahlungsweise hinterlegt. Mitglieder können auch über andere Mitglieder abgerechnet werden (z.B. bei Familien). Im Abrechnungslauf werden für alle Mitglieder die Beitragsrechnungen erstellt und direkt in die Buchhaltung übernommen. Die Lastschriftanweisungen übertragen Sie per integrierten Online-Banking direkt an die Bank.

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Automatisches Anlegen von Beitragsabrechnungen im Abrechnungslauf

Erstellen Sie voll automatisch alle fälligen Beitragsabrechnungen. Der Abrechnungslauf berücksichtigt dabei alle fälligen Mitgliedsbeiträge. Über die Sammelausgabe senden Sie alle Rechnungen in einem Schritt an Ihre Mitglieder. Auch bei mehr als tausend Mitgliedern ist die Beitragsabrechnung nur eine Sache von Minuten!

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Alle Dokumente im PDF-Format, auch in Englisch

Alle Dokumente (Rechnung, Mahnung usw.) werden von der Vereinssoftware im PDF-Format erstellt. Inhalt und Aussehen bestimmen Sie in großen Teilen selbst. Sie können bis zu zwei Logos oder auch ein komplettes PDF-Briefpapier der Auftragsverwaltung hinterlegen.

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E-Mail, Postbrief und Fax

Aus der Vereinssoftware heraus senden Sie ganz einfach Rechnungen, Mahnungen usw. per E-Mail, Post-Brief oder Fax direkt an Ihre Mitglieder. Das spart Zeit und Geld. Der Versand von Post-Brief und Fax erfolgt über unseren Partner Pixelletter. Dort wird im Falle vom Postversand die PDF-Datei ausgedruckt, kuvertiert und zur Post gebracht. Das Fax wird über Pixelletter direkt an Ihre Mitglieder gesendet.

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Rechnungen und Gutschriften direkt in die Buchhaltung übernehmen

Alle Rechnungen übernehmen Sie mit einem Klick in die Buchhaltung. Die Buchung erfolgt dabei automatisch.

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Mahnwesen

Auf Basis der offenen (Beitrags-) rechnungen erstellen Sie auf Knopfdruck Mahnungen, um Ihre Mitglieder und Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern. Die Mahnungen werden auf Basis der offenen Posten direkt mit der Vereinssoftware erzeugt. Im Verwaltungsbereich der Vereinssoftware legen Sie die Texte und die Zeitabstände für die Mahnstufen fest.

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Überweisungen und Lastschriften

Lastschriften erzeugen Sie mit einem Klick aus den offenen Posten. Dabei buchen direkt den Zahlungseingang. Das Programm überträgt die Lastschriften entweder über HBCI PIN/TAN an die Bank oder Sie laden Sich eine DTAUS-Datei herunter zur Weiterverarbeitung mit einem Online-Banking-Programm Ihrer Wahl.

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Offene Posten

Wenn Sie eine Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung in der Vereinssoftware verbuchen, geben Sie den Kunden bzw. den Lieferanten mit an. So haben Sie stets den Überblick über offene Rechnungen (=offene Posten) sowohl auf der Kunden- als auch auf der Lieferanten-Seite. Die Buchung für den Zahlungseingang oder Zahlungsausgang wird dann in der Vereinssoftware dem Rechnungsbeleg zugeordnet. Die Vereinssoftware berechnet aus diesen Informationen neben den offenen Posten auch den mittleren Zahlungsverzug.

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Export für Spendenbescheinigungen

Exportieren Sie zur Erstellung von Spendenbescheinigungen eine CSV-Datei. Die CSV-Datei verwenden Sie in einer Textverarbeitung Ihrer Wahl für den Seriendruck. In der CSV-Datei sind die erforderlichen Angaben enthalten, wie sie im amtlichen Formular gefordert werden. Dies sind neben Name und Anschrift des Zuwendenden der Betrag sowie der Tag der Zuwendung.

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Buchhaltung Verein
Buchungsvorlagen zu allen wichtigen Geschäftsvorfällen

In Buchungsvorlagen sind die Kontonummern für eine Buchung hinterlegt. So brauchen Sie sich keine Kontonummern oder komplizierten Buchungssätze zu merken. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle (z.B. Wareneinkauf, Kunde zahlt Rechnung) sind bereits Buchungsvorlagen mit ausführlichen Erklärungen vordefiniert. Für häufig vorkommende Buchungen legen Sie sich einfach eigene Vorlagen in der Vereinssoftware an.

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Kontenrahmen SKR03 und SKR04

Die hinterlegten Datev-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sind die in Deutschland gängigsten Kontenrahmen. Bitte beachten Sie, dass der Kontenrahmen SKR49 nicht zur Verfügung steht, da dieser von der Datev nicht so gut gepflegt wird, wie die Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Der Tätigkeitsbereich des Vereins wird stattdessen fest im Konto hinterlegt. Über diese Zuordnung des Tätigkeitsbereichs zum Konto erfolgt die Trennung der vier möglichen Tätigkeitsbereiche eines Vereins: Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Mehr Informationen in der Hilfe.

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Beliebig viele Geschäftsjahre parallel buchbar

Sie müssen ein Geschäftsjahr nicht abschließen, um im neuen Jahr buchen zu können. Beispielsweise sind Buchungen gleichzeitig im aktuellen und im Vorjahr möglich. So können Sie sich mit dem Abschluss der Buchhaltung mehr Zeit lassen und müssen nicht alles bis zum Jahresende erledigt haben. Auch weiter zurück liegende Jahre lassen sich jederzeit in der Buchhaltung korrigieren.

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Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt senden (Elster)

Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung senden Sie direkt aus der Vereinssoftware heraus mit einem Mausklick an das Finanzamt. Es ist kein separates Programm erforderlich. Alles, was Sie brauchen ist bereits enthalten. Die übermittelten Beträge werden direkt aus den gebuchten Belegen der Buchhaltung ermittelt.

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Einnahme-Überschuss-Rechnung nach amtlichem Vordruck

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt. Die Auswertung in Collmex entspricht vom Aufbau her dem amtlichen Formular, so dass die Werte für den Jahresabschluss direkt übernommen werden können. Mehr Informationen zur Einnahme-Überschuss-Rechnung

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Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung

In das Handelsregister eingetragene Firmen müssen grundsätzlich Bilanzen erstellen. Auch bei der Überschreitung gewisser Umsatz- oder Gewinngrenzen werden Sie Bilanzierungspflichtig. Erstellen Sie die Bilanz und GuV direkt aus der Buchhaltung.

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BWA, Summen-und-Salden, Offene Posten, Postenanzeige

Ihnen stehen alle gängigen Auswertungen zur Verfügung. Neben der Information für eigene Zwecke, fordern z.B. Banken oder Leasing-Gesellschaften solche Auswertungen an. Die Auswertungen basieren direkt auf den Daten in der Vereinssoftware und haben damit immer einen aktuellen Stand.

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Anlagenbuchhaltung inkl. allen gängigen Abschreibungsmethoden

In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie alle Wertgegenstände (z.B. Computer, Maschinen, PKW) in der Vereinssoftware. Dort ist unter anderem das Anschaffungsdatum, der Anschaffungspreis sowie die Abschreibungsmethode hinterlegt. Die Vereinssoftware berechnet daraus den aktuellen Wert sowie die Abschreibungen für die Zukunft (AfA-Rechner). Über den Abschreibungslauf buchen Sie am Monats- oder Jahresende mit einem Mausklick alle Abschreibungen. Das für den Jahresabschluss benötigte Anlagenverzeichnis drucken Sie direkt mit dem Programm aus.

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Dokumentenverwaltung

Erfassen, buchen und archivieren Sie Dokumente wie z.B. Lieferantenrechnungen oder Bar-Quittungen einfach und schnell. Bei der Erfassung versucht das Programm bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Der Standard rechnungsmail.de wird unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Die Dokumente sind mit den Buchhaltungsbelegen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

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Kassenbücher

In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben für eine Kasse aufgezeichnet. Soll die Kasse von einem Mitarbeiter geführt werden, der keine Berechtigung für die Buchhaltung hat, legen Sie im Kassenbuch einen Kassenführer fest. Dieser Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.

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Kostenstellen

Mit Kostenstellen unterteilen Sie Ihre Firma in mehrere Verantwortungsbereiche. Bei der Erfassung der Belege in der Buchhaltung werden die angefallenen Kosten den verursachenden Kostenstellen zugewiesen. Auswertungen ermöglichen Ihnen so einen Überblick, welche Kosten eine Kostenstelle verursacht hat.

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Kontoauszug-Import

Mit dem integrierten Online-Banking holen Sie den Kontoauszug über HBCI mit Ihrer PIN direkt von der Bank ab oder importieren ihn im standardisierten MT940-Format. Die Kontoauszüge dienen als Arbeitsvorrat für die Buchhaltung: Belegdatum, Belegtext und in vielen Fällen auch die Kontierung werden von der Vereinssoftware aus dem Kontoauszug entnommen und direkt für die Buchung in der Vereinssoftware vorgeschlagen. Dies ist eine enorme Arbeitserleichterung und beschleunigt den Buchungsprozess um den Faktor 2-3!

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